Halaman 1 dari 14 PENGESAHAN Dibuat Oleh Euis Ratnasari, ST., MSE Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Kasi Penyelenggaraan Diklat Diperiksa Oleh Amar, S.Pd., M.Pd Wakil Manajemen Mutu Disahkan Oleh Drs. H. Abdillah Benteng, M.Pd Kepala Balai Balai DAFTAR DISTRIBUSI Nomor Copy 1 Kepala Balai 2 Wakil Manajemen Mutu 3 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 4 Kepala Seksi Penyelenggara Diklat Jabatan 5 Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama Diklat 6 Koordinator Jabatan Fungsional
Halaman 2 dari 14 SEJARAH REVISI Revisi Tanggal Deskripsi Perubahan Keterangan 0 Penerbitan perdana
Halaman 3 dari 14 1. Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara penyelenggaraan diklat secara global sebagai acuan bagi para Kepala Seksi dan Kasubag akan peran dan tanggung jawabnya berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan diklat di Balai Diklat Industri Jakarta, dalam rangka menjamin efektifitas penerapan sistem manajemen mutu pada Balai Diklat Industri (BDI) Jakarta 2. Lingkup Prosedur penyelenggaraan diklat ini berlaku untuk seluruh unit-unit kerja di Balai Diklat Industri Jakarta mulai dari proses penetapan jawal kegiatan diklat berdasarkan program kerja yang ada setiap tahunnya sampai dengan pelaksanaan pelaporan penyelenggaraan kegiatan diklat. 3. Acuan Prosedur ini mengacu pada klausul 7.1 dan klausul 7.3.1 Standar ISO 9001:2008 dan Pedoman Mutu Balai Diklat Industri (BDI) Jakarta klausul 7.1. tentang Perencanaan Realisasi Produk dan klausul 7.3.1 tentang Perencanaan Rancangan dan Pengembangan. 4. Definisi DIPA adalah dokumen keuangan berupa daftar isian pagu anggaran atas sejumlah program kerja Balai Diklat Industri Jakarta. POK adalah rincian anggaran biaya dari suatu kegiatan yang terdiri dari beberapa mata anggaran kegiatan 6 digit. Panitia adalah tim yang terdiri dari beberapa orang pegawai yang dibentuk oleh Kepala BDI Jakarta dalam rangka melaksanakan kegiatan diklat yang dilaksanakan dan dibiayai oleh BDI Jakarta. Rekruitmen merupakan kegiatan penyediaan calon peserta diklat yang dilaksanakan dan dibiayai oleh BDI Jakarta Evaluasi merupakan proses menilai pelaksanaan diklat oleh BDI Jakarta baik terhadap pengajar, penyelenggara maupun terhadap hasil belajar dari peserta diklat. Penempatan adalah proses menempatkan peserta diklat operator mesin industri garmen ke perusahaan-perusahaan yang telah menandatangani MoU dengan Balai Diklat Industri Jakarta 5. Prosedur 5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 5.1.1 Kepala Balai Diklat Industri Jakarta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh program diklat Balai Diklat Industri Jakarta. 5.1.2 Kepala seksi Penyelenggaraan Diklat bertanggung jawab atas pelaksanaan diklat sejak mulai registrasi peserta sampai dengan penutupan diklat dan penyerahan sertifikat. 5.1.3 Kepala seksi Kerjasama bertanggung jawab atas rekruitmen peserta sesuai jumlah yang ditentukan dalam POK pada setiap diklat dalam setiap angkatannya.
Halaman 4 dari 14 5.1.4 Kepala Subag TU bertanggung jawab atas penyediaan anggaran, sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan diklat seperti asrama dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan belajar mengajar. 5.1.5 Panitia bertanggungjawab pada saat persiapan dan pelaksanaan diklat. Panitia bertugas membantu seksi penyelenggaraan diklat mempersiapkan bahan perlengkapan peserta, absensi peserta, acara pembukaan dan penutupan serta halhal lain yang ditugaskan oleh Kasi Penyelenggaraan Diklat. 5.2 Mekanisme Penyelenggaraan Diklat 5.2.1 Kepala Balai dibantu oleh Kepala Seksi dan Kasubag melakukan tinjauan terhadap DIPA. Bila dipandang diperlukan revisi atas POK atau DIPA maka Kasubag TU membuat draft surat usulan revisi dengan menyiapkan dokumen revisi untuk ditandatangani oleh Kepala BDI Jakarta. 5.2.2 Kepala seksi menetapkan jadwal Pelaksanaan Diklat selama satu tahun berdasarkan program kerja yang ada dalam DIPA Balai Diklat Industri Jakarta. Jadwal diklat merupakan acuan untuk seluruh pegawai dalam melaksanakan tugas dan kewajiban yang telah di tetapkan dalam dokumen ISO ini 5.2.3 Persiapan diklat meliputi penyiapan bahan dan perlengkapan peserta, pengecekan kesiapan sarana dan prasarana diklat serta penunjukkan tim pengajar/widyaiswara yang akan memberikan materi dalam proses pembelajaran. Tata cara persiapan diklat lebih lanjut diatur dengan form persiapan diklat. 5.2.4 Rekruitmen peserta dilakukan oleh seksi kerjasama dan sudah dapat dilakukan setelah memperoleh jadwal diklat selama 1 tahun anggaran. Dalam hal pelaksanaan tugas rekruitmen diklat operator mesin industri garmen, kepala seksi kerjasama diklat melakukan bersinergi dengan dinas perindag kabupaten/kota maupun propinsi, perusahaan serta pihak-pihak lain. 5.2.5 Registrasi peserta dilakukan oleh panitia pelaksanaan diklat. Pada saat registrasi peserta menyerahkan dokumen yang dipersyaratkan. Untuk diklat aparatur, dokumen yang diserahkan berupa: surat tugas dan pas photo dengan latar belakang merah ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar. Sementara untuk diklat operator mesin industri garmen dokumen yang diserahkan berupa: fotocopi KTP, fotocopi ijazah terakhir, surat ijin suami/orang tua, pas photo dengan latar belakang merah ukuran 3x4 sebanyak 4 lembar 5.2.6 Sebelum pembukaan pada diklat operator industri garmen, peserta diberikan pembekalan hymne BDI Jakarta oleh instruktur dan panitia. Hymne ini akan dinyanyikan pada waktu pembukaan diklat dan setiap hari sebelum memulai kegiatan belajar mengajar. 5.2.7 Pada diklat operator mesin industri garmen, kegiatan belajar mengajar berkenaan dengan materi teknis dilaksanakan di ruang workshop dibimbing oleh instruktur dan asisten instruktur. Sementara untuk materi non teksnis/soft skill diampu oleh widyaiswara/ narasumber dan dilaksanakan di ruang kelas/aula. Kegiatan belajar mengajar lebih detil diatur dalam Instruksi Kerja Kegiatan Belajar Mengajar. 5.2.8 Evaluasi diklat dilakukan terhadap 3 hal, pertama evaluasi terhadap evaluasi terhadap peserta diklat, kedua evaluasi terhadap pengajar/instruktur/nara sumber dan ketiga evaluasi terhadap penyelenggaraan diklat. Evaluasi diklat diatur lebih lanjut melalui instruksi kerja.
Halaman 5 dari 14 5.2.9 Seluruh peserta yang mengikuti pelatihan dan memenuhi persyaratan akan mendapatkan sertifikat mengikuti diklat (attandance). Untuk diklat operator mesin industri garmen, peserta yang mengikuti uji kompetensi di LSP/TUK BDI Jakarta dan dinyatakan lulus, selain mendapatkan sertifikat mengikuti diklat (attandance) juga berhak mendapatkan sertifikat kompeten (certificate of competence). 5.2.10 Penutupan diklat diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja 5.2.11 Penempatan peserta dilakukan hanya pada diklat operator mesin industri garmen. Kasi Pengembangan dan Kerjasama Diklat bertanggungjawab terhadap kegiatan penempatan peserta. Lbih detil pelaksanaan kegiatan penempatan diatur dalam instruksi kerja penempatan kerja. 5.2.12 Laporan penyelenggaraan diklat disusun oleh seksi penyelenggaraan diklat. Dalam menyusun laporannya seksi penyelenggara diklat mendapatkan data-data sebagai input dari panitia pelaksana.
Halaman 6 dari 14 6 Lampiran Lampiran A : F-PYD-01.01 Jadwal pelaksanaan diklat Lampiran B : F-PYD.02.01 Evaluasi Penyelenggaraan Lampiran C : F-PYD.02.02 Evaluasi Peserta Diklat Lampiran D : F-PYD.02.03 Evaluasi Pengajar Lampiran E : Format Sertifikat Lampiran F : F-FYD-01.02 Tanda Terima Sertifikat
Halaman 7 dari 14 DIAGRAM ALIR PENANGGUNG JAWAB DOKUMEN TERKAIT DIPA Kepala Balai Peninjauan Revisi DIPA ya tidak Kepala Balai Menetapkan Jadwal Pelaksanaan Diklat Kasie Penyelenggaraan Diklat F-PYD-01.01 jadwal pelaksanaan diklat Membentuk Kepanitian Kepala Balai IK-PYD-01 Panitia Diklat Persiapan Diklat Rekrutmen Peserta Panitia/ Kasi Pengembangan dan Kerjasama IK-PYD-02 Persiapan IK-PKD- IK Rekrutmen Pembukaan diklat Panitia/ Kasi Penyelenggaraan Diklat IK-PYD-03 Pembukaan Diklat Kegiatan Belajar Mengajar Evaluasi Sertifikat Kehadiran B A Instruktur / widyaiswara, kasi penyelenggaraan diklat Instruktur / widyaiswara, kasi penyelenggaraan diklat, panitia Kasi penyelenggaraan diklat, panitia IK-PYD-04 Kegiatan Belajar Mengajar IK-PYD-10 Kunjungan Industri - IK-PYD-05 Evaluasi Penyelenggaraan - IK-PYD-06 Evaluasi peserta - IK-PYD-07 Evaluasi pengajar Format sertifikat F-PYD-01.02 Tanda Terima Sertifikat
Halaman 8 dari 14 DIAGRAM ALIR PENANGGUNG JAWAB DOKUMEN TERKAIT B Penutupan Kasi penyelenggaraan diklat, panitia IK-PYD-08 Penutupan Diklat Penempatan Peserta Kasi Pengembangan dan Kerjasama Diklat IK-PKD Penempatan Penyusunan Pelaporan Kasi Penyelenggaraan Diklat IK-PYD-09 Penyusunan Laporan A Seleksi Uji Kompetensi Kasi Penyelenggaraan Diklat/Instruktur Lulus? Ya Uji Kompetensi Tdk LSPP1 BDI Jakarta/Asesor Prosedur Mutu Sertifikasi Prosedur Mutu Pelaksanaan Asesmen Lulus? Tdk Ya LSPP1 BDI Jakarta Formulir Tanda Terima Sertifikat Sertifikat Kompetensi
Halaman 9 dari 14 LAMPIRAN A JADWAL PELAKSANAAN DIKLAT. F-PYD-01.01 JADWAL PELAKSANAAN DIKLAT TAHUN ANGGARAN... NO DIKLAT TANGGAL TEMPAT JML PESERTA KETERANGAN Tempat, Tanggal Kepala BDI Jakarta Kasie Penyelenggaraan Diklat (...) (...)
Halaman 10 dari 14 LAMPIRAN B EVALUASI PENYELENGGARAAN F-PYD.02.01 EVALUASI PESERTA TERHADAP KINERJA PENYELENGGARA NAMA DIKLAT : PENYELENGGARA : TGL PENYELENGGARAAN : TEMPAT PENYELENGGARA : NO ASPEK YANG DINILAI 50 60 70 80 90 100 1 Efektivitas Penyelenggara 2 Kesiapan dan ketersediaan sarana Diklat 3 Kesesuaian pelaksanaan program dengan perencanaan 4 Kebersihan kelas, asrama, kantin, toilet dll 5 Ketersediaan dan kelengkapan bahan Diklat 6 Ketersediaan fasilitas olah raga, kesehatan dan ibadah 7 Pelayanan terhadap Peserta dan Widyaiswara/Tenaga Pengajar 8 Administrasi Diklat TULIS SARAN KESAN ANDA MENGENAI DIKLAT INI Keterangan Tulis nilai yang Saudara berikan pada kolom yang tepat (misal Saudara memberikan nilai 85,maka tulis 50 60 70 80 90 100 85 ) Tempat, Tanggal Evaluator, ( Kriteria Penilaian: 1 : Kurang (skor 50 59) 2 : Cukup (skor 60 69) 3 : Baik (skor 70 79) 4 : Baik Sekali (skor 80 89) 5 : Memuaskan (skor 90 100)
Halaman 11 dari 14 LAMPIRAN C EVALUASI PESERTA F-PYD.02.02 DAFTAR PENILAIAN SIKAP DIKLAT...TAHUN 2014 BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA No Nama DISIPLIN Rata- PRAKARSA Rata- KERJASAMA Rata- Rata- Evaluator Rata Evaluator rata Evaluator rata rata 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Akhir Evaluator, ( ) Kriteria Penilaian: 1 : Cukup (skor 60 70) 2 : Baik (skor 71 80 ) 3 : Baik Sekali (skor 81 90 ) 4 : Sangat Memenuhi Harapan (skor > 91)
Halaman 12 dari 14 DAFTAR PENILAIAN KEMAMPUAN KOGNITIF DIKLAT...TAHUN 2014 BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA NO NAMA NILAI PRESENTASI PRAKTEK TEORI NILAI AKHIR Evaluator, ( ) Kriteria Penilaian: 1 : Cukup (skor 60 70) 2 : Baik (skor 71 80 ) 3 : Baik Sekali (skor 81 90 ) 4 : Sangat Memenuhi Harapan (skor > 91)
Halaman 13 dari 14 LAMPIRAN D EVALUASI PENILAIAN HASIL BELAJAR F-PYD.02.03 EVALUASI PENILAIAN WIDYAISWARA/NARASUMBER NAMA DIKLAT : NAMA NARASUMBER/WIDYAISWARA : MATA PELAJARAN : HARI/TANGGAL : ASPEK YANG DINILAI 1 Sistematika Penyajian 2 Kemampuan Menyajikan/Memfasilitasi Program Diklat 3 Ketepatan waktu, Kehadiran dan Cara Menyajikan 4 Penggunaan Metode dan Sarana Diklat 5 Sikap/Perilaku 6 Cara Menjawab Pertanyaan dari Peserta 7 Penggunaan Bahasa 8 Pemberian Motivasi Kepada Peserta 9 Penguasaan Materi 10 Kerapihan Berpakaian INDIKATOR PENILAIAN 50 60 70 80 90 100 SARAN / KESAN UNTUK MATA DIKLAT INI : Keterangan : Tulis nilai yang Saudara berikan pada kolom yang tepat, Misalnya saudara memberikan nilai 85, maka tulis: 50 60 70 80 90 100 85 Tempat, Tanggal Kriteria Penilaian: 1 : Belum Memenuhi Harapan (skor di bawah 69,9) 2 : Cukup Memenuhi Harapan (skor 70-79,9) 3 : Memenuhi Harapan (skor 80-89,9) 4 : Sangat Memenuhi Harapan (skor 90-100) Evaluator, ( )
Halaman 14 dari 14 LAMPIRAN F TANDA TERIMA SERTIFIKAT. F-PYD-01.02 Nama Diklat :... Tanggal Pelaksanaan :... NO N A M A TANDA TANGAN Tempat, Tanggal Panitia (...)