PENGGUNAAN DATABASE DAN KOLEKSI UNTUK MENDUKUNG PERPUSTAKAAN DIGITAL Oleh Wahyu Supriyanto Makalah disampaikan dalam Pelatihan Perpustakaan SMK RSBI Kerjasama Dinas DIKPORA Propinsi DIY dengan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 1-5 November 2010
PENGGUNAAN DATABASE DAN KOLEKSI UNTUK MENDUKUNG PERPUSTAKAAN DIGITAL Wahyu Supriyanto ABSTRAK Perpustakaan mempunyai koleksi dalam format digital dan dapat diakses melalui jaringan komputer. Database koleksi sebagai salah satu komponen dari teknologi informasi memberi peranan yang sangat penting bagi peningkatan mutu pelayanan perpustakaan, terutama dalam komputerisasi pengelolaan database perpustakaan. Perpustakaan digital merupakan implementasi teknologi informasi agar dokumen digital dapat dikumpulkan, diklasifikasi dan diakses secara elektronik. Teknologi informasi membuat beberapa hal menjadi lebih mudah. Keterbatasan otak manusia dalam menyimpan berbagai pengetahuan sehingga diperlukan penggunaan teknologi informasi yang relevan dengan perkembangan ilmu pengetahuan antara lain internet, intranet, database, metadata, pengadaan bahan pustaka, penyebaran data, pencarian informasi, dan sharing informasi secara online. Keyword : database, koleksi, perpustakaan digital, teknologi informasi Pendahuluan Teknologi informasi memungkinkan penyimpanan serta pendayagunaan informasi dan pengetahuan menjadi lebih menarik, interaktif dan lebih mudah dipahami sehingga dapat mempengaruhi paradigma belajar. Beragam bentuk media penyimpanan informasi khususnya yang berupa pangkalan data elektronik (hard disk, CD ROM, OPAC) memerlukan penguasaan teknik dan pemilihan sumber-sumber informasi yang baik. Penyedia informasi dituntut untuk mengembangkan kemampuan agar dapat mengumpulkan informasi secara cepat, tepat, efisien, dan sesuai kebutuhan. Perpustakaan sebagai pengelola dan penyelenggaraan jasa informasi, memiliki peran strategis sebagai pengelola kekayaan intelektual manusia dalam hal ini adalah ilmu pengetahuan. Untuk memudahkan pencarian informasi, perpustakaan menyediakan berbagai fasilitas konvensional berupa kartu katalog atau bibliografi yang menggunakan perangkat teknolgi informasi berupa pangkalan data elektronis yang dikenal dengan OPAC. Untuk menggunakan
kedua macam alat pencari informasi (searching tools) tersebut pemustaka perlu memahami kata kunci atau indeks subjek terlebih dahulu. Bagi pemustaka yang telah memahami kedua cara penggunaan alat pencari tersebut tidak menimbulkan masalah, namun bagi mereka yang belum memahaminya, mereka akan menemukan kesulitan. Oleh karena itu perlu disediakan media pencari informasi yang lebih cepat dan mudah penggunaannya, tetapi memiliki jangkauan lebih luas seperti hyperlink, yakni suatu aplikasi komputer berbasis web yang memungkinkan pemustaka melakukan serangkaian pencarian (link) dari satu dokumen ke dokumen lain yang relevan. Perpustakaan sebagai penyedia informasi, menyajikan materi informasi berupa buku atau dokumen lain yang dimiliki dengan cara menelusur melalui sarana temu kembali berupa katalog, bibliografi, web maupun indeks. Aktivitas temu kembali informasi tidak terbatas pada cara menyimpan buku atau dokumen dengan teratur dan tepat saja, tetapi juga meliputi pemahaman tentang penempatan informasi yang telah diolah dengan tepat agar mudah ditemukan. Perpustakaan sebagai sumber informasi dan pengetahuan yang dapat diakses secara sistematis, terstruktur dan terorganisasi perlu didukung manajemen yang kuat dalam melaksanakan kegiatannya agar dapat bergerak cepat mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pengelolaan database dan koleksi yang baik akan sangat berguna dalam meningkatkan pelayanan informasi apabila pihak-pihak terkait terutama pengelola perpustakaan memahami dan mampu mengaplikasikannya dalam layanan informasi. Teknologi mesin pencari (search engine) memungkinkan pencarian informasi melewati ruang dan waktu, namun untuk itu diperlukan hal-hal sebagai berikut: 1. Sumber Daya Manusia yang handal dan memiliki kompetensi keilmuan yang sesuai merupakan syarat utama. 2. Kemampuan untuk memahami dan mengeluarkan sebanyak mungkin kata kunci, untuk diindeks dan disiapkan agar terbaca oleh mesin pencari (search engine).
3. Subject spesialist yang memahami dan menguasai bidang ilmunya untuk lebih memperkuat analisis subjek, sehingga pengolahan bahan pustaka menjadi lebih akurat. 4. Pustakawan harus mampu membaca dan mengikuti perkembangan trend ilmu pengetahuan agar dapat dengan tepat mengarahkan atau memberikan informasi yang akurat kepada pengguna. 5. Peningkatan pengetahuan pustakawan mengenai pemanfaatan perangkat teknologi informasi dan penguasaan informasi yang dimiliki perpustakaannya. Database Kristanto (1994) menyatakan bahwa database adalah merupakan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan satu file dengan file yang lain sehingga membentuk ssatu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Database atau basis data sudah hampir setiap institusi maupun perusahaan menggunakan, kemudahan untuk diakses dan mencari informasi dengan kevalidan informasi karena ditunjang oleh data dari unit-unit pengelola file. Database menjadi penyedia informasi bagi para pemakainya terutama bagi para pengambil kebijakan seperti direktur, kepala instansi, manajer maupun sekedar bahan informasi yang akurat bagi anggota dan karyawan. Data-data yang dimiliki oleh pemustaka dikirim ke pusat basis data (central database) yang kemudian diolah menjadi informasi yang diperlukan. Dengan database memungkinkan pemakai membuat dan menyimpan informasi, aplikasi ini sangat membantu dalam mengadministrasi data-data anggota, penyusunan daftar referensi, katalog, jurnal, laporan-laporan, keuangan dan lain sebagainya. Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut Database Management System (DBMS) yang memungkinkan untuk penyimpanan data, pemeliharaan data, pengelolaan akses, keamanan, dan pengintegrasian menjadi bahan
pendukung keputusan (Decission Support System). DBMS menyediakan fasilitas untuk mengedit, menambahkan, menghapus, menampilkan, mencari, memilih, mengurutkan, dan mencetak data. DMBS membutuhkan kapasitas penyimpanan yang besar, biasanya menggunakan magnetic tape, hard disk, CD-ROM, dan sistem penyimpanan (mass storage systems). Perangkat lunak DBMS biasanya termasuk bahasa query, penulis laporan, utility, kamus data, dan log transaksi. Suatu DBMS merupakan integrasi satuan program perangkat lunak yang menyediakan semua kemampuan yang diperlukan untuk membangun dan memelihara file database, mensarikan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan dan format informasi ke dalam bentuk laporan. Hal itu dimaksudkan untuk: (1) membuat data tidak terikat pada program aplikasi yang digunakan, (2) menetapkan hubungan antar rekod di dalam file yang berbeda, (3) memperkecil pemborosan data, (4) mendefenisikan karakteristik data, (5) mengatur keamanan file, dan (6) memelihara integritas data. Koleksi Perpustakaan Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Yang dimaksud koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan. Hal tersebut menunjukkan bahwa yang termasuk koleksi Perpustakaan tidak hanya bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah tetapi juga dapat berupa CD-ROM, bahkan bila perlu perpustakaan juga dapat melanggan database online yang berisi jurnal-jurnal ilmiah. Saat ini perpustakaan dituntut untuk menyediakan informasi tidak hanya dalam format tercetak tetapi juga dalam format non-tercetak. Dengan banyaknya informasi yang harus disediakan oleh perpustakaan, seringkali terdapat koleksi yang tidak berguna bagi pemustaka. Untuk itulah perpustakaan perlu mempunyai
rencana pengembangan koleksi digital agar dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Temu Kembali Informasi Suatu sistem untuk temu kembali informasi yang representatif, mudah digunakan, dan dapat bekerja dengan baik membutuhkan sebuah rancangan temu kembali informasi klasifikasi dan pelabelan agar supaya pencarian koleksi mudah diatur dan ditemukan. Menurut Elvina (2009) perancangan temu kembali informasi apabila diaplikasikan membutuhkan komponen-komponen sebagai berikut: 1. Organisasi informasi, yaitu mengelompokkan dan menyusun informasi secara praktis atau sistematis sesuai kaidah-kaidah yang lazim digunakan seperti Dewey Decimal Classification (DDC) atau Universal Decimal Classification (UDC). Semua dokumen dikelompokkan berdasarkan isi dan subjeknya. Pendekatan yang digunakan bermacam-macam seperti hirarki, model database, dan hypertext. Perlu diperhatikan bahwa skema struktur itu harus dapat saling mendukung dan dapat berintegrasi dengan baik. 2. Sistem Pelabelan, yaitu pengkodean atau pendeskripsian isi dokumen ke dalam suatu konsep dengan tepat dan mewakili satu kelompok informasi. Jenis label yang umum digunakan: (1) link kontekstual, yaitu hyperlink ke informasi lain baik pada yang sama atau halaman yang berbeda; (2) Tajuk (heading) istilah atau label yang secara tepat mendeskripsikan isi (content) yang dimaksud; (3) Sistem navigasi yang digunakan ketika melakukan pencarian, dan (4) Istilah-istilah dalam pengindeksan, yaitu kata-kata kunci dan atau tajuk subjek yang merepresentasikan isi untuk keperluan penelusuran. 3. Petunjuk yang disediakan dapat membimbing pengguna untuk dapat berpindah dari satu informasi ke informasi lain tanpa kehilangan orientasi. Petunjuk yang digunakan meliputi navigasi global, navigasi lokal dan navigasi kontekatual. Petunjuk akses global membimbing pengguna untuk
mempresentasikan kata-kata kunci yang dimasukkan pengguna dalam istilah yang lebih luas, petunjuk lokal mengarahkan pemustaka pada istilah-istilah yang telah tersedia pada search engine, dan petunjuk kontekstual membimbing pengguna berdasarkan konteks dokumennya. 4. Sistem pencarian yang dilakukan oleh mesin pencari pencari, yaitu desain antarmuka, penggunaan kueri, bahasa, algoritma temu kembali, sistem penelusuran relevansi dokumen yang ditemukan, tingkat presisi dan perangkaian hasil pencarian. 5. Metadata dan tesaurus untuk memperlihatkan hubungan semantik antar konsep. Metadata yang digunakan INDOMARC, sedangkan tag (tengara) yang digunakan adalah 900-an. Tag ini dibolehkan diisi keteranganketerangan yang dianggap perlu tetapi tidak terakomodasi dalam tag-tag lain, sehingga ketika terjadi pertukaran data antarperpustakaan tidak akan terjadi kerancuan. 6. Pendefinisian kata-kata kunci atau frase yang dapat menjadi acuan sehingga sistem dapat mengenalinya ketika pengguna melakukan penelusuran, misalnya pendefinisian kata kunci didasarkan berbasis; a. subjek: menggunakan tesaurus dan tajuk subjek b. minat: informasi yang sedang populer atau sedang trend. c. Sebab-akibat: pengaruh, akibat, efek. d. Kasus; metode, studi kasus, manajemen, studi kelayakan. e. tempat: nama tempat, kota, zona tertentu, negara. f. Permasalahan: substansi, materi Perpustakaan Digital (Digital Library) Perpustakaan Digital menurut Romi Satria Wahono (2007) adalah sebagai suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Menurut Hartinah (2009) dalam sistem perpustakaan digital ada empat elemen yang perlu diperhatikan yaitu:
a. Sumber-sumber digital (digital resources) Perpustakaan digital berisi informasi yang dapat di coding secara sekuens. Tetapi koleksi dalam perpustakaan digital dalam bentuk digital atau form elektronik. Oleh karena itu perpustakaan digital berisi obyek digital yang sangat bervariasi meliputi teks, grafik, gambar, audio-video, program komputer dan lain-lain. b. Teknologi Infrastruktur (technological infrastructure) Perpustakaan digital mengintegrasikan kegiatan komputasi, penyimpanan dan teknologi komunikasi secara bersama-sama dengan alat lain dan teknikteknik untuk mengoperasikan dan memelihara jaringan sistem informasi digital. c. Pengalaman (experience) dan petugas yang ahli (expertise) Faktor manusia juga memberikan prioritas dalam mendesain, membangun, mengorganisir, mengelola dan mengoperasikan sistem perpustakaan digital. Pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan dalam perpustakaan digital meliputi pengetahuan, ketrampilan, kompetensi dan kapabilitas petugas perpustakaan dan sumberdaya manusia lain yang berkaitan dengan sumbersumber digital, teknologi informasi, dan desain sistem serta promosi layanan. d. Pelayanan perpustakaan digital (Digital Library services) Sistem perpustakaan digital, manusia, proses dan teknologi dapat bekerja bersama-sama untuk memberikan kepuasan pemustaka dimana saja dan setiap saat. Perpustakaan digital berinteraksi dengan sumber-sumber digital, sistem organisasi, pengetahuan dan, pemustaka. Pengembangan Perpustakaan Digital Perkembangan teknologi informasi membantu sangat kelancaran layanan perpustakaan digital. Kemajuan teknologi informasi terutama jaringan komunikasi database, publikasi digital dan harapan pemustaka untuk mendapatkan kemudahan akses, mendorong perpustakaan untuk melakukan pengembangan
perpustakaan berbasis jaringan (networking). Pemustaka yang jaraknya jauh tidak akan lagi meminjam buku, tetapi cukup mengkopi file buku digital atau artikel digital dengan cara men-download lewat jaringan internet. Sebagaian besar perpustakaan yang ada di Indonesia saat ini koleksinya berupa bahan cetak dengan bahan baku kertas. Apabila dilakukan pemeliharaan/pelestarian dengan baik, akan mengakibatkan kerusakan fisik maupun nilai informasinya dari koleksi tersebut dari koleksi tersebut. Pada era globalisasi dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, terjadi pergeseran paradigma perpustakaan dalam memberikan layanan penyediaan informasi yang cepat, tepat dan real time kepada pemustaka. Hal ini dapat dicapai dengan memanfaatkan fasilitas komputer, jaringan internet dan koleksi perpustakaan yang sudah di alih mediakan ke dalam bentuk digital. Media untuk menyimpan koleksi digital bermacam-macam. Ada yang disimpan dalam bentuk hard disk komputer yang berada dalam PC (Personal Computer), tetapi ada yang disimpan didalam harddisk eksternal, CD ROM, DVD dan flash disk. Bahkan sekarang ini dokumen digital bisa disimpan secara virtual di server internet. Kita tidak perlu secara fisik membawa dokumen tersebut cukup mencari koneksi ke internet, maka kita dapat memperoleh dokumen yang kita inginkan. Kegiatan alih media bertujuan melestarikan nilai informasi termasuk koleksi langka, efisiensi ruang penyimpanan koleksi, memperbanyak jumlah dan keragaman koleksi informasi, ketepatan temu kembali informasi, tukar menukar informasi antar perpustakaan, sharing koleksi, dan memudahkan diseminasi informasi kepada pemustaka. Adapun tahapan kegiatan untuk menuju alih media koleksi perpustakaan seperti yang dinyatakan oleh Syamsuddin (2007): a. Menyusun perencanaan perpustakaan digital (Grand desain) b. Menyiapkan SDM perpustakaan antara lain dengan: 1) Rekruitmen SDM yang memiliki kompetensi teknologi informasi dan komunikasi 2) Melaksanakan pendidikan dan pelatihan SDM yang berkesinambungan
c. Menyiapkan infrastruktur perpustakaan digital antara lain: 1) Menyiapan ruangan, yakni: ruangan server, ruang koleksi, ruang baca, ruang reproduksi, ruang fotokopi, ruang asdministrasi, dll 2) Menyediakan jaringan komunikasi, LAN, WAN, wireless, internet 3) Memasang server, komputer terminal, komputer untuk database koleksi, scanner, printer, fotokopi dll. 4) Menyiapkan Instalasi software komputer dan menyiapkan bukubuku petunjuk teknis yang dibutuhkan untuk kelengkapan perpustakaan digital. d. Melaksanakan kegiatan alih media koleksi perpustakaan dengan cara: 1) Membuat daftar dan pengelompokkan koleksi yang akan dilakukan alih media 2) Mengambil koleksi dari ruang koleksi 3) Melakukan scanning menggunakan scanner terhadap koleksi sesuai urutan dalam daftar dan kelompok koleksi 4) Melakukan pengecekan dan pencocokkan kelengkapan hasil scan dan koleksi yang di scan. 5) Mengembalikan koleksi ke ruang koleksi. 6) Hasil scan koleksi disimpan ke dalam database dan server termasuk membuat backup data, pemberian nama khusus terhadap file-file untuk memudahkan proses temu kembali. 7) Hasil scan koleksi disiapkan dalam bentuk CD atau DVD untuk disimpan dalam ruang koleksi atau untuk kebutuhan diseminasi informasi. 8) File-file hasil scan koleksi dihubungkan ke dalam website perpustakaan digital agar bisa diakses oleh pengguna melalui jaringan LAN / WAN / Internet. 9) Membuat buku petunjuk bagi pengguna tentang cara melakukan temu kembali/akses informasi dan peraturan-peraturan terhadap hak kekayaan intelektual (HaKI) terhadap koleksi bentuk digital.
e. Melakukan pengawasan, kontrol dan pengembangan perpustakaan digital ke depan. Penutup Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi mengharuskan perpustakaan untuk mulai merubah pemakaian bahan pustaka dari koleksi konvensional/cetak menjadi digital, secara teknis dengan berbasis komputer untuk mengidentifikasi, menentukan lokasi, mengakses secara online, manipulasi data, edit teks, image dan database. Pengembangan database koleksi perpustakaan digital dapat menggunakan aplikasi apa saja yang menyediakan informasi yang diperlukan oleh pemustaka dengan teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk elektronik disajikan dalam format digital. Perpustakaan menyediakan penelusuran ke sumber informasi yang tersedia melalui jaringan internet. Pada umumnya pemustaka memahami sistem penulusuran informasi online melalui judul, pengarang, kata kunci walauun ada pula beberapa perpustakaan yang menyediakan fasilitas penelusuran berbasis subjek. Perpustakaan dalam era sekarang yang serba digital harus dapat menerapkan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan layanannya dengan cepat dan tepat kepada pemustaka dalam hal kemudahan akses informasi. Perlu dikembangkan koleksi perpustakaan yang berbentuk digital guna pelestarian ilmu pengetahuan sehingga kerusakan koleksi perpustakaan akan menjadi berkurang, dapat diakses dari manapun serta koleksi perpustakaan dapat bertahan lama.
Daftar Pustaka Elvina, Irma, Kudang Boro Seminar dan M. Firman Ardiansyah. 2009. Kajian dan Desain konseptual penggunaan Hyperlink sebagai Alat Bantu Temu Kembali Informasi di perpustakaan. Jurnal perpustakaan Pertanian 18 (1): 15-24. Hartinah, Sri. Pemanfaatan alih media untuk pengembangan perpustakaan digital. Visi Pustaka Vol 11 No. 3 2009. Kristanto, Harianto, 1994. Konsep dan Perancangan Database.Yogyakarta: Andi. Noruzi, A. 2005. Hyperlinks and their roles in web information retrieval. http://www.webology.ir/2005/v2n3/editoral5.htm. [28 Mei 2007] Romi Satria W.: Menengok Proyek Perpustakaan digital. http://romisatriawahono.net. Akses 28 Mei 2007 Satriya, Eddy. Dilema penerapan UU Hak Cipta. MASA (11) 2003. Syamsuddin. 2007. Alih Media Informasi. http://images.postkolonial.multiplycontents.com akses 27 Oktober 2010 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.