BAB III PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESAIN DATABASE A. Proses Desain Database Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database: 1. Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai. 2. Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru. 3. Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal. 4. Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut. 5. Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru. 6. Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru. B. Diagram Hubungan-Entitas (Entity-Relationship) Terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas, tergantung dari kardinalitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas. 1. Hubungan satu-ke-satu (1:1) 2. Hubungan satu-ke-banyak (1:N) 3. Hubungan banyak-ke-banyak (M:N) Jenis-jenis Perbedaan Hubungan Panel A: One-to-One (1:1) Relationship (0,1) (1,1) Panel B: One-to-Many (1:N) Relationship (1,1) Panel C: One-to-Many (1:N) Relationship (0,1) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 14
Panel D: Many-to-Many (M:N) Relationship Diagram Hubungan Entitas Diagram Hubungan-Entitas (E-R) adalah satu metode untuk skema penggambaran database disebut diagram E-R karena menunjukkan berbagai model entitas dan hubungan diantara mereka. Dalam sebuah diagram E-R, entitas digambarkan dalam persegi panjang, dan hubungan antar entitas digambarkan dalam bentuk berlian. C. Model Data REA Pembuatan model data dalam proses Desain database Perencanaan Operasi dan Pemeliharaan Pembuatan model data terjadi disini Analisis Persyaratan Desain Implementasi Pengkodean Model data REA memberikan struktur dalam dua cara: 1 Dengan mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan dalam database SIA 2 Dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database SIA tersebut Jenis-jenis Entitas Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori yang berbeda, yaitu : 1. Sumber daya yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi Sumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 15
Contoh sumber daya organisasi adalah: a. Kas b. Persediaan c. Peralatan 2. Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi Kegiatan adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Contoh kegiatan organisasi adalah : a. Kegiatan penjualan b. Kegiatan penerimaan kas 3. Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. Contoh pelaku organisasi adalah a. Pegawai b. Pelanggan D. Membangun Diagram REA untuk Satu Siklus Transaksi Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut : 1 Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi untuk menerima, dalam siklus tersebut. 2 Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. 3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi. 4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 16
Pola Dasar REA Resource A Inflow GET Resource A Internal Agent External Agent Economic Duality External Agent Resource B Outflow GIVE Resource B Internal Agent Contoh Diagram REA Inventory Stock-flow person Economic Duality Customer Stock-flow ier Langkah-langkah dalam membuat diagram REA 1. Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas. a. Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya b. Kolom tengah untuk kegiatan. c. Dan kolom kanan untuk pelaku. d. Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut. e. Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 17
2. Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku a. Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi. b. Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan. c. Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan. d. Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut. e. Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan 3. Masukkan Kegiatan Komitmen a. Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran. b. Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event 4. Menetapkan kardinalitas hubungan a. Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. b. Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas. c. Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum. E. Mengimplementasikan Diagram REA dalam Database Relasional Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik. Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete). Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 18
Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu : 1. Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyakke-banyak 2. Memberikan atribut ke tabel yang tepat 3. Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak Inventory Inventory- Purchases Purchases (1,1) Buyer (Purchasing Agent) (1,1) Purchases- Disbursements Vendor (1,1) Stockflow (1,1) (1,1) Disbursement ier Dokumentasi Praktik Bisnis Diagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database. Diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis pertukaran ekonominya. organisasi dan pola Pengambilan Informasi dari SIA Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA. Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 19