20 BAB III TINJAUAN UMUM PADA 48 MUSIK STUDIO 3.1 Sekilas Tentang 48 MUSIK STUDIO Musik saat ini merupakan bagian dari gaya hidup. Berdasarkan keinginan masyarakat akan dunia hiburan, maka 48 MUSIK STUDIO memberikan fasilitas untuk mewujudkannya dengan cara menyewakan alat musik dan sound system kepada pihak yang ingin menyelenggarakan panggung hiburan, pentas musik dan kesenian, bahkan acara formal. 48 MUSIK STUDIO didirikan di Ciledug oleh Bapak Nurdin Sutiadin pada tahun 1998. Tujuannya adalah untuk mempermudah pihak penyelenggara acara hiburan dalam memperoleh alat music dan sound system tanpa harus membelinya tetapi hanya cukup menyewa saja. 48 MUSIK STUDIO berlokasi di Jln. Masjid Rt.001/08 Sudimara Timur CILEDUG. Cara pemasaran atau memperkenalkannya adalah dari orang ke orang. Penyewaan melayani para penyewanya mulai dari perorangan sampai dengan perusahaan atau kantor. 48 MUSIK STUDIO juga memberikan harga yang dapat dijangkau oleh berbagai lapisan masyarakat. 3.2 Struktur Organisasi, Tugas dan Fungsi Organisasi adalah bagian tata kerja atau tugas dan wewenang guna mengatur dari berbagai jenis pekerja untuk mencapai suatu tujuan dengan jalan mengarahkan orang-orang unuk melakukan tugas yang telah dibebankan dalam suatu organisasi. Kegiatan operasional 48 MUSIK STUDIO mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :
21 Pimpinan Bag. Administrasi Bag. Operasional Gambar 3.1 Struktur Organisasi 48 MUSIK STUDIO Dimana tugas dan tanggung jawab tersebut sebagai berikut : 1. Pimpinan Mempunyai tugas dan tanggung jawab atas kemajuan dan perkembangan dari 48 MUSIK STUDIO. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut maka pimpinan mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Pengawas terhadap jalannya kegiatan studio, baik terhadap kegiatan dan aktifitas studio maupun terhadap personilnya. b. Peneliti dalam melakukan penyewaan alat-alat musik. c. Menentukan strategi menghadapi pesaing dengan cara menambah kualitas alat musik yang ada pada 48 MUSIK STUDIO. 2. Bagian Administrasi Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Melayani penyewa yang datang. b. Mengurus surat-surat penyewaan di dalam maupun di luar 48 MUSIK STUDIO.
22 Di dalam 48 MUSIK STUDIO, contoh : Membuat dan menyimpan berkas dan surat ( ) penyewaan. Di luar 48 MUSIK STUDIO, contoh : Pengecekan alat musik yang disewa atau yang tidak dikembalikan. 3. Bagian Operasional Mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Mengecek dan mengatur alat-alat musik sampai pada tempat tujuan. b. Mempersiapkan alat-alat musik yang ingin digunakan. c. Mengawasi alat-alat musik yang sedang digunakan. d. Membawa alat-alat musik yang telah disewa kembali ke 48 MUSIK STUDIO. 3.3 Klasifikasi Alat Musik yang Disewakan Adapun klasifikasi alat musik yang disewakan sebagai berikut : Tabel 3.1 Sound system NO URAIAN JENIS MERK JUMLAH HARGA ( Rp/satuan ) 1 MIXER 32 chanel BOUND CHRAF 4 200000 2 MIXER VP 16 Chanel VP 4 100000 3 POWER 3000 watt VP 6 900000 2 x 800 watt CROWN 8 400000 4 EQUALIZER stereo TECHNIQUE 4 100000 5 EFFECT semi digital PHOENIX 4 100000
23 Tabel 3.2 Alat Musik NO URAIAN JENIS MERK JUMLAH HARGA ( Rp/satuan ) 1 ORGAN KRL-14 TECHNIQUE 3 150000 2 DRUM - SANTA V 3 SET 250000 3 GITAR MELODI YAMAHA 7 100000 BASS MARINA 6 100000 4 GENDANG - - 3 SET 200000 3.4 Prosedur Administrasi Penyewaan 48 MUSIK STUDIO mempunyai prosedur administrasi penyewaan yang telah ditentukan, yaitu : 1. Pelayanan Penyewa Bila seorang pegawai kedatangan penyewa maka pegawai tersebut mengucapkan salam terlebih dahulu, mencatat data-data penyewa, nama alat musik yang ingin disewa, jumlah alat musik, waktu dan tempat, lalu bagian administrasi menulis secara manual. 2. Pencatatan Kwitansi Setelah diperiksa dan dihitung jumlah alat music yang disewa dihadapan penyewa, maka bagian administrasi membuat ( tanda terima ) 2 rangkap dimana 1 lembarnya untuk bagian administrasi dan 1 lembar lagi untuk penyewa.
24 3. Pembuatan Laporan Pembuat laporan ini dibuat oleh bagian administrasi secara manual dengan cara menulis ulang semua transaksi satu per satu ke dalam buku laporan. Setelah itu baru dibuat laporannya yang berdasarkan alat-alat musik yang disewa dan diberikan pada pimpinan. Pimpinan akan memeriksa laporan tersebut dan apabila tidak terjadi kegagalan akan ditanda tangani laporan penyewaan dan keuangan tersebut. 3.5 Persyaratan Administrasi Penyewa Sebelum menyewa alat-alat musik yang ada di 48 MUSIK STUDIO penyewa harus melengkapi beberapa persyaratan, yaitu : 1. Menunjukkan Kartu Identitas Setiap penyewa yang datang ke 48 MUSIK STUDIO harus menunjukkan kartu identitas. Hal ini dilakukan untuk memperoleh data tentang penyewa yang sebenar-benarnya dan untuk mencegah terjadinya penipuan. 2. Membayar Uang Muka Setelah yang harus dibayar, maka penyewa harus membayar uang muka minimal sebesar 50 % dari sejumlah harga alat musik yang disewa. 3. Membayar Denda Apabila seorang penyewa mengembalikan alat musik yang disewa tidak tepat pada waktunya ( maksimum 5 hari ), maka penyewa harus membayar denda sebesar 10 % dari harga alat musik yang disewa.
25 Contoh : Tgl. 12 Januari 2009 Penyewa A menyewa alat musik sebagai berikut : 1. Gitar Melodi 3 buah @ Rp. 100000 = Rp. 300000 2. Organ 1 buah = Rp. 150000 Total = Rp. 450000 Dengan jatuh tempo pengembalian tanggal 17 Januari 2009. Namun, Penyewa A mengembalikan alat musik tersebut tanggal 18 Januari 2009 berarti Penyewa A sudah melebihi jatuh tempo pengembalian. Maka Penyewa A dikenakan denda 10% dari Rp. 450000. Adapun perhitungan sebagai berikut : Rp. 450000 * 10 % = Rp. 45000 Maka denda yang harus dibayar adalah Rp. 45000 3.6 Kendala yang dihadapi Setelah melihat dan mempelajari sistem saat ini 48 MUSIK STUDIO, maka penulis mencoba memberikan analisa terhadap sistem administrasi tersebut. Analisa tersebut menyimpulkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan pada bagian administrasi masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan alat bantu berupa komputeryang dapat mempermudah pekerjaan administrasi. Selain itu, apabila dalam pembuatan laporan terjadi kesalahan, maka penulisan akan dilakukan secara ulang karena pembuatan laporan dibuat satu per satu berdasarkan transaksi yang ada. Maka hal ini akan menambah pekerjaan dan membutuhkan waktu yang lebih lama. Hal ini mungkin juga terjadi apabila pimpinan
26 meminta informasi melalui jumlah data penyewa secara mendadak, maka informasi tersebut akan terlambat karena laporan belum dibuat. Adapun alur dokumen sistem berjalan dapat digambarkan sebagai berikut : Penyewa Bagian Administrasi Pimpinan Form penyewaan Isi Formulir penyewaan Formulir yang sudah diisi Buat Formulir yang sudah diisi Buat laporan Laporan periksa Laporan Laporan Gambar 3.1 Flow of Document analisa sistem yang berjalan