TUGAS MATAKULIAH : MANAJEMEN PERUSAHAAN INDUSTRI TEKNIK INFORMATIKA Dosen : Ai Rosita, S.T., M.T. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN (TUGAS DAN FUNGSINYA) STRUKTUR ORGANISASI
Dewan komisaris Bertanggung jawab kepada: Membawahi:Direktur Utama memeberikan nasihat kepada direktur dlam melaksanakan pengurusan perusahaan melakukan pengawasa natas jalannya usaha pada perusahaan dagang tsb. bertindak sebagai wakil pemegang saham melakukan pelaksanaan dari setiap kebijaksanaan yang telah digariskan atau dikeluarkan dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untu kmelaksanakan tugas tugas tertentu direktur,apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan tertentu menghadiri rapat direksi dan memberikan pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan mengetahui segala kebijakan dan tindakan yang telah dan akan dijalankan oleh direktur Direktur utama Bertanggung jawab kepada: dewan komisaris Membawahi:direktur pembelian dan gudang,direktur administrasi & keuangan,direktur pemasaran membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek & panjang memberikan laporan pertanggungjawaban kepada rapat umum pemegang saham(rups) bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan menunjuk,mengangkat dan memberhentikan direktur menandatangani permintaan pengeluaran kas yang jumlahnya besar dan sifatnya pentingmenetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan Internal auditor. Bertanggung jawab kepada: Direktur utama Membawahi: menyusun dan melaksanakan rencana audit internal menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian intern& sistm manajemen resiko sesuai kebijakan perusahaan melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efesiensi & efektifitas di bidang keuangan,akuntansi,operasional,sdm,pemasaran,ti,dan kegiatan lainnya. membuat laporan hasil audit & menyampaikan laporan tsb. Kepada direktur utama & dewan komisaris Mengakses seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan terkait dgn tugas dan
fungsinya : Melakukan komunikasi secara langsung dengan direksi,dewan komisaris, dan komite audit beserta anggota-anggotanya. Direktur pembelian dan gudang Bertanggung jawab kepada: Direktur utama Membawahi: bagian pembelian,bagian penerimaan,bagian gudang menandatangani segala urusan pembelian,penerimaan,dan gudang. bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan pembelian memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan gudang Bagian pembelian Bertanggung jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang Membawahi: mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada pemasok, membuat pembelian yang befungsi untuk menambah stock barang Bagian penerimaan Bertanggung jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang memeriksa jenis,mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke direktur pembelian dan gudang menolak barang yan dikirim pemasok jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan meng-otorisasi untuk penerimaan barang yang jenis,spesifikasi,mutu,kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum. menerima barang yang diretur Bagian gudang Bertanggung jawab kepada: Direktur pembelian dan gudang
memepersiapkan barang yang akan dikirim bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan bertanggung jawab menyerahkan surat order penjualan dan barangnya ke bagian pengiriman. mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang. memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin melakukan retur penjualan mengontrol retur penjualan dan retur pembelian Direktur administrasi dan keuangan Bertanggung jawab kepada:direktur utama Membawahi:departemen personalia dan umum, departemen keuangan,departemen akuntansi melakukan penelitian dan analisa keuangan termasuk masalah pajak melakukan verifikasi ulang atas semua bukti kas,penerimaan dan pengeluaran kas melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai,faktur penjualan dan nota pembelianserta bukti barang dari perusahaan ke konsumen menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan aministrasi perusahaan membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan Departemen personalia dan umum Bertanggung jawab kepada:direktur adminstrasi dan keuangan Membawahi: bagian umum,pegawai dan humas membuat perencanaan pegawai sesuai kebutuhan dari setiap departemen bertanggungj jawab dalam memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan- perusahaan memberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai motivasi kerja dan menemukan solusi untuk -setiap persoalan yang dihadapi oleh pegawai perusahaan menilai dan mengukur kinerja pegawai memberikan sanksi kepada pegawai yang melanggar aturan perusahaan memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada direktur Bagian pegawai Bertanggung jawab kepada: Departemen personalia dan umum melaksanakan pengelolaan adminstrasi kepegawaian
penyusunan progam dan petunjuk pembinaan dan pengembangan kepegawaian melaksanakan mutasi pegawai & tatausaha kepegawaian mengawasi pegawai apakah telah melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugasnya mengadakan perekrutan pegawai baru member petunjuk kepada pegawai untuk dapat mengkontribusikan kemampuan yang ada pada perusahaan menetapkan pegawai mana yang mendekati masa pensiun Departemen Umum Bertanggung jawab kepada: Departemen personalia dan umum mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan dibidang administrasi,kepegawaian,sertakesekertariatan menyelenggarakan kegiatan dibidang kerumahtanggaan,peralatan kantor,dan perundang2an mengurus pembekalan material & peralatan teknik mengadakan pembelian barang barang yang diperlukan perusahaan menandatangani surat atau laporan menilai dan menentukan kualitas barang membuat harga perkiraan sendiri mengeluarkan uang persediaan mendistribusikan barang inventaris dan barang persediaan menilai dan menentukan kondisi barang inventaris untuk diusulkan penghapusan. Bagian humas Bertanggung jawab kepada: Departemen personalia dan umum mengawasi pelaksanaan penerimaan,pendistribusian,pengiriman& pengarsipan,surat-surat dandokumen perusahaan mengawasi pelaksanaan pemeliharaan kebersihan & keamanan kantor serta harta perusahaan agar- terhindar dari kebakaran,kerusakan,pencurian mengawasi penggunaan alat-alat tulis, peralatan kantor & persediaannya menjalin hubungan bai k dengan pihak eksternal Departemen keuangan Bertanggung jawab kepada:direktur administrasi dan keuangan Membawahi:bagian kasir, bagian kredit mengkoordinir,menganalisa,mengelola data-data,sehingga tersusun suatu laporan keuangan-
perusahaan ikut serta dalam mengamankan asset perusahaan bertanggung jawab atas kegiatan keuangan mengatur masalah yang berhubungan dengan penyediaan dan enggunaan dana. menyediakan laporan keuangan untuk internal maupun eksternal perusahaan mengatur kebijaksanaan dan engendalian keuangan untuk penghematan biaya pengeluaran perusahaan Bagian kasir Bertanggung jawab kepada:departemen keuangan menerima daftar penerimaan kas,bukti kas masuk,dank as/cek,kasir membuat bukti setor bank menyetorkan kas tersebut ke bank kasir mengarsipkan daftar penerimaan kas an bukti kas masuk urut tanggal. memberikan tanggaldan cap lunas padatiap bukti penerimaan dan pengeluaran kas berwenang dan bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang ks perusahaan Bagian kredit Bertanggung jawab kepada:departemen keuangan memberi otorisasi penghapusan piutangyang sudah tidak dapat ditagih lagi Memeriksa data kredit pelanggan yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit pelanggan melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota bertanggung jawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan terkirim - Departemen akuntansi Bertanggung jawab kepada: Direktur administrasi dan keuangan Membawahi:bagian piutang, utang,penagihan,pembukuan bertanggung jawab pada uruan piutang,utang, penagihan,dan pembukuan memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan kwitansi dan surat jalan memeriksa limit piutang dari setiap peruahaan menetapkan metode-metode yang digunakan dalam pencatatan akuntansi Bagian piutang Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi
memeriksa nomor seri faktur penjualan mengarsipkan faktur penjualan urut tanggal mencatat berkurangnya piutang di transaksi pelunasan piutang oleh debitur meng-otorisasi bukti penerimaan kas masuk Bagian Utang Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian serta laporan penerimaan barangdari bagian gudang yang dokumen tersebut diarsipkan urut nomor mencocokkan dokumen,mengecek perhitungan,menyetujui pembayaran faktur, dan membuat voucher mengarsipkan voucher dan dokumen pendukungnya(faktur asli,laporan penerimaan barang,orderpembelian dan dan permintaan pembelian) dalam arsip paket voucher urut tanggal jatuh tempo mengeluarkan paket voucher dari arsipnya dan menyerahkan ke kasir. Bagian penagihan Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo melakukan faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkan menurut abjad membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan dilampiri dgfaktur penjualan kartu kredit Bagian pembukuan Bertanggung jawab kepada: Departemen akuntansi melaksanakan penyelesaian administrasi keuangan melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan-tunjangan lainnya melaksanakan tata pembukuan keuangan menyimpan dan melaporkan dana operasional transaksi secara harian dan bulanan
melakukan koordinasi dg kasirdan bagian pelayanan terhadap validasi transaksi sebelum melakukan- pencatatan pada sistem terkomputerisasi Direktur pemasaran Bertanggung jawab kepada: Direktur utama Membawahi:departemen penjualan,departemen promosi merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menangkut pemasaran memonitoring dan mengarahkan proses2 diseluruh divisi direktorat pemasaran melakukan koordinasi strategis antar direktorat memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran menetapkan pedoman harga barang dan jasa menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan pemasaran serta penmgadaan barang dan jasa menetapkan sistem pengendalian hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap Departemen penjualan Bertanggung jawab kepada:direktur pemasaran Membawahi:bagian order penjualan,bagain pengiriman bertanggungjawab kepada direktur pemasaran mengkoordinir penjualan agar memenuhi target menyusun rencana penjualan mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan Bagian order penjualan Bertanggung jawab kepada: Departemen penjualan membuat faktur penjualan mencatat order yang diterima dari pesanan membawa dokumen order penjualan ke bagian otorisasi kredit
memverifikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap meng-otorisasi pengembalian barang oeh pelanggan dengan cara membuat memo kredit Bagian pengiriman Bertanggung jawab kepada: Departemen penjualan Membawahi: menyerahkan barang yang dipesan sesuai dg mutu,kuantitas,spesifikasinya sesuai dg yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari penjual meng-otorisasi dalam membuat nota pengiriman Departemen promosi Bertanggung jawab kepada:direktur pemasaran Membawahi:bagian riset pasar,bagian promosi bertanggungjawab atas kegiatan pemasaran menerima an memahami setiap keluhan pelanggan membuat rencana costumer visit dan costumer call untuk period tertentu menetapkan cara mempromosikan barang ke pelanggan Bagian riset pasar Bertanggung jawab kepada: Departemen promosi untuk mengetahui seberapa besar kekuatan para pesaing usaha yang akan dihadapi oleh pebisnis mencari informasi mengenai harga,kuantitas,kualitas barang. menentukan para pesaing usaha sehingga mengetahui kelemahan dan kelebihan guna mendapatkan keuntungan Bagian promosi Bertanggung jawab kepada: Departemen promosi mengajukan anggaran biaya produksi kepada departemen promosi melaksanakan progam promosi yang disetujui oleh departemen promosi mengusulkan progam-progam promosi menentukan sarana-sarana dalam mempromosikan produk & mengusulkannya ke departemen promosi menentukan pemasangan iklan terkait promosi produk