PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE STMIK SUMEDANG. Oleh : Asep Saeppani, M.Kom. Dosen Tetap Program Studi Sistem Informasi S-1 STMIK Sumedang ABSTRAK Arsitektur enterprise merupakan suatu upaya memandang elemen-elemen yang berbeda dalam suatu organisasi/enterprise secara keseluruhan sebagai satu kesatuan yang utuh. Untuk mengembangkan dan mengelola arsitektur enterprise perlu diadopsi atau dikembangkan sendiri framework dan proses/metodologi untuk arsitektur enterprise. Framework arsitektur enterprise mengidentifikasikan jenis informasi yang dibutuhkan untuk mendeskripsikan arsitektur enterprise, mengorganisasikan jenis informasi dalam struktur logis, dan mendeskripsikan hubungan antara jenis informasi tersebut. Proses/metodologi arsitektur enterprise sendiri merupakan suatu pedoman bagaimana cara mengembangkan atau mengelola arsitektur enterprise. Zachman Framework adalah salah satu framework untuk arsitektur enterprise yang menyediakan cara klasifikasi elemen arsitektural. Pemahaman akan framewok ini akan berguna dalam pengembangan atau pengelolaan arsitektur enterprise dan untuk menentukan metodologi arsitektur enterprise yang mana yang akan dipakai. Perencanaan Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture Planning/EAP) merupakan salah satu metodologi arsitektur enterprise yang berbasis Zachman Framework. EAP memberikan hasil berupa cetak biru TI, yaitu arsitektur data, aplikasi, dan teknologi sebagai pedoman kebutuhan TI. Berhubung EAP pada dasarnya juga merupakan metodologi untuk perencanaan SI (sistem informasi) maka EAP juga menghasilkan rencana implementasi. Pemodelan bisnis selaku salah satu tahap EAP merupakan proses membuat model bisnis sebagai suatu bentuk representatif yang mendefinisikan bisnis. Model bisnis berisikan fungsi-fungsi bisnis yang dijalankan enterprise. Model bisnis akan dimanfaatkan sebagai dasar dalam mendefinisikan ketiga arsitektur dan membuat rencana implementasi. Dalam memodelkan bisnis, pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan dalam melangsungkan bisnis dihimpun. Arsitektur data mengidentifikasi dan mendefinisikan jenis data yang utama dalam mendukung fungsi bisnis yang telah didefinisikan dalam model bisnis. Arsitektur data adalah salah satu dari ketiga arsitektur dalam EAP, dan merupakan arsitektur yang didefinisikan pertama sekali dengan pertimbangan bahwa data (informasi) yang berkualitas adalah produk mendasar dari SI. Kata kunci: arsitektur enterprise, cetak biru, zachman framework, perencanaan, EAP, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, keselarasan Page 1
1. PENDAHULUAN Informasi adalah sumber daya strategis organisasi yang memiliki peran menentukan bagi keberhasilan bisnis dan pendorong lahirnya inovasi-inovasi baru. Melalui informasi pengetahuan (knowledge) tentang para pesaing dan pelanggan akan dapat dikenali dengan baik, sehingga membantu dalam menentukan arah pengembangan bisnis di masa mendatang. Menghadapi perubahan lingkungan bisnis yang sangat cepat dan iklim persaingan global yang demikian ketat, setiap organisasi memerlukan keterpaduan arah agar dapat menerapkan langkah-langkah efektif dan mampu mengelola sumber daya miliknya secara efisien yang diformulasikan kedalam strategi organisasi atau strategi bisnis enterprise. Secara umum enterprise dapat diartikan sebagai organisasi (profit dan non profit) dengan merujuk pada makna leksikalnya yang mengandung makna upaya untuk mengatasi tantangan, sehingga enterprise dapat diartikan sebagai suatu organisasi yang tengah berkembang dalam berbagai tantangan perubahan. Salah satu strategi yang banyak diterapkan saat ini adalah penerapan sistem informasi (SI) dengan teknologi informasi (TI) sebagai penunjangnya. Untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi dengan dukungan SI, maka pembangunan SI harus selaras strategi bisnis enterprise. Seiring pesatnya perkembangan TI dan pengaruhnya terhadap dinamika perubahan bisnis, maka organisasi memerlukan landasan SI yang mantap dan mampu memenuhi kebutuhan informasi organisasi, serta dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masa mendatang. Oleh karenanya untuk menghasilkan landasan SI yang mantap, maka diperlukan perencanaan SI yang tepat. Salah satu pendekatan yang dapat dipergunakan dalam perencanaan SI adalah pendekatan perencanaan arsitektur enterprise (enterprise architecture planning atau EAP) yang dikemukakan oleh Spewak (1992). Pendekatan ini berbeda dengan pendekatan perencanaan SI tradisional yang berdasarkan pada dorongan proses (process driven) dan perkembangan teknologi semata (technology driven). Sementara EAP menggunakan pendekatan berdasarkan dorongan data (data driven) dan bisnis (bussines driven). EAP merupakan proses pendefinisian arsitektur bagi penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk menerapkan arsitektur-arsitektur tersebut. Arsitektur yang dimaksud dalam konteks ini adalah cetak biru (blue print) atau modelmodel yang mendefinisikan dan menguraikan kebutuhan data, aplikasi dan teknologi untuk mendukung bisnis. Cetak biru hasil EAP merupakan landasan bagi penerapan SI, sehingga selaras dengan tujuan bisnis enterprise dan memiliki kemampuan dalam menghadapi perubahan, serta tantangan bisnis di masa mendatang. Dikarenakan dengan terdapatnya cetak biru dari enterprise yang sedang saat ini berkembang, dalam hal ini STMIK Sumedang akan bermanfaat secara internal dan eksternal. Penelitian ini dilakukan di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Sumedang (STMIK Sumedang), sebuah lembaga pendidikan formal perguruan tinggi yang berada di kabupaten Sumedang. Sebagai organisasi yang sedang tumbuh berkembang, organisasi ini dihadapkan kepada tantangan untuk dapat menghasilkan produk lulusan berkualitas dan siap memenuhi kebutuhan pasar yang sangat dinamis seiring dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. Sejalan dengan tujuan organisasi ini, yaitu untuk menghasilkan lulusan berkualitas dan memiliki kompetensi tinggi, maka diperlukan strategi pengelolaan organisasi yang tepat. Untuk itu penerapan SI merupakan salah satu strategi yang dapat digunakan dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dari hasil survey, wawancara dan studi dokumentasi di STMIK SUMEDANG dapat disimpulkan bahwa organisasi ini belum memiliki perencanaan SI yang mantap sebagai landasan pembangunan SI. Disamping itu belum tersedia dukungan sistem dan teknologi yang khusus dikembangkan atau diadakan untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis organisasi. Data yang ada masih berupa pulau-pulau data yang tersebar dan dikelola secara terbatas untuk kepentingan pelaporan Page iv
dengan memanfaatkan aplikasi pengolah kata dan spreadsheet dan aplikasi yang tersedia hanya terintegrasi pada bidang akademik saja. Berdasarkan kondisi tersebut di atas, maka penerapan EAP dalam tesis ini diarahkan untuk membangun landasan SI yang mantap dan selaras dengan tujuan bisnis organisasi, serta memiliki kemampuan untuk memenuhi misi SI dalam menyediakan data dan informasi berkualitas yang dibutuhkan organisasi dalam mencapai tujuannya. Berdasarkan permasalahan diatas dapat diidentifikasi permasalahan dapat diidentifikasi sebagai berikut : a. Permasalahan yang timbul adalah belum terdapatnya model tingkat tinggi atau cetak biru arsitektur enterprise dan rencana implementasinya merupakan hal yang dibahas dalam tesis ini. b. Membuat cetak biru dan rencana implementasi ini merupakan perencanaan SI utuh yang memuat penjelasan tentang posisi SI saat ini, yang akan dituju, dan bagaimana cara mencapainya di STMIK Sumedang. Pada penelitian ini dilakukan dengan batasan masalah sebagai berikut: a. Ruang lingkup enterprise yang diteliti dibatasi pada fungsi pendidikan yang merupakan fungsi bisnis utama STMIK Sumedang dan fungsi-fungsi bisnis pendukungnya, melilputi fungsi kemahasiswaan, sarana dan keuangan. b. Kerangka kerja (Framework) untuk arsitektur enterprise adalah kerangka kerja Zachman (Zachman Framework) yang digunakan sebagai cara pandang dalam pembangunan arsitektur enterprise. c. Metodologi yang digunakan adalah Enterprise Architecture Planning (EAP) dari Spewak (1992). EAP digunakan untuk menghasilkan cetak biru tingkat tinggi arsitektur enterprise beserta rencana implementasinya. Pada penelitian ini dilakukan dengan rumusan masalah sebagai berikut : a. Bagaimana membangun model bisnis fungsional dari enterprise yang dilengkapi dengan hasil analisis kondisi system actual dan teknologinya. b. Bagaimana Membangun arsitektur enterprise untuk enterprise yang dimaksud dalam tesis ini, terdiri dari arsitektur data, aplikasi dan teknologi. c. Bagaimana menyusun rencana implementasi arsitektur enterprise untuk enterprise yang dimaksud dalam tesis ini. Penelitian yang dilakukan sudah tentu harus mempunyai tujuan dan manfaat penelitian, untuk itu pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tujuan dan manfaat penelitian ini. Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Membangun model bisnis fungsional dari enterprise dilengkapi dengan hasil analisis kondisi sistem aktual dan teknologinya. b. Membangun arsitektur enterprise untuk enterprise yang dimaksud dalam tesis ini, terdiri dari arsitektur data, aplikasi dan teknologi. c. Menyusun rencana implementasi arsitektur enterprise untuk enterprise yang dimaksud dalam tesis ini. Diharapkan dengan terbentuknya perencanaan enterprise ini dapat menghasilkan manfaat sebagai berikut : a. Manfaat bagi institusi enterprise STMIK Sumedang adalah sebagai berikut : 1. Terbentuknya model bisnis fungsional enterprise yang dilengkapi dengan analisis kondisi sistem yang actual dan teknologinya. 2. Terbentuknya arsitektur enterprise STMIK Sumedang meliputi arsitektur data, aplikasi dan teknologi. 3. Diimplementasikannya arsitektur enterprise STMIK Sumedang. b. Manfaat yang didapat oleh penulis adalah sebagai berikut : 1. Mampu membentuk model bisnis fungsional enterprise yang dilengkapi dengan analisis kondisi sistem yang actual dan teknologinya. 2. Mampu membentuk arsitektur enterprise STMIK Sumedang meliputi arsitektur data, aplikasi dan teknologi. Page v
c. Manfaat bagi masyarakat adalah sebagai berikut : 1. Bagi masyarakat sumedang menjadi kebanggaan tersendiri memiliki institusi pendidikan yang mempunyai visi dan misi pengembangan arsitektur enterprise kedepan. 2. Masyarakat Sumedang memiliki kepercayaan untuk merekomendasikan dan memilih STMIK Sumedang sebagai sarana pembentuk insane-insan akademis berbasis teknologi. 2. LANDASAN TEORI DAN KERANGKA PEMIKIRAN 2.1. Landasan Teori Berdasarkan sumber yang didapatkan terhadap pembahasan penelitian ini, tinjauan pustaka yang diolah didalamnya menjadi kesatuan pokok pembahasan untuk mendukung literatur agar tidak lepas dari pokok pembahasan. Beberapa tinjauan pustaka yang digunakan dalam penelitian ini adalah materi perkuliahan, buku cetakan, e-book dan tulisan ilmiah yang berkaitan dengan pokok pembahasan utama yaitu perencanaan arsitektur enterprise. Arsitektur lazimnya dimengerti sebagai studi atau pekerjaan merancang bangunan. Sesungguhnya pengertian arsitektur tidak terbatas akan rancangan bangunan. Berikut ini adalah beberapa definisi atau pemahaman mengenai arsitektur : a. Arsiktektur adalah organisasi fundamental dari sistem yang diwujudkan dengan komponen-komponennya, keterhubungannya satu sama lain dan terhadap lingkungannya, dan prinsip sebagai pedoman rancangan dan evolusinya (IEEE 1471 2000). b. Arsitektur adalah rancangan dari segala jenis struktur, baik fisik maupun konseptual, baik nyata maupun maya. c. Arsitektur memberikan makna pendekatan yang terencana dan terkontrol, bukan reaktif. Sehingga, secara garis besar dapat disimpulkan dari beberapa definisi di atas, definisi arsitektur adalah sebagai berikut: a. Meluas dari konteks studi dan praktik perancangan bangunan sampai konteks TI dan bisnis b. Adanya pendekatan yang terencana dan terkontrol, bukan reaktif dan diwujudkan dengan model dan gambar (yang secara umum disebut cetak biru) bagian-bagian/ komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang. Arsitektur Enterprise merupakan suatu metode untuk membangun landasan (fondasi) yang diperlukan organisasi agar dapat bertahan dan mampu beradaptasi menghadapi tantangan dan perubahan bisnis yang terjadi saat ini dan di masa depan. Arsitektur enterprise mengelompokkan komponenkomponen utama organisasi dan memberikan penjelasan bagaimana komponen-komponen tersebut bekerja sebagai satu kesatuan sistem yang memiliki kemampuan untuk mendukung tercapainya tujuan bisnis. Komponenkomponen tersebut diantaranya meliputi sumber daya manusia (SDM), proses bisnis, teknologi, informasi, aplikasi, dan sumber daya lainnya. Kata arsitektur pada arsitektur enterprise lazimnya digunakan dalam disiplin ilmu yang berhubungan dengan kegiatan merancang bangunan fisik. Namun demikian sesungguhnya kata arsitektur telah digunakan diberbagai bidang seperti ekonomi, teknologi informasi (TI), dan sebagainya, termasuk dalam konteks bisnis. Ada beberapa pengertian dan definisi tentang arsitektur, antara lain sebagai berikut: a. Arsitektur merupakan definisi struktur, keterhubungan, sudut pandang, asumsi dan landasan yang dibuat untuk membangun sistem. (McGovern, 2003:p11) b. Arsitektur merupakan struktur komponenkomponen, keterhubungannya dan prinsipprinsip, serta panduan-panduan untuk mengatur rancangan dan perubahan yang terjadi di masa depan. (IEEE,IEEE STD 610.12) Sementara itu, kata enterprise dapat diartikan sebagai organisasi (profit atau non profit) dengan merujuk pada makna leksikalnya yang mengandung makna upaya untuk mengatasi tantangan, sehingga Page vi
enterprise dapat diartikan sebagai suatu organisasi yang tengah berkembang dalam berbagai tantangan perubahan. Dalam kaitannya dengan Tesis ini, enterprise bermakna sebagai organisasi yang memanfaatkan TI dalam menjalankan misinya. Dari beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa enterprise bukan hanya perusahaan (company), tetapi bisa juga organisasi nirlaba seperti pemerintah dan lembaga pendidikan (akademik). Sebagai sebuah disiplin ilmu dalam bidang TI arsitektur enterprise memiliki beberapa definisi, antara lain sebagai berikut : a. Proses terstruktur untuk menentukan TI yang dibutuhkan oleh enterprise dan bagaimana menyediakan layanan TI di dalam organisasi. (Nebraska Information Technology Commision Strategic Initiatives, 2005) b. Rangkaian menyeluruh prinsip-prinsip, panduan-panduan, diagram-diagram, dan standar standar yang memungkinkan sebuah organisasi menyelaraskan antara kegiatan akuisisi, pengembangan dan pengelolaan aset-aset TI yang dimiliki dengan tujuan dan fungsi-fungsi bisnis organisasi (The Pension Benefit Guaranty Corporation, 2005). c. Suatu mekanisme yang dilakukan untuk menjamin sumber daya informasi yang dimiliki enterprise digunakan untuk mendukung strategi enterprise (Riverton,2005). d. Persiapan penerapan menyeluruh dan akurat metodologi untuk mewujudkan efektivitas struktur dan aktivitas organisasi baik yang terjadi saat ini maupun di masa depan dalam rangka mendukung proses-proses bisnis organisasi, sistem informasi (SI), SDM dan unit-unit organisasi agar selaras dengan tujuan dan strategi organisasi (Wikipedia, 2007). e. Arsitektur enterprise memiliki peran sangat menentukan dalam mewujudkan keberhasilan penerapan TI di masa depan, karenanya sebagai sebuah landasan arsitektur enterprise memiliki tujuan antara lain sebagai berikut : (Nebraska Information Technology Commision Strategic Initiatives, 2005:p2) f. Memfokuskan perhatian pada strategi pemanfaatan TI untuk mendukung fungsifungsi bisnis. g. Menyediakan data berkualitas bagi siapa saja yang membutuhkan (data sharing). h. Membangun kesesuaian antar sistem yang ada (interoperability). i. Meningkatkan penghematan dan nilai manfaat dari investasi TI (efficiency). Untuk membangun arsitektur enterprise yang stabil, mampu beradaptasi terhadap perubahan dan selaras dengan tujuan organisasi, maka ada beberapa kriteria perlu diperhatikan, antara lain sebagai berikut : a. Prinsip-prinsip arsitektur harus berangkat dari visi, misi dan pernyataan formal kebutuhan organisasi. b. Sebuah rencana arsitektur harus dapat memandu keputusan pengembangan SI dan infrastruktur teknologinya. c. Para manajer senior, pengambil keputusan, perancang, pengembang, dan sebagainya harus mengerti tentang rencana arsitektur. d. Arsitektur harus dibangun dalam konteks untuk menghasilkan manfaat TI yang maksimal bagi organisasi. e. Arsitektur harus fleksibel dan mudah beradaptasi terhadap perubahan TI, sistem, dan akses data di masa depan. Disamping itu arsitektur enterprise yang dibangun harus memiliki kemampuan sebagai berikut : a. Mampu menyampaikan visi arsitektur kepada para pimpinan dan pengelola TI. b. Membantu menyelaraskan antara pemanfaatan TI dengan visi dan misi strategis organisasi. c. Mengkomunikasikan rencana-rencana TI kepada komunitas TI di lingkungan organisasi. d. Menjembatani penambahan dan perubahan TI terhadap arsitektur yang sudah ada sebelumnya. e. Menyediakan panduan cara melakukan adaptasi arsitektur yang didalamnya memuat paket-paket solusi ke dalam visi arsitektur. Page vii
f. Arsitektur harus lengkap, konsisten, dan mampu menyediakan panduan bagi para pengembang, manajer TI, dan para pengguna yang memerlukan perencanaan dan anggaran dalam rangka implementasi dan pemanfaatan TI. g. Menyediakan kemudahan akses, analisis, pertukaran informasi dan query. h. Menyediakan metode untuk melakukan analisis tentang bagaimana proses, alat bantu (tools), teknologi dan manusia harus berinteraksi untuk menghasilkan solusi-solusi TI yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan yang dikehendaki baik secara individu maupun organisasi. Framework Zachman pertama kali dipublikasikan oleh John Zachman pada tahun 1987 dalam tulisannya yang berjudul A Framework for Information Systems Architecture di IBM Systems Journal. Framework ini awalnya berupa struktur matriks enam baris dan tiga kolom. (Zachman, J. A. (1987, vol 3) Zachman kemudian menyatakan bahwa seharusnya Framework Zachman dirujuk sebagai Framework untuk Arsitektur Enterprise alih-alih Framework untuk Arsitektur SI (Zachman, J. A. (1996) Framework arsitektur enterprise mengidentifikasikan jenis informasi yang dibutuhkan untuk mendeskripsikan arsitektur enterprise, mengorganisasikan berbagai jenis informasi dalam struktur logis, dan mendeskripsikan hubungan antara jenis informasi tersebut (Hagan, 2004:p8) Informasi dalam arsitektur enterprise sering dikelompokkan dalam model-model atau sudut pandang arsitektural ((Hagan, 2004:p9). Untuk mengembangkan arsitektur enterprise perlu diadopsi atau dikembangkan sendiri suatu framework arsitektur enterprise. Salah satu framework yang banyak diadopsi adalah Zachman Framework (ZF) yang dipublikasikan untuk pertama kalinya pada tahun 1987 oleh John Zachman. ZF merupakan suatu skema untuk melakukan klasifikasi dalam pengorganisasian artifak enterprise. Artifak dapat diartikan sebagai komponen dari arsitektur enterprise, yaitu berupa daftar, definisi, model, dan hal-hal lain yang secara formal dapat dirujuk dan atau dihasilkan melalui pembuatan arsitektur enterprise. Berbentuk matriks yang terdiri dari 6 kolom dan 5 baris. Setiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi atau topik arsitektur enterprise, yaitu : data (atau what), fungsi (atau how), jaringan (atau where), manusia (atau who), waktu (atau when), dan motivasi (atau why). Setiap baris pada ZF merepresentasikan perspektif-perspektif sebagai berikut : a. Perspektif Perencana (Baris Pertama) : menetapkan konteks, latar belakang, dan tujuan enterprise. b. Perspektif Pemilik (Baris Kedua) : menetapkan model-model konseptual dari enterprise. c. Perspektif Perancang (Baris Ketiga) : menetapkan model-model SI sekaligus menjembatani hal-hal yang dikehendaki pemilik dan hal-hal lain yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik. d. Perspektif Pembangun (Baris Keempat) : menetapkan rancangan teknis dan fisik, serta mengadakan komponen-komponen yang diperlukan. e. Perspektif Sub Kontraktor (Baris Kelima) : menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan secara teknis dan fisik, serta mengadakan komponenkomponen yang diperlukan. f. Perspektif Functioning Enterprise (Baris Keenam) : merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil implementasi. Pertemuan antara baris dan kolom disebut sel, yang terdiri dari artifak-artifak enterprise sesuai dengan definisi baris dan kolomnya. Page viii
Gambar 1 Zachman Framework untuk arsitektur enterprise Page iv
2.2. Kerangka Pemikiran Berdasarkan landasan teori dan tinjauan pustaka diatas yang telah dipaparkan, maka kerangka pemikiran dari penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut : Page iv