BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat dewasa ini, maka diperlukan adanya suatu infrastruktur teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan dalam sebuah perusahaan. Enterprise resource planning menjadi solusi bagi perusahaan yang membutuhkan akurasi dan pengolahan data yang real time. Dengan mengintegrasikan setiap silo sistem informasi ke sistem terpusat tunggal dan menyediakan fasilitas untuk menangani hal tersebut, berarti ERP bisa meredam semua redundansi. Dengan ERP, perusahaan dapat mengurangi waktu dalam mengirim data dan transaksi dari sistem yang berbeda. ERP memiliki beberapa bidang fungsional seperti Financial Accounting, Sales Distribution,Material Management, Human Capital Management, dan lain-lain. ERP mengintegrasikan daerah-daerah fungsional yang berbeda sehingga data dan transaksi dapat diakses secara langsung, akurat, dan tanpa menunggu dari daerah fungsi lainnya. Sistem ERP akan membantu bisnis dengan menyediakan seperangkat alat yang dapat digunakan di suatu perusahaan untuk merencanakan dan mengontrol pelaksanaan tindakan pada setiap sumber daya. Itu adalah definisi besar dan sistem ERP cenderung besar, mahal, dan relatif lebih rumit. Ada banyak vendor yang menyediakan solusi ERP seperti SAP, Oracle, Microsoft, Sage, dll. Menurut Samwel Matende dan Patrick Ogao dalam jurnal Social and Behavioral Sciences, yang berjudul Enterprise Resource Planning (ERP) System Implementation: A case for User participation, sistem informasi adalah sistem sosial yang menangani hubungan interaksi manusia dengan teknologi. Sebuah sistem informasi, termasuk sistem Enterprise Resource Planning (ERP), adalah sebuah tampilan user interface yang di desain untuk menyediakan informasi yang berguna untuk mendukung strategi, operasi, analisis manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Implementasi dari sistem ERP mempengaruhi user di berbagai tingkatan 1
2 organisasi karena mencakup seluruh unit fungsional. User ini berkisar dari manajemen puncak sampai ke user tingkat rendah yang menggunakan sistem pada operasi mereka sehari-hari. BINA NUSANTARA GROUP, sebagai salah satu institusi pendidikan terpercaya dan terbaik di Indonesia sadar akan hal tersebut dan telah menerapkan ERP didalam proses bisnisnya. Pada tahun 2008, BINA NUSANTARA GROUP mulai melakukan implementasi produk SAP sebagai sistem informasi untuk mendukung aktivitas bisnis di seluruh unit bisnis yang ada, khususnya pada divisi Human Capital & Legal. Untuk membangun kinerja internal perusahaan menjadi lebih baik dan terarah, institusi ini telah menerapkan modul Human Capital Management dari produk SAP untuk mendukung Divisi Human Capital & Legal yang berfokus pada beberapa sub modul dasar seperti Organizational Management, Personnel Administration, Recruitment and Hiring, Personnel Development, Time Management,dan Payroll. Menurut Brata Wibawa Djojo dalam jurnal Binus Business Review yang berjudul Mengukur Kontribusi Human Capital pada Tujuan Perusahaan, modal manusia (Human Capital - HC) dari suatu perusahaan merupakan bagian dari modal intelektual (intellectual capital) yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, yang bersamasama dengan modal keuangan (financial capital) dapat memberikan nilai pasar (market value) bagi perusahaan tersebut. Human capital merupakan aset berharga yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dengan melakukan pengembangan potensi dari karyawan secara terus menerus sehingga dapat menciptakan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dibanding dengan perusahaan lain yang sejenis. Pengembangan potensi diri setiap karyawan diharapkan dapat memberikan timbal-balik berupa kontribusi yang diberikan oleh karyawan, terkait kepada tujuan perusahaan. Namun, hal itu tidak terlepas dari kemampuan dan kemauan karyawan bersangkutan terhadap potensi pengembangan tersebut. Menurut Kucharčíková, Alžbeta Tokarčíková, Emese Blašková, dan Martina dalam jurnal Social and Behavioral Sciences, yang berjudul Human Capital Management Aspect of the Human Capital Efficiency in University Education karyawan menghabiskan sebagian besar harinya di kantor, dan berusaha untuk
3 mencapai tujuan dari organisasi. Karyawan harus termotivasi dari waktu ke waktu sehingga mereka dapat mengembangkan rasa keterikatan terhadap organisasi mereka dan dapat memberikan yang terbaik. Human Capital memainkan peran penting dalam meningkatkan produktifitas dan hasil dari sebuah organisasi. Human Capital diartikan sebagai sekumpulan keterampilan, pengetahuan, keahlian dari karyawan yang dimana memainkan peran integral dalam meningkatkan produktifitas dari organisasi. Setiap organisasi berinvestasi uang dan sumber daya untuk melatih karyawan mereka. Sebagai timbal balik, karyawan bekerja keras, meningkatkan pengetahuan mereka, dan berkontribusi dengan cara mereka sendiri untuk meningkatkan produktifitas organisasi mereka. Menurut Andre, Lantu Crestofel Donal, dalam jurnal Procedia - Social and Behavioral Sciences yang berjudul Servant Leadership and Human Capital Management: Case Study in Citibank Indonesia, Human Capital Management adalah sistem yang mencoba untuk meningkatkan kinerja karyawan, maka dari itu performa dari karyawan akan meningkat yang akhirnya juga akan meningkatkan performa dari sebuah organisasi. Dalam konsep Human Capital Management, karyawan diperlakukan seperti aset yang berharga. Perusahaan menginvestasi uang untuk karyawan untuk memastikan karyawan akan bekerja untuk perusahaan tersebut. Namun, karyawan tidak diperlakukan seperti aset pasif, yang dapat dijual, dan beli. Selain itu karyawan juga tidak dapat diperlakukan seperti mesin yang dapat bekerja kapan saja tanpa kesalahan. Dalam hal ini karyawan diperlakukan sebagai aset untuk memastikan karyawan dapat dilatih dan dapat dikembangkan sehingga kedepannya perusahaan akan mendapatkan timbal balik yang besar dari karyawan tersebut. Namun bukan hanya perusahaan yang mendapatkan keuntungan tersebut, karyawan juga akan mendapatkan keuntungan seperti kenaikan gaji, meningkatnya keterampilan, dan memuaskan di dalam pekerjaan. Personnel Development merupakan salah satu submodul yang penting di dalam human capital management, personnel development dapat membantu perusahaan untuk memaksimalkan employee s value yang terkait dengan perusahaan anda. Anda dapat merencanakan dan mengimplementasi pengukuran personnel dan training yang spesifik untuk mempromosikan professional
4 development dari karyawan di perusahaan anda, tidak hanya itu, dengan personnel development juga dapat meningkatkan motivasi dan kepuasan terhadap pekerjaan karyawan, dengan memberikan pertimbangan preferensi serta kesesuaian karyawan tersebut terhadap pekerjaan mereka. Personnel development memastikan bahwa organisasi atau perusahaan mempunyai semua kualifikasi dan skill yang dibutuhkan di semua area. Dalam rangka melakukan perubahan untuk lebih baik, BINA NUSANTARA GROUP menyadari bahwa mereka mempunyai beberapa masalah, yaitu karyawan yang bekerja tidak mengetahui informasi mengenai karir mereka di masa depan setelah bekerja beberapa tahun, dan kearah mana atau jabatan apa yang mereka dapat peroleh jika sudah memenuhi competency level tertentu. Menurut Regina Gledy Kaseger dalam jurnal EMBA yang berjudul Pengembangan Karir dan Self-Efficacy Terhadap Kinerja Karyawan pada PT. Matahari Department Store Manado Town, pengembangan karir mempengaruhi kinerja karyawan, dimana pengembangan karir merupakan pendekatan formal yang dilakukan organisasi untuk menjamin orang-orang dalam organisasi mempunyai kualifikasi dan kemampuan serta pengalaman yang cocok ketika dibutuhkan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengelola karir dan mengembangkannya dengan baik supaya produktivitas karyawan tetap terjaga dan mampu mendorong karyawan untuk selalu melakukan hal yang terbaik dan menghindari frustasi kerja yang berakibat penurunan kinerja perusahaan. BINA NUSANTARA GROUP, sebagai perusahaan yang sudah mempunyai value, serta visi dan misi untuk menjadi World Class Knowledge Institution, memerlukan sumber daya manusia untuk dapat mendorong dan mendukung untuk mencapai visi dan misi tersebut. Oleh karena itu, sumber daya manusia tersebut perlu untuk dibina dan dipertahankan ataupun disiapkan untuk memenuhi posisiposisi tertentu. Dan untuk mewujudkan hal tersebut, Binus perlu untuk melakukan implementasi Career Path. Career path adalah garis perjalanan perkembangan karir seorang karyawan dalam suatu perusahaan dimana dia memulai dari level bawah kelevel yang lebih tinggi. Pada perusahaan tertentu career development karyawannya dituangkan dalam Company Policy dimana ada kejelasan keterlibatan perusahaan dalam pengembangan karyawan.
5 Dalam skripsi ini akan dilakukan design terhadap career path custom di dalam sistem SAP HCM submodule personnel development. pada BINA NUSANTARA GROUP. Personnel development merupakan salah satu submodul yang penting di dalam human capital management, personnel development dapat membantu perusahaan untuk memaksimalkan employee s value yang terkait dengan perusahaan anda. Anda dapat merencanakan dan mengimplementasi pengukuran personnel dan training yang spesifik untuk mempromosikan professional development dari karyawan di perusahaan anda, tidak hanya itu, dengan personnel development juga dapat meningkatkan motivasi dan kepuasan terhadap pekerjaan karyawan, dengan memberikan pertimbangan preferensi serta kesesuaian karyawan tersebut terhadap pekerjaan mereka. Personnel development memastikan bahwa organisasi/ perusahaan mempunyai semua kualifikasi dan skill yang dibutuhkan di semua area. Dengan diimplementasikan career path ini, karyawan sebagai asset dari perusahaan yang telah bekerja untuk BINUS GROUP dapat mengetahui dengan mudah mengenai informasi tentang jenjang karir yang dapat di capai selama bekerja pada perusahaan, posisi apa saja yang dapat diambil sesuai dengan posisi saat ini, dan kualifikasi-kualifikasi apa saja yang harus karyawan tersebut miliki untuk mencapai suatu posisi tersebut. Dengan career path, perusahaan dapat memastikan agar karyawan yang mempunyai kualifikasi dan pengalaman tertentu siap apabila mereka dibutuhkan. 1.2 Ruang Lingkup Berdasarkan pada latar belakang diatas, maka pembahasan masalah dalam Skripsi ini perlu diadakan pembatasan ruang lingkup sebagai berikut : 1. Penjelasan mengenai proses bisnis Bina Nusantara Group dalam modul Human Capital Management secara khusus Personnel Development. 2. Penjelasan dan analisis pada modul Human Capital Management sub-modul Personnel Development, khususnya Career Path, Scales dan Qualifications Catalog(core competencies), dan tidak mencakup KPI, Talent Matrix.
6 3. Implementasi Career path pada submodule Personnel Development pada Bina Nusantara Group. 4. Membahas mengenai inisiasi pengimplementasian Career Path pada modul Human Capital Management pada Bina Nusantara Group. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan Tujuan penulisan ini adalah : 1. Menjalankan tugas dan wewenang tim proyek sesuai dengan peran pada masing- masing anggota terkait dengan proyek yang akan dilaksanakan. 2. Menganalisis requirement dari business process yang dibahas terkait dengan modul Human Capital Management submodule Personnel Development khususnya career path. 3. Merancang Business Blueprint sesuai dengan requirement yang ada terkait business process yang dibahas. 4. Merancang functional specification untuk beberapa requirement yang tidak ter- cover oleh SAP. Adapun manfaat yang diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Proyek career path berjalan lancar sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan, dimana masing-masing anggota tim proyek mampu mengerjakan tugas-tugasnya sesuai dengan rincian job desc yang ada. 2. Hasil dari analisis requirement dapat menjadi sebuah identifikasi keberhasilan dari business blueprint dalam memenuhi banyaknya requirement yang ada dari para business process owner. 3. Business blueprint yang dirancang dapat menjadi dasar dalam melakukan customizing sistem SAP. 4. Functional specification dapat menjadi landasan bagi tim Abapper di dalam pembuatan program yang berkualitas dan tepat guna. 1.4 Metodologi
7 1.4.1 Metode Penelitian Metode implementasi yang digunakan adalah metode ASAP yang terdiri dari Project Preparation, Business Blueprint, Realization, Final Preparation, serta Go live and Support. Namun yang dibahas pada skripsi ini adalah pada tahap Project preparation, Business Blueprint dan Realization. 1. Project Preparation Pada fase ini, proyek mulai direncanakan serta membuat fondasi yang kuat untuk perencanaan implementasi. Pada tahap ini yang dilakukan adalah sebagai berikut: Mendefinisikan struktur tim proyek Mendefinisikan tujuan tim proyek Mengklarifikasi ruang lingkup implementasi Mendefinisikan jadwal proyek Mengembangkan tim serta komite yang bersangkutan dan Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan 2. Business Blueprint Pada fase ini, pembuatan Business Blueprint dilakukan melalui proses tanya jawab (Question & Answer). Disini dijelaskan mengenai proses bisnis serta melakukan mapping struktur organisasi untuk dapat direpresentasikan ke sistem SAP. Pada tahap ini juga tujuan serta jadwal keseluruhan proyek dapat direvisi lagi sesuai dengan kenyataan yang berjalan. 3. Realization Tujuan pada fase ini adalah untuk implementasi proses bisnis delta requirement yang di definisikan pada fase scope validation.
8 Pada fase ini, tim akan melakukan konfigurasi, pengembangan, testing, dan dokumentasi solusi. Sebelum solusi di release untuk fase berikutnya, integrasi end to end harus di test dan di accept oleh user. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan Skripsi ini terdiri dari Lima Bab dengan urutan sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam Bab ini dijelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari penulisan ini serta sistematika penulisan yang dipakai untuk menjelaskan pokok-pokok pembahasan dari Skripsi ini dan pada bagian metodologi dijelaskan tentang metode yang dipakai dalam Skripsi. BAB II : LANDASAN TEORI Dalam bab ini terdapat pembahasan mengenai tinjauan pustaka, mengenai definisi, pengertian, dan penjelasan dari teori teori yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dibahas sebagai dasar pemecahan masalah. BAB III : PROJECT PROFILE Dalam bab ini akan dibahas mengenai identitas dari objek penelitian, lokasi penelitian serta profil tim proyek terkait, Length of Effort yang telah dilakukan oleh penulis selama melakukan kerja praktek di perusahaan tersebut serta kondisi perusahaan yang sedang berjalan. Selain itu, akan dibahas pula identifikasi masalah dari skripsi ini.
9 BAB IV : RANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dibahas mengenai rancangan atas kebutuhan yang ada dari BINA NUSANTARA GROUP yang digambarkan dengan Business Blueprint. Pada Business Blueprint itu sendiri akan dibagi menjadi proses mapping, business scenario, business process, functional specification, serta pengembangan-pengembangan lainnya terkait dengan requirement yang ada pada BINA NUSANTARA GROUP. BAB V : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutupan yang berisikan simpulan dari skripsi ini serta saran-saran perbaikan yang akan dijadikan referensi bagi penulis agar skripsi ini dapat berjalan dan dikembangkan lebih baik lagi.
10