Nama : Primastuti Dewi Rakhmawati NIM : 11917204 Tugas : MSDTI GrantProject What is project Management? Project management adalah proses planing, organising dan managing task atau tugas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, biasanya telah ditetapkan berdasarkan waktu, resource maupun cost nya. Sebuah project plan bisa saja simple, misalnya daftar dari tugas yang d tulis dalam sebuah notepad atau bisa juga sangat komplek misalnya ribuan tugas dan resource dan budget dari project yang nilainya milyaran Sebagian pocet terbag dalam kegiatan yang hampr sama, termasuk memecah project ke dalam tugas tugas kecil yang mudah di tangani, membuat jadwal tugas, mengkomunikasikan dengan tim, dan melacak tugas untuk mengetahui progress dari project. Semua Project memiliki tiga tahapan utama yaitu : 1. Build the plan 2. Track and manage the project 3. Close the Project Semakin sukses kita melewati tiga tahapan terebut, maka semakin besar kesempatan project akan sukses. Software manajemen proyek meliputi banyak jenis software, termasuk : perencanaan, control biaya dan dan manajemen anggaran, alokasi sumber daya, software kerjasama, komunikasi, manajemen kualitas dan dokumentasi atau system administrasi, yang biasanya menghadapi kesulitan atau kerumian saat berhadapan dengan proyek proyek besar. Salah satu software manajemen proyek yang cukup terkenal dan gratis saat ini adalah GanttProject. GanttProject GanttProject adalah desktop tools dan merupakan open source lintas platform untuk manajemen proyek program ini bisa berjalan di windows, Linux, dan Mac OS X. Disamping free, GanttProject memiliki semua fitur manajemen proyek normal, seperti pemetaan, grafik sumber daya dan lain lain. 1
Yang bisa dilakukan oleh GanttProject adalah : Gant Chart Membuat struktur susunan kerja, menggambarkan keterkaitannya, dan menentukan patokannya. Sumber Daya Menunjuk sumbe daya manusia untuk mengerjakan tugas dan melihat alokasi mereka di resource load chart Pert Chart Menghasilkan PERT chart dari Gantt Chart Export Menyimpan chart dalam bentuk gambar PNG dan menghasilkan laporan laporan dalam bentuk PDF dan HTML Export Menyimpan chart dalam bentuk gambar PNG dan menghasilkan laporan laporan dalam bentuk PDF dan HTML Saling Beroperasi Bisa meng-import dan meng-ekspor file proyek ke dalam format Microsoft Project. Mengekspor ke spreadsheet dengn CVS Kolaborasi Membagi dan mendiskusikan proyek dengan kolega kolega dengan menggunakan WebDAV GanttProject menyimpan semua informasi yang kita masukkan ke dalam field field, dimana setiap field dipisahkan berdasarkan tipe spesifikasi informasinya, seperti nama task dan durasinya. Di GanttProject field biasanya dimunculkan dalam sebuah kolom. Setelah kita membuat list tugas/task dan membuat information schedule, maka plan dibangun. Kita bisa melihat model dari project secara lengkap. Termasuk kapan project akan selesai dan kapan di mulai untuk setiap task. Keuntungan menggunakan GanttProject : Mengerti dan menyetujui tujuan dari project Dapat mengntrol saat project dimulai, sedang dikerjakan dan saat project selesai Komunikasi yang jelas diantara orang orang yang terlibat dalam project 2
Project dapat selesai tepat waktu, bahkan penggunaan biaya, ruang lingkup dan kualitasnya dapat disesuai dengan yang di rencanakan Realistis dan tujuan dapat tercapai Keputusan jelas Kualitas kontrol dapat ditingkatkan Management perubahan dan resiko Basic Software Operations Screen Layout Menu & Tool Bars Task Details Gantt Chart Create a new project 3
1. Dari blank project, screen klik on New dari Project menu. 2. masukan Name dan Organisation. Klik Next button sampai pada Step 3 of 3. Jika kita ingin bekerja pada weekend maka un tick Sat, Sun. jika sudah, klik Ok. Membuka Project /Open Project 1. dari menu Project klik Open. Pilih correct Directory, klik pada project yang ingin lalu klik Open. Menyimpan Project / Saving a Project 1. dari menu Project klik Save As. Jika ini adalah pertama kalinya anda menyimpan projet, tulis nama dari project pada File name box, lalu klik Save. 4
Milestones & Tasks Apa itu milestone? Milestone adalah komitmen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada tanggal tertentu. Sebagai contoh, Milestone bisa menjadi pelengkap dari aktivias desain, juga dapat mengidikasikan sukes tidaknya pelayanan. Milestone digunakan untuk mengukur progress dari project dan juga sebagai media koordinasi. Milestone adalah elemen yang penting dalam proses planning, kita harus berkomitmen untuk mematchkan tujuan pada tanggal milestone. Komitemen dalam konteks ini bermakna bahwa kita pro dan aktif dalam melaksanakan project sesua dengan planning, artinya bahwa kita menolak untuk menunda Apa itu Task? Sebuah tugas adalah aktivitas yang memiliki proses mulai dan akhir. Penyelesaian tugas sangat penting untuk menyelesaikan project. Project terdiri dari banyak task Memasukkan Milestone/ Entering a Milestone 1. Di Task Name field, klik pada task yang ingin kita insert. pada Insert menu, klik New Task. 2. Masukkan Milestone Name dalam Task Name field, dan pada Begin date. 3. Klik pada Task Properties. centang Milestone tick box, lalu klik Ok. 5
Memasukkan Task/ Entering tasks 1. Pada Name field, klik pada task yang ingin di insert. pada Task menu, klik New Task. 2. masukkan task name pada Task Name field. 3. ganti tanggal mulai Begin date dan End Date engan tanggal yang kita inginkan. Klik pada Task Properties dan masukkan jumlah hari pada Duration field. Klik Ok. 4. jika task bergantung pada task lain, maka Predecessor field harus dilengkapi. Klik Task Properties dan klik pada Predecessors Tab. Pilih a predecessor dari list dalam Task Name. Ini akan otomatis mengganti Start Date dan Finish Date. 6
Delete a task 1. Dalam Task Name field, spilih task mana yang akan di delete. Untuk memilih multiple tasks, tekan CTRL, lalu klik beberapa taskyang akan di delete 2. Pada Task menu, klik Delete Task. Tasks(Tracking a project ) Bagaimana menampilkan Task Completion 1. Pada Task Name field, klik task yang ingin ditampilkan. Pada Task menu, klik Task Properties. 2. Ganti Progress dengan presentase yang di inginkan. Untuk mengindikasikanbahwa task sudah complete, buat Progress 100. 3. Kita akan melihat task dalam Gantt Chart akan berubah. Garis hitam akan muncul pada line task. Garis ini mengindikasikan progressdari task. Jika garisnya sudah separuh dari task, ini mengindikasikan bahwa 50% task sudah selesai PERT Charts Viewing PERT Charts Pilih PERT chart dariview menu. 7
Printing Print the Gantt Chart 1. Pada Project menu, klik Print. 2. pilih print options yang kita inginkan darie General, Page Setup, dan Appearance Tabs, lalu klik Print. Export the Gantt Chart 1. Pada Project menu, klik Export. 2. Plih Export option yang di inginkan. Klik Next. Pilih Select the File name yang kita inginkan, Klik Ok. Demikianlah review singkat mengenai salah satu software tools yang digunakan dalam Manajemen Proyek. Selain GanttProject, masih banyak lagi software yang digunakan untuk menangani manajemen proyek diantaranya : Achievo, ClockingIT, Codendi, Collabtive, dotproject, egroupware, faces, KForge dan masih banyak lagi. 8