Manual Prosedur Audit Internal Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013
Manual Prosedur Audit Internal Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 01003 07004 Revisi : 3 Tanggal : 16 Januari 2013 Ketua Unit Jaminan Mutu Diajukan oleh : Dhita Morita Ikasari, STP, MP Manager Representative Dikendalikan oleh : Dr. Ir. Panji Deoranto, MP Ketua Jurusan TIP Disetujui oleh : Dr. Ir. Nur Hidayat, MP i
Daftar Isi Tujuan.1 Ruang Lingkup..1 Definisi.1 Rujukan 2 Garis Besar Prosedur..2 Bagan Alir..4 Lampiran 5 1. Daftar Revisi Dokumen Audit Internal..5 2. Daftar Distribusi Dokumen Audit Internal..6 ii
Tujuan 1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. 2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. Ruang Lingkup Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di UJM TIP UB. Definisi 1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Ketua Jurusan dan diberi tugas oleh Dekan untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan 2. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan SPMI dengan pelaksanaannya. 3. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas: Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM UJM UB Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UJM UB Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 4. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan: Tidak terdapat elemen sistem, Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut, Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausal ISO 9001 atau dokumen referensi lain Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi. 5. Observation (OB) adalah apabila ditemukan: Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu. 1
Rujukan 1. Manual Mutu Jurusan TIP (01003 05000) 2. Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai UJM UB (01003 07002) 3. Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (01003 07003) 4. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur 1. Sekretaris UJM menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun. 2. Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit. 3. Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, auditor internal, dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti ISO 9001:2008 awareness dan pelatihan serifikasi auditor internal tetapi bukan dari bidang yang akan diaudit (independen). 4. Ketua UJM menetapkan Tim Audit Internal UJM melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor. 5. MR mengkoordinasikan para auditor internal dan sekretariat pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada Penanggung Jawab Dokumen. 6. Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Penanggung Jawab Dokumen yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR. 7. Auditor internal melaksanakan audit internal sesuai jadwal yang telah ditetapkan atau disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal). 8. Penanggung Jawab Dokumen menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan. 9. Penanggung Jawab Dokumen melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan. 10. Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan terhadap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal akan menyampaikan kepada Penanggung Jawab Dokumen bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed). 2
11. Auditor internal melaporkan hasil audit internal kepada MR. Selanjutnya MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem manajemen mutu di UJM. 3
Bagan Alir Mulai Sekretaris Menyusun Rencana Audit Internal Jadwal & Konsep Tim Audit Internal Ketua Menerbitkan Surat Tugas Tim Audit Internal (1 Hari) Surat Tugas Tim Audit Internal Sekretaris Mengkoordinasikan Para Auditor Internal & Sekretariat Untuk Persiapan Pelaksanaan Audit Internal & Menginformasikan Kepada Penanggungjawab Dokumen (5 Hari) Jadwal Audit Internal Auditor Internal Melaksanakan Audit Internal pada Masingmasing Penanggung Jawab Dokumen (5 hari) Laporan Audit Internal & Daftar Ketidaksesuaian Penanggung Jawab Dokumen Menerima & Mengklarifikasi Temuan yang Tidak Sesuai & Mengajukan Rencana Tindakan Perbaikan (5 hari) Laporan Audit Internal & Daftar Ketidaksesuaian Penanggung Jawab Dokumen Melakukan Tindakan Perbaikan & Pencegahan Atas Temuan Auditor Internal (Sesuai Temuan) Auditor Internal Melakukan Verifikasi Terhadap Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang Telah Dilakukan (1 hari) Sesuai Tidak Sekretaris Ya Melaporkan Hasil Audit Internal & Verifikasi Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang Telah Dilakukan (5 hari) Laporan Audit Internal & Daftar Ketidaksesuaian Klarifikasi Hasil Audit Internal Selesai 4
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Audit Internal Revisi ke-0 : 8 Juni 2011 01003 06004 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-2 : 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07004 Perubahan pada prosedur Revisi ke-3 : 16 Januari 2013 Perubahan pada format dan prosedur 2. Daftar Distribusi Dokumen Audit Internal Salinan Revisi Penerima Dokumen Salinan 1 3 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 2 dan asli 3 Manager Representative Terkendali Salinan 3 3 Ketua UJM Terkendali Salinan 4 3 Administrasi jurusan Terkendali Salinan 5 3 Ketua Laboratorium Terkendali Salinan 6 3 Dosen Terkendali 5