BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem dilakukan setelah tahap perancangan sistem dan sebelum tahap desain sistem. 3.1 Analisis Prosedur Tahap pertama yang dilakukan agar dapat menghasilkan sistem informasi yang baik adalah dengan mempelajari bagaimana sistem yang sedang berjalan saat ini. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam menganalisis sistem yang sedang berjalan tersebut dengan meneliti hal-hal yang berhubungan dengan proses pengolahan data calon siswa dan pemilihan jurusan calon siswa. Pada tahap analisis sistem ini, dilakukan identifikasi permasalahan dan pencarian solusi untuk mengatasi permasalahan. Berikut ini adalah rancangan flowmap usulan sistem pendukung keputusan pemilihan jurusan calon siswa SMK Negeri 3 Tanjungpinang. 53
54 3.1.1 Flowmap Berjalan Proses Pendaftaran dan Penyeleksian Jurusan Siswa Baru Flowmap berjalan pendaftaran dan penyeleksian jurusan siswa baru : 1. Panitia pendaftaran memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa. 2. Calon siswa mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi berkas pendaftaran, kemudian menyerahkan formulir dan berkas pendaftaran kepada panitia pendaftaran. 3. Panitia mengecek berkas pendaftaran, jika belum lengkap calon siswa harus kembali melengkapi berkas pendaftaran. Jika sudah lengkap, panitia pendaftaran menyerahkan berkas pendaftaran siswa baru ke bagian kesiswaan. 4. Bagian kesiswaan mencatat data siswa baru pada buku pendaftaran. Setelah itu memberikan nomor pendaftaran kepada calon siswa untuk mengikuti tes ujian masuk. 5. Calon siswa mengikuti tes ujian masuk. 6. Bagian kesiswaan memeriksa hasil tes ujian, kemudian mencatat nilai ke dalam buku pendaftaran. Jika calon siswa tidak lulus tes, maka bagian kesiswaan langsung membuat daftar siswa tidak lulus tes ujian masuk. 7. Dan jika lulus tes, maka panitia menyeleksi pemilihan jurusan calon siswa dan membuat daftar hasil seleksi jurusan. 8. Bagian kesiswaan membuat laporan pendaftaran siswa baru dan hasil seleksi yang akan diserahkan ke kepala sekolah. 9. Hasil seleksi diumumkan.
55 Flowmap Berjalan Proses Pendaftaran dan Penyeleksian Jurusan Siswa Baru Calon Siswa Panitia Pendaftaran Bagian Kesiswaan Kepala Sekolah Formulir pendaftaran Formulir pendaftaran Mengisi formulir & Melengkapi berkas pendaftaran Berkas Pendaftaran Berkas Pendaftaran Berkas Pendaftaran Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran tidak lengkap Mencatat data calon siswa ya Menyerahkan berkas pendaftaran Buku pendaftaran Memberikan No pendaftaran No pendaftaran No pendaftaran Mengikuti tes ujian masuk Memeriksa hasil ujian dan Mencatat data nilai tes masuk lulus tidak ya Menyeleksi pemilihan jurusan calon siswa Membuat daftar Hasil Seleksi dan Laporan pendaftaran siswa baru Membuat daftar siswa tidak lulus tes ujian masuk Daftar siswa tidak lulus tes ujian masuk Laporan Pendaftaran Siswa Hasil Seleksi Jurusan Laporan Pendaftaran Siswa Laporan Hasil Seleksi Laporan Hasil Seleksi Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pendaftaran dan Penyeleksian Jurusan Siswa Baru
56 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Secara keseluruhan sistem yang sedang berjalan cukup baik, namun pada kenyataan yang ada, penerapan sistem ini belum berjalan secara optimal karena belum dipenuhi sarana dan prasarana yang memadai. Setelah melihat sistem yang sedang berjalan saat ini, maka dapat disimpulkan beberapa kendala atau kelemahan dari sistem ini, yaitu masih kurangnya media yang digunakan dalam proses pengolahan data calon siswa dan penyeleksian jurusan bagi calon siswa. Kelemahan sistem yang sedang berjalan diantaranya : 1. Sistem ini secara manual akan memakan waktu yang lama. Misalnya dalam penyeleksian pemilihan jurusan bagi calon siswa dan pengolahan data calon siswa. 2. Sistem ini kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual sehingga membutuhkan tenaga dan waktu yang lebih banyak. 3. Belum dimanfaatkan secara optimal fasilitas komputer untuk mendukung kegiatan penyeleksian pemilihan jurusan calon siswa. Semua data disimpan hanya dalam media kertas. 4. Pengisian data dan penyeleksian masih dilakukan secara manual sehingga masih sering terjadi kesalahan, serta kurang cepatnya pengisian data calon siswa sehingga waktu yang digunakan relatif lama. 5. Pembuatan dokumen data siswa yang akan diserahkan ke Kepala Sekolah dibuat menggunakan manual, sehingga sulitnya menghasilkan laporan secara cepat dan tepat.
57 3.3 Analisis Dokumen Analisis dokumen adalah kegiatan menganalisa semua dokumen yang digunakan dalam sistem pendukung keputusan yang sedang berjalan pada SMK Negeri 3 Tanjungpinang. Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi informasi yang ada dalam sistem yang dipakai untuk dokumen. 3.3.1 Dokumen Input Dokumen-dokumen tersebut diantaranya yaitu : 1. Formulir Pendaftaran Calon Siswa Fungsi Sumber : Sebagai formulir isian untuk calon siswa. : Panitia pendaftaran Distribusi : Siswa Jumlah : 1 rangkap 2. Formulir Biodata Calon Siswa Fungsi Sumber : Sebagai formulir untuk mengisi data pribadi calon siswa. : Panitia pendaftaran Distribusi : Siswa Jumlah : 2 rangkap 3. Surat Pernyataan Calon Siswa Fungsi Sumber : Sebagai formulir isian untuk pernyataan calon siswa : Panitia pendaftaran Distribusi : Siswa Jumlah : 1 rangkap
58 3.3.2 Dokumen Output Dokumen-dokumen tersebut diantaranya yaitu : 1. Laporan Pendaftaran Siswa Baru Fungsi Sumber : Menginformasikan data dan jumlah siswa yang mendaftar : Panitia pendaftaran Distribusi : Kepala sekolah Jumlah : 1 rangkap 2. Hasil Seleksi Pemilihan Jurusan Siswa Baru Fungsi : Menginformasikan calon siswa yang dinyatakan lulus untuk masuk dalam jurusan yang mereka dipilih Sumber : Panitia pendaftaran Distribusi : Siswa Jumlah : 1 rangkap 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Sistem yang dibutuhkan dalam mengembangkan sistem informasi pemilihan jurusan ini yaitu dengan memberikan pelayanan yang baik kepada calon siswa dalam melakukan proses pendaftaran siswa baru. Dari analisis diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibutuhkan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut :
59 1. Membuat sistem informasi yang terkomputerisasi dan mendukung dalam proses pengolahan data pendaftaran siswa dan pemilihan jurusan yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pengguna. 2. Merencanakan dan memilih perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) yang dapat mendukung kelancaran proses pengolahan data siswa. 3. Memberikan pelayanan yang baik kepada calon siswa agar terciptanya data dan informasi yang akurat dan memberikan kemudahan bagi petugas sekolah dalam mengolah data siswa diantaranya menginput dan output data berupa laporan data pendaftaran siswa. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam rancangan sistem pendukung keputusan ini adalah sebagai berikut : a. Microsoft Window XP, perangkat lunak yang digunakan sebagai sistem operasi komputer. b. Microsoft Visio 2003, digunakan untuk membuat Flow Map, Flow Chart, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram untuk membuat perancangan aplikasi baru. c. Borland Delphi 7.0, penggunaan perangkat lunak ini sebagai bahasa pemrograman dalam Sistem Pendukung Keputusan pemilihan jurusan calon siswa SMK Negeri 3 Tanjungpinang.
60 d. Microsoft Access 2007, merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai database penyimpanan data Sistem Pendukung Keputusan pemilihan jurusan calon siswa SMK Negeri 3 Tanjungpinang. 2. Kebutuhan Informasi Input untuk melakukan proses pengambilan keputusan ini yaitu : 1. Data calon siswa. 2. Nilai dari beberapa matapelajaran yang ada di Ujian Nasional SMP seperti bahasa inggris, matematika, IPA dan nilai dari tes ujian masuk SMK 4,0. Proses-proses yang ada dalam Sistem Pendukung Keputusan Pemilihan Jurusan calon siswa SMK sebagai berikut: 1. Menginputkan data siswa. 2. Proses mengambil nilai UN SMP. 3. Mengisi soal-soal tes ujian masuk. 4. Proses perhitungan / pengkualifikasian jurusan berdasarkan semua data yang telah diinputkan. 5. Proses menampilkan hasil akhir dari perhitungan. Adapun output informasi yang dibutuhkan dari sistem pendukung keputusan pemilihan jurusan siswa SMK ini adalah sebagai berikut : a. Data mengenai penyeleksian pemilihan jurusan calon siswa SMK. b. Data pendaftaran siswa baru dan data siswa baru.
61 3. Kebutuhan Pengguna Aplikasi sistem pendukung keputusan ini bersifat local server dan bukan client server, maka pengoperasiannya hanya membutuhkan seorang operator dan yang akan menjadi end user. Operator atau end user yang mengoperasikan aplikasi ini adalah orang yang memahami atau bias mengoperasikan komputer dengan baik. 3.5 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Analisa SWOT merupakan sebuah alat analisis yang cukup baik, efektif, dan efisien serta sebagai alat yang cepat dalam mengenali kemungkinankemungkinan yang berkaitan dengan pengembangan awal program-program inovasi baru di dalam sekolah kejuruan, disamping itu dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan dalam organisasi atau komite bahkan individu. Analisa SWOT dapat melihat seluruh kemungkinan perubahan masa depan sebuah institusi melalui pendekatan sistematik melalui proses instropeksi dan mawas diri baik bersifat positif maupun negative.
62 Berikut ini adalah analisis SWOT pada sistem pendukung keputusan pemilihan jurusan calon siswa SMK : Kekuatan (strengths) Kelemahan (weaknesses) Peluang (opportunities) Ancaman (threats) 1. Sistem ini merupakan solusi untuk membantu dalam penyeleksian pemilihan jurusan siswa SMK. 2. Mempermudah instansi sekolah dalam pengambilan keputusan suatu masalah. 3. Penggunaan sistem ini tidak memakan waktu yang cukup lama. 1. Banyak masyarakat belum mengenal sistem baru ini. 2. Sistem ini hanya dapat diakses oleh panitia pendaftaran. 3. Diperlukannya user yang benar-benar paham menggunakan sistem ini. 1. Sistem ini sangat dibutuhkan oleh instansi, karena telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. 2. Dapat menyaring siswa sesuai dengan jurusan yang diminati siswa. 1. Memberi kesadaran akan pentingnya menjaga data yang berada didalam komputer dari ancaman seperti virus dan lain-lain. 2. Sistem dapat rusak atau error apabila tidak dilakukan perawatan terhadap sistem. 3. Data harus selalu di backup agar mencegah terjadinya kehilangan data. 3.6 Analisis Perhitungan dengan Metode Weighted Product Berikut ini perhitungan manual berdasarkan contoh kasus pemilihan jurusan dengan menggunakan metode Weighted Product (WP).
63 Contoh Kasus dan Penyelesaian : Sebuah sekolah yaitu SMK Negeri 3 Tanjungpinang membuka pendaftaran siswa baru. Sekolah ini memiliki 5 jurusan yaitu bangunan, elektronika, listrik, mesin perkakas dan mekanik otomotif. Ada 3 orang siswa yang ingin mendaftar ke sekolah tersebut, mereka berminat untuk mengambil jurusan elektronika. Siswa tersebut yaitu : A1 = Tio A2 = Putra A3 = Feri Dalam pendaftaran siswa baru, ada bobot dan kriteria yang dibutuhkan untuk menentukan pemilihan jurusan bagi calon siswa SMK. Adapun kriterianya yaitu : C1 = Nilai Matematika C2 = Nilai Bahasa Inggris C3 = Nilai IPA C4 = Nilai Bahasa Indonesia C5 = Nilai tes ujian masuk Seleksi dilakukan berdasarkan nilai UN diformulasikan bersama nilai pembobotan nilai UN dan nilai tes ujian masuk sebagai Nilai Akhir (NA) untuk proses seleksi dengan rentang bobot nilai dari 0-10. Bobot nilai akhir tersebut sebagai berikut :
64 - Matematika : 3 - Bahasa Inggris : 2 - IPA : 2 - Bahasa Indonesia : 1 - Tes Ujian Masuk : 2 Pengambil keputusan memberikan bobot preferensi yaitu : W = [ 3, 2, 2, 1, 2 ] Tabel 3.1 Rating Kecocokan Alternatif Alternatif Kriteria C1 C2 C3 C4 C5 A1 7,0 8,5 6,0 7,5 7,6 A2 6,5 7,0 7,0 7,5 8,1 A3 8,1 7,0 6,5 8,0 8,4 Untuk mendapatkan hasilnya, terlebih dahulu dilakukan perbaikan bobot. Perbaikan bobot menggunakan rumus Wj. Maka didapat perhitungan sebagai berikut :
65 Langkah berikutnya adalah menghitung vektor S, dimana data yang ada akan dikalikan tetapi sebelumnya dilakukan pemangkatan dengan bobot dari masing-masing kriteria. Perhitungannya sebagai berikut : Setelah masing-masing vektor S didapat nilainya, langkah selanjutnya adalah menjumlahkan seluruh S untuk menghitung vektor V. Langkahnya sebagai berikut: Berdasarkan hasil Vektor diatas, nilai terbesar ada pada V3 sehingga alternatif A3 adalah alternatif yang terpilih sebagai alternatif terbaik. Dengan kata lain, Feri yang akan masuk jurusan elektronika.