SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS LINUX PADA DINAS KESEHATAN KOTA YOGYAKARTA Naskah Publikasi disusun oleh Moch Farid Fauzi 06.12.1602 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
LINUX BASED STAFF INFORMATION SYSTEM IN YOGYAKARTA HEALTH OFFICE SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS LINUX PADA DINAS KESEHATAN KOTA YOGYAKARTA Moch Farid Fauzi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Computer as human tools have excess such as speed, accuracy, and efficiency in data management. Data management required design management and data processing to support in decission making. One case is in Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta to increase the performance of administrative management to manage employee data with better system. The old system in Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta using website media, sometimes error while the server is down. Beside that, the security system not assured because it can accessed everywhere and prone to interference hacking. Keywords: The Old System, Performance of Administrative Management, to Manage the Employee Data.
1. Pendahuluan Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, serta keefisienan dalam pengelolaan data-data. Dalam pengelolaan data tersebut diperlukan manajemen perancangan dan pengolahan data untuk menunjang dalam pengambilan keputusan. Salah satu kasus adalah pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta yang mencoba meningkatkan kinerja pengeloaan administrasi dalam mengelola data pegawai dengan sistem yang lebih baik. Sistem lama yang digunakan menggunakan media website terkadang sering terganggu ketika server sedang down. Segi keamanan menggunakan media website kurang terjamin karena dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan hacker. Mengingat begitu kompleksnya permasalahan yang dihadapi, maka dibutuhkan sistem informasi pengolahan data pegawai guna mengolah data pegawai agar dapat menunjang efektifitas kerja pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta berhubungan antar objek biasa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: 1. Komponen-komponen (components) Sistem 2. Batasan (Boundary) 3. Lingkungan Luar (Environment) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan (Input) 6. Pengolah (Process) 7. Keluaran (Output) 8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal) 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah hasil dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian kejadian dan kesatuan kenyataan. 2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe aplikasi, yaitu : 1. Transaction Processing System (TPS) 2. Management Information System (MIS) 3. Decision Support System (DSS) 4. Expert System and Artificial Intelligence (ES & AI) 2.2.3 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) terdiri dari komponen-komponen berikut: 1. Perangkat Keras Perangkat keras merupakan komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses, dan keluaran data. 2. Perangkat Lunak Perangkat lunak merupakan program dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3. Database Database merupakan kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi Telekomunikasi merupakan komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan yang efektif 5. Manusia Manusia merupakan personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programer, operator, dan bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. 2.2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). 2.2.5 Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan
informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan. 2.3 Konsep Dasar Basis Data 2.3.1 Definisi Basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau kejadian yang saling berhubungan satu sama lain. Pengelolaan basis data dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputer. Pengelolaan basis data berbasis komputer dapat dikelola baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk suatu kepentingan atau oleh Sistem Manajemen Basis Data. 2.3.2 Tujuan Tujuan pemanfaatan basis data: 1. Kecepatan dan kemudahan (speed) User dapat menyimpan, memanipulasi, dan menampilkan kembali data lebih cepat dan mudah daripada cara manual. 2. Efisiensi ruang penyimpanan (space) Mengurangi redundancy, misalnya dengan pengkodean dan membuat relasi. 3. Keakuratan (accurancy) Agar data sesuai dengan aturan dan batasan tertentu. 4. Ketersediaan (availibility) Agar dapat diakses oleh user yang membutuhkan. 5. Kelengkapan (completeness) Dengan menambahkan field pada tabel. 6. Keamanan (security) Agar data yang bersifat rahasia tidak dapat diakses oleh user lain, misalnya dengan pengkodean, account (username dan password), pembedaan hak akses untuk setiap user terhadap data yang dapat dibaca atau proses yang dapat dilakukan. 7. Kebersamaan (sharebility) Mendukung lingkungan multiuser, menghindari inkonsistensi data dan deadlock. 2.4Perangkat Lunak 2.4.1 Linux Linux adalah sebuah kernel yang pertama kali dibuat di Universitas Helsinky di Finlandia oleh mahasiswa muda bernama Linus Benedict Torvalds. Waktu itu komunitas di Universitas Helsinky masih menggunakan sistem operasi UNIX. UNIX pada saat itu bekerja pada MAINFRAME (komputer besar yang umumnya sebesar lemari), sehingga belum support untuk PC. Linus kemudian membuat tiruan dari UNIX yang diharapkan
dapat bekerja pada PC (Personal Computer). Versi mini dari UNIX ini diberi nama Minix (Mini UNIX). Minix inilah yang memberikan Linus suatu inspirasi untuk membuat Linux yang lebih baik dari pada Minix. 2.4.2 Gambas Gambas merupakan salah satu produk pemrograman open source dan free yang bersifat object oriented dan berjalan di Linux. Gambas merupakan murni proyek open source di bawah naungan General Public License (GPL). Bahasa ini dibangun dari beberapa bahasa lain, yaitu C dan Perl. 2.4.3 MySQL MySQL merupakan sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). MySQL pertama kali dirintis oleh seorang programmer database bernama Michael Widenius. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. 3.2 Identifikasi Masalah Identifikas masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perancangan sistem. 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Analisis digunakan untuk menganalisis penyebab terjadinya masalah pada sistem lama, analisis yang digunakan untuk menganalisis sistem lama menggunakan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, services). 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam
meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Kepegawaian ini sangat bernilai ekonomis dan praktis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya serta mudah dimengerti oleh pengguna. 3.5 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan analisis yang digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah proyek sistem informasi layak untuk dilanjutkan atau dihentikan. Tujuan dari studi kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah sistem baru yang diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak dipakai atau tidak. Penilaian kelayakan yang akan dilaksanakan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu kelayakan teknologi, operasi, jadwal, ekonomi, dan hukum. Namun dalam proyek sistem informasi ini analisis yang digunakan untuk menentukan layak atau tidaknya proyek antara lain: 1. Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Hukum 3. Kelayakan Operasional 4. Kelayakan Ekonomi 3.6 Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud dan tujuan untuk memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang sistem yang baru atau yang akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Langkah yang digunakan untuk mempermudah dan menjamin sistem yang dibuat lebih berkualitas adalah dengan pemodelan sistem. Pemodelan yang dilakukan biasanya mencakup dua hal, yaitu pemodelan proses dan pemodelan data. 3.6.1 Proses Model Pemodelan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagimana sistem beroperasi. berpindah mengilustrasikan di antara aktivitas-aktivitas aktivitas-aktivitas yang tersebut. dilakukan Cara yang bagaimana terpopuler data dalam merepresentasikan proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD). 3.6.2 Data Flow Diagram Data flow diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD merupakan alat yang cukup populer, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem terstruktur dan jelas.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Form Login Pertama menjalankan sistem informasi kepegawaian ini akan muncul menu Login. Pengguna diminta memasukkan username dan password untuk menentukan hak akses sistem. Tujuan dari menu Login ini adalah untuk menjaga keamanan data agar data hanya dapat diakses oleh pengguna yang berhak. Berikut merupakan tampilan dari Menu Login: Gambar 4.1 Form Login a. Tombol LOGIN : Untuk masuk ke Menu Utama. b. Tombol CANCEL : Untuk membatalkan dan keluar dari Menu Login. Apabila username dan password yang diinputkan tidak sesuai, maka akan muncul jendela peringatan sebagai berikut : Gambar 4.2 Login Tidak Sesuai 4.2. Form Menu Utama Form Menu Utama akan muncul apabila username dan password yang diinputkan pada Form Login sesuai dengan data yang ada. Tampilan Menu Utama ini berguna untuk memudahkan pengguna dalam memilih pekerjaan yang akan dilakukan. Penggunaan Menu Utama disesuaikan dengan hak akses yang diinputkan ketika proses Login.
4.2.1 Menu Utama Sebagai Admin Gambar 4.3 Form Menu Utama Admin a. Tombol DATA PEGAWAI : Menampilkan hasil laporan pegawai. b. Tombol INPUT PEGAWAI : Menampilkan Form Input Data Pegawai. c. Tombol PENDIDIKAN PEGAWAI : Menampilkan Form Input Pendidikan Pegawai. d. Tombol MUTASI PEGAWAI : Menampilkan Input Mutasi Pegawai. e. Tombol KEPANGKATAN : Menampilkan Input Kepangkatan Pegawai. f. Tombol PENSIUN : Menampilkan input Pensiun Pegawai. g. Tombol PROFIL : Menampilkan profil Sistem Informasi Kepegawaian dan profil Programmer. h. Tombol KELUAR: : Untuk keluar dari sistem informasi dan kembali ke Menu Login. 4.2.2 Menu Utama Sebagai User
Gambar 4.4 Form Menu Utama User a. Tombol DATA PEGAWAI : Menampilkan hasil laporan kepegawaian. b. Tombol PROFIL : Menampilkan profil Sistem Informasi Kepegawaian dan profil Programmer. c. Tombol KELUAR : Untuk keluar sistem informasi dan kembali ke Menu Login. 4.3 Form Data Pegawai Form Input Data Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan data pribadi pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data pegawai, diantaranya nama, NIP, Nomer Kartu Pegawai, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, agama, status, nomer telepon, jenis kepegawaian, nomer NPWP, nama suami/istri, dan jumlah anak. Tampilan Input Data Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5 Form Data Pegawai a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data. b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan. c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data. d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data. e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pegawai. f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian. g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama. 4.4. Form Mutasi Form Mutasi Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan data mutasi pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data mutasi pegawai, diantaranya tanggal mutasi, unit kerja, jenis jabatan, dan profesi pegawai. Tampilan Input Data Mutasi Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.6 Form Mutasi a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data. b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan. c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data. d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data. e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data mutasi. f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian. g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama. 4.5 Form Pendidikan Form Pendidikan Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan data pendidikan yang ditempuh pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data pendidikan pegawai, diantaranya jenjang pendidikan, sekolah, akreditas, nilai, jurusan, dan tahun kelulusan pegawai. Tampilan Input Data Pendidikan Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.7 Form Pendidikan a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data. b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan. c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data. d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data. e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pendidikan. f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian. g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama. 4.6 Form Kenaikan Pangkat Form Kenaikan Pangkat Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan data kenaikan pangkat golongan pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data kenaikan pangkat pegawai, diantaranya golongan dan tanggal naik golongan. Tampilan Input Data Kepangkatan Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.8 Form Kenaikan Pangkat a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data. b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan. c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data. d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data. e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data kenaikan pangkat. f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian. g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama. 4.7 Form Pensiun Form Pensiun Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menginputkan data pensiun pegawai. Form ini berisi field-field yang berguna untuk melengkapi data pensiun pegawai, diantaranya pilihan pensiun pegawai, usia, tanggal pensiun, dan gaji terakhir pegawai. Tampilan Input Data Pensiun Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.9 Form Pensiun a. Tombol TAMBAH : Untuk menambah data. b. Tombol SIMPAN : Untuk menyimpan data yang sudah diinputkan. c. Tombol UPDATE : Untuk merubah data. d. Tombol HAPUS : Untuk menghapus data. e. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data pensiun. f. Tombol CARI : Untuk melakukan pencarian. g. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama. 4.8 Form Profil Pegawai Form Data Pegawai merupakan menu yang berguna untuk menampilkan keseluruhan data pegawai. Form ini berisi informasi kepegawaian yang tersusun sesuai dengan format penyusunan sesuai dengan yang tentukan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta. Tampilan Form Data Pegawai adalah sebagai berikut:
Gambar 4.10 Form Profil Pegawai a. Tombol LAP AKTIF : Menampilkan laporan data pegawai berstatus aktif. b. Tombol LAPORAN : Untuk menampilkan laporan data kepegawaian. c. Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Menu Utama 4.9 Form Browser Form Browser merupakan sebuah form yang digunakan untuk menampilkan segala bentuk laporan yang ada pada setiap form. Gambar 4.11 Laporan Data Pegawai
Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Data Pegawai. Gambar 4.12 Laporan Mutasi Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Mutasi. Gambar 4.13 Laporan Pendidikan Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Pendidikan.
Gambar 4.14 Laporan Kepangkatan Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Kepangkatan. Gambar 4.15 Laporan Pensiun Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Pensiun.
Gambar 4.16 Laporan Profil Pegawai Tombol KEMBALI : Untuk Kembali ke Form Profil Pegawai. 4.10 Form Profil From Profil berisi tentang profil dari sistem informasi kepegawaian dan profil programmernya. Tampilan Form Profil adalah sebagai berikut: Gambar 4.17 Form Profil a. Tombol KEMBALI : Untuk kembali ke Menu Utama.
5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Sesuai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan mengakhiri pembahasan "Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Linux Pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta" maka dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. Pengolahan data selama ini menggunakan metode yang diterapkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Yogyakarta yang berbasis website. Penggunaan media website sering menjadi kendala dalam pengambilan data, terutama saat server sedang down. Segi keamanan menggunakan media website tergolong kurang karena dikhawatirkan data dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan hacker. 2. Adapun keunggulan sistem informasi kepegawaian ini: a. Mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data. b. Mampu menyajikan informasi kepegawaian kapan saja, sehingga informasi yang diminta dapat tepat waktu, tepat sasaran, dan akurat. c. Perancangan sistem informasi menggunakan aplikasi yang legal dan tidak berlisensi, sehingga tidak membutuhkan biaya yang besar dalam pengadaan sistem. d. Mendukung program pemerintah untuk "go opensource". e. Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dapat menjadi pelopor penggunaan sistem informasi kepegawaian yang berbasis linux. 5.2 Saran Berdasarkan analisa diatas, maka sistem yang diusulkan dapat menjadikan bahan pertimbangan bagi Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dalam mengelola data kepegawaian. Penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat diimplementasikan dalam proses pengolahan data kepegawaian pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta. 2. Diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, dapat membantu dalam meningkatkan pelayanan dan membantu menjadi pemecahan permasalahan pada Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta dalam memberikan informasi kepegawaian.
Daftar Pustaka Al Fatta,Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Chantique, Dyah. 2007. database. http://blog.its.ac.id/dyah03tc/2007/10/05/basis-datadatabase/. diakses tgl 26 Januari 2011 Kristanto, Harianto. 2004. Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI. Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta: ANDI. Ridho, Mahdi. 2006. Panduan Aplikatif Pemrograman Gambas Pemrograman ala Visual Basic di Linux. Yogyakarta: ANDI. Rusmanto dan Yunianto. 2005. Menguasai Gambas Pemrograman "Visual Basic" di Linux. Jakarta: Dian Rakyat. Waliyanto. 2000. Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data. Yogyakarta: J&J learning.