SISTEM INFORMASI PELAYANAN PERGURUAN TINGGI SWASTA PADA KOPERTIS WILAYAH II PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI DAN SQL SERVER 2008 Gustina Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Hasil penelitian menunjukkan Sistem yang berjalan pada Pelayanan Kopertis terhadap Perguruan Tinggi Swasta belum optimal dan efisien sehingga perlu ditingkatkan lagi, PTS mendapatkan informasi terkadang tidak tepat waktu karena pengolahan data masih menggunakan microsfof word dan microsoft exel sehingga pihak Kopertis Wilayah II harus mengecek ulang berkas yang bertumpukan, Sistem keamanan arsip belum efektif sehingga terkadang menyebabkan kehilangan berkas. seperti informasi data akreditasi prodi, perpanjangan izin, kelengkapan JJA, dan daftar pengajuan penerimaan beasiswa. Solusi untuk permasalahan tersebut penulis mengusulkan untuk membuat Sistem Informasi Pelayanan Perguruan Tinggi Swasta pada kopertis Wilayah II Palembang dengan menggunakan Borland Delphi dan SQL Server 2008. Dengan dibuatnya Sistem Informasi Pelayanan Perguruan Tinggi Swasta khususnya pada pelayanan pelaporan epsbed, perpanjangan izin prodi, jenjang jabatan akademik, dan pelayanan beasiswa, menjadi lebih efektif dan efisien. Kopertis dapat meningkatkan pelayanan terhadap Perguruan Tinggi swasta sehingga Perguruan Tinggi Swasta mendapatkan informasi yang cepat dan akurat. Kata Kunci : Sistem Informasi, Pelayanan Perguruan Tinggi Swasta, Delphi 2007, SQL Server2008. PENDAHULUAN Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan penyelenggara pendidikan tinggi, dimana terdiri dari Perguruan Tinggi Negeri dan Perguruan Tinggi Swasta. Perguruan tinggi negeri selanjutnya disebut PTN adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh Menteri Dan Perguruan Tinggi Swasta adalah Perguruan Tinggi yang diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara Perguruan Tinggi Swasta. Badan Penyelenggara Perguruan Tinggi Swasta yang selanjutnya disingkat BPPTS adalah badan hukum/yayasan yang bersifat nirlaba yang menyelenggarakan perguruan tinggi swasta (PTS). Perguruan Tinggi Swasta dibawah naungan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, dan membentuk Kopertis sebagai perpanjangan tangan dari Direktorat Jenderal pendidikan Tinggi disuatu wilayah tertentu. Guna melaksanakan pengawasan, pengendalian, dan pembinaan terhadap Perguruan Tinggi Swasta (PTS) di wilayah tersebut. Kopertis Wilayah II Palembang adalah salah satu dari dua belas Kopertis yang ada di Indonesia, Kopertis Wilayah II Palembang tidak henti-hentinya berusaha untuk lebih meningkatkan kinerja maupun pelayanannya terhadap stakeholders perguruan tinggi swasta di lingkungan Kopertis Wilayah II. Pelayanan Kopertis terhadap Perguruan Tinggi Swasta yaitu Pendirian PTS baru, Perpanjangan Izin Prodi, Pelaporan EPSBED, Jenjang Jabatan Akademik (JJA), Beasiswa. Namun, pelayanan yang dibahas yaitu Pada pelayanan pengecekan pelaporan Epsbed, terlihat belum adanya pencatatan khusus yang memberikan informasi yang cepat kepada 1
PTS. Pada pelayanan perpanjangan izin prodi, PTS mendapatkan informasi perpanjangan izin prodi dan informasi data akreditasi prodi tidak tepat waktu karena pihak Kopertis harus memeriksa ulang berkas, Pada Pelayanan Jenjang Jabatan Akademik, Dosen mendapatkan informas lambat karena Sub. Bag. Kepegawaian harus memeriksa berkas yang bertumpukan tidak terartur, menyebabkan terkadang kehilangan catatan kelengkapan JJA Dosen sehingga menghambat kenaikan JJA. Pada pelayanan Beasiswa, untuk memberikan informasi kepada PTS, Sub. Bagian UNK harus memeriksa berkas yang bertumpukan dan belum ada pencatatan mahasiswa yang tidak menerima beasiswa sehingga pada saat PTS ingin mengetahui data mahasiswa tersebut Sub. Bag. UNK harus memeriksa ulang berkas pengajuan PTS sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam informasi kepada PTS. Pelayanan Kopertis terhadap PTS belum optimal dan efisien sehingga perlu ditingkatkan lagi, PTS mendapatkan informasi terkadang tidak tepat waktu, dan penyimpanan Arsip masih dalam penumpukan berkas sehingga terkadang menyebabkan kehilangan berkas. Kopertis Wilayah II membutuhkan suatu sistem informasi g untuk meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat terhadap perguruan tinggi swasta yang berada di lingkungan kerja Kopertis Wilayah II Palembang. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Fatta (2007:4), Sistem diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, dan saling bergantung sama lain. Informasi Menurut Zakiyudin (2010:5), informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data informasi Sistem Informasi Menurut Kristanto (2008:12), sebuah sistem informasi merupakan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Perguruan Tinggi Swasta Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/u/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi pada pasal 1 yaitu : Perguruan tinggi swasta disebut PTS adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara Perguruan Tinggi Swasta. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Desain Data Flow Diagram dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistem yang dikembangkan. Desain DFD sistem informasi Pelayanan Perguruan Tinggi Swasta pada Kopertis Wilayah II Palembambang Dengan Menggunakan Delphi 2007 dan SQL Server 2008 adalah sebagai berikut: 2
Diagram konteks Diagram Konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi pelayanan PTS, dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini : Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar 2. dibawah ini : 3
Gambar 2. Diagram Level 0 Diagram level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. level ini menunjukkan proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 3 : 4
Gambar 3. Diagram Level 1 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut. Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar 4. : Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) 5
Tampilan Form Sistem Menu Login Form Login berfungsi untuk apabila aplikasi ini akan digunakan maka untuk dapat mengaksesnya pengguna atau user harus memasukan username dan password guna memberikan keamanan pada aplikasi tersebut sehingga akan terhindar dari tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab. Seperti pada gambar 5: Gambar 5. Menu Login Tampilan Form Input PTS Form Input PTS digunakan untuk dialog data PTS. Desain form PTS didapatkan berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 1.0P pada gambar dan desain tabel PTS pada table. Adapun tampilan desain Form Input PTS seperti pada gambar 6. Gambar 6. Tampilan Form Input PTS 6
Tampilan Form Input Epsbed Form Input Epsbed digunakan untuk dialog data Epsbed. Desain form Epsbed didapatkan berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 3.0P pada gambar dan desain tabel Epsbed pada tabel. Adapun tampilan desain Form Input Epsbed seperti pada gambar 7. Gambar 7. Tampilan Form Input Epsbed Tampilan Form Input Prodi Form Input Prodi digunakan untuk dialog data Prodi. Desain form Prodi didapatkan berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 2.0P pada gambar dan desain tabel Prodi pada table. Adapun tampilan desain Form Input Prodi seperti pada gambar 8.: Gambar 8. Form Input Prodi Tampilan Form Input Izin Prodi Form Input Izin Prodi digunakan untuk dialog data Izin Prodi Desain form Izin Prodi didapatkan berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 4.0P pada gambar 7
dan desain tabel Izin Prodi pada table. Adapun tampilan desain Form Input Izin Prodi seperti pada gambar: Gambar 9. Tampilan Form Input Izin Prodi Tampilan Form Input Akreditasi Form Input Akreditasi digunakan untuk dialog data Akreditasi Desain form Akreditasi didapatkan berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 9.0P pada gambar dan desain tabel Akreditasi pada table. Adapun tampilan desain Form Input Akreditasi seperti pada gambar 10: Gambar 10. Tampilan Form Input Akreditasi Tampilan Form Input Dosen Form Input Dosen digunakan untuk dialog data Dosen Desain form Dosen didapatkan berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 5.0P pada gambar dan desain tabel Dosen pada table. Adapun tampilan desain Form Input Dosen seperti pada gambar 11: 8
Gambar 11. Tampilan Form Input Dosen Tampilan Form Input JJA Form Input JJA digunakan untuk dialog data JJA Desain form JJA didapatkan berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 6.0P pada gambar dan desain tabel JJA pada table. Adapun tampilan desain Form Input JJA seperti pada gambar 12: Gambar 12. Tampilan Form Input JJA Tampilan Form Input Surat Pengajuan Beasiswa Form Input surat pengajuan beasiswa digunakan untuk dialog data surat pengajuan beasiswa, Desain form Surat Pengajuan Beasiswa didapat berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 7.0P pada gambar dan desain tabel Surat Pengajuan Beasiswa pada tabel. Adapun tampilan desain Form Input surat pengajuan beasiswa seperti pada gambar 13: 9
Gambar 13. Tampilan Form Input Surat Pengajuan Beasiswa Tampilan Form Input Daftar Pengajuan Form Input daftar pengajuan digunakan untuk dialog data daftar pengajuan, desain form daftar pengajuan didapat berdasarkan desain data flow diagram (DFD) level 0 Proses no. 8.0P pada gambar dan desain tabel daftar pengajuan pada tabel. Adapun tampilan desain Form Input Daftar Pengajuan seperti pada gambar 14: Gambar 14. Tampilan Form Input Daftar Pengajuan PENUTUP Pada pelayanan Perguruan Tinggi Swasta di Kopertis khususnya pada pelayanan pelaporan EPSBED, pelayanan perpanjangan izin prodi, pelayanan Jenjang Jabatan Akademik (JJA), dan pelayanan beasiswa sistem yang berjalan selama ini, PTS mendapatkan informasi tidak tepat waktu sehingga membutuhkan waku yang lama untuk mendapatkan informasi yang berkaitan tehadapan pelayanan tersebut. Bagi Pihak Kopertis harus memeriksa ulang berkas bertumpukan yang tersimpan dalam arsip penyimpanan. Keamanan penyimpanan belum efisien sehingga pernah terjadi kehilangan berkas dan Kopertis Sebagai Pengendali tidak henti-hentinya meningkatkan pelayanan terhadap PTS sehingga memerlukan suatu sistem informasi Pelayanan 10
Perguruan Tinggi Swata yang berada dalam lingkungan kerja kopertis Wilayah II. Dengan dibuatnya Sistem Informasi Pelayanan Perguruan Tinggi Swasta menjadi lebih efektif dan efisien. Kopertis dapat meningkatkan pelayanan terhadap Perguruan Tinggi swasta sehingga Perguruan Tinggi Swasta mendapatkan informasi yang cepat dan akurat. DAFTAR PUSTAKA Fattah, Al hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi. Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasi. Jakarta: Gava Media. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/u/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi pada pasal 1. Zakiyudin, Ais. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Mitra Wacana Media. 11