BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Akhir-akhir ini bisnis perdagangan semakin meningkat, baik itu secara tradisional maupun secara online. Seiring dengan meningkatnya perdagangan maka perusahaan dituntut untuk memiliki dan/atau mengembangkan sistem informasi akuntansi yang mendukung kelancaran proses bisnis perusahaan. Sistem informasi akuntansi menurut Jawabreh & Abdallah Alrabei (2012), The Impact of Accounting Information System in Planning, Controlling and Decision-Making Processes in Jodhpur Hotels, Asian Journal of Finance & Accounting menyatakan bahwa dengan adanya sistem informasi akuntansi didalam perusahaan akan membuat bisnis lebih sukses dengan mendapatkan kualitas data yang baik yang mana dapat menjadi infomasi yang berkualitas tinggi bagi perusahaan, informasi ini akan menjadi cara untuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan. Siklus penjualan merupakan kegiatan pertukaran barang atau jasa yang dilakukan penjual dan pembeli dan menerima pendapatannya dalam bentuk uang tunai. Dalam siklus penjualan terdapat tiga kegiatan penting, yaitu Sales Order Procedures, Sales Return Procedures, Cash Receipt Procedure. Persediaan merupakan barang yang dipertukarkan antara penjual dan pembeli, dimana dalam siklus penjualan persediaan ada pada kegiatan Sales Order Procedures sebagai kegiatan mengecek ketersediaan barang dan meng-update persediaan. Pengembangan dan penerapan sistem informasi akuntansi untuk siklus penjualan dan persediaan pada perusahaan-perusahaan telah banyak diterapkan, terutama perusahaan sejenis. Dan telah mendapatkan manfaat dari penerapan sistem informasi akuntansi tersebut dari kemudahaan dalam pemrosesan sampai dengan kualitas informasi yang baik dalam mendukung pengambilan keputusan guna melancarkan bisnis. 1
2 PT RMP JAYA PERKASA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang barang atau produk ritel khususnya pakaian wanita dan aksesoris, yang terletak di Jakarta tepatnya di Komp. Ruko Robinson 82 AC-AD, Jl. Bandengan Selatan, Jakarta Utara. Saat ini perusahaan hanya menggunakan bantuan sistem informasi Accurate dan belum memiliki sistem informasi akuntansi tersendiri dalam menjalankan bisnisnya. Sehingga menimbulkan masalah mulai dari ketidakcocokan sistem informasi dengan proses bisnisnya, masih ada penitipan barang ke department store yang tidak tercatat, informasi yang tidak ter-update mengenai persediaan, penerimaan kas yang belum tercatat dengan baik dan kadang ada yang tidak tercatat. Oleh karenanya ada keinginan untuk dapat meningkatkan kinerja dengan meminimalisir kelemahan-kelemahan tersebut, maka perlu dilakukan suatu perubahan dengan membangun sistem yang cocok dengan proses bisnis, proses pencatatan, pengolahan serta perekapan data dan pelaporan. Oleh karena hal tersebut, maka pengembangan dan penerapan sistem informasi akuntansi siklus penjualan dan persediaan dirasakan tepat untuk mewujudkan keinginan terciptanya kinerja yang meningkat dan optimal serta meminimalisir permasalahan atau kelemahan yang ada sebelumnya. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup sistem yang akan dibahas dalam penulisan ini, meliputi: 1. Sistem Penjualan konsinyasi Pembahasan dalam sistem penjualan yang akan dibahas adalah penjualan konsinyasi atau dikenal dengan penitipan penjualan barang ke pihak departament store (konsinyi) untuk wilayah indonesia saja Pembahasan akan dilakukan dimulai dari pencatatan Consigment Order sampai Invoicing. Untuk pembahasan pajak yang berhubungan dengan penjualan konsinyasi sama seperti penjualan usaha dagang yaitu Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Keluaran. 2. Sistem Inventori Pembahasan yang akan dilakukan pada sistem inventori adalah pencatatan barang keluar pada saat barang yang dititipkan pada
3 department store tertentu sampai dengan barang tersebut telah terjual kepada pihak ke tiga. 3. Sistem Kas/Bank Dalam sistem kas/bank yang akan dibahasa hanya penerimaan kas hanya untuk pendapatan dari produk yang telah dijual konsinyi ke pihak ketiga setiap bulannya. 4. Sistem Pelaporan Dalam sistem pelaporan akan membahas pembuatan laporan tentang penjualan, penerimaan kas dan persediaan (untuk persediaan hanya pada persedian barang pada saat dijual atau pengeluaran persediaan). 5. Sistem Jurnal Jurnal Umum Pada jurnal umum mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan persediaan. Tapi untuk persediaan hanya pada pengeluaran persediaan atau pada saat barang tersebut dijual. Jurnal Khusus Dalam jurnal khusus ini hanya akan membahas tentang jurnal khusus penjualan dan penerimaan kas. Ruang lingkup sistem yang tidak dibahas dalam penulisan ini, meliputi: 1. Pajak Penghasilan (PPH) Pasal 17, 22, 25 dan 29 2. Rekonsiliasi Bank 3. Financial Statement 4. Faktur Pajak 5. Re-stock untuk produk terlaris 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan Skripsi adalah untuk menganalisis dan merancang : 1. Suatu sistem penjualan dari pencatatan Sales Order sampai Invoicing serta jurnal umum (General Journal) yang dibutuhkan. 2. Suatu sistem inventori untuk pencatatan barang keluar atau barang yang telah dijual. 3. Suatu sistem kas/bank untuk penerimaan kas.
4 Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui jumlah penjualan yang telah dilakukan dalam sehari, seminggu, sebulan maupun setahun disetiap departement store yang dititipkan tersebut agar dapat menganalisis pendapatan yang terbesar dan terkecil didapatkan dari department store yang mana. 2. Untuk memberikan kemudahan mengetahui persediaan yang dititipkan telah habis atau telah memasukin titik re-order agar perusahaan dapat mengirimkan produk tersebut untuk dititipkan sebelum diberitahukan oleh department store tertentu. 3. Untuk mengetahui jumlah persediaan yang telah dijual dalam sehari, seminggu, sebulan maupun setahun sehingga perusahaan dapat menganalisis produk yang paling diminati. 4. Memberikan kemudahan untuk membuat invoice untuk produk yang terjual dari produk yang dititipkan pada department store. 5. Memberikan kemudahan dalam menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas terkait siklus pendapatan yang diperlukan. 1.4 Metodologi Dalam penulisan Skripsi ini, metodologi yang digunakan seperti berikut : a. Metode Pengumpulan Data Dalam metode pengumpulan data penulis menggunakan 3 teknik pengumpulan data, yaitu : 1. Studi Kepustakaan Dengan metode ini, informasi didapatkan melalui buku-buku yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan, jurnal-jurnal siklus pendapatan dan persediaan serta situs-situs yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan.
5 2. Survei Survei adalah proses dimana pengumpulan data dan informasi dilakukan secara langsung untuk menemukan permasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan. Dalam melakukan survei, penulis terjun langsung ke lokasi perusahaan PT RMP JAYA PERKASA untuk mengumpulkan data dan informasi serta mencari permasalahan yang terjadi pada proses bisnis PT RMP JAYA PERKASA. 3. Wawancara Wawancara adalah proses dimana dilakukannya tanya jawab dengan narasumber yang bersangkutan. Dalam melakukan pengumpulan data dan informasi, penulis melakukan wawancara secara langsung dengan penanggung jawab dan manajemen dari PT RMP JAYA PERKASA. b. Metode Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi 1. Metode Analisis Dalam metode analisis, analisis sistem dilakukan melalui dua tahapan yaitu: a. Analisis terhadap Temuan Survei dan Indetifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil survei dan wawancara pada tahap pertama, maka dilakukan analisis terhadap temuan survei atas sistem dan/atau proses bisnis yang sedang berjalan dengan analisis sitem berorientasi objek untuk menemukan kelemahan kelemahan pada sistem yang sedang berjalan serta untuk mengidentifikasi kebutuhan dari PT RMP JAYA PERKASA.
6 b. Identifikasi Persyaratan Sistem Pada tahap ini, dilakukan identifikasi terhadap sistem lama yang akan dikembangkan. Sistem baru tersebut dikembangkan berdasarkan pembelajaran dari kelemahan sistem yang sedang berjalan agar sistem akan menjadi lebih baik. 2. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam merancang sistem baru akan dikembangkan dengan metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process berdasarkan Satzinger, Jackson, Burd. (2012). Adapun tahapan-tahapan perancangan yang dikemukan oleh Satzinger, Jackson, Burd. (2012) adalah sebagai berikut: a. Inception Phase Pada tahap pertama ini, memiliki tujuan mengembangkan perkiraan visi dari sistem, buat bisnis case-nya, tentukan ruang lingkup dan menghasilkan perkiraan kasar untuk biaya dan jadwal pengembangan sistem. Dimana pada tahap ini menggambarkan system enviroment. b. Elaboration Phase Pada tahap kedua ini, elaboration memiliki tujuan memperbaiki visi, mengidentifikasi dan menjelaskan semua persyaratan, menyelesaikan lingkup, desain dan mengimplementasikan arsitektur inti dan fungsi, mengatasi resiko tinggi, dan menghasilkan perkiraan yang realistis untuk biaya dan jadwal pengembangan sistem.
7 c. Construction Phase Pada tahapan ketiga ini, construction memiliki tujuan menerapkan iteratif berisiko rendah yang tersisa, diprediksi dan elemen mudah dan mempersiapkan untuk penyebaran. Dengan use case yang telah dirancang pada tahap elaboration akan diimplementasikan ke dalam form yang ada. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini, merupakan gambaran umum pada setiap bab dari keseluruhan penulisan skripsi. Terdapat 5 bab dalam penulisan skripsi, yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi pembahasan tentang latar belakang penulisan, masalah melalui ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan dan sistematika penulisannya. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi pembahasan tentang kerangka teori dan kerangka pikir. Kerangaka teori berisi definisi mengenai beberapa teori dari para ahli yang digunakan sebagai acuan penulisan dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan. Teori-teori yang akan dibahas seperti teori-teori umum tentang sistem informasi akuntansi, siklus pendapatan dan persediaan serta beberapa teori khusus yang berhubungan dengan analisis dan perancangan sistem. BAB 3 ANALISIS SITEM INFORMASI BERJALAN Bab ini berisi pembahasan tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang dari setiap jabatan, tata laksana
8 sistem berjalan yang digambarkan menggunakan activity diagram serta masalah-masalah yang dihadapi perusahaan dan usulaan pemecahaan masalahnya. BAB 4 ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini berisi pembahasan tentang analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan untuk perusahaan yang digambarkan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi UML ( Unified Modeling Language) serta perancangan User Interface dan perancangan struktur database-nya. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir penulisan skripsi yang berisi pembahasan tentang simpulan secara keseluruhan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan dan saran dari hasil analisis yang mungkin akan bermanfaat bagi perusahaan kedepannya dan pengembangan sistem selanjutanya.