Software User Manual Web Karir Panduan Bagi Administrator Universitas IBA Palembang
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 1. Pendahuluan... 3 1.1 Identifikasi... 3 1.2 Gambaran Sistem... 3 1.3 Tentang Dokumen... 3 2. Gambaran Sistem... 3 3. Login... 4 4. Halaman Depan... 4 5. Menu Manajemen User... 5 5.1 Tambah Data User... 5 5.2 Detil Data User... 6 5.3 Ubah Data User... 6 5.4 Hapus Data User... 7 6. Menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan... 7 6.1 Manajemen Perusahaan... 8 6.1.1 Tambah Data User Perusahaan...8 6.1.2 Detil Data Perusahaan...9 6.1.3 Ubah Data User Perusahaan...10 6.1.4 Hapus Data User Perusahaan...11 6.1.5 Setujui Pendaftaran Perusahaan...11 6.1.6 Tolak Pendaftaran Perusahaan...12 6.2 Manajemen Lowongan... 13 6.2.1 Tambah Data Referensi Kategori Lowongan...13 6.2.2 Ubah Referensi Kategori Lowongan...14 6.2.3 Hapus Referensi Kategori Lowongan...14 7. Menu Curriculum Vitae... 15 7.1 Melihat CV Alumni... 15 7.2 Mengupdate CV Alumni... 15 8. Menu Agenda... 17 8.1 Tambah Data Agenda... 17 8.2 Detil Data Agenda... 18 8.3 Edit Data Agenda... 18 8.4 Hapus Data Agenda... 19 9. Menu Manajemen Berita... 19 9.1 Tambah Data Berita... 20 9.2 Detil Data Berita... 20 9.3 Edit Data Berita... 21 9.4 Hapus Data Berita... 21 10. Menu Manajemen Cerita... 22 10.1 Tambah Data Cerita... 22 10.2 Detil Data Cerita... 23 10.3 Edit Data Cerita... 24 10.4 Hapus Data Cerita... 24 11. Logout... 24 Hal 2 dari 24 Halaman
1. Pendahuluan 1.1 Identifikasi Sistem Informasi Karir Universitas IBA (UIBA) dapat diakses melalui internet. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pengguna untuk mengakses dari mana saja mereka berada, dengan syarat mereka dilengkapi dengan komputer berkoneksi internet. 1.2 Gambaran Sistem Sistem Informasi Karir merupakan sistem informasi berbasis web yang dikembangkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada alumni UIBA yang menyediakan berbagai kemudahan bagi penggunanya. 1.3 Tentang Dokumen Dokumen Software User Manual (SUM) ini merupakan petunjuk penggunaan bagi Administrator Sistem Informasi Karir UIBA. Di dalamnya menerangkan bagaimana cara menggunakan menu-menu yang ada secara fungsional selain pengaksesan informasiinformasi lainnya. 2. Gambaran Sistem Sistem Informasi Karir digunakan untuk mendukung kebutuhan alumni tentang informasi lowongan pekerjaan, informasi perusahaan dan informasi-informasi lainnya seputar karir. Administrator mempunyai kewenangan untuk melakukan perubahan, penambahan, dan penghapusan informasi (data) di dalam Sistem Informasi Karir. Pengelolaan informasi ini terkait dengan manajemen user, manajemen perusahaan dan lowongan, manajemen agenda, manajemen berita dan manajemen cerita. Hal 3 dari 24 Halaman
3. Login Untuk memasuki sistem website Sistem Informasi Karir ini, user diharuskan untuk melakukan login dengan memasukkan username dan password yang telah ditentukan sebelumnya pada halaman Login seperti pada gambar di bawah. 4. Halaman Depan Setelah melakukan login, akan ditampilkan halaman depan dari Backoffice Sistem Informasi Karir seperti gambar di bawah ini. Hal 4 dari 24 Halaman
Pada halaman depan ini, terdapat informasi Statistik, seperti : - Total User Terdaftar - Total User Mendaftar - Total Cerita Diterima - Total Cerita Ditampilkan - Total Berita Diterima - Total Berita Ditampilkan 5. Menu Manajemen User Menu Manajemen User dimaksudkan untuk mengatur hak akses pengguna. Halaman utama dari menu ini berisi tabel daftar user. Tabel Daftar User pada halaman utama memuat keterangan username dan nama lengkap dari user yang telah ditambahkan. Pada menu ini, dapat dilakukan aktivitas seperti : - penambahan user - penghapusan user - pengubahan data user - penampilan detil data user 5.1 Tambah Data User Untuk melakukan penambahan user, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen User. 2. Pada halaman Daftar User seperti pada gambar di bawah, tekan tombol Tambah. 3. Selanjutnya akan tampil Form Tambah Daftar User seperti pada gambar di bawah, masukkan data user baru dan password. Hal 5 dari 24 Halaman
4. Tekan tombol Kirim untuk menambah data user baru atau tekan tombol Batal untuk membatalkan penambahan user dan kembali ke halaman menu utama Manajemen User. 5.2 Detil Data User Untuk menampilkan detil data user, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen User. 2. Pada halaman Daftar User seperti pada gambar di bawah, tentukan user yang akan ditampilkan detil datanya, dengan menekan tombol Detil pada kolom Aksi. 3. Selanjutnya akan tampil halaman Detail User seperti pada gambar di bawah. Tekan tombol Kembali untuk kembali ke halaman utama. 5.3 Ubah Data User Untuk melakukan pengubahan data user, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen User. 2. Pada halaman Daftar User seperti pada gambar di bawah, tentukan user yang akan diubah datanya, dengan menekan tombol Ubah pada kolom Aksi. Hal 6 dari 24 Halaman
3. Selanjutnya pada halaman Edit User seperti pada gambar di bawah. Ubah data sesuai dengan kebutuhan, kemudian tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan data atau tekan tombol Batal untuk membatalkan perubahan data user. 5.4 Hapus Data User Untuk melakukan penghapusan user, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen User. 2. Pada halaman Daftar User seperti pada gambar di bawah, klik radio bottom untuk user yang akan dihapus datanya kemudian tekan tombol Hapus. 6. Menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan Menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan dimaksudkan untuk mengelola perusahaan yang tergabung dalam Portal Karir dan lowongan yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut. Pada menu ini, dapat dilakukan aktivitas seperti : ¾ Manajemen Perusahaan : penambahan user perusahaan penghapusan user perusahaan pengubahan data user perusahaan penampilan detil data user perusahaan penyetujuan/ penolakan pendaftaran perusahaan ¾ Manajemen Lowongan : penambahan lowongan Hal 7 dari 24 Halaman
pengubahan lowongan penghapusan lowongan penampilan detail lowongan 6.1 Manajemen Perusahaan Menu ini dipergunakan untuk mengelola data terkait data perusahaan. Pada menu ini dapat menambah, mengubah dan menghapus data perusahaan serta menyetujui dan menolak permohonan pendaftaran perusahaan. 6.1.1 Tambah Data User Perusahaan Untuk melakukan penambahan user perusahaan, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan. 2. Pada halaman Daftar Perusahaan seperti pada gambar dibawah, tekan tombol Tambah. 3. Selanjutnya akan tampil Form Tambah Daftar Perusahaan seperti pada gambar di bawah, masukkan data-data sesuai dengan kebutuhan. Hal 8 dari 24 Halaman
4. Tekan tombol Kirim untuk menambahkan data perusahaan baru atau tekan tombol Batal untuk membatalkan penambahan data perusahaan dan kembali ke halaman menu utama Manajemen Perusahaan dan Lowongan. 6.1.2 Detil Data Perusahaan Untuk menampilkan detil data user perusahaan, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan. 2. Pada halaman Daftar Perusahaan seperti pada gambar dibawah, pilih user yang akan ditampilkan detil datanya, dengan menekan tombol Detil pada kolom Aksi. 3. Selanjutnya akan tampil halaman Detail Perusahaan seperti pada gambar di bawah. 4. Tekan tombol OK untuk kembali ke halaman utama atau tekan tombol Edit untuk mengedit data Hal 9 dari 24 Halaman
6.1.3 Ubah Data User Perusahaan Untuk melakukan pengubahan data user, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan. 2. Pada halaman Daftar Perusahaan seperti pada gambar dibawah, pilih user yang akan diubah datanya, dengan menekan tombol Ubah pada kolom Aksi. 3. Selanjutnya akan tampil Form Update Perusahaan seperti pada gambar di bawah. Hal 10 dari 24 Halaman
6.1.4 Hapus Data User Perusahaan Untuk melakukan penghapusan user, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan. 2. Pada halaman Daftar Perusahaan seperti pada gambar dibawah, pilih user yang akan dihapus dengan memberi tanda centang pada checkbox kemudian tekan tombol Hapus. 6.1.5 Setujui Pendaftaran Perusahaan Untuk menyetujui pendaftaran Perusahaan, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan. 2. Pada halaman Daftar Perusahaan. Klik link Perusahaan Baru seperti pada gambar di bawah. Hal 11 dari 24 Halaman
3. Pada halaman Daftar Perusahaan Diterima, pilih data perusahaan, dan tekan tombol Detil pada kolom Aksi seperti pada di bawah. 4. Selanjutnya akan tampil halaman Detil Perusahaan Diterima seperti pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut, tekan tombol Setujui. 6.1.6 Tolak Pendaftaran Perusahaan Untuk menyetujui pendaftaran Perusahaan, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan. 2. Pada halaman Daftar Perusahaan. Klik link Perusahaan Baru seperti pada gambar di bawah. Hal 12 dari 24 Halaman
3. Pada halaman Daftar Perusahaan Diterima, berikan tanda centang pada data perusahaan yang akan ditolak pendaftarannya dengan cara mengklik checkbox yang tersedia dan tekan tombol Hapus. 6.2 Manajemen Lowongan Menu ini dipergunakan untuk mengelola data terkait data referensi kategori lowongan. Pada menu ini Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus data referensi kategori lowongan. 6.2.1 Tambah Data Referensi Kategori Lowongan Untuk penambahan data referensi kategori lowongan, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan 2. Tekan menu Manajemen Kategori Lowongan sehingga akan tampil halaman Daftar Perusahaan. 3. Tekan tombol Tambah, sehingga akan tampil Form Tambah Daftar Referensi Kategori Lowongan seperti pada gambar di bawah. Hal 13 dari 24 Halaman
4. Isikan data sesuai dengan kebutuhan. Tekan tombol Kirim untuk menyimpan data. 6.2.2 Ubah Referensi Kategori Lowongan Untuk melakukan pengubahan data referensi kategori lowongan, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan 2. Tekan menu Manajemen Kategori Lowongan sehingga akan tampil halaman Daftar Perusahaan. 3. Tekan tombol Ubah pada kolom Aksi sehingga akan tampil halaman Update Daftar Referensi Kategori Lowongan seperti pada gambar di bawah ini. 4. Ubah data referensi kategori lowongan dan tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan. 6.2.3 Hapus Referensi Kategori Lowongan Untuk penghapusan data referensi kategori lowongan, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Manajemen Perusahaan dan Lowongan 2. Tekan menu Manajemen Kategori Lowongan sehingga akan tampil halaman Daftar Perusahaan. 3. Beri tanda centang untuk data referensi kategori lowongan yang akan dihapus dengan cara dengan memberi tanda check (V) dan tekan tombol Hapus seperti pada gambar di bawah. Hal 14 dari 24 Halaman
7. Menu Curriculum Vitae Menu Curriculum Vitae dimaksudkan untuk mengatur database curriculum vitae dalam Portal Karir. Halaman utama dari menu ini berisi tabel Daftar CV Alumni. Pada menu ini, dapat dilakukan aktivitas seperti : - Melihat CV alumni - Mengupdate CV Alumni - Menghapus CV Alumni 7.1 Melihat CV Alumni Untuk melihat CV Alumni, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Curriculum Vitae. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar CV Alumni seperti pada gambar di atas. 3. Tekan tombol Lihat, dan akan tampil halaman Data Alumni. 7.2 Mengupdate CV Alumni Update CV Alumni dapat dilakukan untuk data : Riwayat Pendidikan Riwayat Pendidikan Non Formal Sertifikasi Beasiswa Pengalaman Organisasi Riwayat Pekerjaan Kemampuan Bahasa Kemampuan Komputer Kemampuan Lain Untuk mengupdate CV Alumni, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pada bagian Curiculum Vitae, tekan tombol Edit untuk mengubah data atau menghapus data, sedangkan tombol Tambah dipergunakan untuk menambah data baru. Hal 15 dari 24 Halaman
2. Untuk menambah data baru tekan tombol Tambah, pada Form Update CV seperti pada gambar di bawah, isikan data-data sesuai dengan kebutuhan. Tekan tombol Tambah untuk menyimpan data. 3. Untuk mengubah data tekan tombol Edit, pada Form Update CV seperti pada gambar di bawah, ubah data-data sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan data. 4. Sedangkan untuk menghapus data CV, beri tanda check(v) pada data yang akan dihapus. Kemudian tekan tombol Hapus seperti pada gambar di bawah. Hal 16 dari 24 Halaman
8. Menu Agenda Menu Agenda dimaksudkan untuk mengatur database agenda dalam Portal Karir UGM. Halaman utama dari menu ini berisi tabel Daftar Agenda. Tabel Daftar Agenda pada halaman utama memuat nama agenda dan tanggal pemasukan data agenda. Pada menu ini, dapat dilakukan aktivitas seperti : - penambahan data agenda - penghapusan data agenda - penampilan detil data agenda - pengubahan data agenda 8.1 Tambah Data Agenda Untuk melakukan penambahan agenda, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Agenda. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Agenda, tekan tombol Tambah, dan akan tampil Form Tambah Daftar Agenda seperti pada gambar di bawah. 3. Isikan data agenda baru pada Form Tambah Daftar Agenda. 4. Tekan tombol Kirim untuk menambahkan data agenda baru atau tekan tombol Batal untuk membatalkan penambahan data agenda dan kembali ke halaman menu utama Agenda. Hal 17 dari 24 Halaman
8.2 Detil Data Agenda Untuk menampilkan detil data Agenda, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Agenda. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Agenda, tentukan detil data agenda yang akan ditampilkan detilnya, dengan menekan tombol Detail pada kolom Aksi. 3. Selanjutnya akan tampil halaman detail agenda seperti pada gambar di bawah. 4. Tekan tombol OK untuk kembali ke halaman utama menu Agenda atau tekan tombol Edit untuk melakukan pengubahan data agenda dari halaman Detail Agenda. 8.3 Edit Data Agenda Untuk melakukan pengubahan data Agenda, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Agenda. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Agenda, tentukan data agenda yang akan diedit, dengan menekan tombol Ubah pada kolom Aksi. 3. Selanjutnya akan tampil Form Update Daftar Agenda seperti pada gambar di bawah. 4. Lakukan perubahan yang diinginkan pada form Update Daftar Agenda. 5. Tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan data Agenda atau tekan tombol Batal untuk membatalkan pengubahan data Agenda. Hal 18 dari 24 Halaman
8.4 Hapus Data Agenda Untuk melakukan penghapusan Agenda, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Agenda. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Agenda, tentukan data agenda yang akan dihapus, dengan memberi tanda check (V) pada kolom Aksi. 3. Tekan tombol Hapus. 9. Menu Manajemen Berita Menu Berita dimaksudkan untuk mengatur database berita dalam Portal Karir. Halaman utama dari menu ini berisi tabel Daftar Berita. Tabel Daftar Berita pada halaman utama memuat judul berita, penulis berita, dan tanggal pemasukan data berita. Pada menu ini, dapat dilakukan aktivitas seperti : - penambahan data berita - penampilan detil data berita - pengubahan data berita - penghapusan data berita Hal 19 dari 24 Halaman
9.1 Tambah Data Berita Untuk melakukan penambahan berita, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Berita. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Berita, tekan tombol Tambah, dan akan tampil Form Tambah Daftar Berita seperti pada gambar di bawah 3. Isikan data berita baru pada form penambahan Tambah Daftar Berita. 4. Tekan tombol Kirim untuk menambahkan data berita baru atau tekan tombol Batal untuk membatalkan penambahan data berita dan kembali ke halaman menu utama Berita. 9.2 Detil Data Berita Untuk menampilkan detil data berita, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Berita. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Berita, tentukan detil data berita yang akan ditampilkan detilnya, dengan menekan tombol Detail pada kolom Aksi. 3. Kemudian akan tampil halaman Detail Berita seperti pada gambar dibawah. Hal 20 dari 24 Halaman
9.3 Edit Data Berita Untuk melakukan pengubahan data berita, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Berita. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Berita, tentukan data berita yang akan diedit, dengan menekan tombol Ubah pada kolom Aksi. 3. Selanjutnya akan tampil Form Update berita seperti pada gambar di bawah. 4. Lakukan perubahan yang diinginkan pada form Ubah Berita. 5. Tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan data berita atau tekan tombol Batal untuk membatalkan pengubahan data berita. 9.4 Hapus Data Berita Untuk melakukan penghapusan berita, lakukan langkah-langkah berikut : Hal 21 dari 24 Halaman
1. Pilih menu Berita. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Berita, tentukan data berita yang akan dihapus, dengan memberi tanda check (V) pada kolom Aksi. 3. Tekan tombol Hapus. 10. Menu Manajemen Cerita Menu Cerita dimaksudkan untuk mengatur database cerita dalam Portal Karir. Halaman utama dari menu ini berisi tabel Daftar Cerita. Tabel Daftar Cerita pada halaman utama memuat judul cerita, penulis cerita, dan tanggal pemasukan data cerita. Pada menu ini, dapat dilakukan aktivitas seperti : - penambahan data cerita - penampilan detil data cerita - pengubahan data cerita - penghapusan data cerita 10.1 Tambah Data Cerita Untuk melakukan penambahan cerita, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Cerita. 2. Selanjutnya kana tampil halaman Daftar Cerita, tekan tombol Tambah, dan akan tampil Form Tambah Daftar Cerita seperti pada gambar di bawah. Hal 22 dari 24 Halaman
3. Isikan data cerita baru pada form penambahan Tambah Daftar Cerita. 4. Tekan tombol Kirim untuk menambahkan data cerita baru atau tekan tombol Batal untuk membatalkan penambahan data cerita dan kembali ke halaman menu utama cerita. 10.2 Detil Data Cerita Untuk menampilkan detil data cerita, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Cerita. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Cerita, tentukan detil data cerita yang akan ditampilkan detilnya, dengan menekan tombol Detail pada kolom Aksi. 3. Selanjutnya akan tampil halaman Detail Cerita seperti pada gambar di bawah. 4. Tekan tombol OK untuk kembali ke halaman utama menu Cerita atau tekan tombol Edit untuk melakukan pengubahan data cerita dari halaman Detail Cerita. Hal 23 dari 24 Halaman
10.3 Edit Data Cerita Untuk melakukan pengubahan data cerita, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Cerita. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Berita, tentukan data cerita yang akan diedit, dengan menekan tombol Ubah pada kolom Aksi. 3. Pada halaman Form Update Cerita, ubah data sesuai dengan kebutuhan. 4. Tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan data Cerita atau tekan tombol Batal untuk membatalkan pengubahan data Cerita. 10.4 Hapus Data Cerita Untuk melakukan penghapusan Cerita, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Pilih menu Cerita. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Cerita, tentukan data cerita yang akan dihapus, dengan memberi tanda check (V) pada kolom Aksi. 3. Tekan tombol Hapus. 11. Logout Menu ini digunakan untuk menutup sesi Administrator Anda, dan kembali ke halaman Login. Caranya : klik pada link Logout. Hal 24 dari 24 Halaman