MANUAL PENGGUNA Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu

MANUAL PENGGUNA Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 1

LOGIN PENGGUNA Berikut adalah langkah-langkahnya.. LANGKAH 1 : Masuk ke laman sesawang Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu (SPMB) iaitu di : www.espmb.com LANGKAH 2 : Masukkan ID Pengguna dan Katalaluan. Klik butang Masuk Gambarajah 1.1 : Ruang Login LANGKAH 3 : Paparan Skrin Utama akan muncul seperti berikut. Nama ID Anda Menu Utama Gambarajah 1.2 : Paparan Skrin Utama Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 2

MODUL TERIMAAN LANGKAH 1 : Klik pada Butang Operasi pada Menu, pilih sub menu Penerimaan dan kemudian pilih sub menu Terimaan Menu Utama Sub Menu Gambarajah 2.1 : Sub Menu Penerimaan LANGKAH 2 : Paparan halaman Terimaan akan muncul sebagaimana berikut : Gambarajah 2.2 : Sub Menu Penerimaan LANGKAH 3 : Berdasarkan Gambarajah 2.2 diatas, klik butang Tambah untuk mula merekodkan terimaan ke dalam SPMB. Paparan borang Terimaan akan muncul seperti dibawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 3

Maklumat Terimaan Cara, Jenis dan Jumlah Terimaan Ruang Akaun : Untuk rekod kod belanja Ruang Urusniaga Ruang Sewaan : Untuk rekod terimaan sewaan Gambarajah 2.3 : Paparan Borang Terimaan LANGKAH 4 : Berikut adalah contoh bagi resit 141970 yang perlu di rekodkan di dalam Borang Terimaan. 1 2 3 4 Klik pada butang PENYEWA sekiranya terdapat Penyewa yang membayar deposit, utiliti, hasil sewaan dan duti setem. 5 6 Gambarajah 2.4 : Maklumat Terimaan Klik untuk pilih Kumpulan Wang Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 4

1. No. Resit : Masukkan nombor resit (rujuk buku resit) mengikut kumpulan wang. 2. Tarikh : Tarikh adalah mengikut tarikh resit. 3. Nama : Masukkan nama pembayar. 4. Alamat : Masukkan alamat pembayar (jika perlu). 5. Atas Sebab-sebab : Nyatakan sebab-sebab pembayaran tersebut dilakukan. 6. Kumpulan Wang : Pilih kumpulan wang yang berkaitan. (Klik pada butang tanda soal) Klik pada mana-mana Kumpulan Wang yang dikehendaki. Gambarajah 2.5 : Paparan Bantuan Kod (Kumpulan Wang) NOTA : Sekiranya terimaan pembayaran adalah daripada Penyewa, maka anda perlu klik pada butang Penyewa seperti yang ditunjukkan dalam bulatan berwarna merah dalam Gambarajah 2.4. Satu popup menu akan terpapar seperti dibawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 5

Gunakan Carian : Perihal untuk mencari kod Penyewa berdasarkan nama dan taip nama Penyewa di ruangan yang disediakan atau jika anda tahu Kod Penyewa, gunakan Carian : Kod. Klik pada mana-mana nama Penyewa yang dikehendaki. Gambarajah 2.6 : Paparan Bantuan Kod (Penyewa) Anda boleh gunakan carian melalui Kod ataupun Perihal. Contoh di atas adalah berdasarkan Perihal. Setelah itu, anda pilih nama Penyewa tersebut, maka secara automatik, maklumat Penyewa ia akan terpapar di dalam ruangan Maklumat Terimaan seperti Gambarajah 2.4. LANGKAH 5 : Setelah selesai, rujuk Gambarajah 2.3 dan cari ruangan Cara Bayaran Gambarajah 2.7 sebagaimana dibawah : seperti 1 2 3 Pilih yang berkaitan. Gambarajah 2.7 : Cara Bayaran 1. Jenis Terimaan : Pilih jenis terimaan sama ada, Terimaan Kaunter, Lain-Lain atau Terimaan Kaunter - Lewat. 2. Daerah : Senarai ini adalah khas untuk pegawai dan kakitangan Wakaf yang bertugas di daerah. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 6

3. Agen : Senarai ini adalah khas untuk pegawai dan kakitangan Wakaf yang bertugas di daerah. LANGKAH 6 : Semak semula data-data yang dimasukkan ke dalam Maklumat Terimaan dan Cara Bayaran seperti Gambarajah 2.4 dan 2.7. Setelah itu, klik butang Simpan seperti Gambarajah 2.8. Biarkan sahaja ruangan ini. Klik butang Simpan Gambarajah 2.8 : Butang Simpan LANGKAH 7 : Seterusnya adalah proses merekodkan butir-butir perakaunan di ruangan Akaun, Urusniaga dan Sewaan seperti Gambarajah 2.9 dibawah : Gambarajah 2.9 : Ruangan Perakaunan (Akaun, Urusniaga dan Sewaan) LANGKAH 8 : Cara-cara untuk merekodkan butir-butir perakaunan di ruangan Akaun adalah seperti berikut : 1 2 3 Gambarajah 2.10 : Kod-Kod Ruang Akaun Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 7

1. PTJ : Klik pada tanda soal dan pilih PTJ yang berkenaan. Di dalam tutorial ini, PTJ yang dipilih ialah 107 BAHAGIAN MAL. Pilih mana-mana PTJ yang berkaitan. Contohnya : 107 BAHAGIAN MAL Gambarajah 2.11 : Kod PTJ 2. Program : Klik pada tanda soal. Rujuk Gambarajah 2.10. Pilih Program yang berkenaan. Di dalam tutorial ini, Program yang dipilih ialah 107001 - PROGRAM BAHAGIAN MAL. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 8

Pilih mana-mana PROGRAM yang berkaitan. Contohnya : 107001 PROGRAM BAHAGIAN MAL Gambarajah 2.12 : Kod Pogram 3. Akaun : Klik pada tanda soal dan pilih Akaun yang berkenaan. Dalam tutorial ini, kod Akaun yang dipilih ialah KUTIPAN PUNGUTAN KHAIRAT. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 9

Pilih mana-mana AKAUN yang berkaitan. Contohnya : 107001 PROGRAM BAHAGIAN MAL Gambarajah 2.13 : Kod Akaun LANGKAH 9 : Seterusnya, masukkan nama pembayar di ruangan Nama dan jumlah bayaran di ruangan Amaun (RM). Gambarajah 2.14 : Ruangan Nama dan Amaun (RM) LANGKAH 10 : Hasilnya adalah sebagaimana berikut : Gambarajah 2.15 : Ruangan Akaun LANGKAH 11 : Klik butang Terima dan anda akan mendapat mesej Proses berjaya. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 10

Gambarajah 2.16 : Butang Terima dan Menu Popup Proses berjaya! LANGKAH 12 : Seterusnya, cara-cara merekodkan butir-butir di ruangan Urusniaga. 1 2 3 4 5 6 7 8 Gambarajah: 2.17 : Ruangan Urusniaga 1. Akaun : Klik pada tanda soal. Pilih akaun yang berkenaan. Dalam tutorial ini, kod Akaun yang dipilih ialah 31102 : BIMB AKAUN BAITULMAL. Pilih mana-mana AKAUN yang berkaitan. Contohnya : 31102 BIMB AKAUN BAITULMAL Gambarajah 2.18 : Kod Akaun Bank 2. Bank : Ruangan ini akan diisi secara automatik setelah anda pilih kod Akaun sebelum ini. 3. Cara Bayar : Pilh cara bayaran dengan klik pada tanda soal. Pilih sama ada Cek ataupun Tunai. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 11

Pilih mana-mana yang berkaitan. Gambarajah 2.19 : Cara Bayaran 4. Bank Pembayar : Ruangan ini khas untuk pembayaran menggunakan Cek. Contohnya, jika cek yang diterima itu adalah cek Maybank, maka taip MBB sahaja. 5. No. Cek : Masukkan nombor cek bagi terimaan tersebut. 6. Tarikh Slip : Tarikh yang perlu dipilih ialah tarikh bila wang/cek tersebut dimasukkan ke dalam bank. Pilih tarikh terimaan semasa. Gambarajah 2.20 : Ruangan Tarikh 7. No. Slip : Ini adalah nombor rujukan slip bank. Masukkan nombor rujukan tersebut. 8. Amaun (RM) : Masukkan jumlah bayaran (terimaan). LANGKAH 13 : Hasilnya adalah sebagaimana berikut : Gambarajah 2.21 : Ruangan Urusniaga LANGKAH 14 : Klik butang Terima dan anda akan mendapat mesej Proses berjaya. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 12

Gambarajah 2.22 : Butang Terima dan Menu Popup Proses berjaya! LANGKAH 15 : secara keseluruhannya, hasilnya adalah sebagaimana berikut : Gambarajah 2.23 : Paparan Borang Terimaan NOTA : Ruangan sewaan ini hanya digunakan ketika ada transaksi penerimaan a) pembayaran hasil sewaan, b) utiliti, c) deposit sewaan, d) deposit utiliti dan e) duti setem. 1 2 3 4 5 6 Gambarajah 2.24 : Ruangan Sewaan LANGKAH 16 : Berikut ditunjukkan cara-cara bagaimana memasukkan maklumat di ruangan Sewaan seperti dibawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 13

1. Premis : Klik pada tanda soal dan pilih jenis yang berkenaan. 2. Perihal Premis : Ruangan ini akan diisi secara automatik apabila kod Premis telah dipilih. 3. No Surat : Ruangan ini juga akan diisi secara automatik apabila kod Premis telah dipilih. 4. Tujuan : Klik pada tanda soal dan pilih mana-mana perkara yang berkaitan sebagaimana Gambarajah 2.25 dibawah : Pilih mana-mana yang berkaitan. Gambarajah 2.25 : Kod Tujuan Sewaan 5. No Bil : Masukkan nombor bil sewaan di ruangan ini. 6. Amaun (RM) : Masukkan jumlah bayaran sewaan/deposit. 7. Selesai. Itu adalah beberapa langkah dan proses yang perlu dilakukan ketika merekodkan pembayaran terimaan di dalam Modul Terimaan. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 14

PESANAN TEMPATAN (LOCAL ORDER) LANGKAH 1 : Pada Menu Utama, klik butang Operasi, pilih Sub Menu Tanggungan dan pilih Pesanan Tempatan. Menu Utama Sub Menu Gambarajah 3.1 : Sub Menu Pesanan Tempatan LANGKAH 2 : Di bawah ini adalah paparan halaman Pesanan Tempatan. Klik butang Tambah untuk mula menyediakan dan merekodkan butir-butir pesanan tempatan di dalam sistem. Klik butang TAMBAH Gambarajah 3.2 : Paparan Halaman Pesanan Tempatan LANGKAH 3 : Setelah anda klik pada butang Tambah, akan terpapar borang Pesanan Tempatan sebagaimana gambarah yang ditunjukkan di bawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 15

Maklumat Pesanan Tempatan Ruang Akaun dan Perihalan Gambarajah 3.3 : Paparan borang Pesanan Tempatan LANGKAH 4 : D ruangan Maklumat Pesanan Tempatan, isikan maklumat sebagaimana contoh berikut : 1 2 3 4 5 Gambarajah 3.4 : Maklumat Pesanan Tempatan 1. No. PO : Ruangan ini perlu diisi dengan nombor Pesanan Tempatan (Local Order) berdasarkan buku LO. 2. Tarikh : Masukkan tarikh semasa iaitu tarikh Pesanan Tempatan disediakan. 3. Kumpulan Wang : Pilih kumpulan wang yang berkaitan dengan klik pada tanda soal (?). Rujuk pada Gambarajah 3.4 di atas. 4. Pembekal : Klik pada butang tanda soal (?), buat carian nama pembekal dan pilih atau klik pada nama pembekal tersebut. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 16

Kod Pembekal yang dipilih Gambarajah 3.5 : Kod Pembekal 5. Alamat : Alamat pembekal akan diisi secara automatik apabila anda telah memilih pembekal. LANGKAH 5 : Di ruang sebelah kanan sebagaimana yang ditunjukkan di gambarajah di bawah, anda hanya perlu pastikan Tahun Belanjawan mestilah pada tahun semasa dan di ruangan Jumlah di biarkan kosongh kerana ia akan diisi secara automatik. Diisi secara automatik Mestilah pada tahun semasa Gambarajah 3.6 : Maklumat Pesanan Tempatan (Ruang Kanan) LANGKAH 6 : Langkah seterusnya ialah anda perlu rekodkan butir-butir perakaunan di ruangan Akaun seperti di bawah : 1 2 3 4 5 Gambarajah 3.7 : Ruangan Akaun - Pesanan Tempatan Langkah-langkahnya adalah seperti berikut : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 17

1. PTJ : Klik pada tanda soal (?) dan pilih kod PTJ yang berkaitan. Contoh kod yang dipilih Gambarajah 3.8 : Kod PTJ - Pesanan Tempatan 2. Program : Klik pada tanda soal (?) dan pilih kod Program yang berkaitan. Contoh kod yang dipilih 3.8 : Kod Program - Pesanan Tempatan Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 18

3. Akaun : Klik pada tanda soal (?, masukkan nombor kod akaun (jika tahu) atau gunakan fungsi Caerian : Perihal dan masukkan kata kunci bagi nama kod akaun tersebut. Setelah itu klik pada kod Akaun yang berkaitan. Contoh kod yang dipilih 3.8 : Kod Akaun - Pesanan Tempatan 4. Perihalan : Ruangan ini akan diisi secara automatik apabila anda telah memilih kod Akaun. 5. Amaun (RM) : Masukkan amaun bagi Pesanan Tempatan tersebut. Hasilnya anda akan perolehi sebagaimana dibawah. Jangan lupa klik pada butang Terima untuk menyimpan butir-butir di ruangan Akaun sebentar tadi. 3.9 : Paparan Borang Pesanan Tempatan Sebahagian Maklumat Yang Telah Direkod Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 19

LANGKAH 7 : Seterusnya, diruangan Perihalan, masukkan butir-butir yang diperlukan sebagaimana berikut : 1 2 3 4 5 6 3.10 : Ruangan Perihalan - Pesanan Tempatan Langkah-langkahnya adalah seperti berikut : 1. Bil : Masukkan nombor bilangan secara berturutan bermula 1, 2, 3 dan seterusnya mengikut berapa banyak atau jenis perkara (item) yang dipesan. 2. Perihalan : Masukan butir-butir atau perkara bagi pesanan tersebut. 3. Kuantiti : Jumlah yang ditempah atau pesan. 4. Unit : Jenis unit sama ada unit, naskah, butir, sebuah atau sebagainya. 5. Harga/Unit : Masukkan nilai harga bagui seunit. 6. Amaun (RM) : Masukkan jumlah harga keseluruhan bagi pesanan tersebut. Setelah itu, klik pada butang Terima untuk menyimpan rekod tersebut ke dalam sistem. Bersambung. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 20

PEMBAYARAN LANGKAH 1 : Pada Menu Utama, klik butang Operasi, pilih Sub Menu Baucer dan pilih Baucer Pembayaran. Menu Utama Sub Menu Gambarajah 3.1 : Menu Utama Operasi dan Sub Menu Baucer Pembayaran LANGKAH 2 : Anda akan dapati paparan halaman Baucer Pembayaran akan muncul sebagaimana berikut : Klik butang TAMBAH Gambarajah 3.2 : Menu Utama Operasi dan Sub Menu Baucer Pembayaran Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 21

LANGKAH 3 : Seterusnya klik butang Tambah sebagaimana yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.2 diatas. Halaman Baucer Pembayaran akan terpapar seperti dibawah : Maklumat BAUCER Maklumat Pembayaran Gambarajah 3.3 : Paparan Borang Baucer Bayaran Tambah LANGKAH 4 : Di ruangan Kategori Baucer dan Kumpulan Wang, pilih mana-mana yang berkaitan berdasarkan baucer bayaran yang hendak dibuat. Pilih mana-mana yang berkenaan di dalam kedua-dua bahagian. Gambarajah 3.4 : Kategori Baucer dan Kumpulan Wang Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 22

NOTA : Dengan Tanggungan hanya boleh dipilih sekiranya terdapat pembayaran melibatkan Pesanan Tempatan dan Inden. Manakala Tanpa Tanggungan pula selain daripada dua (2) perkara tersebut. LANGKAH 5 : Seterusnya anda perlu masukkan butir-butir seperti Tarikh Hijrah dan Tarikh Tuntutan Dari Kewangan. 1 2 3 Maklumat ini perlu diisi 4 5 6 Maklumat ini diisi secara automatik Gambarajah 3.5 : Maklumat Baucer Berdasarkan Gambarajah 3.5 diatas, anda hanya perlu isi maklumat no.3 dan no.6 sahaja, manakala maklumat lain akan diisi secara automatik. LANGKAH 6 : Setelah itu, di ruang Maklumat Baucer sebelah kanan, sila klik pada mana-mana butang sama ada Pembekal, Kakitangan ataupun Penyewa. Klik butang? ini untuk pilih akaun Bank yang berkaitan Gambarajah 3.6 : Maklumat Baucer NOTA : Klik pada butang Pembekal sekiranya melibatkan pembayaran untuk perbekalan dan perkhidmatan. Manakala, untuk butang Kakitangan ianya khusus untuk pembayaran pemberian pinjaman peribadi kepada kakitangan. Bagi butang Penyewa pula, ianya adalah untuk bayaran pulangan balik deposit sewa dan utiliti. Untuk pembayaran selain tiga (3) perkara diatas, ia perlu dilakukan secara manual dengan memasukkan nama Penerima. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 23

Fungsi Carian : Perihal Hasil carian Gambarajah 3.7 : Contoh Bagi Bantuan Kod Pembekal Berdasarkan Gambarajah 3.7 diatas, anda boleh gunakan fungsi Carian : Perihal untuk mencari nama pembekal dengan menggunakan kata kunci. Hasilnya anda akan dapati maklumat akan diisi sebagaimana contoh di bawah : Masukkan butir-butir pembayaran dan No. Fail yang berkaitan Klik? untuk pilih Kumpulan Wang Klik butang SIMPAN Gambarajah 3.8 : Contoh Maklumat Baucer Yang Telah Diisi LANGKAH 7 : Setelah selesai, klik butang Simpan untuk simpan Maklumat Baucer tersebut sebagaimana yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.8 diatas. LANGKAH 8 : Seterusnya adalah proses untuk merekodkan butir-butir perakaunan di ruangan Perihalan Cek, Akaun, Invois/Pesanan Tempatan dan Sewaan. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 24

Gambarajah 3.9 : Ruang Perihalan Cek, Akaun, Invois/Pesanan Tempatan dan Sewaan LANGKAH 9 : Sekiranya pembayaran melibatkan Invois (Bil)/Pesanan Tempatan, maka anda perlu memasukkan maklumat terlebih dahulu di dalam ruang Invois/Pesanan Tempatan dengan cara sebagaimana berikut : Klik butang? Gambarajah 3.10 : Ruang Invois/Pesanan Tempatan 1. Klik pada butang tanda soal? di ruang No Invois sebagaimana yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.10 diatas. Paparan menu popup akan muncul seperti berikut : Contoh senarai Pesanan Tempatan Gambarajah 3.11 : Bantuan Kod No. Invois Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 25

2. Pilih mana-mana senarai Pesanan Tempatan atau Bil yang berkaitan seperti contoh yang ditunjukkan di dalam Gambarajah 3.11. Hasilnya, maklumat akan terisi secara automatik di ruangan Invois/Pesanan Tempatan seperti di bawah : Semua ruangan ini akan diisi secara automatik Klik butang TERIMA untuk simpan. Gambarajah 3.12 : Ruang Invois/PesananTempatan yang Terisi Secara Automatik NOTA : Sekiranya pembayaran TIDAK melibatkan Pesanan Tempatan dan Invois (bil), sila abaikan ruangan ini. LANGKAH 10 : Seterusnya isi pula ruangan Akaun. Butir-butir yang perlu diisi adalah sebagaimana dibawah : 1 2 3 4 5 Klik pada? untuk pilih yang berkaitan Gambarajah 3.12 : Ruang Akaun Yang Perlu Disini 1. KW - Ruang Kumpulan Wang ini akan diisi secara automatik apabila anda memilih manamana Kumpulan Wang seperti Langkah 4 dan Gambarajah 3.4. 2. PTJ - Pilih PTJ yang berkaitan. Contoh dalam kes ini ialah 304 -. 3. Program - Pilih kod Program yang berkaitan. Contohnya 304001 -. 4. Akaun - Anda perlu pilih kod untuk perbelanjaan yang berkaitan. Contohnya 81420 PERCETAKAN. 5. Amaun - Masukkan jumlah yang perlu dibayar. 6. Setelah itu, klik pada butang TERIMA untuk simpan maklumat tersebut. Hasilnya adalah seperti berikut : Gambarajah 3.13 : Ruang Akaun Yang Telah Diisi LANGKAH 11 : Setelah selesai mengisi maklumat di ruangan Akaun, langkah seterusnya ialah mengisi maklumat di ruangan Perihalan Cek. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 26

1 2 3 4 5 6 7 Gambarajah 3.14 : Ruang Perihalan Cek 1. Kod - Abaikan ruangan ini. 2. Penerimaan - Masukkan nama penerima cek seperti nama syarikat atau nama individu. 3. No KP - Masukkan nombor kad pengenalan sekiranya penerima adalah individu. Walaubagaimanapun ruangan ini adalah ruangan pilihan. 4. No Cek - Masukkan nombor cek bermula dengan BIMBxxxxx. Mesti taip BIMB dihadapan nombor cek. 5. Tarikh Cek - Masukkan tarikh cek dikeluarkan. 6. Amaun (RM) - Masukkan jumlah nilai yang perlu dibayar. 7. Tarikh Serah - Tarikh ini akan dikemaskini kemudian setelah cek tersebut di hantar kepada penerima. 8. Klik pada butang TERIMA seperti biasa untuk simpan maklumat tersebut. 9. Hasilnya anda akan dapati maklumat yang telah diisi sebagaimana contoh di bawah : Gambarajah 3.15 : Ruang Perihalan Cek LANGKAH 12 : Sekiranya melibatkan pembayaran kepada penyewa seperti untuk pemulangan semula deposit sewa dan utiliti maka anda perlu mengisi maklumat di ruang Sewaan. 1 2 3 4 5 6 Gambarajah 3.16 : Ruang Sewaan 1. Premis - Klik pada tanda soal? dan pilih kod Premis yang berkaitan. 2. Perihal Premis - Akan diisi secara automatik apabila anda telah memilih kod Premis. 3. No Surat - Juga akan diisi secara automatik. 4. Tujuan - Klik pada tanda soal? dan pilih mana-mana kod yang berkaitan. Lihat contoh pada Gambarajah 3.17 dibawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 27

Pilih mana-mana yang berkaitan. Gambarajah 3.17 : Bantuan Kod (Tujuan) 5. No Bil - Diisi secara automatik. 6. Amaun - Perlu diisi secara manual berdasarkan berapa jumlah sebenar yang perlu dibayar kepada penyewa setelah di tolak kos penyelenggaraan dan tunggakkan (jika ada). 7. Setelah itu, seperti biasa klik pada butang TERIMA untuk simpan maklumat tersebut. 8. Hasilnya, maklumat yang telah direkodkan ialah seperti berikut : Gambarajah 3.18 : Paparan Baucer Pembayaran Yang Siap Di Rekod Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 28

LANGKAH 13 : Seterusnya, semak nombor siri Baucer Bayaran yang hendak di cetak dan ianya mestilah sama antara sistem SPMB dan nombor siri pada borang (kertas) Baucer Bayaran. Klik pada butang Kemaskini No Siri. Ianya terletak di bahagian atas sekali. Gambarajah 3.19 : Butang Kemaskini No Siri LANGKAH 14 : Paparan seperti Gambarajah 3.20 di bawah akan muncul. No Baucer mestilah betul dan No Siri mestilah sama dengan kertas Baucer Bayaran. Klik butang OK jika betul. Pastikan BETUL! Gambarajah 3.20: Butang Kemaskini No Siri LANGKAH 15 : Setelah itu klik pada butang Cetak (rujuk Gambarajah 3.19) dan cetak Baucer Bayaran tersebut ke atas kertas Baucer Bayaran yang telah disediakan. Lihat Gambarajah 3.21 di bawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 29

Klik CETAK untuk mencetak Baucer Pembayaran Gambarajah 3.20 : Paparan Baucer Bayaran Yang Sedia Untuk Di Cetak NOTA TAMBAHAN : Bagi penyediaan Baucer Pembayaran AKB (Akaun Kena Bayar), hanya perlu isikan butir-butir perakaunan di ruangan Perihalan Cek dan Akaun sahaja. Hanya isikan butirbutir di dua (2) ruangan ini sahaja. Gambarajah 3.21 : Paparan Baucer Bayaran Yang Sedia Untuk Di Cetak Kaedah perekodan adalah seperti berikut : Dt Kod Perbelanjaan RMxxxx.xx Kt Akaun Kena Bayar RMxxxx.xx Tutorial bagaimana menyediakan Baucer Bayaran di dalam modul Baucer Pembayaran pada bab ini telah pun selesai. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 30

PELARASAN OPERASI LANGKAH 1 : Pada Menu Utama, klik butang Operasi, pilih Sub Menu Pelarasan dan pilih Pelarasan Operasi. Menu Utama Sub Menu Gambarajah 4.1 : Sub Menu Pelarasan Operasi LANGKAH 2 : Di bawah ini merupakan paparan halaman Pelarasan Operasi. Klik butang Tambah seperti gambarajah di bawah : Klik butang TAMBAH Gambarajah 4.2 : Paparan halaman Pelarasan Operasi LANGKAH 3 : Setelah klik butang Tambah, paparan borang Pelarasan Operasi akan muncul seperti di bawah : Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 31

Kumpulan Wang Maklumat Pelarasan Operasi Gambarajah 4.3 : Paparan borang Pelarasan Operasi LANGKAH 4 : Di dalam ruangan Kumpulan Wang (KW), pilih kumpulan wang yang berkaitan. Pilih yang berkaitan Gambarajah 4.4 : Kumpulan Wang (KW) LANGKAH 5 : Isikan ruang kosong berikut : 1 2 3 4 5 Gambarajah 4.5 : Maklumat Pelarasan Operasi Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 32

1. No. Transaksi : Nombor transaksi ini diisi secara automatik apabila anda memilih Kumpulan Wang. 2. Cek Dibatalkan : Perlu diisi sekiranya terdapat cek yang perlu dibatalkan dengan tujuan untuk menggantikan cek baru. 3. Tarikh : Pilih tarikh semasa iaitu tarikh ketika Pelarasan Operasi di buat. 4. Perkara : Taipkan perkara mengenai Pelarasan Operasi tersebut. 5. Catatan : Taipkan butir-butir berkaitan seperti nombor resit, baucer, bank slip, lain-lain rujukan dan nyatakan sebab Pelarasan Operasi dibuat. LANGKAH 6 : Hasilnya anda akan dapat sebagaimana contoh di bawah. Klik pada butang Simpan sekiranya telah selesai dan pastikan anda semak terlebih dahulu. Gambarajah 4.6 : Maklumat Pelarasan Operasi yang telah siap LANGKAH 7 : Di ruangan Akaun, seperti biasa isikan maklumat di ruang kosong : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Gambarajah 4.7 : Ruang Akaun NOTA : Di ruangan ini, anda perlu rekodkan secara double entry iaitu di sebelah Debit dan di sebelah Kredit (konsep asas perakaunan). 1. Index : Nombor index ini bertujuan untuk merekod data perakaunan secara tersusun. Nombor tersebut mestilah dimasukkan secara berturutan bermula dari 03, 06, 09, 12, 15 dan seterusnya. 2. KW : KW adalah kumpulan wang. Pilih kumpulan wang yang berkaitan sahaja. 3. PTJ : Pilih PTJ yang berkaitan sahaja. 4. Program : Pilih program yang berkaitan sahaja. 5. Akaun : Pilih akaun yang berkaitan (Gunakan konsep double entry ) Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 33

Contoh kod akaun Gambarajah 4.7 : Bantuan Kod (Akaun) 6. Rujukan 2 : Masukkan rujukan seperti nombor resit, slip bank, cek atau sebagainya. 7. Perihalan : Ruangan ini akan terisi secara automatik. 8. Debit (RM) : Masukkan amaun disebelah debit pada rekod yang pertama. Lihat contoh di Gambarajah 4.8 di bawah. 9. Kredit (RM) : Masukkan amaun sebelah kredit pada rekod yang kedua. Lihat contoh di Gambarajah 4.8 di bawah. LANGKAH 8 : Anda akan dapat hasilnya seperti dibawah. Pastikan anda klik pada butang Terima untuk simpan rekod yang telah anda masukkan. Rekod secara double entry Klik TERIMA Gambarajah 4.8 : Double Entery LANGKAH 9 : Secara keseluruhannya, semua data yang telah dimasukkan akan terpapar sebagai mana gambarajah dibawah. Sekiranya telah selesai, klik pada butang Tutup. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 34

Klik TUTUP Gambarajah 4.9 : Pelarasan Operasi yang telah siap LANGKAH 10 : Seterusnya, sebagaimana contoh gambarajah di bawah, cari Jurnal Pelarasan Operasi yang telah anda buat sebentar tadi untuk tujuan mencetak jurnal tersebut. Berdasarkan contoh sebelum ini, No. Transaksi : ialah 2010/12/POB011. Pilih SEMUA Pilih NO. RUJUKAN Klik butang CARI Masukkan nombor jurnal sebagai contoh : 2010/12/POB011 Klik Jurnal tersebut Gambarajah 4.10 : Carian Jurnal Pelarasan Operasi Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 35

LANGKAH 11 : Setelah anda ikuti arahan di atas, anda akan dipaparkan Jurnal Pelarasan Operasi yang siap sedia untuk di cetak. Hanya klik pada butang Cetak untuk cetak jurnal tersebut. Sedia untuk dicetak Klik butang CETAK Gambarajah 4.11 : Paparan Jurnal Pelarasan Operasi Sebanyak 11 langkah di atas telah ditunjukkan kepada anda cara-cara menyediakan Jurnal Pelarasan Operasi. Selesai sudah tutorial pada bab kali ini. Disediakan oleh : Mohd Fazdlie (Unit Akaun - Baitulmal) 36