PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY : MODUL MANAJEMEN REKRUTMEN PEGAWAI PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PERGURUAN TINGGI 1 Arvinda Okky P. P., 2 Seno Adi Putra, 3 Fida Nirmala Nugraha Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom Jalan Telekomunikasi No. 1 Terusan Buah Batu bandung 40257 Okkydisini.08@gmail.com, seno_ap@yahoo.com ABSTRAK Sumber daya manusia merupakan salah satu aset yang berharga dan elemen yang penting bagi perusahaan. Karyawan atau pegawai sebagai sumber daya manusia dalam perusahaan turut memberikan peran serta dalam keberhasilan perusahaan. Karena tanpa adanya karyawan sebagai sumber daya manusia maka tidak ada yang akan menggerakkan dan menjalankan fungsi bisnis perusahaan. Seiring dengan berkembangnya dunia bisnis dan teknologi, membuat suatu organisasi mencari berbagai cara untuk mendapatkan sumber daya manusia yang potensial dan mempunyai kualifikasi sesuai kebutuhan organisasi. Oleh karena itu, perlu dibangun suatu aplikasi yang dapat membantu organisasi dalam mendapatkan sumber daya manusia yang potensial. Suatu pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah apabila informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan cepat, tepat, mutakhir dan berkualtias. Dengan adanya sumber informasi yang cukup, maka positioning pegawai pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya dapat dilakukan. Dalam pembuatan tugas akhir ini penulis akan membangun modul manajemen rekrutmen pegawai yang merupakan bagian dari e-university Human Resource Management dengan teknologi Java Enterprise Edition dan metode iteratif dan incremental. Penggunaan Java Enterprise Edition sebagai platform akan membuat modul manajemen rekrutmen pegawai yang dibangun memiliki teknologi yang kuat, bersifat reliable dan stabil serta dapat dijalankan di berbagai lingkungan sistem operasi. Selain itu, diharapkan dapat mewujudkan proses pengelolaan rekrutmen pegawai yang lebih baik, menciptakan sistem yang saling terintegrasi, dan meminimalisasi penggunaan kertas kerja dalam mengelola rekrutmen pegawai di universitas. Kata Kunci : sumber daya manusia, Java Enterprise Edition, rekrutmen pegawai, e-university Human Resource Management I. PENDAHULUAN Saat ini perkembangan teknologi semakin pesat, salah satu contohnya adalah internet. Dengan adanya internet saat ini telah membawa perubahan dalam berbagai hal. Begitu juga dalam hal rekrutmen pegawai, dalam era internet saat ini rektumen dengan metode tradisional telah berevolusi. Rekrutmen yang tadinya dilakukan dengan metode tradisional sekarang mulai berubah dengan memanfaatkan adanya media internet. Internet adalah salah satu sumber daya perekrutan terbesar untuk mencari calon pegawai baru. Internet adalah media yang menghubungkan pencari kerja dan pemberi kerja untuk tujuan perekrutan secara virtual. Parry (2006) menyatakan bahwa e-recruitment atau biasa disebut dengan online recruitment merupakan penggunaan internet untuk menarik karyawan yang potensial untuk suatu organisasi dan dapat mencakup penggunaan website perusahaan sendiri serta penggunaan papan kerja komersial. Online rekrutmen menangani proses rekrutmen, mulai dari menempatkan iklan lowongan kerja untuk menerima resume dan memilih kandidat yang tepat untuk pekerjaan yang tepat. Penelitian Taleo menunjukkan pada tahun 2003, 93% dari perusahaan global telah menggunakan e-recruitment, 96% di Asia, 94% Eropa dan 96% Amerika (Linda Barber,2006). Menurut Linda Barber (e-recruitment Develeopments, 2006) yang mendorong perusahaan atau organisasi menggunakan e-recruitment yaitu meningkatkan citra dan profil perusahaan, mengurangi biaya rekrutmen, mengurangi beban daministrasi, dan sebagai tools yang untuk tim rekrutmen. Online rekrutmen juga dapat diterapkan untuk dunia pendidikan. Saat ini juga sudah ada beberapa universitas yang sudah menerapkan online rekrutmen diantaranya adalah The University of York, University of South Australia, London Metropolitan University, Oxford University dan City University. Pin et al (2001) menunjukkan pada penelitian mereka gambaran visual mengenai perbedaan penggunaan waktu antara proses rekrutmen tradisional dan dengan menggunakan online recruitment.
Gambar 1 Perbedaan Waktu Proses Rekrutmen Tradisional dan Online Recruitment Menurut hasil riset yang dilakukan oleh MarkPlus Insight (Majalah Marketeers) memperlihatkan pertumbuhan penggunaan Internet di Indonesia semakin meningkat. Di tahun 2010, penggunaan Internet di kotakota Indonesia masih sekitar 30%-35%, sedangkan di tahun 2011 ini penggunaan Internet meningkat di kisaran 40%-45%. Angka pertumbuhan pengguna Internet di Indonesia masih didominasi oleh anak muda dari kelompok 15-30 tahun. Dari hasil riset dapat dilihat bahwa di Indonesia berpeluang untuk diterapkan online rekrutmen. Terbukti saat ini sudah ada banyak organisasi di Indonesia yang menerapkan online recruitment diantaranya adalah PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk (TELKOM), PT. Pertamina (Persero), PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk dan lain-lain. Tetapi untuk universitas belum banyak yang menerapkan online rekrutmen. Universitas yang telah menerapkan online rekrutmen adalah Universitas Bina Nusantara. Oleh karena itu, muncul gagasan untuk membuat suatu sistem informasi manajemen yang dapat membantu universitas dalam melakukan rekrutmen. e-hrm sendiri merupakan sistem perangkat lunak Human Resource komprehensif dan integratif yang berisi roadmap program pengembangan SDM yang komprehensif baik jangka pendek maupun jangka panjang yang meliputi: manpower planning, manajemen rekrutmen dan seleksi, manajemen kompetensi, manajemen karir, manajemen kinerja, dan lainnya yang dilengkapi dengan prosedur dan petunjuk pelaksanaannya. Aplikasi manajemen rekrutmen, yang merupakan bagian integral dari e-hrm, merupakan bagian dari e- University. Menurut Hazem dan Nikos (Realization of E- University for Distance Learning, 2009), e-university merupakan sistem pembelajaran berbasis web yang mengintegrasikan beberapa sumber daya teknologi informasi. Perguruan tinggi di Indonesia yang menganut tri dharma perguruan tinggi menjadikan adanya perluasan dari lingkup e-university. Awalnya e-university berada pada ranah pembelajaran secara online, tapi seiring semakin banyaknya proses di perguruan tinggi yang harus terintegrasi dan menggunakan teknologi informasi, e- University mengalami perluasan lingkup menjadi sebuah sistem online yang terintegrasi yang mendukung semua kegiatan perguruan tinggi, yaitu tri dharma perguruan tinggi dan pengelolaan proses internalnya, khususnya pengelolaan sumber daya manusia. II. APLIKASI RECRUITMENT MANAGEMENT DALAM KONTEKS SISTEM HRIS DAN E-UNIVERSITY Parry (2006) menyatakan bahwa e-recruitment atau biasa disebut dengan online recruitment merupakan penggunaan internet untuk menarik karyawan yang potensial untuk suatu organisasi dan dapat mencakup penggunaan website perusahaan sendiri serta penggunaan papan kerja komersial. e-recruitment merupakan bagian dari e-hrm (electronic Human Resource Management) dan diketahui sebagai salah satu aplikasi e-hrm yang paling popular yang digunakan oleh perusahaan atatu organisasi (Panayotopoulou et al, 2005). Gambar 2 Arsitektur aplikasi e-university di dalamnya didefinisikan SIM SDM yang didalamnya terdapat modul manajemen rekrutmen pegawai III. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN REKRUTMEN PEGAWAI Sistem manajemen rekrutmen pegawai digunakan untuk mengelola proses administrasi yang ada pada proses rekrutmen. Dalam proses rekrutmen terdapat administrasi yang harus dilakukan oleh pihak internal universitas agar semua proses pada proses rekrutmen
dapat dicatat dan dikelola dengan baik. Dan juga pengelolaan administrasi yang baik dibutuhkan untuk dapat mempermudah pihak manajemen universitas dalam melaksanakan rekrutmen pegawai dan juga membantu manajemen dalam mengambil keputusan dalam memilih calon pegawai sesuai dengan yang dibutuhkan oleh universitas. Dalam penelitian ini proses administrasi yang ada pada proses rekrutmen pegawai universitas akan dijalankan dengan menggunakan dukungan aplikasi yang akan dikembangkan yaitu sistem manajemen rekrutmen pegawai. Dalam penggunaan aplikasi banyak pihak yang akan terlibat diantaranya kepala unit / fakultas, rektor, wakil rektor, pegawai yang terlibat dalam proses rekrutmen pegawai, pelamar dan yayasan dari universitas. Dengan adanya aplikasi ini pihak manajemen akan lebih mudah dalam hal mengelola administrasi untuk proses rekrutmen dan juga dapat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan berkaitan dengan pencarian calon pegawai baru. Sistem manajemen rekrutmen pegawai akan memfasilitasi administrasi untuk prosesproses antara lain proses pengajuan kebutuhan pegawai, perencanaan rekrutmen, pengumpulan data pelamar, pencatatan pelaksanaan rekrutmen dan penerimaan pegawai baru. Proses rekrutmen diawali dengan proses pengajuan kebutuhan pegawai. Proses ini merupakan proses dimana setiap manajer atau kepala dari setiap unit atau fakultas mengajukan kebutuhan pegawai untuk setiap unit atau fakultas dari manajer atau kepala unit berasal. Pengajuan kebutuhan pegawai dilakukan dengan mengisi form elektronik yang telah disediakan di dalam aplikasi. Pada proses ini setiap manajer atau kepala unit akan mendefinisikan requirement-requirement yang harus dipenuhi oleh calon pegawai untuk dapat menempati kekosongan pekerjaan yang sedang dibutuhkan oleh unit tersebut di universitas. Form pengajuan kebutuhan pegawai akan tersimpan pada database dan rektor secara otomatis dapat melihat form pengajuan pegawai yang telah diisikan oleh kepala unit/fakultas.. Rektor akan memeriksa dan mempertimbangkan pengajuan kebutuhan pegawai dari kepala unit. Setelah itu, rektor akan memberikan approval atau persetujuan terhadap pengajuan kebutuhan pegawai yang diajukan. Dan status approval yang diberikan oleh rektor dapat dilihat oleh kepala unit/fakultas yang mengajukan kebutuhan pegawai. Pengajuan kebutuhan pegawai yang telah disetujui oleh rektor akan ditindaklanjuti oleh manajer SDM. Proses setelah pengajuan kebutuhan pegawai disetujui oleh rektor dapat dilihat secara otomatis oleh manajer SDM pada halaman untuk manajer SDM. Dari pengajuan-pengajuan tersebut, manajer SDM akan membuat rencana pelaksanaan rekrutmen. Proses perencanaan rekrutmen juga dapat dilakukan pada aplikasi ini. Pada proses ini manajer SDM mendefinisikan rencana pelaksanaan rekrutmen yang terdiri dari waktu pelaksanaan, panitia yang menangani rekrutmen, kegiatan apa saja yang ada pada proses rekrutmen, tempat pelaksanaan dan biaya untuk pelaksanaan rekrutmen. Rencana rekrutmen akan disimpan dalam database dan dapat dilihat oleh wakil rektor yang menaungi bagian SDM. Rencana pelaksanaan rekrutmen akan ditinjau oleh wakil rektor dari segi biaya, jika biaya yang diestimasikan oleh manajer SDM disetujui oleh wakil rektor maka dana untuk pelaksanaan rekrutmen dapat dicairkan dan dengan begitu rekrutmen dapat dilaksanakan. Status approval yang dilakukan oleh wakil rektor dapat dilihat oleh manajer SDM melalui aplikasi ini. Setelah perencanaan rekrutmen disetujui oleh wakil rektor, proses selanjutnya adalah bagian SDM di universitas membuat pengumuman bahwa terdapat lowongan pekerajaan di universitas tersebut. Dengan dibuatnya pengumuman lowongan pekerjaan tersebut maka proses pengumpulan data pelamar dimulai. Pelamar yang tertarik untuk melamar pekerjaan di universitas harus mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi form registrasi agar dapat diberikan akses agar dapat melakukan login. Setelah registrasi yang dilakukan oleh pelamar di-approve oleh admin kemudian pelamar harus mengisi formulir pendaftaran online yang tedapat dalam aplikasi dan meng-upload dokumen-dokumen yang diminta oleh universitas sebagai syarat awal untuk mengikuti rekrutmen tersebut. Setelah melengkapi datadata yang diminta kemudian pelamar akan mencari posisi yang diminati yang ada di menu lowongan pekerjaan dan kemudian memilih posisi yang diminati tersebut. Dalam penelitian ini, pelamar hanya dapat melamar pada satu pekerjaan saja. Pelamar hanya dapat melamar suatu pekerjaan sampai batas waktu lowongan pekerjaan tersebut ditutup.. Dari data-data pelamar yang telah terkumpul maka panitia rekrutmen yang telah dibentuk akan menyeleksi pelamar mana yang sesuai dengan kualifikasi atau requirement yang telah didefinisikan oleh kepala unit yang mengajukan kebutuhan pegawai. Pelamar-pelamar yang sesuai dengan kualifikasilah yang akan dipanggil untuk mengikuti proses seleksi. Dan pengumuman tentang status kelolosan dapat dilihat oleh pelamar pada aplikasi yang akan dibuat. Proses selanjutya adalah proses pencatatan pelaksanaan rekrutmen. Di dalam proses pencatatan pelaksanaan rekrutmen terdapat beberapa proses yaitu pencatatan hasil seleksi pelamar dan pelaporan pelaksanaan rekrutmen. Seleksi pelamar dilakukan oleh universitas untuk menyeleksi para pelamar yang telah terdaftar agar dapat dicari pelamar-pelamar yang terbaik yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam proses sebelumnya, manajer SDM telah menentukan tahap-tahap apa saja yang akan digunakan untuk suatu periode rekrutmen tetapi untuk pelaksanaan setiap seleksi tetap dilakukan secara manual yaitu dengan mengundang pelamar untuk menghadiri tes seleksi. Hasil dari setiap tes
seleksi akan di-input-kan ke dalam aplikasi oleh panitia rekrutmen agar dapat dipantau oleh pihak-pihak yang bersangkutan seperti kepala unit/fakultas yang mengajukan kebutuhan pegawai, manajer SDM,dan lainlain. Dan pelamar juga dapat melihat pengumuman yang berkaitan dengan hasil seleksi yang dijalaninya melaui aplikasi ini secara personal. Dari proses seleksi inilah seorang pelamar ditetapkan apakah pelamar tersebut bisa bergabung untuk bekerja sama dengan universitas. Setelah proses seleksi selesai dilakukan, panitia rekrutmen akan meng-input-kan laporan hasil kegiatan rekrutmen. Proses berikutnya adalah proses penerimaan pegawai baru. Setelah dilakukan proses seleksi dimana dilakukan penyaringan dan penyeleksian terhadap pelamar dengan menggunakan alat tes seleksi maka akan didapatkan pelamar-pelamar yang terbaik. Setelah itu, pihak manajemen perusahaan akan memberitahukan kepada pelamar yang berhasil lolos sampai tahap terakhir bahwa mereka telah terpilih untuk bergabung dengan universitas. Setelah memberikan pemberitahuan kepada pelamar yang terpilih sebagai calon pegawai melalui aplikasi manajemen rekrutmen pegawai ini, tugas universitas selanjutnya adalah mengajukan permohonan Surat Keputusan Pegawai Baru kepada yayasan. Yang melakukan tugas ini adalah Departemen SDM. Manajer SDM akan membuat permohonan SK Pegawai Baru dengan mengisi form online yang ada pada aplikasi. Form tersebut akan disimpan dalam database dan kemudian dapat dilihat oleh yayasan universitas yang bersangkutan. Setelah Surat Permohonan SK Pegawai Baru dilihat oleh pihak yayasan, akan ditinjau oleh pihak yayasan. Setelah surat permohonan tersebut disetujui oleh pihak yayasan maka selanjutnya pihak yayasan akan membuat Surat Keputusan Pegawai Baru sesuai dengan nama-nama yang diajukan oleh pihak universitas. Kemudian setelah SK Pegawai Baru telah dibuat pada aplikasi, maka pihak universitas dapat melihat melalui aplikasi. Begitu pula dengan pegawai baru yang telah diterima oleh universitas juga dapat melihat Surat Keputusan Pegawai Baru melalui aplikasi yang akan dibuat. Jika sewaktu-waktu diperlukan, Surat Keputusan Pegawai Baru dapat di print oleh pihakpihak yang bersangkutan. Tabel use case untuk sistem manajemen rekrutmen pegawai ditunjukkan dalam tabel I. Tabel I Use Case Umum Sistem No. Aktor Use Case Penjelasan Use Case 1. Kepala Unit/Fakultas, Rektor, Manajer SDM pengajuan kebutuhan pegawai Mengelola pengajuan persyaratan diperlukan kebutuhan pegawai dan yang untuk dari 2. Manajer SDM, Wakil Rektor, Admin Panitia Rekrutmen 3. Pelamar, Admin SDM 4. Admin Panitia Rekrutmen, Kepala Unit/Fakultas, Wakil Rektor, Manajer SDM, Rektor 5. Manajer SDM, Yayasan perencanaan rekrutmen pengumpulan data pelamar pencatatan hasil rekrutmen penerimaan pegawai setiap unit/fakultas Mengelola perencanaan waktu, detail kegiatan, tugas panitia rekrutmen dan biaya untuk proses rekrutmen Mengelola registrasi pelamar dan data pelamar Mengelola hasil seleksi dari proses rekrutmen, dan laporan kegiatan rekrutmen Mengelola surat keputusan pegawai untuk pegawai baru yang telah diterima dari proses rekrutmen Gambar 3 Tampilan Lihat Pengajuan Kebutuhan Pegawai
Gambar 4 Tampilan Input Perencanaan Rekrutmen Konfigurasi n tier ini dibagi menjadi beberapa jenis yakni tier pengguna (client), presentation tier, business logic tier, dan database tier. Database tier berguna untuk menyimpan data-data yang terkait dengan aplikasi pengontrolan proyek. Di dalam database tier terdapat DBMS yang berfungsi untuk mengelola datadata. Pada penelitian ini digunakan Microsoft SQL Server. Presentation Tier merupakan bagian yang diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Struts Framework digunakan sebagai teknologi yang diimplementasikan di presentation tier. Struts merupakan open source framework yang didisain untuk membantu para developer dalam membangun arsitektur aplikasi berbasis Model- View-Controller (MVC) dengan penggunaaan Java Servlet dan Java Server Pages (JSP) sebagai teknologinya. Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai application tier merupakan bagian yang di dalamnya terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses database. Teknologi yang berperan sebagai application tier adalah Enterprise JavaBean (EJB). EJB adalah objek-objek yang dapat dipanggil secara remote dan untuk alasan ini EJB merupakan komponen kunci untuk membangun aplikasi mutitier. client Tier merupakan bagian yang digunakan pengguna untuk mengakses aplikasi. Berikut ini gambaran umum arsitektur multitier yang diimplementasikan di aplikasi manajemen rekrutmen. Gambar 5 Tampilan Edit Informasi Umum Gambar 6 Tampilan Pilih Kandidat Calon Pegawai IV. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI Aplikasi manajemen rekrutmen memanfaatkan teknologi Java EE, Struts dan Enterprise Java Bean. Teknologi ini mendukung arsitektur multitier. Kinerja sistem membutuhkan dukungan n tier dikarenakan sistem akan memerlukan skalabilitas tinggi. Gambar 7 Arsitektur multitier pada aplikasi manajemen rekrutmen dengan Java EE DAFTAR PUSTAKA 1 A.S., M. S. (2010). J2EE dalam Aplikasi Enterprise. Jakarta: Informatika. 2 Barber, L. (2006). e-recruitment Developments. IES Research Networks. 3 BMI Times. (2011, November 1). Retrieved 2012, from www.bmitimes.com: http://www.bmitimes.com/pengguna-internet-diindonesia-meningkat/
4 Panayotopoulou, L., Vakola, M., & Galanaki, E. (2005). E-HR adoption and the role of HRM: evidence. Personnel review. 5 Parry, E., & Tyson, S. (2008). An analysis of the use and success of online recruitment methods in the UK. Human resource management journal. 6 William B. Werther, J., & Davis, K. (1989). Human Resources and Personnel Management Third Edition. Singapore: McGraw-Hill.