BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya teori dan praktek di bidang manajemen dan bisnis terjadi pergeseran paradigma pada proses bisnis institusi baik lembaga maupun perusahaan. Berbeda dengan paradigma lama bahwa keuntungan yang besar menjadi tujuan utama, saat ini sustainability atau keberlanjutan perusahaan menjadi aspek penting yang selalu menjadi fokus perhatian utama para pemilik usaha. Untuk mencapai keberlanjutan dan peningkatan bisnis yang telah ada, tentunya dibutuhkan loyalitas pembeli produk atau jasa perusahaan tersebut. Loyalitas tersebut hanya dapat diperoleh jika pelanggan merasa puas atas produk barang atau jasa yang diberikan. Untuk mencapai kepuasan pelanggan (customer satisfaction), maka mutu (quality) produk harus memenuhi kriteria yang diinginkan oleh pelanggan. Oleh karena itu, peningkatan mutu secara berkesinambungan menjadi kebutuhan yang mendasar dalam suatu proses bisnis perusahaan. Kelompok bidang ilmu yang secara khusus membahas mengenai peningkatan mutu ini adalah ilmu manajemen mutu (quality management). Berbagai metode dan teknik dikembangkan dengan harapan mutu sebuah produk barang maupun jasa dapat terus ditingkatkan. Berbagai jenis sertifikasi bidang manajemen mutu akhirnya menjadi muara pengembangan praktik di bidang ini. Salah satu sertifikasi sistem manajemen mutu yang cukup dikenal dan banyak digunakan adalah Quality Management System / Sistem Manajemen Mutu ISO9001. QMS ISO9001 adalah sebuah sertifikasi sistem manajemen mutu proses yang bersifat generic dan dapat diterapkan pada berbagai jenis industri barang dan jasa. Untuk mendapatkan sertifikasi ISO9001, ada beberapa tahapan yang harus dilewati, antara lain preliminary assessment/audit, gap analysis, quality management system development, internal audit, dan certification audit [1]. Preliminary compliance assessment/audit merupakan suatu langkah penting yang harus dilaksanakan di awal 1
proses menuju sertifikasi ISO9001. Preliminary compliance assessment ini dapat dilakukan oleh auditor internal maupun eksternal yang memiliki kompetensi yang cukup untuk melakukan assessment/audit. Pada umumnya, tahapan yang dilakukan pada preliminary compliance assessment/audit adalah audit schedule, preparation and organization, assessment/audit execution, results summarization, reporting, corrective action, remedial action, dan follow up [2]. Dari tahapan-tahapan ini, penanggungjawab tahap 1 hingga 6 adalah assessor/auditor. Namun demikian, masih terdapat berbagai kendala terkait prosess assessment tersebut. Karena lead auditor menyebarkan general checklist yang berisi klausul ISO9001, dan pertanyaan dikembangkan oleh member auditor, maka seringkali Lead auditor mengalami kesulitan memantau efektifitas dan efisiensi pertanyaan yang dikembangkan oleh member auditor, terutama junior audior dan observe auditor yang umumnya baru pertama atau beberapa kali melakukan assessment. Selain itu, tahap summarization, reporting, dan corrective action request juga cenderung sulit dilakukan secara cepat dan terstruktur, karena laporan ditulis secara manual di atas kertas sebelum didokumentasikan. Bukti temuan/evidence berupa foto harus dicetak terlebih dahulu dan dipasang pada lembar corrective action request sebelum disusun dalam laporan assessment. Lokasi yang jauh juga menjadi kendala karena hasil assessment tidak langsung dapat diketahui oleh lembaga pelaksana audit/konsultan atau badan sertifikasi yang mengirim assessor/auditor tersebut. 2
1.1.1 Rumusan Masalah Berdasar latar belakang yang telah diuraikan, rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : Bagaimana mengembangkan perangkat lunak audit yang penggunaannya lebih sistematis, mudah dipantau, bersifat mobile, multi-device, serta dapat disematkan dengan berkas multimedia? 1.1.2 Batasan Masalah Batasan-batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Penelitian ini hanya membahas klausul umum pada ISO9001 dan tidak mengembangkan checklist spesifik pada obyek assessment/audit bidang tertentu dikarenakan luas dan beragamnya penggunaan ISO9001. b. Penelitian ini hanya membahas tentang fase pengecekan kesesuaian (conformity) atau pre-assessment audit. c. Pilihan desain sistem yang digunakan adalah multi-device dengan menggunakan responsive mobile web. d. Faktor lain yang menjadi kendala seperti masalah keamanan jaringan tidak dibahas secara mendetil. 1.1.3 Keaslian Penelitian Beberapa penelitian akan diperhatikan dan dijadikan acuan dasar untuk pengembangan penelitian ini. Terdapat dua kelompok penelitian yang dijadikan acuan dasar yaitu kelompok penelitian bidang audit dan pelaporan audit berbasis komputer, dan kelompok penelitian pembuatan aplikasi berbasis mobile. Yuliardi melakukan penelitian yang mengukur acceptance level para internal assesor/auditor terhadap penggunaan perangkat lunak untuk proses audit di lingkungan Bank Indonesia. Penelitian ini tidak mengembangkan perangkat lunak pendukung assessment/audit, namun menunjukkan fakta bahwa perangkat bantu audit tersebut memberi kontribusi positif terhadap proses audit internal [3]. 3
Qasaimeh dan Abran menyajikan analisis extreme programming (XP) dalam sudut pandang ISO9001 dan ISO9003. Penelitian ini berfokus pada ekstraksi requirements realisasi produk dalam ISO9001 dan mengukur kemampuan extreme programming untuk memenuhi persyaratan tersebut. Penelitian ini hanya menghasilkan framework untuk mendukung conformance assessment namun tidak menghasilkan produk perangkat yang dapat secara langsung membantu proses assessment tersebut [4]. Debnath, Uzal, Montejano, dan Riesco mengembangkan web aplikasi yang mendukung kantor-kantor kepolisian di Provinsi Chubut Argentina dalam mempersiapkan sertifikasi ISO9001:2008. Aplikasi ini dapat dipergunakan oleh untuk melakukan verifikasi dan assessment terhadap kinerja kepolisian. Namun demikian software ini hanya dipergunakan untuk memantau kegiatan umum yang tidak secara langsung berkaitan dengan conformance terhadap QMS ISO9001, tidak mencakup seluruh klausul ISO9001 yang ada, serta masih berbasis platform PC yang tidak mudah dipindah-pindahkan [5]. Liao, Enke, & Wiebe dalam penelitian An expert advisory system for the ISO 9001 quality system mengembangkan sebuah expert advisory system dengan menggunakan shell Visual Rules Studio. Aplikasi ini mengintegrasikan guideline ISO9001dan pendekatan evaluasi berbasis kriteria Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA) ke dalam sebuah knowledge-based expert system. Fitur yang disajikan sudah mampu mengakomodir pengukuran terhadap kesesuaian sistem terhadap persyaratan yang diberikan oleh kriteria ISO9001 [5]. Pada penelitian Pengembangan Perangkat Lunak Multi-Device Untuk Audit Kesesuaian SMM ISO9001 ini, akan dikembangkan suatu sistem perangkat audit yang bersifat multi-device berbasis responsive mobile web yang berisi pengelolaan audit serta conformance checklist yang dapat digunakan secara portable oleh assesor/auditor dalam proses audit, mampu disematkan evidence berupa foto atau dokumen, dan mampu melaporkan hasil tiap tahapan audit ke pihak yang berkaitan yaitu Consultant dan Client melalui jaringan internet. 4
1.1.4 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu lembaga konsultan ISO9001 maupun auditor mutu (quality auditor) ISO9001 agar dapat melakukan compliance audit secara mudah dan sistematis. Produk hasil penelitian ini juga diharapkan dapat membantu meningkatkan kecepatan dan ketepatan laporan preliminary compliance audit, sehingga konsultan dapat melakukan pengembangan tahapan konsultasi yang lebih efektif dan efisien. 1.2 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah membangun suatu sistem perangkat lunak multi-device untuk audit kesesuaian SMM ISO9001, yang dapat digunakan oleh konsultan maupun independent auditor dalam proses compliance audit ISO9001, mampu merekam evidence berupa foto atau dokumen secara langsung, dan mampu melaporkan hasil tiap tahapan audit ke pihak yang berkaitan yaitu konsultan dan klien melalui jaringan internet. 5