Panduan Sinkronisasi Database Riset dipersiapkan oleh : Hadiyanto Pengelola Utama Situs DBRiptek http://www.dbriptek.ristek.go.id Januari 2007
Panduan Sistem Sinkronisasi Database Riset Pedoman ini memuat langkah-langkah untuk melakukan uploading data dari sistem database riset lokal ke dalam sits DBRiptek. Data riset yang ada di dalam database riset lokal bisa dikonversi ke dalam format CSV, yang kemudian bisa diupload secara sekaligus ke dalam situs DBRiptek. Keunggulan dari metoda ini adalah waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data menjadi minimal yaitu berbanding lurus dengan waktu uploading data yang berarti tergantung dari besarnya bandwidth yang anda miliki dan besarnya data yang hendak anda konversi. Proses ini sama sederhananya seperti ketika anda mengirimkan attachment file ke dalam e-mail. Metoda baru ini menjadi solusi atas terbatasnya koneksi internet dan kecilnya bandwidth yang dimiliki oleh setiap lembaga riset. Pada proses pemasukan data online secara konvesional, anda harus memasukkan data satu persatu langsung ke situs database riset iptek. Namun dengan menggunakan sistem sinkronisasi ini, data sudah terkumpul dalam database riset lokal secara offline. Sehingga waktu online hanya dibutuhkan untuk mengirimkan paket data ke situs DBRiptek. 1. Export data ke format CSV Pada tahap ini, komputer anda harus terkoneksi dengan internet. Lalu masuklah ke dalam database riset lokal. Dari menu yang tersedia, pilihan Export data ke format CSV. Ketika diklik, maka akan keluar window kecil di depannya seperti terlihat pada gambar di bawah ini. gambar 1. Menu export data di dalam database riset lokal Lalu isikan data yang diperlukan, seperti pilihlah jenis database yang akan dikonversi. Kemudian pilih format file yang diinginkan, dalam hal ini format CSV, dan lokasi dan nama file hasil konversi. Kemudian klik tombol export data. Panduan Sinkronisasi Database Riset 2 / 7
Setelah prosedur ini selesai, maka data yang ada di dalam database yang anda piliah sudah dikonversi semua ke dalam format CSV di lokasi yang sudah ditentukan. 2. Upload data ke situs DBRiptek Untuk mengupload data yang sudah dikonversi tersebut, maka anda tidak perlu meninggalkan database riset lokal. Dari pilihan menu, pilihlah menu terakhir yaitu : Upload data ke situs DBRiptek. Maka otomatis, browser anda akan terbuka dan diarahkan ke situs DBRiptek dengan tampilan seperti dibawah ini. gambar 2. Akses masuk ke situs DBRiptek melalui database riset lokal Koneksi link dari database riset lokal ke situs DBRiptek ini memerlukan otorisasi untuk keperluan security. Hanya operator yang terdaftar di dalam situs DBRiptek sajalah yang punya otorisasi untuk melakukan proses sinkronisasi ini. Masukkan username dan password anda untuk situs DBRiptek. Jika berhasil masuk pada tahapan ini, maka anda akan disuguhi menu khusus untuk upload data langsung ke situs DBRiptek. Gambar berikut ini adalah halaman yang akan tampil untuk melakukan proses upload data tersebut. Berikutnya ikuti petunjuk yang tertulis di halaman tersebut. Syarat file yang akan diupload harus merujuk kepada petunjuk tersebut, yaitu : File harus dengan extension.txt Semua field wajib yang diwajibkan untuk jenis database terkait harus terpenuhi Berukuran tidak lebih besar dari 200 kbytes. Untuk syarat 1 dan 2, otomatis akan terpenuhi karena data berasal dari database riset lokal, sehingga hanya syarat ke-3 yang perlu diperhatikan sebelum melakukan proses upload dan konversi data. Panduan Sinkronisasi Database Riset 3 / 7
gambar 3. Halaman untuk upload data Pada tahap ini, pertama anda harus memilih jenis data yang akan diupload. Perhatikan untuk memilih jenis data yang sesuai dengan data yang diupload. Jika data yang diupload adalah jenis penelitian, maka pilih penelitian pada langkah nomor 1, jika data yang diupload adalah jenis publikasi, maka pilih publikasi pada langkah nomor 1, dan seterusnya. Jika keliru, maka database riset anda akan menjadi kacau, karena data yang masuk tidak sesuai dengan template database. Oleh karena itu pastikan anda memilih jenis data yang sesuai dengan data yang anda upload. Panduan Sinkronisasi Database Riset 4 / 7
gambar 4. Pilih data yang akan anda upload Langkah berikutnya anda mengupload data yang sudah anda siapkan, dengan mengklik tombol browse, dan ikuti perintah upload yang ada di dalamnya. Pastikan file yang diupload menggunakan ekstension.txt sebagai pertanda text file, karena cuma text file saja yang diperkenankan untuk diupload. Ketika siap, maka nama file anda akan tertera di dalam kotak disamping upload data. Kemudian klik tombol upload. gambar 5. Data siap untuk diupload Jika proses upload data sukses, maka layar akan memberikan informasi seperti dibawah ini, yaitu catatan konfirmasi mengenai jenis penelitian, nama file yang diberikan oleh sistem dan besar file yang sudah diupload, seperti terlihat pada gambar 6. Panduan Sinkronisasi Database Riset 5 / 7
gambar 6. Data siap untuk dikonversi Selanjutnya klik link konversi data untuk melakukan proses akhir yaitu mengkonversi data text yang sudah diupload ke dalam format database. Ketika proses konversi data berlangsung, layar monitor akan memperlihatkan kemajuan proses konversi per 5 data. Bila gagal maka akan ditulis gagal dikonversi. Penyebab gagal dikonversi adalah field wajib tidak terisi, sehingga data ditolak untuk disimpan ke dalam database. gambar 7. Proses konversi data yang berlangsung dengan data yang gagal dikonversi Panduan Sinkronisasi Database Riset 6 / 7
Oleh karena itu pastikan semua field wajib terisi sehingga proses akhir ini bisa berjalan sempurna. Bila tahap akhir ini selesai, maka layar monitor akan memperlihatkan jumlah data yang berhasil dikonversi dari jumlah total data yang diupload. Kemungkinannya adalah : semua data sukses untuk dikonversi, hanya sebagian saja berhasil dikonversi dan kemungkinan paling buruk adalah semua data ditolak untuk dikonversi. gambar 8. Laporan akhir persentase data yang sukses dikonversi. Namun bila anda sudah yakin bahwa semua field wajib sudah terisi dengan benar, maka sudah dapat dipastikan bahwa data anda akan 100% dikonversi ke dalam database riset iptek online. Hanya setelah pengelola utama database melakukan proses index-ing, data yang baru dikonversi tadi akan tampil di halaman depan dan bisa dilihat oleh publik. Panduan Sinkronisasi Database Riset 7 / 7