BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, pendidikan, bisnis, pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis dalam pengambilan keputusan. Seiring dengan perkembangan teknologi, kegiatan pencarian data dan informasi pun dilakukan dengan cara yang berbeda. Internet sebagai salah satu sarana pencarian data dan informasi yang sedang berkembang penggunaan dan manfaatnya, menawarkan berbagai sumber data dan informasi yang dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Hal ini tentunya dapat mempercepat kemampuan seseorang dalam memperoleh data dan informasi. Saat ini, banyak alat (tools) yang dapat digunakan sebagai media dalam memperoleh data atau informasi, antara lain artikel, jurnal, dan sebagainya. Selain memperoleh, kebutuhan untuk menyimpan dan memelihara data tersebut juga diperlukan sebagai sumber informasi 1
dan pusat ingatan. Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memelihara data dan informasi ialah dengan sistem kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Berbeda dengan alat atau media lainnya, arsip mempunyai banyak kelebihan karena informasi yang disimpan dan disajikan dapat berupa tulisan atau text maupun berupa gambar. Kebutuhan akan sistem kearsipan yang lebih baik terus berkembang seiring dengan berkembangnya tingkat kebutuhan masyarakat dan perusahaan dalam pengendalian data dan informasi. Mengingat arti pentingnya, pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadapat kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional. Oleh karena itu, dirasakan perlu merancang dan mengembangkan sistem kearsipan sebagai salah satu media informasi yang dapat menyimpan secara tetap dan teratur warkatwarkat penting mengenai kemajuan organisasi. E-archive merupakan arsip yang disajikan dalam bentuk elektronik. E-archive memanfaatkan kelebihan dari internet dalam memberikan kecepatan dan kemudahan akses kepada para penggunanya. PT. Infoglobal adalah salah satu perusahaan penyedia solusi teknologi informasi terkemuka di Indonesia. PT Infoglobal memiliki banyak data informasi dan dokumen yang terdapat kendala dalam proses menyusun dan menyimpannya. 2
Hal tersebut mendorong penulis untuk mengangkat topik ANALISIS DAN PERANCANGAN E-ARCHIVE PADA PT.INFOGLOBAL TEKNOLOGI SEMESTA. 1.2 Ruang Lingkup Untuk pembahasan sebuah topik skripsi yang lebih terarah dan terfokus pada tujuan yang ingin dicapai, maka skripsi ini akan membahas hal-hal sebagai berikut : 1. Menganalisis dan merancang system e-archive. 2. Menyediakan fasilitas terhadap pengunjung untuk melakukan aktifitas melihat dan pengunduhan pada koleksi elektronik PT. Infoglobal Teknologi Semesta. 3. Menyediakan fitur informasi arsip proyek, yakni nama arsip, klasifikasi, dan tanggal pembuatan. 4. Arsip yang dimaksud pada e-archive PT. Infoglobal Teknologi Semesta berikut ini adalah dokumen-dokumen manajemen proyek perusahaan yang tidak terpakai lagi. Arsip manajemen proyek meliputi dokumentasi rencana kerja proyek, dokumen time scheduling, pelaksanaan, laporan analisis, dokumentasi desain, administrasi proyek, pengujian dan laporan keuangan. Skripsi ini tidak akan membahas hal-hal sebagai berikut : 1. Coding Software 3
Hal yang disebutkan diatas tidak akan dibahas dalam skripsi ini karena fokus utama skripsi ini adalah penyimpanan dokumen arsip. Hal-hal yang disebutkan diatas tidaklah menunjang baik secara langsung maupun tidak langsung bagi sistem yang akan dibentuk. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk : 1. Menganalisis permasalahan yang terjadi di PT. Infoglobal Teknologi Semesta. 2. Merancang suatu sistem yang dapat menyimpan dokumen arsip elektronik secara aman, yakni e-archive. 3. Merancang suatu sistem yang mempunyai feature pencarian dokumen arsip yang mudah dan cepat. Sementara manfaat yang diperoleh setelah tujuan dicapai adalah : 1. Diharapakan sistem penyimpanan arsip dapat berjalan sehingga memudahkan dalam mengumpulkan, menyimpan, mengendalikan, dan memelihara dokumen-dokumen arsip PT. Infoglobal Teknologi Semesta. 2. Diharapkan perusahaan PT Infoglobal Teknologi Semesta dapat meningkatkan profit setelah adanya fitur penyimpanan dan pencarian data pada sistem e-archive. 3. Mempermudah proses dalam implementasi metode ISO 9001 pada PT Infoglobal Teknologi Semesta. 4
1.4 Metodologi Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua metode, yaitu metode analisis dan metode perancangan. Berikut ini adalah penjabarannya. a. Metode Analisis Metode analisis terdiri dari empat tahap, yaitu analisis pengumpulan data, analisis sistem yang sedang berjalan, analisis perancangan database, dan analisis SDLC (Software Development Lifecycle). Pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara. Untuk subjek yang diwawancara, yakni staf-staf yang merupakan tim proyek yang cukup memahami sistem keseluruhan dari perusahaan. Adapun data yang dikumpulkan meliputi deskripsi sistem yang sedang berjalan, masalah yang dialami perusahaan terkait kekurangan dari sistem yang sedang berjalan, dan sistem baru seperti apa yang diinginkan perusahaan. Sementara analisis sistem yang berjalan dilakukan untuk mengidentifikasi lebih jelas permasalahan yang dihadapi perusahaan, sistem seperti apa yang akan dibuat, dan ruang lingkup dari sistem guna menyelesaikan permasalahan yang dihadapi perusahaan. Analisis dilakukan dengan cara menyusun diagram aliran dokumen (DAD). Melalui DAD ini, dapat ditarik pengertian yang lebih baik mengenai alur kerja sistem yang berjalan dan bagaimana sistem yang baru sebaiknya dibuat. Analisis perancangan databse dilakukan dengan metode top down. Top down dilakukan dengan membuat table parent terlebih dahulu baru membuat childnya. Analisis SDLC yang kami plih adalah metode waterfall. 5
Tujuan kami memilih waterfall karena perangkat lunak yang kami bangun tergolong memiliki solusi yang bersifat umum sehingga cocok menggunakan metode waterfall. b. Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan menggunakan metode berorientasikan objek dengan tahapan-tahapannya adalah : 1. Perancangan interface berikut deskripsi dari interface bersangkutan dan coding. Perancangan interface dibuat se-user friendly mungkin, namun tetap memenuhi fungsinya dalam menjawab kebutuhan perusahaan dengan baik. Perancangan user interface menggunakan storyboard. 2. Perancangan basis data menggunakan Entity Relational Diagram (ERD). Perancangan database didasarkan oleh ruang lingkup dan batasan dari fungsi software yang akan dibuat. 3. Coding software dibuat dengan menggunakan PHP, karena software dari sistem yang akan dibentuk akan berbasis web, dimana bahasa PHP cukup bagus dalam membuat software seperti ini. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika dalam penulisan skripsi ini disusun dengan urutan sebagai berikut : 6
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang dilakukan, serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok-pokok pembahasan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan menguraikan teori-teori yang mendukung penelitian ini, yang menjadi dasar bagi pemecahan masalah dan didapat dengan melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian. Dalam penyusunan skirpsi ini menggunakan teori umum dan teori khusus. Teori umum merupakan teori bidang teknik informatika sedangkan teori khusus yang menyangkut e-filing dan teori-teori lain yang digunakan dalam pengembangan aplikasi diskripsi ini. Teori-teori yang dikemukakan dalam bab ini menjadi landasan dalam penyusunan skripsi ini. Adapun teori yang digunakan meliputi teori tentang : 1. Definisi Arsip 2. Definisi Sistem 3. Internet 4. Hypertext Processor (PHP) 5. Teori Rekayasa Piranti Lunak 6. Sistem Kearsipan 7
7. Teori Basis Data 8. Diagram Alir Dokumen BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini membahas mengenai analisis dan perancangan perangkat lunak, menganalisis masalah-masalah yang dihadapi, pemecahan masalah, serta perancangan perangkat lunak secara lengkap. 1. Gambaran Umum Studi Kasus Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus Struktur Organisasi Perusahaan 2. Analisis Permasalahan Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus Analisis Kuesioner dan Wawancara Pada Studi Kasus Identifikasi Permasalahan 3. Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi 4. Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi 5. Perancangan Layar (Storyboard) Pada Solusi 6. Perancangan Basis Data Pada Solusi 8
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI AKHIR Bab ini menjelaskan implementasi perangkat lunak, sarana yang dibutuhkan, dan contoh cara pengoperasian perangkat lunak yang dirancang. Bab ini juga menguraikan hasil evaluasi dari penelitian ini. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini mengemukakan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang diusulkan untuk pengembangan lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih baik. 9