66 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Deskripsi Perusahaan Lecturer Resource Center (LRC) merupakan salah satu unit kerja dari Binus University yang bertugas dalam mendukung segala aktivitas dosen di Binus University, termasuk dalam kegiatan: administrasi perekrutan dosen (lecturer recruitment administration), administrasi jenjang jabatan akademik (academic post level administration), dan sebagai penyelenggara pelatihan pengembangan dosen (lecturer development training) untuk mendukung pengembangan proses belajar dan mengajar di Binus University. LRC berlokasi di Ruang 209 pada Kampus Anggrek, Binus University di Jalan Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Tujuan dari LRC: 1. Memberikan pelayanan dan informasi pelayanan yang baik untuk para dosen. 2. Mempromosikan pengembangan profesional melalui pelatihan : Metodologi Pengajaran Teknologi Informasi Pelayanan yang diberikan LRC mencakup: 1. Menyediakan informasi untuk para dosen Binus University. 2. Mengurus administrasi Jenjang Jabatan Akademik (JJA) dosen.
67 3. Mengadakan pelatihan dan workshop. 4. Mengorganisasi dan mengkoordinasi workshop untuk strategi pengajaran dan kompetensi teknologi informasi. 5. Memberikan konsultasi yang berkenaan dengan permasalahan akademik untuk para dosen. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1 Struktur Organisasi Binus University Gambar 3.1 Struktur Organisasi Binus University
68 3.2.2 Struktur Organisasi LRC Gambar 3.2 Struktur Organisasi LRC 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. LRC Manager Merencanakan, menjalankan, dan melaporkan program-program LRC. Mengambil keputusan dalam data-widespread dan pelaporan kepada management. Merancang ulang proses perekrutan dosen menjadi lebih efektif. Mengevaluasi ulang proses dan prosedur yang sedang berjalan di LRC, terutama yang berhubungan dengan Professional Services kepada dosen. Mengevaluasi dan merancang ulang Regulasi Homebase. Mengajukan kepada top management tentang pembuatan keputusan yang berhubungan dengan feasibility dosen dalam proses pengajaran.
69 Mendukung aktivitas dan program LRC. Meningkatkan strategic issue dalam LRC untuk pengembangkan lebih lanjut (misalnya bekerja sama dengan institusi lainnya, mendukung biro lain, dan sebagainya). Bertindak sebagai trainer untuk pelatihan yang diselenggarakan LRC. Menyetujui program pelatihan yang akan diselenggarakan LRC. Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. 2. Lecturer Promotion Co-ordinator Merencanakan, mengkoordinasi, dan memantau implementasi tugas yang berhubungan dengan: o Jenjang Jabatan Akademik o Dosen Binaan Jurusan o Administrasi dan Dokumentasi LRC Memantau, memelihara, dan mengontrol semua data kenaikan jenjang dosen. Melakukan proses Penyetaraan Ijazah Luar Negeri kepada DIKTI. Menganalisa data dan menyediakan laporan yang berhubungan dengan program kenaikan jenjang jabatan dosen. Menyediakan semua data dan dokumen yang dibutuhkan Kejurusan.
70 Menyediakan pelayanan konsultasi dalam ruang lingkup JJA kepada dosen di Binus University. Memelihara SISDA (Sistem Informasi Dukungan Administrasi) untuk mendukung program pengajuan JJA (dokumentasi, analisa, dan pelaporan). Bekerja dibawah pengarahan LRC Manager. Bekerja sama dengan LRC Manager merencanakan dan merancang kegiatan serta anggaran belanja LRC. Mengevaluasi dan melihat ulang pengajuan aktivitas dan anggaran belanja untuk pengembangan lebih lanjut. Memberi saran pengembangan kepada LRC Manager yang berhubungan dengan kegiatan pengajuan kenaikan JJA. Mendukung aktivitas dan program dalam LRC. Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. Melakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh LRC Manager. 3. JJA Staff Mengkoordinir perekrutan dosen JJA baru. Mengumpulkan berkas dosen untuk pengurusan JJA. Menilai, meng-entry, dan mengarsipkan berkas JJA.
71 Memelihara dan mengendalikan berkas-berkas dosen pengurusan JJA. Memonitoring angka kredit JJA dosen. Persiapan, pelaksanaan dan pengurusan JJA. Mengambil, mengubah data, mengarsip dan mendistribusikan SK JJA. Membuat laporan pengajuan JJA. Melaporkan laporan pengajuan JJA. Melaporkan SK dosen tetap untuk honor dosen tetap. Mengkoordinasi pindah homebase dosen. Melakukan setiap tugasw sesuai dengan peraturan dan mekanisme ISO 9000. Melaksanakan tugas-tugas lain di dalam scope LRC berdasasrkan penugasan. 4. Lecturer Recruitment Development Co-ordinator Merencanakan, mengkoordinasi, dan memantau implementasi tugas yang berhubungan dengan: o Program Perekrutan Dosen o Program Perekrutan Homebase Adjunct o Pelatihan dan Program Sertifikasi Nasional
72 Menganalisis data dan melanjutkan implementasi dan prosedur berdasarkan SK Yayasan Bina Nusantara. Memantau, memelihara, dan mengontrol semua data dosen. Menyediakan semua data dan dokumen yang dibutuhkan oleh Kejurusan. Menyediakan semua data yang berhubungan dengan perekrutan dan pengembangan layanan bagi dosen. Bekerja sama dengan LRC Manager merencanakan dan merancang kegiatan dan anggaran anggaran belanja LRC. Mengevaluasi dan melihat ulang pengajuan aktivitas dan anggaran belanja untuk pengembangan lebih lanjut. Memberi saran pengembangan kepada LRC Manager yang berhubungan dengan kegiatan perekrutan dan pengembangan. Mendukung aktivitas dan program dalam LRC. Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. Melakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh LRC Manager. 5. Training and Certification Staff a. Training Menyiapkan dan membantu dalam Pelaksanaan Program Pelatihan Dosen Baru.
73 Membantu jurusan dalam pelaksanaan seminar/workshop/pelatihan yang diadakan di Kejurusan. Mengatur kegiatan registrasi untuk pelatihan dosen. Menyiapkan dan bertanggung jawab atas peralatan dan fasilitas yang diperlukan untuk menunjang pelatihan beserta semua bahan yang berkaitan dengan materi pelatihan. Mengolah, mengarsip dan mendistribusikan evaluasi pelatihan dosen. Membuat laporan tentang keaktifan dosen yang telah mengikuti pelatihan di LRC. b. Certification Memonitor kuota setifikasi dosen Menyiapkan data dosen yang akan diajukan untuk sertifikasi. Berkonsultasi dengan fakultas/jurusan/prodi untuk keperluan penilaian persepsional. Mendistribusikan, mengumpulkan dan mengolah kuesioner dari penilaian persepsional. Mengumpulkan hasil penilaian personal dari calon dosen yang akan disertifikasi.
74 Mengkoordinir pengumpulan berkas dosen untuk pengurusan sertifikasi. Mengkompilasi hasil penilaian dan dokumen persyaratan lainnya menjadi portfolio. Mempersiapkan surat dan dokumen penting terkait pengusulan sertifikasi dosen. Mengirimkan berkas portfolio kepada PTP-Serdos (Perguruan Tinggi Penyelenggara Sertifikasi Dosen). Memonitor hasil penilaian portfolio dan proses sertifikasi sampai terbitnya sertifikat. Membuat laporan pengusulan sertifikasi dosen. Mendistribusikan sertifikat dosen. Membantu melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan kebutuhan program Universitas yang berkaitan dengan LRC dan peningkatan service ke dosen. Memberikan masukan perbaikan untuk kegiatan pelatihan dan administrasi LRC. Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
75 6. Homebase Adjunct Staff Merencakan implementasi tugas yang berhubungan dengan Perekrutan Homebase Adjunct. Menganalisis dan menyediakan laporan yang berhubungan dengan Perekrutan Homebase Adjunct. Merancang dan menganalisis aplikasi yang mendukung implementasi dari beberapa program terutama Perekrutan Homebase Adjunct. Mencatat dan melaporkan dokumen yang berhubungan dengan Perekrutan Homebase Adjunct. Bekerja di bawah pengarahan Lecturer Recruitment and Development Co-ordinator. Merencanakan dan melakukan persiapan sosialisasi Perekrutan Hombase Adjunct. Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. Melakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh Lecturer Recruitment and Development Co-ordinator. 7. Recruitment Staff Menerima dan mengarsip daftar rencana kebutuhan dosen.
76 Menerima, memasukkan, mengarsip dan mendistribusikan rekap lamaran calon dosen ke Kejurusan. Menghubungi calon dosen untuk panggilan wawancara. Membuat surat penerimaan, dan penolakan hasil wawancara terhadap calon dosen. Membantu Kejurusan dalam mengurus penerimaan calon dosen samapai menjadi dosen baru, meliputi hal-hal berikut: o Mengurus kelengkapan berkas dosen (lamaran, ijazah, transkrip, dll) o Melakukan kontak dengan calon dosen untuk proses penerimaan dosen. o Mengkoordinir test calon dosen baru. o Menerima hasil wawancara dari Kejurusan. o Melakukan update data lamaran dosen. o meng-entry data dosen baru ke database dan member kode dosen. Mengkoordinir pelatihan induksi dan metode mengajar untuk dosen baru. Membantu pengurusan Binus Card Dosen. Mengubah data dosen. Memberikan masukan perbaikan untuk proses penerimaan dosen.
77 Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. 3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.4.1 Prosedur Pengurusan JJA 1. Lecturer Promotion Co-ordinator menentukan tanggal pengajuan JJA akan dilakukan. 2. JJA Staff melakukan pendataan pemblokiran terhadap dosen-dosen yang tidak memenuhi persyaratan inti untuk pengajuan JJA. 3. JJA Staff mencetak daftar dosen yang sudah waktunya naik jenjang dan yang boleh menjadi kandidat pengajuan. Percetakan dilakukan per jurusan. 4. JJA Staff mengirimkan daftar dosen yang telah dicetak ke setiap Kejurusan. 5. Kejurusan menentukan dosen-dosen yang boleh naik jenjang dari daftar dosen yang diberikan. 6. Kejurusan mengirimkan kembali daftar dosen yang boleh naik jenjang untuk menjadi kandidat pengajuan. 7. JJA Staff menginformasikan kemungkinan naik jenjang kepada dosen yang bersangkutan.
78 8. JJA Staff membuat jadwal briefing dan booklet briefing yang berisi tata cara pengajuan, rincian butir kegiatan dan angka kreditnya, waktu pengajuan, serta batas akhir pengumpulan berkas. 9. Dosen mengikuti briefing pengurusan JJA yang diadakan oleh LRC. 10. Dosen mengumpulkan berkas-berkas yang berkaitan dengan butir kegiatan dalam proses pengajuan kenaikan jenjang. 11. Berkas-berkas dosen dikumpulkan dan dihitung angka kreditnya. 12. Dosen memberikan persetujuan untuk pengajuan jenjang jabatannya. 13. JJA Staff mengirimkan berkas-berkas dosen yang diajukan ke Kopertis/DIKTI beserta data dosen dan summary dari berkas-berkas pengajuan. 14. Kopertis/DIKTI menilai dan mengevaluasi berkas-berkas dosen. 15. Kopertis/DIKTI membuat Surat Keputusan Kenaikan JJA dan mengirimkannya ke LRC. 16. LRC mengubah data dosen, mengarsipkan dan mendistribusikan SK JJA kepada dosen. 3.4.2 Prosedur Pendaftaran dan Pendataan Pelatihan Dosen 1. Training and Certification Staff (T&C Staff) menentukan pelatihan yang akan diadakan dan jadwal pelatihan.
79 2. T&C Staff membuat daftar dosen yang belum pernah mengikuti pelatihan tersebut dengan melihat data yang tersimpan di file spreadsheet. 3. T&C Staff mengirimkan undangan kepada dosen yang belum pernah mengikuti pelatihan tersebut melalui e-mail. 4. T&C Staff menerima konfirmasi keikutsertaan dari dosen yang diundang. 5. Pelatihan dilaksanakan dan dilakukan pencatatan kehadiran dosen. 6. T&C Staff mengubah data di file spreadsheet sebagai pendataan kehadiran dosen dalam pelatihan. 7. T&C Staff membuat dan mendistribusikan sertifikat keikutsertaan pelatihan kepada dosen yang telah mengikuti pelatihan.
80 3.5 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) 3.5.1 Diagram Konteks JJA Staff Kandidat pengajuan JJA Berkas aktivitas terdata Laporan pendataan Berkas aktivitas dosen Pilihan pelatihan Dosen Pemblokiran dosen Jadwal briefing Berkas aktivitas terdata Jadwal pengajuan Kehadiran pelatihan Pendaftaran dosen Sistem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus Booklet briefing Daftar aktivitas SK kenaikan JJA Sertifikat pelatihan Dosen yang sudah waktunya naik T&C Staff Pelatihan terdaftar Pelatihan terlaksana Pertimbangan pengajuan Kejurusan Berkas aktivitas pengajuan Pengajuan kandidat Kopertis/DIKTI Penilaian kenaikan Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus
81 3.5.2 Diagram Nol Gambar 3.4 Diagram Nol Sistem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus
82 3.6 Analisis Spesifikasi Kebutuhan Pengguna 3.6.1 Data Requirement 1. Dosen. Seluruh tenaga pengajar yang mengajar di Binus University, diklasifikasikan menjadi: dosen non-homebase, dosen homebase nonadjunct, dan dosen homebase adjunct. 2. Staff Seluruh karyawan yang bekerja di LRC, termasuk manager dan coordinator. 3. Butir Kegiatan Satuan kegiatan yang dilakukan dosen sebagai penilaian atas aktivitasnya. Setiap butir kegiatan mempunyai angka kredit yang telah ditetapkan. 4. Periode Akademik Periode akademik dalam Binus University. Dalam satu tahun terdapat dua periode akademik, yaitu periode ganjil dan genap. 5. Pendataan Aktivitas Pendataan seluruh aktivitas dosen yang berhubungan dengan unsur penilaian dalam pengajuan jenjang jabatan akademik.
83 6. Pengajuan JJA Pengajuan jenjang jabatan akademik dosen kepada Kopertis/DIKTI dilakukan setelah nilai kum dosen mencukupi poin yang ditentukan dalam tingkatan jabatan tujuan yang akan diajukan. 7. Pelatihan Pelatihan atau training diselenggarakan LRC untuk meningkatkan pemahaman dosen tentang metodologi pengajaran di Binus University dan meningkatkan kemampuan profesional dalam kompetensi teknologi informasi. 8. Pendaftaran Pelatihan Pendaftaran dosen dalam mengikuti pelatihan atau training yang diselenggarakan oleh LRC. 9. Pendataan Pelatihan Pendataaan keikutsertaan dosen dalam pelatihan atau training yang telah diselenggarakan. 3.6.2 Transaction Requirement 1. Data entry Memasukkan data aktivitas dosen yang akan akan digunakan untuk pengajuan JJA. Memasukkan pelatihan yang akan diselenggarakan.
84 Memasukkan data keikutsertaan dosen dalam pelatihan. Memasukkan data pemblokiran dosen dalam pengajuan JJA. 2. Data update/deletion Mengubah dan menghapus record dalam pendataan aktivitas. Mengubah status pengajuan JJA dosen. Mengubah tanggal pengajuan JJA. Mengubah dan menghapus pelatihan yang akan diselenggarakan. Mengubah dan menghapus keikutsertaan dosen dalam pelatihan. Mengubah angka kredit dalam butir kegiatan. 3. Data queries Mencetak daftar dosen yang sudah waktunya naik jenjang. Mencetak daftar kegiatan dosen yang didatakan. Melakukan pencarian data dosen yang akan didatakan. Melakukan pencarian data butir kegiatan yang akan didatakan. Mencetak dafar dosen yang diajukan dalam satu periode pengajuan. Mencetak daftar dosen yang akan mengikuti pelatihan.
85 3.7 Rincian Kegiatan dalam Pengajuan Kenaikan Jenjang Berdasarkan Surat Keputusan MENKO WASBANGPAN Nomor: 38/KEP/MK.WASPAN/8/1999, Tanggal 24 Agustus 1999, kegiatan dosen yang dapat diajukan dalam pengajuan kenaikan jenjang jabatan akademik, antara lain: 1. Unsur Utama Pendidikan a. Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar / sebutan / ijazah / akta. b. Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar / sebutan / ijazah / akta tambahan yang setingkat atau lebih tinggi di luar bidang ilmunya. c. Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTP). 2. Tridharma Perguruan Tinggi Bidang A Melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran a. Melaksanakan perkuliahan pada Fakultas / Sekolah Tinggi / Akademi / Politeknik sendiri, pada Fakultas lain dalam lingkungan Universitas / Institut sendiri, maupun di luar Perguruan Tinggi sendiri secara melembaga. b. Membimbing seminar mahasiswa. c. Membimbing Kuliah Kerja Nyata, Praktik Kerja Nyata, dan Praktik Kerja Lapangan.
86 d. Membimbing atau ikut membimbing dalam menghasilkan disertasi, thesis, skripsi, dan laporan akhir studi. e. Bertugas sebagai penguji pada ujian akhir. f. Membina kegiatan mahasiswa di bidang akademik dan kemahasiswaan. g. Mengembangkan program kuliah. h. Mengembangkan bahan pelajaran, berupa buku ajar, diktat, modul, petunjuk praktikum, model, alat bantu, audio visual, naskah tutorial, diklat, dll. i. Menyampaikan orasi ilmiah pada tingkat perguruan tinggi. j. Menduduki jabatan pimpinan Perguruan Tinggi, sebagai rektor, pembantu rektor, dekan, direktur program pasca sarjana, ketua sekolah tinggi, pembantu dekan, asisten direktur program pasca sarjana, direktur politeknik, pembantu ketua sekolah tinggi, pembantu direktur politeknik, direktur akademi, pembantu direktur akademi, ketua jurusan, sekretariat jurusan, dan kepala laboratorium. k. Membimbing dosen yang lebih rendah jabatan fungsionalnya. l. Melaksanakan kegiatan datasering dan pencangkokan dosen. Bidang B Melaksanakan Penelitian a. Menghasilkan karya ilmiah, berupa hasil penelitian atau hasil pemikiran yang dipublikasikan dalam bentuk majalah ilmiah, melalui seminar, atau
87 dalam koran/majalah umum, serta hasil penelitian atau hasil pemikiran yang tidak dipublikasikan. b. Menerjemahkan atau menyadur buku ilmiah yang diterbitkan atau diedarkan secara nasional. c. Menyunting karya ilmiah yang diterbitkan atau diedarkan secara nasional. d. Membuat rancangan dan karya teknologi yang dipatenkan. e. Membuat rancangan dan karya teknologi, rancangan dan karya seni monumental/seni/pertunjukan/karya sastra. Bidang C Melaksanakan Pengabdian Kepada Masyarakat a. Menduduki jabatan pimpinan pada lembaga pemerintah/pejabat negara yang harus dibebaskan dari jabatan organiknya. b. Melaksanakan pengembangan hasil pendidikan, dan penelitian yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. c. Memberi latihan/penyuluhan/penataran/ceramah pada masyarakat. d. Memberi pelayanan kepada masyarakat atau kegiatan lain yang menunjang pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. e. Membuat/menulis karya pengabdian pada masyarakat yang tidak dipublikasikan. Bidang D Penunjang Tugas Pokok Dosen
88 a. Menjadi anggota dalam suatu panitia / badan pada Perguruan Tinggi. b. Menjadi anggota panitia / badan pada lembaga pemerintah. c. Menjadi anggota organisasi profesi. d. Mewakili perguruan tinggi lembaga pemerintah duduk dalam panitia antar lembaga. e. Menjadi anggota delegasi nasional ke pertemuan internasional. f. Berperan serta aktif dalam pertemuan ilmiah. g. Mendapat tanda jasa/penghargaan. h. Menulis buku pelajaran SLTA ke bawah yang diterbitkan dan diedarkan secara nasional. i. Mempunyai prestasi di bidang olahraga/humaniora. 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Setelah menganalisis sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dihadapi, antara lain: 1. Dosen kesulitan mendapatkan informasi tentang berkas dokumen yang harus dikumpulkan untuk melengkapi angka kredit dalam pengajuan JJA. 2. Dosen kesulitan dalam memahami perhitungan angka kredit dari unsurunsur penilaian.
89 3. Staff LRC harus memberikan briefing kepada dosen setiap kali pengajuan JJA akan dilakukan. 4. Staff LRC melayani konsultasi pengajuan JJA kepada setiap dosen. 5. Pemberitahuan tentang pelaksanaan pelatihan masih dilakukan dengan melalui pengiriman e-mail dan telepon. 6. Tidak adanya basis data sebagai tempat penyimpanan data pelatihan yang telah diikuti oleh dosen, karena data masih tersimpan dalam file spreadsheet. 3.9 Usulan Pemecahan Masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah: 1. Dikembangkan suatu sistem aplikasi berbasis web untuk mendistribusikan informasi pengajuan JJA dan pelatihan. 2. Dirancang fitur simulasi JJA untuk membantu dosen dalam menentukan berkas kegiatan yang harus dikumpulkan dan perhitungan angka kreditnya. 3. Dirancang fitur pendaftaran dosen dalam mengikuti pelatihan yang diselenggarakan. 4. Dirancang suatu basis data yang dapat mencakup seluruh data pelatihan sehingga data lebih terintegrasi dalam suatu sistem.