BAB 1 TAHAP-TAHAP PROSES KERJAAKREDITASI NO. Waktu TAHAPAN AKREDITASI I. PERSIAPAN 1-18 s/d-12 Dua belas (12) s/d 18 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS. 2 Idem Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Prodi bersama Unit Pengelola Prodi membentuk Tim Persiapan Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Prodi / Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Prodi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Prodi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor). (Lihat Lampiran 1: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi) 3 Idem Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung jawab untuk masingmasing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data.(Lihat Lampiran 2: Pedoman Penanggung Jawab Laporan Evaluasi Diri, Borang Program Studi, dan Borang Pengelola Program Studi dan Lampiran 3: Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi) 4 Idem Prodi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan susunan Tim Persiapan Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat 5-15 s/d-9 Sembilan (9) s/d 15 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan Akreditasi mendiseminasi data yang sudah lengkap dari Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi kepada Penanggung JawabLaporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. 6 Idem Prodi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal pendampingan oleh fasilitator dan menyampaikannya ke LAM-PTKes permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik 7 Idem Sekretariatmenyiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas berdasarkan usulan ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan hasil rapat pleno majelis sebelumnya 8-12 s/d-8 Delapan (8) s/d 12 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke Sekretariat 9 Idem Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3 bulan (untuk fasilitasi tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan 10 Idem Sekretariat mengirimkan surat jawaban secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Prodi (lihat tahap 2) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator 11 Idem Prodi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan menyampaikannya ke LAM- PTKes 12-9 s/d-6 Enam (6) s/d 9 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan Akreditasi bersama anggota timnya melakukan pemutakhiran, analisis dan perbaikan pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi.
13-6 Pendampingan oleh fasilitator/pendamping dapat dilakukan secara: a. Melalui surat elektronik b. Tim Persiapan Akreditasi Program Studi datang berkonsultasi tatap muka ke fasilitator. Konsultasi tatap muka dapat dilakukan jika program studi sudah mengirimkan dokumen evaluasi diri. Tugas Fasilitator (Lihat Lampiran 4 : SOP Fasilitator/Pendamping): 1. Memberi penjelasan tentang proses akreditasi dan hal-hal yang perlu dipersiapkan. 2. Memperkenalkan lebih jauh tentang standar yang harus dipenuhi. 3. Mengevaluasi kesiapan untuk akreditasi. 4. Jika semua dokumen sudah memenuhi syarat fasilitator/pendamping merekomendasi kelengkapan dokumen akreditasi ke LAM-PTKes 14-6 s/d-3 Tiga (3) s/d 6 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,program Studimelakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan 15 Idem Fasilitator/Pendamping membantu melakukan identifikasi mulai dari keabsahan program studi, evaluasi diri, borang prodi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll serta menyerahkan formulir evaluasi kinerja fasilitator kepada prodi untuk dikirim ke Sekretariat setelah proses fasilitasi selesai 16 A Idem Sesuai kesepakatan waktu, jika dalam 3 bulan pertama pendampingan program studi telah memenuhi standar maka program studi dapat mengajukan akreditasi kepada LAM-PTKes 16 B -3 s/d 0 Tiga (3) bulan sebelum masa kreditasi berakhir, Jika Fasilitator/Pendamping menyatakan dokumen usulan akreditasi program studi belum lengkap dan layak, maka merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi 17 Idem Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh prodi ke LAM-PTKes berikut dengan formulir evaluasi kinerja fasilitator II. ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION 18 0 s/d + 1 Sekretariat memastikan semua dokumen sudah lengkap dan memenuhi persyaratan. (Lampiran 5: SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi) 19 Idem Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor yang akan bertugas berdasarkan keputusan penugasan menurut rapat pleno majelis, yang diteruskan oleh ketua divisi untuk diinformasikan ke asesor (Lampiran 6: SOP Majelis) 20 Idem Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariatsetelah melihat SOP Asesor (lihat Lampiran 7: SOP Asesor 21 Idem Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi: Laporan evaluasi diri, borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rentang waktu visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS(rencana: otomatisasi jawaban penerimaan dokumen) 22 Idem Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki para asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi (Lihat Lampiran 8), Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran 9) dan
Formulir 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran 10) (rencana: dengan melakukan cross check data PDPT) 23 Idem Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan asesmen kecukupan per prodi di lokasi keberadaan asesor. (Lampiran 11: SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik 24 Idem Asesor dapat meminta klarifikasi kepada fasilitator, bila diperlukan 25 Idem Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik. 26 Idem Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dari Asesor. (lihat Lampiran 12: SOP Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik) 27 Idem Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat III. ASESMEN LAPANGAN / VISITASI 28 +2 Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang jadwal visitasi. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan) 29 Idem Prodi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang hotel dan transportasi serta menyampaikannya ke LAM-PTKes 30 Idem SekretariatLAM-PTKes mengirimkan kepada asesor dan prodi surat tugas visitasi asesor, nama dan alamat prodi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke prodi berikut nama, dan nomor telepon kontak asesor. 31 Idem Sekretariat mempersiapkan dokumen (tiket, hotel, surat tugas, format laporan visitasi (termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan prodi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi asesor. (lihat Lampiran 14: SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor 32 Idem Prodi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari LAM-PTKes mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan 33 Idem Tim asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang difasilitasi oleh sekretariat 34 Idem Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi (lihat Lampiran 15: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi 35 Idem Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan kode etik asesor. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan) 36 Idem Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri oleh pimpinan unit pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, dan kepala departemen) 37 Idem Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (asesor dapat
membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda).lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan 38 Idem Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan 39 Idem Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitrakerja yang dianggap perlu. (Lihat Lampiran 16: Rambu-Rambu Wawancara) 40 Idem Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun Berita Acara. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi) 41 Idem Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan berita acara hasil visitasi 42 Idem Asesor menandatangani berita acara visitasi dengan ketua program studi untuk borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi). 43 Idem Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang urgen untuk ditindaklanjuti prodi yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi 44 Idem Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi. (lihat Lampiran 19: Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, Lampiran 20: Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi, Lampiran 21: Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi, dan Lampiran 22: Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi Jenjang S1) 45 +3 Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes, selambatlambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi. 46 Idem Program studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke sekretariat paling lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan IV. VALIDASI 47 Idem Sekretariat LAM-PTKes memeriksa kelengkapan hasil asesmen lapangan termasuk evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) untuk dikirim ke validator secara elektronik dan meng-entry rekap data hasil asesmen lapangan 48 Idem ValidatorLAM-PTKes melakukan validasi hasil asesmen lapangan tim asesor. (lihat Lampiran 23: SOP Validasi) untuk kemudian dilaporkan ke Sekretariat melalui surat elektronik. 49 A Idem Dokumen hasil asesmen yang BELUM memadai untuk pengambilan keputusan tentang status/peringkat akreditasi dilakukan revalidasi olehvalidatorlain (lihat Lampiran 23: SOP Validasi)
49 B Idem Laporan yang valid dikirim oleh validator ke Sekretariat 50 Idem Setelah menerima berkas prodi dari Validator, Sekretariat mengirim berkas ke divisi 51 Idem Setelah menerima berkas prodi dari sekretariat, Divisi mempersiapkan rapat pleno majelis V. KEPUTUSAN STATUS / PERINGKAT AKREDITASI 52 Idem Rapat Pleno Majelis memutuskan status/peringkat akreditasi prodi berdasarkan hasil asesmen lapangan yang valid untuk dikirim ke sekretariat 53 Idem Sekretariat LAM-PTKes membuat dan mengirim SK, Sertifikat Akreditasi dan Rekomendasi Tindak Lanjut bagi Prodi yang Terakreditasidan Tidak Terakreditasi 54 +4 Fasilitator yang membimbing pertama kali atau fasilitator yang lebih sesuai memantau kepatuhan prodi terhadap Rekomendasi Tindak Lanjut yang diberikan oleh LAM-PTKes VI. PENGAJUAN KEBERATAN PRODI ATAS KEPUTUSAN AKREDITASI 55 +5 s/d + 10 Jika Prodi keberatan terhadap keputusan tentang status/peringkat akreditasi, maka mengajukan surat keberatan terhadap keputusan akreditasi dengan dokumen pendukung keberatannya selambat-lambatnya 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik 56 Idem Sekretariat LAM-PTKes menerima dan mengajukan surat keberatan yang masuk ke Rapat Pleno Majelis bagi pengajuan yang tidak melebihi batas waktu 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik 57 A Idem Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah keberatan itu LAYAK dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda. 57 B Idem Jika keputusan Rapat Pleno Majelisadalah bahwa keberatan itu TIDAK LAYAK Sekretariat LAM-PTKes membuat surat pemberitahuan penolakan keberatan prodi. 58 A Idem Sekretariat membuat surat pemberitahuan kepada Prodi bahwa akan dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda (Lampiran 24: SOP Asesmen Lapangan Ulang) 58 B Idem SekretariatLAM-PTKes mengirim surat penolakan keberatan prodi 59 - Prodi mengajukan akreditasi ulang paling cepat 1 (satu) tahun setelah penetapan status terakreditasi untuk meningkatkan peringkat terakreditasinya.