BAB IV PEMBAHASAN Layanan penelusuran informasi koleksi di Perpustakaan Nasional RI merupakan layanan yang sangat penting dengan layanan-layanan yang ada di perpustakaan. Karena layanan penelusuran merupakan langkah awal dalam mencari informasi tentang koleksi di Perpustakaan Nasional yang di butuhkan oleh pemustaka. Mengingat lokasi koleksi yang berbeda-beda berdasarkan jenis koleksi bahan pustaka tersebut dimana terdapat koleksi umum atau buku ilmu sosial dengan kelas ( 000-499 ) dan buku ilmu terapan ( 500-999 ), buku langka,terbitan berkala mutakhir, koleksi audio visual,koleksi majalah dan surat kabar langka,serta koleksi yang dimiliki oleh bagian deposit, dan lain-lain. Maka dengan adanya layanan penelusuran informasi melalui katalog manual dan katalog virtua atau katalog dalam pangkalan data komputer atau OPAC dengan aplikasi INLIS ( Integrated Library Sistem ). Modul-modul program yang disediakan dalam INLIS ( Integrated Library Sistem) : A. Back Office Modul back office adalah bagian dari program aplikasi yang operasionalisasinya hanya boleh dilakukan oleh operator yang diberikan akun berupa username dan password serta hak akses tertentu sesuai dengan wewenang yang diberikan kepadanya. Modul back office terdiri dari : 41
42 3. Modul Katalog (pengatalogan) Dalam modul ini lembar kerja telah disiapkan untuk berbagai jenis bahan perpustakaan. Isian ruas data yang panjangnya tetap seperti tag 007 dan 008 disediakan. Katalog yang telah disimpan dapat ditambahkan gambar sampul buku dan dokumen digitalnya jika ada. Fasilitas salin katalog dan duplikat katalog disedikan. Tersedia juga fsasilitas export data katalog ke bentuk word, excell, maupun xml. Fasilitas pencarian katalog lebih lengkap. Verifikasi koleksi yang diterima pasca akuisisi. Pembuatan laporan pengiriman bahan perpustakaan siap dalam layanan. 4. Modul Akuisisi (pengelolaan koleksi) Dalam modul ini tersedia fungsi entri dan alat penelusuran koleksi (item), cetak label nomor panggil, barcode, ataupun gabungan keduanya, serta label berwarna. Jika diperlukan terdapat fitur untuk import data koleksi hasil hunting dari dokumen spreadsheet. Disediakan juga fungsi untuk melakukan penyesuaian data terkait rekanan, kategori koleksi, sumber koleksi, media koleksi dan setting koleksi. Modul ini juga telah mendukung pendataan ulang koleksi dalam kegiatan stok opname. 5. Modul Sirkulasi Dalam modul ini proses sirkulasi dibuat lebih mudah, dilengkapi dengan informasi profil peminjaman history peminjaman yang telah dilakukannya. Disediakan pula daftar koleksi yang sedang dipinjam dan yang telah dikembalikan. Saat ini sedang dikembangkan modul pendukung sirkulasi berbasis RFID sebagai fitur tambahan pada versi berikutnya.
43 6. Modul Pengelolaan Data Anggota (Keanggotaan) Pada modul ini disediakan fungsi untuk mengambil foto anggota secara langsung dari kamera digital yang terkoneksi dengan computer yang dilengkapi fitur untuk menyesuaikan ukuran foto, fungsi cetak kartu anggota, fungsi perpanjang masa berlaku, dan fungsi untuk melihat data transaksi peminjaman yang telah dilakukan seorang anggota. Dalam program dengan aplikasi INLIS-Lite disediakan modul pendaftaran keanggotaan online (pendaftaran mandiri) untuk mengurangi kerepotan petugas. 7. Modul Pelaporan Modul ini khusus dibuat untuk membentuk laporan-laporan kegiatan perpustakaan yang tercatat pada setiap modul dalam program dengan aplikasi INLIS-Lite, yaitu pengkatalogan, pengelolaan koleksi, transaksi sirkulasi, buku tamu, dan keanggotaan. Pembentukan laporan disesuaikan dengan kriteria-kriteria data sesuai kebutuhan. 8. Modul Administrasi Modul ini berfungsi untuk mengelola operator (user), yakni orangorang yang mengoperasikan modul-modul back office berikut hak aksesnya. Di dalam modul back office ini, disediakan pula fitur untuk mengkustomisasi parameter / nilai-nilai yang diperlukan penampilan data di setiap modul seperti logo perpustakaan, gambar latar kartu anggota,
44 kategori koleksi, lokasi koleksi, aturan peminjaman, aturan keanggotaan, keperluan penyajian laporan, dan sebagainya. B. Public Access Module Merupakan modul-modul yang dapat diakses secara bebas oleh pemustaka dalam memanfaatkan layanan yang disediakan oleh perpusakaan. Terdiri dari : 1. Modul OPAC Memiliki 3 pilihan pencarian yaitu sederhana, lanjut / multi kriteria, dan pencarian berbasis MARC. Disediakan juga fitur untuk menampilkan 10 koleksi sering dipinjam dan koleksi terbaru jika dibutuhkan. 2. Modul Pendaftaran Anggota (Registrasi Mandiri). Melalui modul ini, setiap calon anggota dapat mendaftarkan dirinya secara online, baik di lingkungan perpustakaan maupun di luar perpustakaan melalui internet. Di perpustakaan, pendaftar cukup mendatangi petugas layanan keanggotaan untuk verifikasi data dan memperoleh kartu anggota. Modul ini dilengkapi dengan ruas password (kata sandi), sehingga secara otomatis telah memiliki akun untuk online yang disediakan dalam program dengan aplikasi INLIS-Lite. Disamping itu, akun anggota juga berguna untuk mengakses layananlayanan online lainnya yang disediakan oleh perpustakaan, seperti e- resources, akses internet gratis, dan sebagainya.
45 3. Modul Keanggotaan Online. modul ini, setiap anggota dapat secara transparan melihat aktifitasnya dalam memanfaatkan layanan perpustakaan seperti, kunjungan, peminjaman dan pengembalian, status keanggotaan, dan sebagainya. 4. Modul Chekpoint Ini adalah buku tamu elektronik yang akan memudahkan pencatatan data pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan. Bagi anggota, pengisian buku tamu cukup dengan mengetikkan nomor anggota yang tertera pada kartu melalui komputer yang disediakan. Bahkan akan lebih mudah jika dibantu dengan pemindai barcode. Bagi non anggota, pengisian buku tamu dilakukan dengan cara mengetikkan data-datanya. Dengan demikian aplikasi INLIS (Integrated Library System) dapat diakses oleh pihak intern perpustakaan atau pustakawan dan digunakan oleh pemustaka Perpustakaan Nasional RI. Pada bab ini penulis akan menjelaskan sarana penelusuran informasi koleksi yang terdapat di Perpustakaan Nasional RI, menjelaskan langkah-langkah penelusuran informas koleksi menggunakan OPAC INLIS dan menjelaskan hambatan yang dihadapi dalam penelusuran informasi koleksi dan memberikan solusi alternatif untuk mengatasi hambatan yang dihadapi di Perpustakaan Nasional RI.
46 A. Sarana Layanan Penelusuran Informasi Koleksi di Perpustakaan Nasional RI Sistem pelayanan di Perpustakaan Nasional RI menerapkan sistem pelayanan tertutup ( close access ) dan pelayanan terbuka ( open access ). Sistem ini bertujuan untuk mempertahankan koleksi agar tidak hilang dan terjaga kelestariannya karena koleksi bahan pustaka di perpustakaan tersebut tergolong langka karena Perpustakaan Nasional memiliki koleksi yang tidak dimiliki koleksi lain seperti naskah kuno,majalah dan surat kabar langka, dan lain-lain. Banyaknya koleksi yang tersedia dan lokasi yang berbeda-beda mengahruskan pemustaka menelusur informasi koleksi yang dibutuhkan melalui alat atau sarana penelusuran informasi koleksi yang tersedia di Perpustakaan Nasional RI. Sarana penelusuran informasi koleksi yang disediakan antara lain : 1. Katalog kartu, terdiri atas katalog koleksi buku baru, katalog koleksi audio-visual, katalog peta, katalog mikrofis, katalog koleksi PBB, katalog koleksi deposit sebelum tahun 1990. Katalog kartu umumnya terdiri atas katalog judul, katalog pengarang, dan katalog subyek. Setiap jajaran kartu katalog disusun berdasarkan urutan alfabetis. 2. Katalog buku, yaitu katalog berbentuk buku yang entrinya disusun berdasarkan subyek, diantaranya adalah : a. Bibliografi Nasional Indonesia (BNI); b. Bibliografi Batavia; c. Bibliografi Ethnobotani;
47 d. Catalog Arabic Manuscript Van Ronkel; e. Indeks Pemilu; f. Katalog Peta; g. Katalog Audio Visual; h. DLL. 3. Katalog Berkas, yaitu katalog berbentuk kumpulan lembaran terjilid yang dikelompokka berdasarkan pengarang dan judul, dan dijajarkan secara alfabetis. Daftar, seperti : Daftar CD, daftar kaset, daftar video Basis Data, seperti : basis data foto, basis data microfilm, basis data mikrofis, basis data koleks rujukan Indosisana, basis data indeks artikel bernotasi tentang Bung Karno. 4. Kartu pencatatan Majalah ( Kardek Majalah ) : memuat data koleksi majalah yang dicatat dalam bentuk kartu. 5. Katalog terpasang OPAC ( Online Public Access Catalouge ), memuat data koleksi bahan pustaka. Katalog terpasang dapat diakses melalui sejumlah terminal yang tersedia di setiap ruang layanan. Katalog online juga dapat diakses melalui internet pada situs web resmi Perpustakaan Nasional RI yang beralamat www.pnri.go.id atau http://opac.pnri.go.id.
48 B. Langkah-Langkah Penelusuran Informasi Koleksi Katalog dalam Pangkalan Data Komputer atau OPAC ( Open Public Access Catalougue ) Dengan aplikasi INLIS ( Integrated Library Sistem ) Di Perpustakaan Nasional RI Sejak tahun 2008 Perpustakaan Nasional mengembangkan sendiri perangkat lunak (program aplikasi komputer) pengelola sistem perpustakaan berbasis MARC yang dinamakan INLIS (Integrated Library Sistem ). Penelusuran informasi koleksi di Perpustakaan Nasional RI dapat dilakukan melalui OPAC ( Open Public Access Catalouge ) dengan aplikasi INLIS ( Integrated Library Sistem ). Pemustaka Perpustakaan Nasional RI, ada sebagian yang memahami dan kurang memahami tentang langkah-langkah penelusuran informasi koleksi melalui katalog terpasang- OPAC INLIS. Oleh karena itu, penulis akan menjelaskan langkah-langkah penelusuran informasi koleksi melalui katalog terpasang-opac INLIS sebagai berikut : 1. Penelusuran informasi koleksi melalui OPAC terpasang atau akses www.opac.pnri.go.id, berikut tampilan awal dari OPAC : Gambar 1 Tampilan Awal OPAC Entry Kata Kunci
49 2. Tuliskan kata kunci atau keyword yang sesuai dengan koleksi yang Gambar 2 Pencarian Sederhana melalui kata kunci KLIK 3. Akan muncul data koleksi alternatif sesuai dengan kata kunci yang di cari. Gambar 3 Pilihan alternatif sesuai kata kunci 4. Klik salah satu yang dianggap relevan dengan koleksi yang dicari dengan mengklik dua kali.
50 Gambar 4 Pilih salah satu dari alternatif Pilihan yang dianggap relevan dan KLIK! 5. Akan muncul data koleksi seperti di bawah ini : Gambar 5 Tampilan informasi data koleksi 6. Jika data koleksi sudah sesuai dapat langsung dipindah di bon permintaan, tetapi jika belum dapat di lihat data lengkap koleksi.
51 Gambar 6 Tampilan informasi data koleksi dalam bentuk lengkap 7. Salin data koleksi di bon permintaan seperti di bawah ini : Gambar 7 Formulir Permintaan koleksi 8. Validasi data koleksi oleh pustakawan dan pustakawan merujuk pemustaka ke lokasi koleksi yang dibutuhkan sesuai dengan data lengkap dan data koleksi dalam bentuk MARC ( Machine Readable Cataloging ) yang di cek kembali seperti dibawah ini :
52 Gambar 8 Tampilan informasi koleksi dalam bentuk MARC 9. Selesai C. Hambatan Yang dihadapi dalam Penelusuran Informasi Koleksi Menggunakan Katalog dalam Pangkalan Data Komputer atau OPAC ( Open Public Access Catalougue ) Dengan aplikasi INLIS ( Integrated Library Sistem ) di Perpustakaan Nasional RI Dalam penelusuran informasi koleksi melalui OPAC ( Open Public Access Catalouge ) dengan aplikasi INLIS ( Integrated Library Sistem ) menemukan hambatan sebagai berikut : a. Sering ditemukan informasi lokasi koleksi yang tidak sesuai dengan koleksi yang di cari maka pustakawan yang bertugas memverifikasi lokasi harus melihat dari lantai lokasi tahun terbit, nomor panggil, catatan koleksi, dan membuka dalam bentuk marc atau bentuk yang lebih rinci.
53 b. Karena sistem pelayanan di Perpustakaan Nasional menggunakan sistem pelayanan close access ( layanan tertutup ) sehingga pemustaka harus mencari koleksi menggunakan OPAC ( Open Public Access Catalogue ) atau katalog melalui pangkalan data komputer dan mengisi bon permintaan dan memverifikasi lokasi kepada pustakawan. Hal ini, menyulitkan pemustaka yang belum tahu tentang prosedur tersebut dan memakan waktu yang lama atau kurang efektif untuk mencari informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka. c. Sering terjadi miss communication antara pustakawan yang bertugas di layanan katalog dengan pustakawan di koleksi dimana koleksi awal ditempatkan di A namun dipindahkan ke tempat B namun tidak ada konfirmasi dari pustakawan dari koleksi dengan perpindahan koleksi tersebut. d. Karena OPAC menggunakan jaringan Local Area Network (LAN) dan jaringan internet yang bisa di akses secara online oleh pemustaka di mana saja sehingga sering timbul masalah jaringan dan terkadang ada masalah dari server yang sedang update data di OPAC dan masalah jaringan tersebut membuat pemustaka harus melihat melalui katalog manual atau katalog kartu di laci yang tidak lengkap informasi lokasi koleksi tersebut.
54 e. Sering ditemukan informasi koleksi yang datanya ada di opac namun di rak koleksi tidak tersedia, namun di opac datanya tidak dihapus atau ditandai bahwa koleksi sudah tidak tersedia. Hal itu dikarenakan sebagai tanda bahwa koleksi tersebut pernah ada di perpustakaan tersebut. f. Sumber daya manusia yang kurang aktif terhadap pemustaka dalam pelayanan temu kembali informasi terkadang menyulitkan pemustaka untuk menemukan informasi yag dibutuhkan dan pustakawan yang cenderung cuek karena tidak menguasai teknologi dan tidak mau belajar. g. Berkurangnya perangkat komputer yang tersedia sebagai media akses katalog online atau opac menjadi pemicu kurang efektifnya pencarian informasi koleksi yang dibutuhkan oleh pustakawan dari 20 perangkat komputer hanya 15 komputer saja yang bisa digunakan oleh pemustaka.