PANDUAN MENGGUNAKAN WEB INTRANET DAN E-MAIL PERUSAHAAN URUSAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI ( UPTI ) BAGIAN PERENCANAAN PENGKAJIAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI PTP NUSANTARA V ( PERSERO ) 2011 1
I. PANDUAN PENGGUNAAN WEB INTRANET MENGAKSES WEB INTRANET PT PN V 1. Melalui browser ( Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Chrome dll ) Buka alamat sbb : Jika mengakses melalui jaringan internet http://www.ptpn5.com sehingga akan muncul homepage website PT PN V sebagai berikut : ( ket : tampilan homepage akan berubah-ubah sesuai kondisi terkini ) 2. Pada website PT PN V di atas ada menu-menu yang bisa di klik sebagai berikut : 3. Pilih Menu intranet 4. Sehingga akan muncul homepage e-mail PT PN V sebagai berikut ini : 2
Jika mengakses melalui jaringan lokal PT PN V ( Local Area Network ) untuk di bagian Kantor Pusat atau melalui Jaringan WAN ( Wide Area Network ) untuk Kebun/PKS/Unit Kerja 1. Melalui browser ( Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Chrome dll ) ketikkan alamat http://10.5.250.211 2. Tunggu sampai terbuka homepage Web Intranet seperti pada gambar di atas. LOGIN/MASUK KE WEB INTRANET PT PN V 1. Setelah berhasil membuka homepage Web Intranet, masukan username dan password yang telah diberikan pada Login Area, kemudian tekan tombol LoGIn Ketikkan Username dan password 2. Jika username dan password yang diisikan benar maka kita akan masuk ke menu utama Web Intranet sebagai berikut. Pesan kesalahan akan muncul jika username dan password yang diisikan tidak benar, periksa kembali isian username dan password anda, jika masih tejadi kesalahan silahkan hubungi Bagian P2TI up urusan Pengembangan TI 3
MENU ATAS MENU KIRI MENU KANAN 3. Web Intranet PT PN V memiliki banyak sekali menu, dan akan bertambah terus sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan. Panduan ini hanya akan membahas menu-menu yang penting saja, untuk menu-menu lain yang belum dibahas pada Panduan ini, silahkan pengguna dapat mencobanya sendiri MENGGANTI PASSWORD 1. Pada menu atas pilih/klik menu Ubah Password 2. Isikan password baru pada baris Password Baru kemudian tekan tombol Simpan 4
KE HALAMAN UTAMA WEB INTRANET 1. Pada menu atas pilih/klik menu Halaman Utama KELUAR DARI WEB INTRANET 1. Pada menu atas pilih/klik menu Halaman Utama MENU AGENDA KERJA 1. Pada menu kiri pilih menu Agenda Kerja 2. Isi Tgl/Jam dan Isi Agenda kerja kemudian tekan tombol Simpan 3. Untuk mengedit dan menghapus agenda kerja klik Edit dan Hapus pada menu Agenda kerja MENU BUKU ALAMAT 1. Pada menu kiri pilih menu Buku Alamat 5
2. Isikan Nama, Alamat Rumah dst kemudian tekan tombol Simpan 3. Untuk mengedit dan menghapus buku alamat klik Edit dan hapus pada menu Buku Alamat MENU KIRIM PESAN 1. Pada menu kiri pilih menu Kirim Pesan 2. Klik user/pengguna intranet tujuan pada baris Kepada 3. Ketikkan pesan pada kotak Pesan 4. Lampirkan file ( jika ada ) dengan menekan tombol Browse, kemudian tekan tombol Kirim, tunggu sampai muncul pesan berhasil di kirim 5. Di sisi penerima nantinya akan mendapat pesan sebagai berikut : 6
6. Jangan lupa menghapus pesan jika sudah selesai membaca pesan MENU FORUM DISKUSI 1. Pada menu kiri pilih menu Forum Diskusi 2. Klik tulisan Tambah Topik Baru untuk membuat topic baru diskusi, sebagai berikut : 7
3. Ketikkan tema diskusi pada baris Topik Pesan 4. Ketikkan isian diskusi kemudian tekan tombol Kirim tunggu sampai muncul pesan berhasil, maka Topik diskusi yang baru anda buat akan masuk di Menu Forum Diskusi baik di menu kiri maupun menu kanan. 5. Jika ingin memberikan komentar atas suatu tema forum diskusi bisa melalui Forum Diskusi di menu kiri maupun Forum Diskusi Terakhir di menu kanan 8
6. Klik tema forum diskusi mana yang ingin di komentari 7. Pada menu tanggapan, isikan komentar kemudian tekan tombol kirim MENU PUSTAKA FILE 1. Sesama pengguna Web Intranet dapat saling berbagi file-file melalui menu Pustaka File 2. Di menu kiri klik Pustaka File 3. Klik file pada kolom File jika ingin mendownload file yang ingin kita download 4. Jika kita ingin berbagi file klik menu KIRIM FILE sebagai berikut : 5. Ketikkan keterangan file kemudian masukkan file yang ingin di kirim dengan menekan tombol Browse kemudian tekan tombol Upload. 9
MENU BACKUP FILE 1. Kita dapat membackup file-file penting yang kita miliki melalui Web Intranet, sehingga jika file-file tersebut hilang atau rusak di komputer kita maka kita masih mempunyai backupnya di server Web Intranet Catatan : Tidak seperti menu Pustaka File, maka pada menu backup file ini file-file yang kita upload hanya kita saja yang bisa mengakses dan melihatnya sementara pengguna lain tidak bisa melihat file-file yang kita upload tadi 2. Di menu kiri klik Backup File MENU UNTUK MEMBACKUP FILE MENU UNTUK MELIHAT, MENDOWNLO AD MENCARI FILE-FILE YG TELAH KITA BACKUP 3. Menu Backup File terdiri atas 2 sub menu yaitu Manajemen Laporan dan Backup File Pribadi. Pada Menu manajemen laporan kita dapat mengklasifikasikan file-file yang ingin kita backup berdasarkan harian dan bulanan. Sedangkan menu backup file pribadi adalah menu untuk membackup file-file pribadi kita tanpa harus kita tentukan klasifikasinya. Untuk kemudahan penggunaan menu backup file ini maka pada panduan ini hanya akan dijelaskan bagaimana membackup file dengan menu Backup File Pribadi 10
4. Pada sub menu Backup File Pribadi, tekan tombol Browse untuk memasukkan file yang ingin kita Backup kemudian tekan tombol Upload, tunggu sampai muncul pesan berhasil MENU FORUM JUAL BELI 1. Pada menu kanan ke menu Forum Jual Beli kemudian klik tulisan Di Sini 2. Pada kotak penawaran isikan penawaran barang yang mau dijual, kemudian klik Tombol Browse untuk mengupload foto barang jika ada dan tekan Tombol Kirim 11
II. PANDUAN PENGGUNAAN E-MAIL PERUSAHAAN MENGAKSES E-MAIL PT PN V 1. Melalui browser ( Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, Chrome dll ) Buka alamat sbb : Jika mengakses melalui jaringan internet http://www.ptpn5.com sehingga akan muncul homepage website PT PN V sebagai berikut : ( ket : tampilan homepage akan berubah-ubah sesuai kondisi terkini ) 2. Pada website PT PN V di atas ada menu-menu yang bisa di klik sebagai berikut : 3. Pilih Menu webmail 4. Sehingga akan muncul homepage e-mail PT PN V sebagai berikut ini : 12
Jika mengakses melalui jaringan lokal PT PN V ( Local Area Network ) untuk di bagian Kantor Pusat atau melalui Jaringan WAN ( Wide Area Network ) untuk Kebun/PKS/Unit Kerja 1. Login ke Web Intranet PT PN V sebagai berikut : 2. Di sebelah kiri terdapat menu-menu sebagai berikut : 13
MENU EMAIL 3. Untuk masuk ke menu e-mail klik menu E-mail, sehingga kita akan menuju homepage e-mail PT PN V sebagai berikut : 14
LOGIN/MASUK KE E-MAIL PT PN V 1. Pada homepage e-mail PT PN V sebagaimana digambarkan di atas masukkan username dan password yang telah diberikan Username Password 2. Name diisikan username e-mail kita, missal email kita adalah aji@ptpn5.co.id, maka pada baris Name cukup diisikan : aji 3. Pada baris Password diisikan password e-mail yang diberikan oleh P2TI. 4. Jika username dan password telah diisi klik tombol Login 5. Jika menemui permasalahan sehingga tidak bisa login, coba perhatikan username dan password yang kita isikan apakah sudah diisi dengan benar, jika sudah benar dan masih belum bisa login silahkan hubungi Bagian P2TI u.p. Urusan Pengembangan TI. MENU E-MAIL PT PN V 1. Setelah berhasil login maka kita akan masuk ke e-mail PT PN V sebagai berikut : 2. Menu-menu e-mail di atas secar garis besar akan dijelaskan sebagai berikut : 15
MEMBACA E-MAIL MASUK 1. Untuk melihat dan membaca e-mail yang masuk dapat dengan mudah dilakukan sebagai berikut : 2. Klik pada Subject untuk melihat e-mail, jika di klik maka kita bisa melihat isi e-mail sebagai berikut Subyek E-mail Pengirim ISI E-MAIL File-file LAMPIRAN 3. Jika pengirim e-mail menyertakan lampiran ( attachment ) berupa file maka untuk mendownload e- mail lampiran tersebut cukup meng-klik nama file seperti pada gambar di atas. 16
4. Untuk membalas e-mail di atas kita meng-klik menu Reply sebagai mana berikut 5. Menu reply dapat dilihat pada gambar berikut : KETIKKAN BALASAN E-MAIL DI SINI 6. Ketikkan balasan e-mail kemudian kill Tombol Send untuk mengirim e-mail 7. Jika kita ingin meneruskan e-mail yang kita terima tadi ke orang lain maka kita tinggal memilih menu Forward 8. Menu Forward dapat dilihat sebagai berikut : KETIKKAN ALAMAT E-MAIL YG DITUJU 9. Kemudian tekan tombol Send 17
MENGIRIM E-MAIL 1. Untuk mengirim e-mail pada menu utama pilih Compose 2. Menu pengiriman e-mail dapat dilihat sebagai berikut : ISI E-MAIL 3. Isikan e-mail tujuan pada baris To, jika yang kita tuju lebih dari 1 ( satu ) e-mail maka setiap e-mail di pisahkan dengan koma (, ) misal to: aji@ptpn5.co.id, ajipriyatna@gmail.com 4. Klil tombol Addresses untuk memasukkan e-mail yang sudah kita simpan sebelumnya. ( penjelasan lebih lanjut pada sub bab berikutnya ) 18
5. Isikan e-mail cc ( copy carbon ) jika ingin menembuskan e-mail, jika e-mail yang ditembusi lebih dari satu maka setiap e-mail dipisahkan dengan koma (, ) misal cc : ptpn5@ptpn5.co.id, wilda@yahoo.com, fandi@hotmail.com. 6. Bcc diisi jika kita ingin membuat Blind Copy Carbon sehingga si tujuan dan cc tidak bisa melihat bahwa ada e-mail yang di tembuskan ke BCC. 7. Pada baris Subject : isikan secara ringkas subyek e-mail kita 8. Ketikkan isi e-mail pada body e-mail. 9. Jika kita ingin melampirkan file maka pada baris Attach klik tombol Browse 10. Pilih file yang ingin dilampirkan, klik Open, sehingga file yang ingin kita lampirkan akan tertera pada baris Attach 19
11. Kemudian tekan tombol Add. 12. Lakukan hal yang sama untuk melampirkan file-file yang lain. Catatan : total ukuran file yang bisa dilampirkan adalah 5 ( lima ) Mega Byte ( Mb ) 13. Jika kita ingin menghapus file lampiran, centang file yang dimaksud kemudian tekan tombol Delete selected attachments. 14. Pastikan kembali isian e-mail sebelum di kirim jika sudah benar maka tekan tombol Send untuk mengirim e-mail. ADDRESS BOOK 1. Analogi seperti PhoneBook, pada e-mail PT PN V kita bisa membuat daftar e-mail sehingga kita tidak perlu mengetik secara manual alamat e-mail yang ingin kita tuju 2. Pada menu utama e-mail kill Addresses 3. Menu Addresses dapat dilihat sebagai berikut 20
4. Pada baris Nickname, isikan nama panggilan/kecil dari si pemilik e-mail, pada baris E-mail address isikan alamat e-mailnya, untuk baris First name maupun Last name isikan nama depan dan belakang dari pemilik e-mail, kemudian tekan tombol Add Address, maka isian kita akan masuk ke Personal address book. 5. Lakukan hal yang sama untuk menyimpan alamat-alamat e-mail yang lain. 6. Fungsi Address digunakan ketika kita ingin mengirim dengan menggunakan menu Compose sebagai berikut : 7. Pada baris To kita tidak perlu mengetik manual lagi alamat e-mail yang dituju, cukup meng-klik tombol Addresses sehingga muncul menu pilihan sebagai berikut : 21
8. Centang alamat e-mail yang kita ingin masukkan, apakah untuk di To, Cc atau Bcc, kemudian tekan tombol Use Addresses, sehingga alamat e-mail yang kita centang tadi secara otomatis masuk ke baris To atau Cc atau Bcc, sebagaimana berikut ini Jika anda mempunyai permasalahan dalam menggunakan Web Intranet dan E-mail PT PN V silahkan menghubungi personil Bagian P2TI up Urusan Pengembangan TI sebagai berikut : Web Intranet : 1. M. Aji Priyatna, Telp 0761 66565 ext 348, HP : 085265321117 2. Fazli Hakiki, Telp 0761 66565 ext 350, HP : 0816379021 E-mail : 1. Abdi Hurairah Lubis, Telp 0761 66565 ext 349, HP : 0811760476 22