Standart Operating Procedure
Pengertian SOP : Instruksi sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang paling efektiv dalam rangka memenuhi persyaratan operasional. (EMS departement, 1998) Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi.(ems departement, 1998) Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.
Manfaat Standarisasi cara yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalian. Membantu menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. Meningkatkan akuntabilitas dengan melaporkan dan mendokumentasikan hasil dalam melaksanakan tugas. Menciptakan ukuran stadar kinerja yang akan memberikan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan.
Konsep Manajemen Modern Basic BSC Design for Public Sector Mission Customer How must we look to our stakeholders/customer Internal Process To satisfy our customers what operational process must excel at? How creative and innivative is the workforce Strategies Learning and Growth To achieve our mision, how will we sustain our ability to change and improve Financial To be considered succesfull, hpow must we manage our finacial resources Research and Planning Division, Public Service Departemen of Malaysia, 2005
Baldrige Criteria for Performance Excellence Framework: A System Perspective Organizational Profile: Environment, Relationship, and Challengges 1 Leadership 2 Strategic Planning 3 Customer and Market Focus 5 Human Resource Focus 6 Process Management 7 Business Result Measurement, Analysis, and Knowledge Management Balridge National Quality Program, 2005
Proses INPUT (material, persyaratan, instruksi) PROSES (aktivitas) OUTPUT (barang, jasa)
Pendekatan Proses Proses Manajemen Pelanggan / Interested Parties Masukan Proses Inti Keluaran Pelanggan / Interested Parties Proses Pendukung Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000, suardi, 2003
Siklus Penyusunan dan Penerapan SOP Analisis / Penilaian Kebutuhan (Need Assessment) Monitoring dan Evaluasi Pengembangan Penerapan
Penilaian Kebutuhan SOP Peraturan Perundangundangan Lingkungan Operasional Kebutuhan Organisasi Penilaian Kebutuhan SOP Apa yang dibutuhkan Mampukah SOP yang ada memenuhi Ya SOP yang ada Tidak SOP Apa yang dibutuhkan
Proses Penilaian Kebutuhan a.memperoleh dukungan organisasi dalam melaksanakan penilaian kebutuhan. b.mengembangkan rencana tindak (Action Plan). c.melakukan penilaian kebutuhan. d.membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan dikembangkan. e.melakukan analisa terhadap SOP yang telah ada. f. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.
Pengembangan SOP Pembentukan TIM Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif Analisis dan Pemilihan Alternatif Penulisan SOP Pengujian dan Reviu SOP Pengesahan SOP
Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif Teknik Brainstorming. Teknik Focus group discussion. Teknik wawancara. Teknik Survey. Teknik benchmark (Pembanding). Telaahan dokumen.
Analisis Penentuan Alternatif prosedur antara lain meliputi aspek-aspek sebagai berikut : Kelayakan Implementasi Kesesuaian dengan peraturan perundangundangan. Kelayakan politis
Penulisan SOP Format Simple Steps Format Hierarchical Steps Format Grapich Format Flowchart
Simbul-simbul diagram alur Persiapan Proses Alternatif Dokumentasi Start / Akhir Proses Proses Alur proses Proses serentak Pengambil an keputusan Konektor Konektor u/ Pergantian halaman Penundaan
Pengujian dan Reviu Masukan dari Pengguna Utama (Pihak yang secara langsung terlibat dalam prosedur); Simulasi; Penyempurnaan; Pelaksanaan Uji Coba; Melihat tingkat kemudahan, kesesuaian dan ketepatan SOP; Reviu, untuk mengevaluasi agar SOP menjadi instrumen yang tepat untuk penyelenggaraan prosedur organisasi dan bersifat konsisten.