BAB II GAMBARAN UMUM KANTOR PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SRAGEN 2.1 Sejarah Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen berdiri pada tanggal 17 Mei tahun 1980 di jalan Pemuda No.1 Sragen. Setelah dikeluarkannya Peraturan Daerah No.11 Tahun 1990, pengelolaan perpustakaan hanya dilakukan oleh bagian Ortala saja. Kemudian pada tahun 1992 pengelolaan diganti oleh Bagian Organisasi Setwilda Tk II. Pada tahun 1996 berdasarkan Peraturan Daerah No.17 perpustakaan ditetapkan sebagai Unit Pelaksanaan Teknis Daerah Perpustakaan Umum Kabupaten Dati II Sragen. Kemudian berdasarkan Perda No.3 Tahun 2001, perpustakaan ditetapkan sebagai Kantor Perpustakaan Kabupaten Sragen. Setelah dua tahun nama perpustakaan diubah dan ditetapkan menjadi Perpustakaan Daerah yakni pada tahun 2004 hal ini didasarkan pada Peraturan Bupati Sragen Nomor 7 yang menjadi UPTD perpustakaan Dinas P & K Kabupaten Sragen. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sragen Nomor 15 tahun 2008, dimana nama perpustakaan ditetapkan menjadi Kantor Perpustakaan Daerah Sragen sebagai kantor yang mempunyai tugas pokok membantu pemerintah daerah dalam mengembangkan perpustakan perpustakaan di lingkungan Kabupaten Sragen. 7
8 Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen telah menunjukkan eksistensinya dalam bidang pemenuhan kebutuhan akan informasi oleh masyarakat. Peran perpustakaan disini sangat diperlukan oleh masyarakat dalam pencarian informasi. Hal tersebut ditandai denga perpindahan gedung baru yang beralamat di Jalan Raya Sukowati Barat No.15 D Sragen 57213. Perpindahan gedung ini mempunyai makna untuk lebih mengedepankan peran perpustakaan dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat umum. 2.2 Visi dan Misi Visi Terwujudnya perpustakaan berbasis teknologi informasi sebagai pusat literasi dan informasi masyarakat Sragen yang cerdas dan sejahtera. Misi 1. Menyediakan koleksi bahan pustaka yang bermutu dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat Sragen. 2. Melayani kebutuhan masyarakat Sragen terhadap ilmu pengetahuan dan informasi. 3. Menumbuhkan, merangsang, mengembangkan, dan memelihara minat baca masyarakat Sragen.
9 4. Membina dan mengembangkan seluruh perpustakaan dan Taman Baca yang ada di Kabupaten Sragen. 5. Melestarikan karya ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni masyarakat Sragen. 2.3 Tugas dan Fungsi 2.3.1 Tugas Kantor Perpustakaan Daerah Sragen mempunyai suatu tugas yaitu melaksanakan sebagian dari tugas Pemerintah Daerah dibidang perpustakaan. 2.3.2 Fungsi 1. Perumusan kebijakan teknis dibidang pengembangan, pembinaan, dan pemberdayaan perpustakaan. 2. Penyusunan dan pelaksanaan rencana strategis dan rencana kerja tahunan dibidang pengembangan, pembinaan, dan pemberdayagunaan perpustakaan. 3. Penyelenggara pendidikan, pelatihan dan pembinaan sumber daya manusia dibidang perpustakaan. 4. Pelaksanaan kerjasama dibidang perpustakaan dan informasi dengan badan atau lembaga lain, baik didalam maupun diluar daerah.
10 5. Pelaksanaan pembinaan semua jenis perpustakaan baik perpustakaan di Instansi atau lembaga Pemerintah maupun swasta yang ada di daerah. 6. Pelaksanaan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, dan pelayanan bahan pustaka dari dalam dan luar daerah serta perawatan dan pelestarian bahan pustaka. 7. Pengelolaan karya cetak dan karya rekam sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 8. Pelaksanaan penyusunan naskah bibliografi, katalog daerah, induk daerah, bahan rujukan berupa indeks, bibliografi subjek, abstrak, dan penyusunan perangkat lunak lainnya. 9. Pelaksanaan jasa koleksi seperti rujukan, naskah, multimedia dan jaringan automasi perpustakaan. 10. Pelaksanaan pembentukan jaringan informasi perpustakaan di lingkungan Pemerintah Daerah. 2.4 Struktur Organisasi Berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah Kabupaten Sragen No.15 tahun 2008, struktur organisasi Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen dapat digambarkan sebagai berikut:
11 Bagan I Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN Dra. TRI ANDIYAS WORORETNO NIP. 19590808 198403 2 005 KASUBAG TATA USAHA KELOMPOK JABATAN Dra. WAHYU WIDAYATI, M.Si NIP.19650921 199203 2 005 FUNGSIONAL URUSAN KEUANGAN HASTO SUSILOWATI NIP.195804231990102001 URUSAN VERIFIKASI DWI MARYANI, A.Md NIP.198806222011012008 URUSAN CARAKA KEMIS NIP.196004142006041005 URUSAN PELAPORAN & RENCANA KEGIATAN ANGGA PRAMUDITO, S.E NIP. 198411272011011009 URUSAN KEAMANAN & KEBERSIIHAN EKO BUDI RAHARJO KASI PEMBINAAN,PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN ROMI FEBRIYANTO S, S.IP. NIP. 197502141998031005 SEPTEMI MIKE SARI NIP. 198809152011012011 KASI PENGADAAN, PENGOLAHAN, & PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA Dra.. HENING ESTININGTYAS NIP 196310061994032004 DEWI NURLAILA C. A.Md NIP. 198712222010012012 KASI LAYANAN PERPUSTAKAAN & INFORMASI Drs. SUJIYANTO NIP. 196407061992111001 LAYANAN SIRKULASI MEI SUMARLINA NIP.198305092010012026 LAYANAN IT FEBRIYANTO P. L, A.Md NIP.198802082011011012 LAYANAN KELILING GUNAWAN NIP.196108051988031010
12 2.5 Sumber Daya Manusia 2.5.1 Sumber Daya Menurut Jenjang Pendidikan Berikut ini merupakaan rincian mengenai komposisi pegawai di Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen berdasarkan jenjang pendidikan mereka sampai pada 2015: Tabel 1 Kedudukan Pegawai Menurut Jenjang Pendidikan Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen No Jenjang Pendidikan Jumlah Pegawai 1 Pasca Sarjana (S-2) Non Perpustakaan 1 2 Sarjana (S-1) Perpustakaan 1 3 Sarjana (S-1) Non Perpustakaan 3 4 D-3 Perpustakaan 4 5 D-3 Non Perpustakaan 1 6 SMA/ SMK 3 Jumlah 14 Sumber : kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen
13 2.5.2 Sumber Daya Menurut jabatan Penggolongan Karyawan Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen berdasarkan jabatannya sebagai berikut: Tabel 2 Kedudukan Pegawai Menurut Jabatan Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen No Jabatan Jumlah Pegawai 1. Kepala Kantor (Eselon III A) 1 2. Kepala Seksi (Eselon IV) 4 3. Pustakawan 0 4. Pelaksana 9 Jumlah 14 Sumber : Kantor Perpustakaan Daerah Sragen
14 Berikut merupakaan tabel data kepegawaian di Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen: Tabel 3 Data Pegawai Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen No Nama Golongan 1. Dra. Tri Andiyas Wororetno IV/b 2. Dra. Wahyu Widayati IV/a 3. Hasto Susilowati III/c 4. Kemis II/a 5. Angga Pramudito III/a 6. Dwi Maryani A.md II/c 7. Romi Febriyanto S. S.IP III/c 8. Dra. Hening Estiningtyas III/d 9. Septemi Mike Sari A.md II/c 10. Dewi Nurlaila C. A.md II/c 11. Drs. Sujiyanto III/d 12. Mei Sumarlina. A.md II/c 13. Febriyanto P.L. A.md II/c 14. Gunawan II/c Sumber : Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen
15 Tabel 4 Data kepegawaian yang berstatus non PNS di Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen No. Nama Status 1 Adi Santoso, SE PTT 2. Harjanto SE PTT 3. Pramono Hadi Saputro PTT 4. Nuri Widyastuti PTT Sumber : Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen Keterangan : JT = Job Training PTT = Pegawai Tidak Tetap WB = Wiyata Bhakti 2.6 Gedung dan Ruang Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen memiliki dua gedung atau bangunan, yang terletak di Jalan Raya Sukowati Barat No. 15 D Sragen. Gedung bagian depan atau gedung pertama berlantai dua yang terdiri dari : a. Lantai pertama 1. Ruang Sirkulasi 2. Ruang Baca dan Koleksi 3. Ruang Digital Library dan Internet
16 4. Ruang Terbitan Berkala 5. Ruang Server 6. Ruang Kamar Mandi b. Lantai Kedua 1. Ruang Referensi 2. Ruang Layanan Khusus Anak Adapun gedung belakang atau gedung dua terdiri dari satu lantai yang terbagi menjadi beberapa ruangan seperti : 1. Ruang Tata Usaha 2. Ruang BLC 3. Ruang Pengolahan 4. Ruang Kepala Kantor 5. Mushola 6. Kamar Mandi 7. Gedung 8. Ruang Aula Perpustakaan
17 2.7 Sarana Prasarana Adapun sarana dan prasarana penunjang kegiatan di Kantor Perpustakaan Daerah Sragen adalah sebagai berikut: Tabel 5 Daftar Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen No Sarana dan Prasarana Jumlah 1. Peralatan dan Mesin alat-alat angkutan - Mobil unit perpustakaan keliling 3 - Kendaraan roda 4 2 - Kendaraan roda 3 1 2. Rak buku - Rak besi 12 - Rak kayu 14 - Rak perpustakaan 12 - Rak referensi 2 - Rak permainan anak 3 - Rak koran 3 - Rak majalah 3 3. Meja - Meja baca koran 1 - Meja baca pengunjung 12 - Meja kerja staff 3 - Meja tamu 2 - Meja kerja kepala 1 - Meja layanan sirkulasi 1 - Meja petugas layanan anak 2 - Meja kerja 8 - Meja layanan keliling 4 - Meja layanan anak 5 4. Kursi - Kursi tamu 4 - Kursi kerja 12 - Kursi putar 1 - Kursi lipat 35 - Kursi lipat layanan keliling 4 - Kursi rotan 6 - Kursi kayu layanan anak 5 - Kursi petugas layanan anak 2
18 - Kursi telepon 1 5. Almari - Almari sorok 2 - Almari kaca 3 - Almari kayu 5 - Almari besi 2 - Almari loker 1 6. Dispenser 3 7. Kompor gas 2 8. Vacum cleaner 1 9. Pompa air 1 10. Kipas angin 10 11. Filling cabinet 5 12. TV 4 13. VCD 2 14. DVD 1 15. AC 10 Sumber: Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen 2.8 Layanan Perpustakaan 2.8.1 Jenis Layanan 1. Layanan Sirkulasi Layanan Sirkulasi adalah layanan dimana pemustaka dapat meminjam bahan pustaka dan mengembalikan sesuai waktu yang sudah ditetapkan. Layanan sirkulasi terletak di ruang utama perpustakaan, berdampingan dengan ruang ruang petugas perpustakaan. Jam buka layanan ini sama seperti jam buka perpustakaan. Sistem yang digunakan dalam layanan ini adalah sistem layanan terbuka, dimana pemustaka dapat memilih sendiri bahan pustaka yang mereka inginkan atau butuhkan. Kemudian koleksi tersebut dapat dibaca di tempat atau dipinjam dengan batas maksimal pinjaman 1 minggu. Selain itu, layanan sirkulasi saat ini telah diengkapi dengan fasilitas free hotspot, dimana pemustaka dapat memanfaatkan fasilitas tersebut secara gratis.
19 Sehingga terkadang ada pemustaka yang datang ke perpustakaan hanya untuk memanfaatkan fasilitas free hotspot tersebut tanpa meminjam atau membaca buku. Koleksi yang terdapat di layanan sirkulasi dikelompokkan berdasarkan aturan persepuluhan dewey yang meliputi karya umum, filsafat, agama, ilmu sosial, bahasa, ilmu murni, teknologi terapan, kesenian dan olahraga, kesusastraan, serta geografi dan sejarah. Fungsi layanan ini antara lain : a. Melayani peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan buku b. Melayani pembuatan kartu anggota 2. Layanan Referensi Layanan Referensi yaitu suatu layanan yang bahan pustakanya tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang, melainkan hanya bisa digunakan atau dibaca di ruang referensi. Layanan referensi terletak di lantai dua gedung satu. Sistem layanan yang digunakan yaitu sistem layanan terbuka. Namun, koleksi yang ada di layanan referensi tidak dapat dipinjamkan, hanya boleh dibaca ditempat apabila ada pemustaka yang ingin mem-fotocopy buku di layanan referensi, maka harus meinggalkan identitas kepada petugas layanan. Koleksi yang terdapat di layanan referensi antara lain: koleksi buku braile (Al-Qur an Brailie), buku langka (rare old book), serta buku daerah. Fungsi layanan referensi antara lain : a. Melayani khusus rujukan b. Melayani penelusuran informasi
20 3. Layanan Perpustakaan Keliling Layanan ini adalah layanan yang langsung terjun ke lapangan dengan menggunakan kendaraan mobil, dan melayani masyarakat di daerah yang terisolasi. Layanan perpustakaan keliling memiliki 4 unit mobil dan 1 unit sepeda motor. Akan tetapi, untuk saat ini yang beroperasi untuk layanan perpustakaan keliling hanya 3 unit mobil. Perpustakaan keliling melayani masyarakat di pelosok Kabupaten Sragen. Di setiap kecamatan terdapat 4 sekolah yang di layani. Layanan perpustakaan keliling di jadwalkan setiap hari senin sampai kamis. Dan pada hari minggu saat acara car free day di Alun Alun Sragen jam 06.30 08.30. 4. Layanan Khusus Anak Layanan ini ditujukan untuk anak TK/PAUD, tujuannya adalah untuk mengenalkan perpustakaan kepada anak sejak dini, dan menumbuhkan kegemaran membaca kepada anak. 5. Layanan Pembinaan dan Bimbingan Perpustakaan Layanan ini dilakukan dengan maksud agar pemustaka dapat mengetahui informasi yang tersedia didalam perpustakaan. Fungsi layanan ini antara lain: a. Melayani pembinaan dan bimbingan pembuatan perpustakaan untuk perorangan b. Melayani pembinaan dan bimbingan pembuatan perpustakaan untuk instansi (sekolah, desa, masjid, dll)
21 6. Layanan Hotspot / Layanan Internet Gratis Layanan internet gratis merupakan layanan internet yang dapat dimanfaatkan pemustaka yang ingin memperoleh informasi melalui internet. Layanan internet gratis memiliki 3 unit komputer yang dapat digunakan. 7. Layanan Terbitan Berkala Sistem layanan yang digunakan yaitu sistem layanan terbuka. Namun, koleksi yang ada tidak dipinjamkan, hanya boleh dibaca ditempat. Apabila ada pemustaka yang ingin mengcopy koleksi di layanan terbitan berkala ini, maka peustaka harus meninggalkan kartu identitas kepada petugas layanan tersebut. Koleksi yang terdapat di layanan ini antara lain : surat kabar harian yang berupa Kompas, Suara Merdeka, Solopos, Jawa Pos, Republika. Tabloid yang berupa tabloid Bola, Nova, Komputek, Teen, Rumah dan Hikmah. Majalah yang berupa Majalah Trubus, Bobo, Hidayah, Sabili, Penebar Semangat, Genta dan Tempo. 2.8.2 Jam Layanan Dalam upaya meningkatkan minat baca masyarakat Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen buka setiap hari. Jam kerja : 1. Hari Senin s/d Kamis buka dari pukul 08.00 s/d 20.00 WIB 2. Hari Jumat buka dari pukul 08.00 s/d 17.00 WIB 3. Hari Sabtu buka dari pukul 09.00 s/d 20.00 WIB 4. Hari Minggu buka dari pukul 09.00 s/d 13.00 WIB
22 Tabel 6 Jadwal Layanan Sirkulasi Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen No Hari Waktu 1. Senin-Kamis 0800 20.00 WIB 2. Jumat 08.00 17.00 WIB 3. Sabtu 09.00 20.00 WIB 4. Minggu 09.0 13.00 WIB Sumber : Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen 2.8.3 Layanan Keanggotaan a. Syarat Keanggotaan 1. Masyarakat atau penduduk Kabupaten Sragen 2. Menunjukkan identitas diri (KTP/SIM/Kartu Pelajar) 3. Pendaftaran gratis 4. Setiap anggota perpustakaan harus mentaati peraturan yang berlaku 5. Setiap anggota meminjam buku maksimal 2 eksemplar dengan jangka waktu 1 minggu 6. Apabila buku yang dipinjam rusak atau hilang, wajib mengganti buku yang sama b. Syarat meminjam buku 1. Setiap meminjam buku harus memiliki dan membawa kartu anggota perpustakaan 2. Peminjam datang sendiri dalam proses peminjaman, perpanjangan, maupun pengembalian 3. Jumlah buku yang dipinjam maksimal 2 eksemplar 4. Jangka waktu peminjaman maksimal 1 minggu, dan dapat diperpanjang 1 kali selama satu minggu
23 5. Kartu anggota tidak boleh dipergunakan oleh orang lain c. Tata tertib anggota 1. Dilarang merokok, makan atau minum di dalam ruangan perpustakaan 2. Pengunjung harus berlaku sopan dan dapat menjaga ketertiban serta kebersihan perpustakaan 3. Pengunjung yang membawa tas, jaket, dan lain lain wajib menaruh di loker 4. Pengunjung harus berpakaian pantas dan rapi 5. Setelah selesei membaca buku agar dikembalikan pada tempatnya 6. Setiap pengunjung wajib mengisi komputer pengunjung terlebih dahulu 7. Saling menghormati dengan sesama pengunjung dan menjaga ketenangan didalam perpustakaan d. Fasilitas sebagai anggota Di Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen pengunjung dapat menikmati fasilitas yang ada, antara lain : 1. Loker 2. OPAC 3. Ruang baca 4. Ruang referensi 5. Ruang majalah & koran 6. Ruang koleksi
24 7. Ruang internet 8. Tempat parkir luas 9. Ruangan ber-ac 10. Kamar mandi 2.9 Kegiatan Sosialisasi Perpustakaan yang ada di Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen mempunyai berbagai macam kegiatan yang berfungsi sebagai bentuk promosi atau bentuk Sosialisasi perpustakaan kepada masyarakat umum, kegiatan ini bertujuan untuk memperkenalkan dan membangun citra positif kepada masyarakat agar Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen dikenal di seluruh masyarakat umum dan masyarakat akan lebih cinta terhadap perpustakaan. semua kegiatan tersebut bersifat gratis. Adapun kegiatannya adalah sebagai berikut: 1. Perpustakaan Seru Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen bekerja sama dengan cocca cola untuk mengadakan kegiatan ini. Peserta dari kegiatan ini adalah masyarakat umum. Kegiatan ini berupa seminar kewirausahaan. Pembicara dari kegiatan ini adalah pengusaha muda yang dapat menginspirasi masyarakat. 2. SMS (Sekolah Menulis Sragen) Kegiatan ini adalah seminar, pembicaranya adalah seorang tokoh penulis yaitu Bapak Solikhin Abu Izzudin. Peserta dari kegiatan ini
25 adalah masyarakat umum yang ingin belajar menulis buku, artikel, karya ilmiah dan lain-lain. 3. BLC (Board Learning Center) Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen bekerja sama dengan PT Telkomsel dalam mengadakan kegiatan ini. Kegiatan ini adalah pelatihan IT untuk guru TK/PAUD yang ada di Daerah Kabupaten Sragen. Kegiatan ini tidak dipungut biaya apapun. Sebelum dilaksanakan kegiatan ini, perpustakaan mengundang terlebih dahulu para guru TK/PAUD tersebut. 4. Kegiatan Wisata Perpustakaan Kegiatan ini adalah bagian dari kegiatan layanan khusus anak. Anakanak diajak untuk berkeliling perpustakaan untuk mengenal apa saja yang terdapat di perpustakaan dan mengajak anak untuk melatih gemar membaca sejak dini. Peserta dari kegiatan ini adalah anak TK/PAUD yang ada di seluruh Kabupaten Sragen. 2.10 Sistem Otomasi Layanan Perpustakaan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sragen telah menerapkan sistem otomasi pada layanan perpustakaan sejak kantor perpustakaan masih beralamat di Jalan Pemuda No.1 Sragen. Software otomasi yang digunakan adalah SENAYAN yang merupakan software opensource berbasis web. Penerapan otomasi tersebut digunakan dalam kegiatan inventarisasi buku, katalogisasi,pembuatan kartu anggota dan pelayanan sirkulasi. Kemudian pada tahun 2013 Kantor Perpustakaan pindah ke gedung baru yang berada di Jalan Raya Sukowati Barat
26 No. 15 Sragen. Pada saat itu di akhir tahun 2013 software otomasi yang digunakan di perpustakaan tidak lagi menggunakan SENAYAN melainkan menggunakan INLISLITE yang terintegrasi langsung dengan Perpustakaan Nasional RI. Penerapan INLISLITE di bagi menjadi dua sub bagian yaitu bagian layanan sirkulasi dan bagaian pengolahan bahan pustaka. INLISLITE pada bagian layanan sirkulasi digunakan untuk semua kegiatan layanan meliputi peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan entri anggota baru. Sedangkan pada bagian pengolahan meliputi berbagai kegiatan dalam mengolah buku dari input data, input katalog, inventarisasi, cetak katalog, pelabelan, cetak barcode dan lain-lain.