1. PENDAHULUAN Dalam rangkat meningkatkan kinerja Pemerintahan Daerah Kabupaten Wonogiri dalam berkordinasi dan berkomunikasi menjadi lebih cepat dan efisien sekarang ini sudah tersedia layanan webmail wonogirikab.go.id. Setiap SKPD mendapatkan alamat email resmi sebagai sarana berkomunikasi, berkirim surat/email antar SKPD maupun dengan pihak di luar instansi pemerintah. Berikut ini adalah Panduan operasional untuk pengguna webmail. 2. MEMBUKA WEBMAIL (1). Cara Pertama Masuk Ke Halaman Webmail : Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox) dan mengetikkan alamat http://www.wonogirikab.go.id. Berikut ini adalah gambar tampilan awal untuk webmail wonogirikab.go.id Klik Webmail (menuju ke halaman webmail Wonogiri) Halaman 1
(2). Cara Kedua Untuk Masuk Ke Halaman Webmail : Untuk membuka webmail, kita menggunakan browse (Internet Explorer atau Firefox) dan mengetikkan alamat http://mail.wonogirikab.go.id. Berikut ini adalah gambar tampilan awal untuk webmail wonogirikab.go.id (3). Masukkan Email Address dan password pada form isian (4). Berikut ini adalah gambar contoh pengisian Email Address dan password untuk log in Halaman 2
(5). Setelah itu klik Log In, kita akan menjumpai layar utama webmail (untuk login webmail ini harus menggunakan username lengkap) Change Password (1). Klik Change Password Untuk ubah/ edit password, lihat tampilan dibawah ini : Halaman 3
(2). Isikan data pada (New Password, Password Again) (3). Kemudian klik Change Password Pada buku manual ini sebagai default yang digunakan untuk membuat buku panduan adalah SquirrelMail (didalam webmail ini ada 3 pilihan untuk melihat email yaitu SquirrelMail, Horde, Roundcube) Halaman 4
(6). Klik SquirrelMail, untuk masuk ke halaman email, lihat gambar dibawah ini : (7). Layar webmail (halaman email) terbagi dalam beberapa bagian, antara lain : a. Bagian Kiri : Berisi Pilihan Check Email (untuk mengecek email), Inbox (untuk melihat email yang masuk), Draft (untuk menyimpan data email), Sent (untuk melihat item email yang dikirim tersimpan dalam menu sent), Trash (untuk menyimpan data), Junk (untuk menandai email sebagai spam) b. Bagian Atas : Berisi Pilihan Compose (untuk menulis/ membuat email), Addresses (untuk menyimpan alamat email), Folders (untuk membuat folder baru), Options (untuk pilihan Informasi Pribadi, Pesan Highlighting, Indek Urutan Pesan, megubah tampilan, mengubah folder yang akan ditampilkan), Search (untuk melakukan pencarian data email yang ada didalam folder inbox, draft, sent, trash, junk, ), Help (untuk Halaman 5
bantuan tentang webmail), Sign Out (untuk keluar dari webmail), SquirrelMail (link yang berisi tentang SquirrelMail) 3. MEMBACA EMAIL (1). Klik pada menu Email untuk menampilkan daftar pesan dalam folder itu. (2). Klik pada bagian Subjek (sesuai pesan email yang akan dibaca) untuk membaca pesan tersebut (3). Pada menu inbox yang berisi tiga bagian (Form, Date, dan Subject) (4). Pada menu inbox bagian Form tersebut kita dapat mengetahui siapa yang mengirim anda pesan, atau setidaknya alamat email itu berasal dari siapa, Date menunjukkan hari yang email itu dikirim. Subject menampilkan apa yang dikirim dimasukkan sebagai subjek. (5). Jika email berisi lampiran, itu akan tercantum di bagian bawah email ketika anda membaca pesan (6). Untuk melihat lampiran, anda harus memiliki sebuah program yang dapat membuka jenis file Halaman 6
4. MENGIRIM EMAIL (1). Untuk mengirim pesan baru, klik pada link compose di bagian atas layar. Untuk membalas, klik pada jawaban atau membalas Semua di kanan atas pesan (2). Kemudian Isikan pada bagian To, CC, BCC, Subject (isikan sesuai dengan konfigurasi yang anda kehendaki) Isikan data berikut : To : CC : Alamat email yang dituju Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon Copy, artinya penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau email tersebut dikirimkan pada bcc Subject : Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email hindari penggunaan subyek email yang tidak jelas Halaman 7
Contoh kasus : Santoso mengirim email ke (to) friend@wonogiri.go.id, di cc-kan ke admin@wonogiri.go.id dan di bcc ke kepala@wonogiri.go.id, maka friend akan menerima email sebagai penerima asli, admin akan menerima email sebagai penerima email salinan atau tembusan sedangkan kepala akan menerima salinan email tanpa diketahui oleh friend dan admin. Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim email kategori rahasia dan antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu bahwa email yang sama dikirimkan kepada pihak lain. (3). Apabila ingin melampirkan dokumen, untuk mengirim lampiran, anda harus menulis pesan (4). Di bagian bawah jendela compose, harus ada bentuk tombol berlabel Attach dan tombol Add sebelahnya (5). Klik tombol Browse, Cari file di komputer anda yang ingin anda lampirkan. Pilih dan klik OK (6). Berisi lokasi file, serta nama file, Klik Add untuk mentransfer file ke server SquirrelMail (7). Anda juga dapat menambahkan lampiran sebagai banyak pesan yang anda inginkan. Namun, file harus memiliki nama yang berbeda (8). Selanjutkan klik pada tombol Send, maka email sudah terkirim Halaman 8
5. MENJAWAB EMAIL (1). Klik pada bagian daftar Subject Email yang akan dibaca (2). Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini (tampilan inbox email yang sedang dibaca) : Halaman 9
(3). Klik Replay untuk menjawab/ membalas email, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini : (4). Kemudian isi/ tulis email yang telah disediakan klik Send 6. MENHAPUS EMAIL (1). Klik pada bagian check box yang akan dihapus (2). Kemudian klik tombol Delete, maka email akan terhapus Halaman 10
7. MENYIMPAN ALAMAT EMAIL (ADDRESSES) (1). Klik pada Addresses (2). Pada Add to Personal Address Book isikan data alamat email yang akan disimpan dalam Addresses (Nickname, Email Address, First Name, Last Name, Additional Info), sebgai contoh alamat email bagus sukendro sudah tersimpan dalam Addresses (3). Klik Add Address, Maka alamat email tersebut akan tersimpan pada Addresses Halaman 11
Add Address Untuk menambahkan alamat email yang akan disimpan dalam Addresses Edit Selected Untuk mengedit alamat email Delete Selected Untuk menghapus alamat email Compose To Selected Untuk selected kirim email 8. MEMBUAT FOLDER (FOLDERS) (1). Klik pada Folders (2). Isikan nama folder pada Create Folder Klik Create (3). Maka pembuatan folder berhasil (Deleted folder successfully Klik Refresh Folder List maka folder akan tampil sebelah kiri) Halaman 12
Create Untuk membuat folder baru Rename Untuk mengedit atau mengubah nama folder Delete Untuk menghapus folder 9. OPTIONS (PERSONAL INFORMATION) (1). Klik pada Options, akan muncul tampilan sepeti dibawah ini : (2). Isikan data untuk Personal Information (3). Klik Submit Halaman 13
10. SEARCH (1). Klik pada Search Untuk mencari daftar email yang ada diinbox muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini : (2). Klik Search email 11. LOGOUT (1). Klik Sign Out untuk keluar dari email Halaman 14