Membuat Label dan Kartu Pernahkan kita melihat label yang tertempel pada undangan? Bagaimana cara membuatnya? Tentunya kita bisa saja membuatnya secara manual dengan mengetik satu per satu, kemudian posisinya diatur sedemikian rupa agar teks tepat berada pada label saat dicetak. Hal ini sangat merepotkan. Untuk itu, pada bahasan ini kita akan mempraktikan cara membuat label dengan menggunakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Word 2010. Langkah-langkahnya sebagai berikut. a. Menyiapkan database Langkah pertama membuat label di Microsoft Office Word 2010 adalah kita buat terlebih dahulu daftar penerima undangan. Jika pada pembahasan sebelumnya mengenai mail merge kita menggabungkan dari data yang sudah ada (dari Microsoft Office Excel), kali ini kita membuat langsung dengan menu yang ada. Data ini berformat Microsoft Office Access dan untuk membuat serta meng-entry datanya tidak perlu membuka Microsoft Office Access secara langsung. Setelah membuka halaman baru Microsoft Office Word 2010, pada tab menu Mailings klik Select Receipients pilih menu Type New List, mucullah kotak dialog New Address List. Klik tombol Customize Columns Pada kotak dialog Customize Address List klik tombol Delete lalu klik Yes untuk menghapus judul kolom yang ada, lakukan sampai semua Field Names habis, karena kita akan membuat yang baru dengan versi kita sendiri.
Setelah Field Names kosong, kita buat kolom list sendiri dengan klik tombol Add Pada kotak Type a name for your fields. Ketik Nama lalu klik OK. Lakukan sekali lagi dengan nama fields Alamat. Jika sudah selesai akhiri dengan klik tombol OK pada kotak dialog Customize Address List. Ketik nama dan alamat teman yang diundang pada kolom Nama dan Alamat, ketik tombol Tab untuk melanjutkan ke baris berikutnya. Jika sudah selesai klik tombol OK. Muncul kotak dialog Save Address List yang berfungsi untuk memberi nama file daftar undangan dan menyimpannya. Contoh diberi nama Data Label dan disimpan di My Documents\My Data Sources dengan tipe file (Save as type) Microsoft Office Address Lists. Akhiri dengan klik tombol Save.
Jika ingin mengedit daftar undangan klik Edit Recipients List, pilih nama file pada kotak Data Source lalu klik tombol Edit b. Membuat label Buka dokumen baru kemudian klik menu Labels pada tab menu Mailings di Microssoft Office Word 2010 sehingga muncul kotak dialog Envelopes and Labels, klik tombol Options Pada kotak dialog Label Options klik tombol New Labels Kini kita akan bekerja di kotak dialog Label Details untuk setting custom label. Setting label ini disesuaikan dengan kebutuhan label yang akan kita gunakan. Contoh: Label name: Label 103 Beri nama label yang akan dibuat Top margin: 0,6 cm Jarak antara sisi atas kertas dengan label Side margin: 0, 15 cm Jarak antara sisi kiri kertas dengan label Vertical pitch: 3,3 cm Tinggi label berikut jarak dengan label pada baris berikutnya Horizontal pitch: 6,6 cm Lebar label berikut jarak dengan label pada kolom berikutnya
Label height: 3,1 cm Tinggi label Label width: 6,3 cm Lebar label Number across: 3 Jumlah label ke samping Number down: 4 Jumlah label ke bawah Page size: A4 (21 x 29,7 cm) Ukuran kertas untuk setting printer dipilih A4 Setting label details selesai, klik OK. Di kotak Product number: pada Label Options, pilih Label 103 yang telah kita buat sebelumnya lalu klik tombol OK. Kemudian Klik tombol New Document pada kotak dialog Envelopes and Labels. Maka akan muncul dokumen baru berisi tabel dengan ukuran yang sesuai dengan label. Pada setiap kotak tabel tersebut akan dimunculkan nama dan alamat undangan. c. Menghubungkan data Pada halaman baru yang muncul, yang biasanya diberi nama secara default Label 1, 2 dan seterusnya klik lagi tab menu Mailings. Klik Select Recipients pilih menu Use Existing List pada kotak dialog Select Data Source pilih data list yang telah dibuat selebemnya, contoh: data yang dipilih dengan nama Data Label yang disimpan di Libaries\Documents\My Data Sources lalu klik tombol Open.
d. Memasukan data ke label 1) Pastikan kursor berada di kotak pertama tabel. 2) Klik menu Insert Merge Field lalu pilih Nama, Enter. 3) Biasanya di baris berikutnya diberi kata "di", agar kata "di" ini hanya muncul pada saat record nama terisi, klik menu Rules, pilih If...Then...Else... 4) Pada kotak dialog Insert Word Filed: If pada Field Nama pilih "Nama" 5) Pada comparison: pilih Is Not Blank, 6) Pada kotak Insert this text: ketik di, 7) Kemudian Enter klik OK, dan Enter. 8) Klik Insert Merge Field pilih Alamat 9) Untuk kotak kedua dan seterusnya klik Rules kemudian pilih Next Record, setelah itu lakukan langkah seperti mengisi kotak pertama. Untuk mempercepat, kotak ketiga dan seterusnya dapat langsung meng-copy dari kotak kedua. Kita dapat men-setting tata letak seperti pada pengeditan tabel biasa. Untuk melihat data gunakan Preview Results dan untuk menyelesaikan penggabungan dengan mencetaknya menggunakan menu Finish & Merge.
Prinsip yang sama dengan pembuatan label, dapat kita gunakan dalam membuat kartu, misalnya Kartu Pelajar. Selembar kertas ukuran A4 dapat digunakan untuk minimal 8 buah kartu. Untuk itu, lakukan praktik berikut! 1) Buat database yang berisi nama, nis, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, kelas, dan kompetensi keahlian. 2) Buat tabel di Microsoft Office Word. 3) Setting tabel tersebut kemudian hubungkan dengan database sehingga setiap sel tampak seperti berikut. KARTU PELAJAR <Next Record>KARTU PELAJAR <Next Record>KARTU PELAJAR <Next Record>KARTU PELAJAR