Sistem Informasi Bimbingan Mahasiswa

Buku Panduan Sistem Informasi Bimbingan Mahasiswa Universitas Negeri Semarang http://sibima.unnes.ac.id

BAB I PENDAHULUAN Proses belajar mengajar di kampus tidak lepas dari hubungan interaksi antara mahasiswa dosen dan masyarakat. Dalam perjalanan selama masa pendidikan dan menempuh masa studi dalam kehidupan kampus mahasiswa sebagai center pada action tidak akan lepas dari friksi yang membumbui hubungan-hubungan tersebut. Kampus dalam hal ini sebagai penengah perlu memperhatikan relasi sosial dari mahasiswa dan dengan harapan bisa membimbing mahasiswa secara lancar dan tidak menemui hambatan yang berarti selama masa studi. Bimbingan yang dilakukan kepada mahasiswa dilakukan oleh dosen wali kepada mahasiswa bimbingannya. Bimbingan di perguruan tinggi merupakan usaha membantu mahasiswa untuk mengembangkan diri dan mengatasi masalah-masalah akademik serta masalah sosial-pribadi yang berpengaruh terhadap perkembangan akademik mereka. Bimbingan tersebut meliputi layanan bimbingan akademik dan bimbingan sosial-pribadi yang diberikan oleh dosen wali. Universitas negeri semarang mengembangkan aplikasi bantu untuk mengarsipkan dan melacak riwayat bimbingan mahasiswa dengan nama Sistem Informasi Bimbingan Mahasiswa (SIBIMA) yang dapat diakses menggunakan web browser dengan alamat http://sibima.unnes.ac.id (Gambar 1.1). Gambar 1.1. Alamat Situs Sistem Bimbingan Mahasiswa. Aplikasi SIBIMA telah terintegrasi dengan Sikadu (Sistem Informasi Akademik Terpadu) dan Simpeg (Sistem Informasi Kepegawaian) dalam hal data akademik dan data dosen sehingga setiap perubahan yang terjadi pada database Sikadu (biodata mahasiswa dan data akademis lainnya) atau pada database Simpeg (data dosen) akan berpengaruh langsung pada data di SIBIMA. Untuk login ke SIBIMA dapat dilakukan menggunakan user dan password yang sama dengan user dan password di Sikadu. Tuliskan username dan password serta salin Kode keamanan (Captcha) dan klik tombol Masuk.

Gambar 1.2. Form Login. Apabila username dan password benar sesuai dengan database Sikadu, maka akan muncul peringatan seperti Gambar 1.3. Gambar 1.3. Peringatan Berhasil Login. Adapun yang berwenang mengakses sistem ini adalah: 1. Mahasiswa, mempunyai hak akses untuk melakukan bimbingan dengan mengusulkan topik bimbingan, melakukan proses bimbingan, melihat rencana bimbingan dari dosen, melakukan diskusi dan juga mengirim pesan baik dengan dosen wali, maupun dengan sesama teman mahasiswa.

2. Dosen, mempunyai hak akses membuat rencana bimbingan untuk mahasiswa yang dibimbingnya, melakukan proses bimbingan, mengirim pesan, dan berdiskusi dengan mahasiswa. 3. Pejabat, mempunyai hak akses untuk melihat data-data Bimbingan mahasiswa yang terarsip dalam lingkup wewenangnya. Saat berhasil login maka akan muncul tampilan halaman administrasi dari SIBIMA sebagai berikut (gambar 1.4). Gambar 1.4. Tampilan Halaman Administrasi SIBIMA

BAB II PROSEDUR BIMBINGAN Prosedur bimbingan SIBIMA di mulai dari pengajuan topik bimbingan online, sampai proses pengarsipan bimbingan. Adapun prosedur dapat dijabarkan sebagai berikut : Mahasiswa 1. Melakukan bimbingan online dengan memilih tema bimbingan akademik atau umum. 2. Mahasiswa mengusulkan topik bimbingan kepada dosen. 3. Mahasiswa membuat kesepakatan dengan dosen untuk melakukan bimbingan. Dosen 1. Dosen menuliskan rencana bimbingan untuk mahasiswa. 2. Dosen melakukan bimbingan sesuai waktu yang telah direncanakan. 3. Dosen berdiskusi sesuai topik yang diajukan oleh mahasiswa. 4. Dosen memberikan jawaban berupa tanggapan atau rekomendasi atas topik yang diajukan mahasiswa.

Flow Chart Sistem Informasi Bimbingan Mahasiswa Universitas Negeri semarang Mahasiswa Dosen Operator Mulai Input Rencana Bimbingan Input Kategori Bimbingan Pengajuan Topik Bimbingan Input Hasil Bimbingan Input Perwalian Terpadu Tidak 3 kali bimbingan Ya Cetak Hasil Bimbingan Selesai Phase

BAB III MAHASISWA Fasilitas yang bisa digunakan mahasiswa di SIBIMA diantaranya: 1. Menu Peralatan yang berisi sub-menu Diskusi dan Pesan. 2. Menu pengaturan yang berisi sub-menu Profil. 3. Menu Mahasiswa yang berisi sub-menu Daftar Rencana Bimbingan, Bimbingan mahasiswa dan Cetak bimbingan. Halaman awal yang tampil saat mahasiswa berhasil login diperlihatkan pada Gambar 3.1. Gambar 3.1. Tampilan Awal Halaman Mahasiswa Melihat Rencana Bimbingan Mahasiswa dapat melihat rencana bimbingan dari dosen dengan memilih menu Mahasiswa kemudian klik sub-menu Daftar Rencana Bimbingan dan akan muncul daftar rencana seperti di bawah ini.

Gambar 3.2. Tampilan Rencana Bimbingan Pengajuan Topik Bimbingan Proses ini dilakukan oleh mahasiswa untuk mengajukan topik bimbingan yang akan di usulkan kepada dosen wali. Untuk mengajukan topik bimbingan yaitu dengan mengklik menu Mahasiswa kemudian klik sub-menu Bimbingan Mahasiswa maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini (Gambar 3.3.) Gambar 3.3. Tampilan Form Bimbingan Mahasiswa Pilih kategori bimbingan untuk topik yang akan diajukan. Tersedia dua kategori yaitu : 1. Akademik, adalah kategori bimbingan yang berkaitan dengan masalah akademik mahasiswa dalam hal proses perkuliahan, seperti masalah registrasi, KRS, perkuliahan, nilai, dan sebagainya. 2. Umum, adalah kategori bimbingan yang berkaitan dengan masalah mahasiswa secara umum diluar akademik, seperti masalah pribadi, lingkungan, dan sebagainya. Apabila telah memilih salah satu kategori di atas, selanjutnya yaitu klik tombol Usulkan Topik Bimbingan maka akan muncul form seperti di bawah ini.

Gambar 3.4. Tampilan Form Pengusulan Topik Bimbingan. Isikan judul topik bimbingan dengan judul yang akan digunakan sebagai bahan bahasan dalam proses bimbingan beserta pertanyaannya, dan untuk menyimpan topik bimbingan, maka klik tombol simpan. Apabila telah berhasil di simpan, maka akan ada riwayat seperti di bawah ini (Gambar 3.4.) Gambar 3.5. Riwayat Pengajuan Topik Bimbingan. Cetak Bimbingan Setelah mahasiswa melakukan bimbingan sebanyak 3 kali, maka mahasiswa dapat mencetak bukti hasil bimbingannya dengan mengklik menu Mahasiswa lalu klik sub-menu Cetak Bimbingan

Gambar 3.6. Menu Cetak Bimbingan. Untuk mencetak lembar riwayat bimbingan silakan klik tombol Cetak Bimbingan yang tersedia di atas list bimbingan yang terlihat seperti gambar di atas(gambar 3.6.) Gambar 3.7. Hasil Cetak Bimbingan.

Diskusi Forum diskusi merupakan fasilitas untuk bertukar pikiran tentang permasalahan akademik atau permasalahan non-akademik dengan dosen dan atau mahasiswa. Untuk masuk ke forum diskusi silakan klik menu Peralatan kemudian klik sub-menu Diskusi, maka akan tampak form seperti di bawah ini (Gambar 3.7.) Gambar 3.8. Form Diskusi. Untuk memulai diskusi baru silakan klik ikon Buat Topik Diskusi Baru sehingga akan tampil form berikut. (Gambar 3.9.) Gambar 3.9. Form Pembuatan Topik Diskusi. Tuliskan judul topik, deskripsi masalah atau bahan diskusi dan klik tombol simpan untuk memulai diskusi. (Gambar 3.10.)

Gambar 3.10. Form Untuk Diskusi. Pesan Pesan merupakan fasilitas untuk saling terhubung baik dengan dosen, mahasiswa, operator, dsb. Untuk mengirim pesan dapat dilakukan dengan cara mengklik menu Peralatan kemudian klik sub-menu Pesan, maka akan muncul form seperti di bawah ini. (Gambar 3.11.) Gambar 3.11. Perpesanan. Untuk memulai mengirim pesan, dapat memilih ikon Tulis Pesan, sehingga akan muncul form sebagai berikut (Gambar 3.12.)

Gambar 3.12. Form Tulis Pesan. Untuk memulai mengirim pesan, ada beberapa item yang harus di perhatikan diantaranya : 1. Kepada diisi dengan nama penerima pesan. 2. Grup penerima pilih grup yang akan menerima pesan tersebut dengan cara memilih salah satu group penerima. 3. Perihal diisi dengan judul pesan. 4. Isi pesan diisi dengan isi pesan yang akan dikirimkan. 5. Lampiran digunakan untuk melampirkan file pada pesan yang dikirim. selanjutnya klik tombol kirim untuk mengirimkan pesan.

BAB IV DOSEN Fasilitas yang bisa digunakan dosen diantaranya: 1. Menu Peralatan yang berisi sub-menu Diskusi dan Pesan 2. Menu pengaturan yang berisi sub-menu Profil 3. Menu Dosen yang berisi sub-menu Mahasiswa Bimbingan dan Rencana Bimbingan. Halaman awal yang tampil saat Dosen berhasil login diperlihatkan pada Gambar 4.1. Gambar 4.1. Tampilan Awal Halaman Dosen Bimbingan Untuk melihat mahasiswa yang dibimbing (anak wali) dapat dibuka melalui menu Dosen kemudian klik sub-menu Mahasiswa Bimbingan, sehingga akan muncul daftar mahasiswa yang dibimbing. (Gambar 4.2.)

Gambar 4.2. Tampilan Daftar Mahasiswa Membuat Rencana Bimbingan Untuk membuat rencana bimbingan baru, dapat mengklik menu Dosen setelah itu klik submenu Rencana Bimbingan lalu klik Tulis Rencana Bimbingan maka akan muncul form seperti di bawah ini. Pada form tulis bimbingan terdapat 2 item yaitu: Gambar 4.3. Form Rencana Bimbingan 1. Kepada diisi dengan nama mahasiswa yang akan menerima rencana bimbingan. 2. Grup Penerima diisi dengan memilih salah satu grup tahun angkatan mahasiswa yang akan menerima rencana bimbingan atau bisa juga dengan memilih beberapa grup sekaligus. NB : Hanya boleh diisi satu penerima saja, jika anda memilih group penerima maka field Kepada harus dikosongkan, ataupun sebaliknya. Setelah itu klik tombol Lanjutkan untuk menuju ke form berikutnya.

Gambar 4.4. Form Pembuatan Rencana Pada form pembuatan rencana terdapat beberapa item penting diantaranya: 1. Semester Input yaitu semester yang aktif. 2. List penerima yaitu daftar mahasiswa yang akan menerima rencana bimbingan. 3. Tanggal diisi dengan tanggal rencana bimbingan. 4. Tempat diisi dengan tempat bimbingan. 5. Catatan diisi dengan perihal atau yang berkaitan dengan teknis pelaksanaan bimbingan. Silakan klik tombol simpan untuk menyimpan semua data. Membuat Bimbingan Untuk membuat bimbingan, dapat mengklik sub-menu Rencana Bimbingan pada menu Dosen kemudian klik Tulis Bimbingan maka akan muncul form seperti di bawah ini.

Gambar 4.5. Form Penulisan Bimbingan Pada form pembuatan bimbingan terdapat beberapa item penting diantaranya: 1. Semester Input yaitu semester yang aktif. 2. List penerima yaitu daftar mahasiswa yang akan menerima bimbingan susuai dengan mahasiswa yang telah menerima rencana bimbingan. 3. Jenis Bimbingan di isi dengan memilih bimbingan yang sifatnya akademik atau yang bersifat umum. 4. Topik Bimbingan yaitu di isi dengan topik yang akan dibahas. 5. Tanggal diisi dengan tanggal pelaksanaan bimbingan. 6. Isi yaitu ditulis dengan isi bimbingan yang telah di bahas. Silakan klik tombol simpan untuk menyimpan semua data.

Diskusi Forum diskusi merupakan fasilitas untuk bertukar pikiran tentang permasalahan akademik atau permasalahan non-akademik dengan dosen dan atau mahasiswa. Untuk masuk ke forum diskusi silakan klik menu Peralatan kemudian klik sub-menu Diskusi, maka akan tampak form seperti di bawah ini (Gambar 4.6.) Gambar 4.6. Form Diskusi. Untuk memulai diskusi baru silakan klik ikon Buat Topik Diskusi Baru sehingga akan tampil form berikut. (Gambar 4.7.) Gambar 4.7. Form Diskusi. Tuliskan judul topik, deskripsi masalah atau bahan diskusi dan klik tombol simpan untuk memulai diskusi. (Gambar 4.8.)

Gambar 4.8. Form Untuk Memulai Diskusi. Pesan Pesan merupakan fasilitas untuk saling terhubung baik dengan dosen, mahasiswa, operator, dsb. Untuk mengirim pesan dapat dilakukan dengan cara mengklik menu Peralatan kemudian klik sub-menu Pesan, maka akan muncul form seperti di bawah ini. (Gambar 4.9.) Gambar 4.9. Perpesanan. Untuk memulai mengirim pesan, dapat memilih ikon Tulis Pesan, sehingga akan muncul form sebagai berikut (Gambar 4.10.)

Gambar 4.10. Form Tulis Pesan. Untuk memulai mengirim pesan, ada beberapa item yang harus di perhatikan diantaranya : 1. Kepada diisi dengan nama penerima pesan. 2. Grup penerima pilih grup yang akan menerima pesan tersebut dengan cara memilih salah satu group penerima. 3. Perihal diisi dengan judul pesan. 4. Isi pesan diisi dengan isi pesan yang akan dikirimkan. 5. Lampiran digunakan untuk melampirkan file pada pesan yang dikirim. selanjutnya klik tombol kirim untuk mengirimkan pesan.

BAB V OPERATOR Operator akan memperoleh beberapa fasilitas diantaranya: 1. Menu Peralatan yang berisi sub-menu Diskusi dan Pesan 2. Menu Pengaturan yang berisi sub-menu Profil 3. Menu Operator yang berisi sub-menu Kategori Bimbingan, Perwalian Terpadu dan Cetak Bimbingan. Halaman awal yang tampil saat Operator berhasil login diperlihatkan pada Gambar 5.1. Gambar 5.1. Tampilan Awal Halaman Operator Kategori Bimbingan Kategori bimbingan merupakan pengelompokan bimbingan yang dihadapi mahasiswa. Untuk menambah kategori bimbingan silakan klik menu Operator kemudian klik sub-menu Kategori Bimbingan sehingga akan tampil form di bawah ini (Gambar 5.2)

Gambar 5.2. Panel Kategori Bimbingan Untuk menambahkan kategori baru, dapat dilakukan dengan mengklik icon Add Node maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini Gambar 5.3. Form Tambah Kategori Isi topik bimbingan, deskripsi dan kategori bimbingan kemudian klik tombol simpan. Perwalian Terpadu Perwalian terpadu digunakan untuk memberikan rencana bimbingan kepada seluruh mahasiswa yang ada di fakultas. Untuk menambahkan bimbingan terpadu dapat mengklik menu Operator kemudian klik sub-menu Perwalian Terpadu maka muncul tampilan seperti gambar di bawah.

Gambar 5.4. Form Perwalian Terpadu Pada form tulis bimbingan terdapat 2 item yaitu: 1. Semester Input yaitu semester yang aktif. 2. Grup Penerima diisi dengan memilih salah satu grup tahun angkatan mahasiswa atau bisa juga dengan memilih beberapa grup sekaligus. Setelah mengisi grup penerima, selanjutnya klik tombol Lanjutkan untuk menuju ke form berikutnya. Gambar 5.5. Form Penerima Perwalian

Pada form pembuatan rencana terdapat beberapa item penting diantaranya: 1. Semester Input yaitu semester yang aktif. 2. List penerima yaitu daftar mahasiswa yang akan menerima perwalian terpadu. 3. Tanggal diisi dengan tanggal rencana bimbingan. 4. Tempat diisi dengan tempat bimbingan. 5. Catatan diisi dengan perihal atau yang berkaitan dengan teknis pelaksanaan bimbingan. Silakan klik tombol simpan untuk menyimpan semua data.