SUB SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATAPENJAJAGAN KENAIKAN GAJI BERKALA(KGB)PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN SETDA KOTA TASIKMALAYA Deni Ahmad Jakaria Prodi Teknik Informatika STMIK DCI Jl. Komalasari II No. 28 Kota Tasikmalaya Email: deni.ahmadjaka@yahoo.com ABSTRACT In an agency or a company, Human Resources also was instrumental agency or company for the purpose may be achieved. Human resources include employee. Employees in an gency or company is also very influential for life kelangsunagn agency or company. It required a Human Resources Information System. Implementation of Human Resources Information System is a system that helps an agency or company to produce information relating to employees, so that all users get the ease and get the desired information in the shortest possible time. In the preparation of the scientific paper entitled " Data Processing Information. Systems Sub Assessment Periodic Salary Increase in the Division of Human Resources Tasikmalaya Regional Secretariat " will be made an application in a simple program using Borland Delphi program that is expected to change the working system into computerized conventional and expected can also improve the working of the system has been running. Keyword : Human Resources Information System, Assessment Periodic Salary Increase. I. PENDAHULUAN Perkembangan dan kemajuan teknologi saat ini semakin pesat. Seiring dengan kemajuan teknologi tersebut, tingkat kebutuhan manusia akan teknologi dalam penggunaan sehari hari semakin tinggi. Salah satu perkembangan teknologi yaitu Sistem Informasi yang terkomputerisasi. Sistem Informasi mempunyai peran yang sangat penting karena berkaitan dengan pengolahan data, berbagai Instansi atau Perusahaan banyak yang menggunakan Sistem Informasi untuk mempermudah pekerjaan. Data merupakan informasi yang sangat penting dalam suatu instansi ataupun suatu perusahaan. Oleh karena itu sistem informasi sangat membantu dalam pengolahan data yaitu meliputi penginputan data, penyimpanan data, penghapusan data, penambahan dan serta pencarian data agar memudahkan pihak Instansi ataupun perusahaan dalam mengolahnya sehingga menghasilkan data dengan cepat dan efisisen. Didalam sebuah Instansi atau sebuah perusahaan, Sumber Daya Manusia juga sangat berperan agar tujuan Instansi atau Perusahaan tersebut bisa tercapai. Sumber daya manusia meliputi karyawan. Karyawan dalam sebuah Instansi atau Perusahaan juga sangat berperan bagi kelangsunagn hidup Instansi atau Perusahaan. Untuk itu diperlukan Sistem 41
Informasi Kepegawaian. Penerapan Sistem Informasi Kepegawaian merupakan suatu Sistem yang membantu suatu Instansi atau Perusahaan untuk menghasilkan informasiinformasi yang berkaitan dengan pegawai, sehingga semua penggunanya mendapatkan kemudahan dan mendapatkan informasi yang diinginkan dalam waktu secepat mungkin. Dalam penyusunan karya ilmiah yang berjudul Sub Sistem Informasi Pengolahan Data Penjajagan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) pada Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya ini akan dibuat sebuah aplikasi program secara sederhana dengan menggunakan program Borland Delphi yang diharapkan dapat merubah sistem kerja konvensional menjadi terkomputerisasi dan diharapkan juga dapat meningkatkan dari sistem kerja yang sudah berjalan. II. LANDASAN TEORI a. Sejarah Singkat Bagian Kepegawaian Sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Tasikmalaya Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah dan Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2003 tentang Pembentukan dan Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kota Tasikmalaya, maka Bagan Organisasi Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya adalah sebagaiamana gambar dibawah ini. Kepala Bagian Kasubag Umum dan Bangpeg Kasubag Mutasi Kasubag Diklat Pelaksana Pelaksana Pelaksana Adapun dalam perubahan Peraturan Daerah Kota Tasikmalaya Nomor 6 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kota Tasikmalaya Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah, Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya maupun Bagian lainnya tidak mengalami perubahan. Tugas pokok Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya mempunyai tugas pokok menyelenggarakan kegiatan penyusunan bahan perumusan kebijakan Pemerintah dibidang Kepegawaian yang meliputi umum, pengembangan pegawai,mutasi pegawai, pendidikan dan pelatihan sesuai ketentuan yang berlaku. Jumlah Pegawai Negeri Sipil (PNS) pada Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya Tahun 2013 sebanyak 32 Orang, terdiri dari : 1. Golongan II sebanyak 14 Orang 2. Golongan III sebanyak 16 Orang 3. Golongan IV sebanyak 1 Orang 42
Pengelolaan Administrasi Kepegawaian pada Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya diantaranya Kenaikan Gaji Berkala (KGB). Dasar Hukumnya Peraturan Pemerintah RI Nomor 7 Tahun 1977 jo Peraturan Pemerintah RI Nomor 22 Tahun 2013. Kenaikan Gaji Berkala (KGB) pertama kali dihitung dari TMT CPNS dan Masa Kerja Golongan, untuk Kenaikan Gaji Berkala (KGB) selanjutnya setiap dua (2) Tahun sekali. Untuk Kenaikan Gaji Berkala Gol.I dan II dihitung pada Masa Kerja Ganjil (1 Tahun, 3 Tahun dst.), untuk Golongan III dan IV dihitung pada Masa Kerja Genap (2 Tahun, 4 Tahun dst.). b. Pengertian Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto, HM: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan pendekatan sistem kita berhubungan dengan perseorangan, dan kita lebih menekankan perannya didalam sistem daripada perannya sebagai suatu keseluruhan individu. Keberhasilan komponen-komponen yang dipertimbangkan secara bersama sebagai suatu sistem mungkin jauh lebih besar daripada jumlah keberhasilan setiap komponen yang diperimbangkan secara terpisah. Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa sistem terdiri dari komponen atau elemen yang mempunyai suatu karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan. 2. Pengertian Data Rudi Darmawan (2006:12) mengatakan bahwa yang dimaksud data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari kenyataan (fakta), dapat berupa angka-angka, huruf, simbolsimbol khusus atau gabungan dari ketiganya. 3. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya dengan menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data menurut Jogiyanto, HM adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dari kesatuan nyata. Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukan kedalam pengolahan. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan keputusan diambil berdasarkan atas informasi yang berkualitas, adapun kriterianya sebagai berikut: 1) Akurat Informasi yang akurat berarti bahwa informasi tersebut bebas dari kesalahan. 2) Relevan Informasi yang relevan adalah yang bebas dari rincian yang tak berguna. 3) Tepat waktu Informasi harus diserahkan tepat waktu agar pemakai dapat mengambil keputusan yang diperlukan. 43
4. Pengertian Sistem Informasi Menurut Jogiyanto, HM: Sistem Informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan data menjadi keluaran informasi guna mencapai sasaran perusahaan Peranan sistem informasi dalam suatu organisasi sangat penting agar suatu organisasi dapat beroperasi secara baik dan memberikan nilai manfaat serta memahami lingkungan organisasi agar tujuan organisai dapat tercapai diperlukan sistem informasi yang baik. 5. Management Information Sistem (MIS) Management Information System adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program computer) dan perangkat keras agar berfungsi dengan baik, sistem informasi manajemen mendukung spectrum tugas-tugas organisasi yang lebih luas dari transaction processing sistem, termasuk analisis keputusan dan membuat keputusan. 6. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Menurut Jogiyanto, HM: Analisis dan perancangan sistem informasi adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagianbagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Perancangan sistem merupakan proses analisis dan desain dari suatu sistem yang akan dikembangkan berdasarkan hasil survei dari data-data yang terkumpul untuk membangun suatu kerangka sistem yang baru dalam upaya meningkatkan dan memaksimalkan seluruh sumber daya yang membangun sistem tersebut sehingga diperoleh sistem baru yang lebih baik yang mampu mencapai tujuan dari sistem itu secara akurat, lengkap, relevan dan tepat waktu. III. PERANCANGAN SISTEM Adapun rancangan Sub Sistem Informasi yang diusulkan akan dijelaskan dengan menggunakan beberapa alat bantu seperti diagram alir data (Data Flow Diagram) yang meliputi diagram konteks dengan diagram rinci, kamus data yang merupakan penjelasan arus atau alir data (data flow) dan media penyimpanan (data store / file) dari diagram alir data. 44
1. Diagram Konteks OPERATOR SUB SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PENJAJAGAN KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB) PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN SETDA KOTA TASIKMALAYA - Laporan Data Pegawai - Laporan Data Penjajagan Kenaikan Gaji Berkala - Laporan Data Rekapitulasi Kenaikan Gaji Berkala 2. DFD Level 1 dari Diagram Konteks 1 Pengolahan Data Pegawai tabel_pegawai OPERATOR 2 Pengolahan Data Kenaikan Gaji Berkala tabel_berkala - Laporan Data Pegawai - Laporan Data Penjajagan Kenaikan Gaji Berkala - Laporan Data Rekapitulasi Kenaikan Gaji Berkala 3 Pengolahan Laporan 45
3. DFD Level 1 dari Proses 1 Pengolahan Data Pegawai OPERATOR 1.1 Tambah 1.2 Perbaiki 1.3 Hapus tabel_pegawai 4. DFD Level 1 dari Proses 2 Pengolahan Data Kenaikan Gaji Berkala OPERATOR 2.1 Tambah 2.2 Perbaiki 2.3 Hapus tabel_berkala 46
5. DFD Level 1 dari Proses 3 Pengolahan Laporam tabel_pegawai tabel_berkala 3.1 Pengolahan Laporan Data Pegawai 3.2 Pengolahan Laporan Data Penjajagan Kenaikan Gaji Berkala 3.3 Pengolahan Laporan Data Rekapitulasi Kenaikan Gaji Berkala - Laporan Data Penjajagan Kenaikan Gaji Berkala - Laporan Data Pegawai - Laporan Data Rekapitulasi Kenaikan Gaji Berkala OPERATOR 6. Rancangan Entity Relationhip Diagram (ERD) Diagram hubungan entitas atau lebih dikenal dengan sebutan Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggambarkan rancangan atau susunan data store dari sistem pada level yang tinggi. Jadi didalamnya terdapat informasi apa saja yang terkandung di dalam data store dan juga hubungan apa yang ada diantara data store. Gambaran rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) dari Sub Sistem Informasi Pengolahan Data Kenaikan Gaji Berkala (KGB) pada Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya adalah sebagai berikut : 1 N Pegawai Memiliki Gaji Berkala IV. PEMBAHASAN Setelah melakukan proses identifikasi data, analisis sistem serta perancangan aplikasi yang akan dibuat, maka berikut ini adalah beberapa tampilan form yang merupakan interaksi program dari Sub Sistem Informasi Pengolahan Data Penjajagan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) pada Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya, adalah sebagai berikut: 47
1. Form Menu Utama 2. Form Login 3. Form Data Pegawai 4. 48
5. Form Data Kenaikan Gaji Berkala Sub Sistem Informasi Pengolahan Data penjajagan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) 6. Form Data Rekapitulasi Kenaikan Gaji Berkala 7. Laporan Data Pegawai 49
8. Laporan Data Kenaikan Gaji Berkala Sub Sistem Informasi Pengolahan Data penjajagan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) 9. Laporan Data Rekapitulasi Kenaikan Gaji Berkala V. KESIMPULAN Berikut ini adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil penulis berdasarkan tahapan-tahapan yang telah dilakukan, diantaranya : 1. Penggunaan dan pemanfaatan aplikasi dapat memberikan kemudahan bagi pihak pengelola mengurus Kenaikan Gaji Berkala (KGB) di Bagian Kepegawaian Setda Kota Tasikmalaya; 2. Penggunaan sistem pencatatan manual yang selama ini dilakukan sangat menyita waktu, untuk itu kami merancang aplikasi ini sehingga dapat mengantisipasi masalah yang dihadapi, khususnya dalam mempercepat proses Kenaikan Gaji Berkala (KGB) sehingga 50
membantu petugas dalam melaksanakan pekerjaan; 3. Dengan menggunakan komputer sebagai media informasi akan mengurangi beban tenaga dan waktu. VI. DAFTAR PUSTAKA Bunafit Nugroho, Database Ralational dengan MySql, Andi Offset, Yogyakarta, 2005; Fathansyah, Ir, Basis Data, Bandung: Informatika, 1999; Inge Martina, Ir., 36 Jam Belajar Komputer Delphi 5.0, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001; Jogiyanto HM. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi bisnis. ANDI Offset, Yogyakarta. 2005; Rinaldi Munir, Algoritma dan Pemrograman Dalam Bahasa Pascal dan C, Informatika Bandung, Bandung, 2005; Widodo Nugroho, Tip dan Trik Pemrograman Delphi, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002. Sub Sistem Informasi Pengolahan Data penjajagan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) 51
52