1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Indonesia adalah negara yang memiliki jumlah penduduk yang besar di dunia. Dengan kata lain, Indonesia memiliki peluang yang besar dalam berbagai bidang, baik dalam bidang ekonomi, pendidikan, kesehatan, hukum dan HAM, bahkan dalam pelestarian lingkungan hidup. Peluang besar itu terbukti dengan banyak masuknya investor investor, baik investor asing maupun investor lokal yang menggelanggang di Internasional. Investor investor ini saling bersaing untuk mendominasi pasar yang sang sangat potensial ini. Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang baik, Indonesia harus menyeimbangkan dengan pendidikan moral dan pengetahuan setiap manusianya. Lembaga pendidikan di Indonesia sangat berperan penting, khususnya dalam langkah mengembangkan potensi manusia Indonesia. Dalam mengelola lembaga pendidikan yang dimiliki, setiap lembaga pendidikan tentu harus mempunyai strategi dan sistem administrasi dengan ciri khas tersendiri. Untuk menjadi yang terdepan secara kualitas, terutama dalam era globalisasi ini, sebuah lembaga pendidikan harus mempunyai strategi dan sistem informasi yang efektif dan efisien.
2 Namun, tidak banyak dari lembaga pendidikan yang ada saat ini telah mempunyai sistem informasi yang efektif untuk mendukung aktivitas administrasi sekretariatnya. Bahkan ada beberapa lembaga pendidikan yang tergolong lembaga atau yayasan besar tetapi belum mempunyai sistem informasi yang mendukung, khususnya dalam kegiatan akademiknya. Sebagai konsekuensinya, dalam sebuah kompetisi yang ketat, yayasan atau lembaga yang tidak atau belum siap ini akan banyak menemui kesulitan-kesulitan dalam setiap aktivitas akademiknya. Setiap lembaga pendidikan harus memiliki inovasi untuk melangkah lebih maju dalam menggiring setiap peserta didiknya menuju pentas persaingan global. Dalam menggiring setiap peserta didiknya menuju pentas internasional perlu dilakukan suatu langkah yang dimulai dari bagian terkecil, namun sangat berpengaruh bagi meningkatkan taraf pendidikannya. Hal kecil tersebut adalah sistem administrasi akademiknya yang sudah tentu harus memiliki sistem terintegrasi. Dengan sistem yang terintegrasi dan dapat diakses dengan mudah dapat membuat kegiatan administrasi akademiknya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Efisien waktu dan ketepatan data menjadi tolak ukur suatu pekerjaan memiliki performa yang baik. Dengan memanfaatkan teknologi yang ada saat ini, untuk menghadapi kendala di atas, bukanlah tidak mungkin. Sebab saat ini sudah ada teknologi yang dapat mengatasi kendala ruang dan waktu tersebut, yaitu teknologi komputer, yang juga sudah memasyarakat. Seperti yang diketahui bersama, bahwa teknologi ini dapat mengelolah data menjadi sumber informasi yang relevan. Dengan memanfaatkan teknologi ini, maka
3 kami menganjurkan untuk membuat sistem administrasi akademik dengan menggunakan teknologi komputer yang ada, sehingga Lembaga Pendidikan dapat meningkatkan performanya. Pengembangan Sistem Informasi Layanan Administrasi dan Keuangan pada SMK Strada Daan Mogot ini merupakan suatu solusi yang memudahkan banyak pekerjaan, khususnya dalam kegiatan administrasi dan keuangan. Sistem ini dirasakan sangat baik mengingat semakin banyaknya data yang harus dikelolah dengan baik. Ditambah penggunaan komputer yang sudah familiar dan easy to use, sehingga tidak terlalu sulit bagi user untung menggunakannya, apalagi diadakan suatu pelatihan yang baik dan mudah dimengerti. Hal ini secara otomatis akan menjadikan sebuah kebutuhan akan informasi sangat mudah didapat. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penyusunan skripsi ini, penulis membatasi pada analisis dan perancangan Sistem Administrasi Akademik pada SMK STRADA DAAN MOGOT yang mencakup : 1. Informasi data calon siswa 2. Prosedur ujian saringan masuk 3. Prosedur pembayaran uang masuk 4. Informasi data siswa baru 5. Informasi Pembagian Tugas 6. Informasi Pembagian Kelas
4 7. Prosedur pembayaran SPP 8. Informasi tentang nilai siswa 9. Tidak termasuk pada prosedur kualifikasi penerimaan siswa baru 10. Tidak membahas Laporan Keuangan 1.3 Tujuan Dan Manfaat Tujuan utama yang ingin di capai : 1. Menganalisis sistem untuk sekolah guna mempermudah sekolah dalam mengerjakan kegiatan administrasi siswa. 2. Mengidentifikasi masalah dan kebutuhan informasi bagi pelaksanaan operasi pada sistem yang berjalan 3. Mempermudah sekolah dalam menjalankan suatu proses kegiatan sehari-hari 4. Membuat dan merancang suatu aplikasi sistem informasi pelayanan jasa yang terkomputerisasi Adapun manfaat yang akan diperoleh adalah : 1. Meningkatkan sistem informasi guna mempermudah sekolah dalam melakukan pengolahan data 2. Mempermudah karyawan dalam memperoleh informasi mengenai data siswa, sehingga mengefektifkan setiap pekerjaan dan tanggung jawab
5 3. Dapat membantu sekolah dalam meningkatkan kualitas pelayanannya terhadap karyawan dan peserta didik 4. Dapat lebih meminimaliskan waktu dalam melakukan kegiatan tanpa mengurangi tingkat keakuratan 1.4 Metode Penelitian 1.4.1 Studi Literature Studi literature adalah suatu metode yang dipakai dalam menemukan informasi yang dibutuhkan, yaitu dengan kegiatan mengumpulkan, membaca, mempelajari teori-teori yang berhubungan dengan topic skripsi yang dibuat dari buku-buku, artikel-artikel maupun situs di internet. 1.4.2 Metode Penemuan fakta Di dalam metode analis ini menggunakan teknik fact finding, yaitu teknik yang digunakan untuk memperoleh informasi dapat berupa kuesioner, mempelajari dokumen yang dipakai, survey terhadap sistem berjalan, dan penelitian secara langsung di Sekolah. Dari kelima macam teknik yang ada, adapun yang digunakan hanya tiga teknik diantaranya, yaitu : 1. Survey secara langsung terhadap sistem yang sedang berjalan di perusahaan yang bersangkutan. Dengan menggunakan teknik ini, dapat melihat secara langsung kegiatan apa saja yang dilakukan di perusahaan secara umum.
6 2. Mempelajari dokumen-dokumen, file-file dan bukti-bukti tertulis lain yang biasa digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan sistemnya. Agar dapat memahami secara mendalam dan cepat mengenai sistem yang diterapkan di perusahaan tersebut. 3. Teknik wawancara secara langsung. Tujuan wawancara ini adalah untuk menemukan fakta-fakta yang akurat, mengklasifikasikannya, dan mengolahnya sesuai kebutuhan. 1.4.3 Metode Perancangan Metode ini dilakukan melalui beberapa tahapan sebagai berikut : - Rich Picture - Perancangan Overview Activity Diagram - Perancangan Detailed Activity Diagram - Perancangan Class Diagram - Perancangan Usecase Diagram - Perancangan Formulir - Perancangan Laporan - Perancangan Layar -
7 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas pada penulisan skripsi ini, maka penulis membagi penulisan secara sistematis ke dalam lima bab, sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang mengenai latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup sebagai batasan dalam penulisan skripsi, tujuan dan manfaat dari penulisan skripsi, metodologi yang digunakan dan sistematika penulisan yang menjelaskan bagian-bagian pokok dalam skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi uraian teori-teori yang dijadikan pedoman dalam melakukan analisis. Bab ini digunakan sebagai landasan untuk menganalisa dan merancang sistem informasi pendataan dan administrasi dalam penyusunan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai latar belakang sekolah, struktur organisasi, beserta wewenang dan tanggung jawabnya, penentuan fakta dan kebutuhan sistem yang dilakukan dengan mempelajari dokumen dan observasi terhadap sistem yang sedang berjalan dan juga permasalahan yang telah dihadapi dalam sekolah.
8 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini membahas mengenai tentang sistem yang di usulkan serta cara pengoperasiannya, kemudian evaluasi terhadap rancangan dan implementasi sistem informasi layanan administrasi dan keuangan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan dari seluruh hasil penelitian terhadap SMK Strada Daan Mogot dan juga dari pembahasan pada bab-bab terdahulu. Dan juga saran yang disampaikan agar lembaga pendidikan ini dapat menggunakan sistem administrasi akademik yang telah diusulkan agar lebih efektif dan efisien serta dapat memudahkan semua pihak baik karyawan maupun peserta didik.