KUSTOMISASI CAREER PATH SISTEM ERP SAP MODUL HCM SUBMODUL PERSONNEL DEVELOPMENT PADA BINA NUSANTARA GROUP

Transkripsi

1 KUSTOMISASI CAREER PATH SISTEM ERP SAP MODUL HCM SUBMODUL PERSONNEL DEVELOPMENT PADA BINA NUSANTARA GROUP Dennis Jl. Pademangan 4 GG. 25, Jakarta Utara 14410, , dennis10lim@hotmail.com Michael Julius Jl. Hanura I No. 9, Jakarta 11210, , mc_julius7@yahoo.com Hendry Setiawan Jl.Tanah Tinggi 12 D109, Jakarta Pusat 10540, , hndry.st@gmail.com Noerlina S.Kom., M.M. BINUS University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat 11530, Abstract BINA NUSANTARA GROUP as a corporate that have a value, vision and mission to become a World Class Knowledge Institution, need a human resource that can encourage and support their vision and mission. Therefore, human resources play an important role in an organization that need to be maintain and prepared to fulfill their needs. Binus need to implement a career path by using accelerated SAP methodology. This paper will describe the phase of designing career path at Binus Group. Through this paper, we hope to produced a career path where employee can view their career path accurately from bottom to top. (D, H, M) Keywords : Accelerated SAP, Career Path. Abstrak BINA NUSANTARA GROUP, sebagai perusahaan yang sudah mempunyai nilai, serta visi dan misi untuk menjadi World Class Knowledge Institution, memerlukan sumber daya manusia yang dapat mendorong dan mendukung untuk mencapai visi dan misi tersebut. Oleh karena itu, sumber daya manusia memegang peran penting di dalam organisasi, yang perlu untuk dibina, dipertahankan, dan disiapkan untuk memenuhi posisi-posisi tertentu. Oleh karena itu untuk mewujudkan hal tersebut, Binus perlu untuk melakukan implementasi Career Path dengan menggunakan metode Accelerated SAP. Penulisan ini akan memaparkan tahapan perancangan

2 career path pada BINUS GROUP. Melalui penulisan ini diharapkan dapat menghasilkan career path yang dapat menampilkan jenjang karir yang dapat dilalui karyawan dengan tepat dan akurat dari bawah sampai ke atas. (D, H, M) Kata Kunci : Accelerated SAP, Career Path. LATAR BELAKANG Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat dewasa ini, maka diperlukan adanya suatu infrastruktur teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan dalam sebuah perusahaan. Enterprise resource planning menjadi solusi bagi perusahaan yang membutuhkan akurasi dan pengolahan data yang real time. Dengan mengintegrasikan setiap silo sistem informasi ke sistem terpusat tunggal dan menyediakan fasilitas untuk menangani hal tersebut, berarti ERP bisa meredam semua redundansi. Dengan ERP, perusahaan dapat mengurangi waktu dalam mengirim data dan transaksi dari sistem yang berbeda. ERP memiliki beberapa bidang fungsional seperti Financial Accounting, Sales Distribution,Material Management, Human Capital Management, dan lain-lain. ERP mengintegrasikan daerah-daerah fungsional yang berbeda sehingga data dan transaksi dapat diakses secara langsung, akurat, dan tanpa menunggu dari daerah fungsi lainnya. Sistem ERP akan membantu bisnis dengan menyediakan seperangkat alat yang dapat digunakan di suatu perusahaan untuk merencanakan dan mengontrol pelaksanaan tindakan pada setiap sumber daya. Itu adalah definisi besar dan sistem ERP cenderung besar, mahal, dan relatif lebih rumit. Ada banyak vendor yang menyediakan solusi ERP seperti SAP, Oracle, Microsoft, Sage, dll. Dalam rangka melakukan perubahan untuk lebih baik, BINA NUSANTARA GROUP menyadari bahwa mereka mempunyai beberapa masalah, yaitu karyawan yang bekerja tidak mengetahui informasi mengenai karir mereka di masa depan setelah bekerja beberapa tahun, dan kearah mana atau jabatan apa yang mereka dapat peroleh jika sudah memenuhi competency level tertentu. BINA NUSANTARA GROUP, sebagai perusahaan yang sudah mempunyai value, serta visi dan misi untuk menjadi World Class Knowledge Institution, memerlukan sumber daya manusia untuk dapat mendorong dan mendukung untuk mencapai visi dan misi tersebut. Oleh karena itu, sumber daya manusia tersebut perlu untuk dibina dan dipertahankan ataupun disiapkan untuk memenuhi posisi-posisi tertentu. Dan untuk mewujudkan hal tersebut, Binus perlu untuk melakukan implementasi Career Path. Career path adalah garis perjalanan perkembangan karir seorang karyawan dalam suatu perusahaan dimana dia memulai dari level bawah kelevel yang lebih tinggi. Pada perusahaan tertentu career development karyawannya dituangkan dalam Company Policy dimana ada kejelasan keterlibatan perusahaan dalam pengembangan karyawan. Dalam skripsi ini akan dilakukan design terhadap career path custom di dalam sistem SAP HCM submodule personnel development. pada BINA NUSANTARA GROUP. Personnel development merupakan salah satu submodul yang penting di dalam human capital management, personnel development dapat membantu perusahaan untuk memaksimalkan employee s value yang terkait dengan perusahaan anda. Personnel development memastikan bahwa organisasi/ perusahaan mempunyai semua kualifikasi dan skill yang dibutuhkan di semua area. Dengan diimplementasikan career path ini, karyawan sebagai asset dari perusahaan yang telah bekerja untuk BINUS GROUP dapat mengetahui dengan mudah mengenai informasi tentang jenjang karir yang dapat di capai selama bekerja pada perusahaan, posisi apa saja yang dapat diambil sesuai dengan posisi saat ini, dan kualifikasi-kualifikasi apa saja yang harus karyawan tersebut miliki untuk mencapai suatu posisi tersebut. Dengan career path, perusahaan dapat memastikan agar karyawan yang mempunyai kualifikasi dan pengalaman tertentu siap apabila mereka dibutuhkan. METODE PENELITIAN

3 Metode implementasi yang digunakan adalah metode ASAP yang terdiri dari Project Preparation, Business Blueprint, Realization, Final Preparation, serta Go live and Support. Namun yang dibahas pada skripsi ini adalah pada tahap Project preparation, Business Blueprint dan Realization. 1. Project Preparation Pada fase ini, proyek mulai direncanakan serta membuat fondasi yang kuat untuk perencanaan implementasi. Pada tahap ini yang dilakukan adalah sebagai berikut: Mendefinisikan struktur tim proyek Mendefinisikan tujuan tim proyek Mengklarifikasi ruang lingkup implementasi Mendefinisikan jadwal proyek Mengembangkan tim serta komite yang bersangkutan dan Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan 2. Business Blueprint Pada fase ini, pembuatan Business Blueprint dilakukan melalui proses tanya jawab (Question & Answer). Disini dijelaskan mengenai proses bisnis serta melakukan mapping struktur organisasi untuk dapat direpresentasikan ke sistem SAP. Pada tahap ini juga tujuan serta jadwal keseluruhan proyek dapat direvisi lagi sesuai dengan kenyataan yang berjalan. 3. Realization Tujuan pada fase ini adalah untuk implementasi proses bisnis delta requirement yang di definisikan pada fase scope validation. Pada fase ini, tim akan melakukan konfigurasi, pengembangan, testing, dan dokumentasi solusi. Sebelum solusi di release untuk fase berikutnya, integrasi end to end harus di test dan di accept oleh user. HASIL DAN BAHASAN 1. Requirements Terciptanya career path custom yang dapat menampilkan jenjang karir yang fleksibel dibandingkan career path yang disediakan oleh standar SAP. Menampilkan jenjang karir yang dapat dilalui oleh karyawan sesuai dengan jenjang karir yang ditentukan oleh bagian HCM BINUS GROUP.

4 2. Job Architecture Gambar 1 Job Architecture Gambar diatas ini merupakan job architecture yang akan digunakan oleh BINUS GROUP, yang diantaranya adalah sebagai berikut : Functional Area (FN) Functional area ini merupakan organizational unit dari financial accounting yang mengklasifikasi expense sesuai dengan fungsi organisasi. Job Family (JF) Cross Organizational grouping/ pengelompokkan dari job-job di dalam BINUS GROUP, Job Family dapat didefinisikan sebagai rangkaian job yang saling berhubungan yang dibedakan oleh tingkat pengetahuan, skills, dan kemampuan(kompetensi). Contohnya seperti Human Resource, Marketing, Finance, IT, Sub Job Family(C) sub job family pada BINUS GROUP merupakan generalisasi dari posisi. Job Band(C) Job Band pada BINUS GROUP dimaksudkan untuk mengklasifikasi job, dan BINUS GROUP mengklasifikasikan job menjadi 9 job band yaitu Job,Administrator,Staff,Officer,Supervisor,Manager,Senior Manager,Director dan Managing Director. Job (C) BINUS GROUP memiliki kurang lebih 50 job yang diklasifikasikan ke dalam 9 job band. Position(S) - posisi merupakan Organizational object yang berfungsi untuk mendistribusikan task kepada post yang berbeda di dalam rencana organisasi. Posisi ditempati oleh person atau holder. Qualification core competencies yang telah ditentukan oleh BINUS GROUP yang akan di assign ke job band sehingga qualification tersebut akan turun ke position. 3. Career Path As-is Career Path merupakan jalur yang menghubungkan satu posisi dengan posisi yang lain. Career Path dikaitkan berdasarkan jabatan yang dimiliki posisi, ini berarti jalur karir mengarahkan karir pegawai berdasarkan urutan jabatan, profesi, posisi dengan pertimbangan kemiripan, kesesuaian dan keterkaitan task dan requirement pada posisi serta hirarki jabatan. SAP juga telah menyediakan career path standar yang dapat langsung digunakan.

5 Gambar 2 Carrer Path Standar SAP Gambar 2 merupakan contoh gambaran dari career path standar SAP. Dimana Job 1 tingkat diatasnya harus terhubung dengan job dibawahnya, seperti contohnya Managing Director akan terhubung dengan job dibawahnya,yaitu HC Director, Finance Director dan IT Director, Lalu masing-masing director tersebut akan terhubung dengan bawahannya seperti yang ditampilkan pada gambar Career Path To-be Gambar 3 Carrer Path Custom

6 Gambar 3 diatas ini merupakan gambar dari career path yang akan diimplementasi. Jika dilihat dari kedua gambar diatas tersebut (gambar 2 dan gambar 3), maka dapat dilihat pada career path standar SAP, dimana Job 1 tingkat diatasnya akan selalu terhubung dengan job dibawahnya, sehingga perlu untuk membuat banyak career path untuk mengakomodasi requirement yang ingin diimplementasi oleh BINUS GROUP. Oleh karena itu, BINUS GROUP memerlukan career path custom dimana job 1 tingkat diatas tidak harus selalu terhubung dengan job dibawahnya, sehingga menjadi lebih fleksibel, karena tidak perlu untuk membuat banyak career path. 5. Functional Specification Functional specification merupakan sebuah dokumen yang disiapkan oleh functional constultant kepada abaper yang digunakan untuk menjelaskan seperti apa fungsionalitas dari program yang akan dibuat.functional specification berisi input,output, logic,dan table yang akan digunakan dalam pembuatan program. Input : - Position ID(Mandatory) - Keydate (Mandatory) Functional Specification Output : -Possible Position ID -Job Band Status (Equivalent atau Superior) Logic untuk output : *Keydate dapat digunakan untuk mendapatkan infotype yang masih berlaku. *Position yang memiliki RELAT 012 terhadap Organizational Unit dari Position ID(input) secara otomatis dimasukkan ke dalam Possible Position ID dengan Job Band Status = Superior A. Pertama-tama temukan Job dan Job Band dari Position ID(input) dengan melakukan select pada table HRP1001 dengan memberikan Position ID lalu,job dan Job Band dapat ditemukan dengan mencari ID dari objek yang terhubung (SOBID) yang mempunyai relationship (RELAT)'007' atau subtype (SUBTY)'B007'. B. Job dan Job Band dapat dibedakan dengan : 1. Weighting percentage (PROZT) untuk Job adalah '100.00' 2. Job Band ditentukan dengan hard code pada SOBID yang mempunyai value

7 antara ' ' - ' ' dan memiliki PROZT '0.00' C. Setelah mendapatkan Job untuk Position ID(input) maka lakukan select kembali pada table HRP1001 dengan memberikan Job(input),dan SUBTY 'A007' untuk mendapatkan seluruh position yang terhubung dengan job(input) tersebut D. Proses selanjutnya adalah mencari seluruh Job yang terkait dengan Job(input) dengan melakukan select pada table HRP1001 dan memberikan job(input) serta SUBTY 'A078'.Kemudian, lakukan cara yang sama dengan poin (C.) tetapi gunakan Job yang di dapat di proses ini untuk mendapatkan seluruh position dari job yang terkait. E. Lakukan kembali proses pada poin D namun dengan SUBTY 'A079'. F. Job Band Level = Job Band ID - ' ' G. Bandingkan Job Band Level dari position(input) dengan seluruh position yang didapatkan pada point (C.),(D.) dan (E.) -Jika ada position yang memiliki Job Band Level setara dengan position(input) maka position tersebut merupakan Possible Position ID dengan Job Band Status = 'Equivalent'. -Jika ada position yang memiliki Job Band Level lebih tinggi 1 level dengan position(input) maka position tersebut merupakan Possible Position ID dengan Job Band Status = 'Superior'. H. Lakukan sorting lalu delete adjacent duplicates untuk menghapus duplicate position yang dihasilkan dari pengecekan posisi dengan RELAT '012' dan perbandingan Job Band Level pada poin (G.). 6. Function Module Function module merupakan ABAP program yang dapat digunakan berulang kali sehingga logic yang terdapat didalam function module dapat digunakan di program lain tanpa harus menulis ulang code dari logic tersebut.

8 6.1. Function Module Get Job and Job Band Function module ini berfungsi untuk mengambil job dan job band dari sebuah position.dalam proses nya, function module akan mengecek infotype 1001 dari position yang diberikan oleh calling program, infotype 1001 sendiri berisikan data relationship antar object. Data tersebut kemudian akan di proses untuk menentukan mana job dan job band yang valid untuk position tersebut yang pada akhirnya akan di export ke calling program Function Module Get Manager Function module ini berfungsi untuk mencari position yang me-manage organizational unit dari position yang di-import dari calling program. Dalam proses nya function module juga mengecek infotype 1001 untuk menemukan position yang valid. Jika position yang di-import ternyata adalah position yang me-manage organizational unit yang bersangkutan,maka function module akan mengecek organizational unit yang berada satu tingkat di atasnya dan melakukan pengecekan ulang untuk menemukan position yang me-manage organization unit tersebut Function Module Find Career Path Function module ini merupakan program utama yang digunakan untuk menemukan career path dari suatu position. Untuk input-nya function module ini akan menerima ID dari position yang ingin di cari career path-nya dan keydate yang berfungsi untuk mendapatkan data infotype yang masih berlaku/valid. Pada prosesnya, program ini akan melakukan: Memanggil function module get job and job band untuk mendapatkan job dan job band dari position. Mencari seluruh job yang terkait dengan job yang didapatkan dari function module get job and job band. Mencari seluruh position dari job yang didapatkan di dua proses sebelumnya. Memanggil function module get manager untuk mendapatkan position yang memanage organizational unit dari position yang di input. Melakukan proses pengecekan level job band untuk menyeleksi position yang valid untuk career movement dimana level job band yang valid adalah level yang setara dan level yang lebih tinggi satu tingkat serta position yang didapatkan dari function module get manager yang secara otomatis akan dimasukan ke dalam position yang valid dengan level job band yang satu tingkat lebih tinggi tanpa melalui pengecekan level job band. Setelah proses tersebut selesai,maka program akan mengembalikan data berupa table yang berisi position dan hasil pengecekan level job band nya (setara atau satu tingkat diatas). SIMPULAN DAN SARAN 1. Simpulan Berdasarkan seluruh kegiatan pengembangan career path yang telah dilakukan pada BINUS GROUP, maka dapat disimpulkan bahwa : Career path dibutuhkan sebagai guideline bagi karyawan untuk mengetahui posisi dan jenjang karir yang dapat ditempuh dan dicapai.

9 Career path standar yang dimiliki SAP tidak dapat memenuhi requirement BINUS GROUP sehingga diperlukan Career path custom. Pada Proses Realization, konfigurasi perlu dilakukan sebelum memulai tahap coding ABAP. Konfigurasi dilakukan dengan menghubungkan antara job dengan job, job dengan position, relationship antara job, sesuai dengan requirement yang diperlukan dengan tujuan agar pada saat melakukan coding ABAP, programmer dapat mengetest hasil coding ABAP tersebut agar mendapatkan hasil yang sesuai dengan requirement. Core Competencies/ Qualification dan Scale dibuat dengan tujuan untuk pengembangan career path kedepannya dalam profile matchup maupun succession planning, dan Core Competencies/ Qualification di assign dengan job band dengan tujuan agar core competencies tersebut akan diturunkan/ inherit sampai ke position, karena jika core competencies langsung di assign dengan position, maka tidak akan efisien karena perlu di assign satu per satu ke masing-masing position. 2. Saran Dari hasil simpulan diatas, adapun saran-saran yang berguna bagi pengembangan career path kedepannya ataupun dalam proyek sejenis lainnya pada BINUS GROUP adalah sebagai berikut : Hasil dari career path ini dapat dikembangkan untuk pengembangan submodul personnel development lainnya seperti : Succession Planning. Profile Matchup. Melakukan penelitian lanjutan terhadap desain career path yang telah dikembangkan agar dapat digunakan dalam proses bisnis BINUS GROUP. Hasil dokumentasi pengembangan dengan metode Accelerated SAP ini dapat digunakan dalam mendukung kegiatan implementasi pada pengembangan Desain Career Path pada BINUS GROUP. Serta dapat juga digunakan di dalam pengembangan proyek sejenis. REFERENSI Andre, Lantu Crestofel Donal. (2015). Servant Leadership and Human Capital Management: Case Study in Citibank Indonesia, Procedia - Social and Behavioral Sciences, 169, , from Brata Wibawa Djojo. (2010). Mengukur Kontribusi Human Capital pada Tujuan Perusahaan, Binus Business Review, volume 1, Hall, James A. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat Kucharčíková,, Alžbeta Tokarčíková, Emese Blašková, Martina. (2015). Human Capital Management Aspect of the Human Capital Efficiency in University Education, Procedia - Social and Behavioral Sciences, 177, from

10 Leon, Alexis. (2008). ERP Demitified. New Delhi : Tata Mcgraw Hill Publishing Company Limited. Malayu Hasibuan S. P. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia, cetakan keenam belas. Jakarta: PT Bumi Aksara. Mangkunegara A. P. (2011). Manajemen Sumber Daya Perusahaan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Brady, Monk, Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning. Course Technology. Thomson Learning. Motiwalla, Luvai F, Jeff Thompson. (2012). Enterrpise Systems for Management. New Jersey: Pearson Education, Inc. Moxon, Peter. (2012). Beginners Guide to Sap ABAP (Kindle Edition) : Sapprouk Nidhra, Srinivas, & Dondeti, Jagruthi. (2012). Black Box and White Box Testing Techniques- A Literature Review. International Journal of Embedded Systems and Applications (IJESA), 2(2), 1-2 Quadri, S.M.K, & Farooq, Sheikh Umar. (2010). Software Testing Goals, Principles, and Limitations. International Journal of Computer Applications, 6(9), 1 Regina Gledy Kaseger. (2013). Pengembangan Karir dan Self-Efficacy Terhadap Kinerja Karyawan pada PT. Matahari Department Store Manado Town, EMBA, 1, Samwel Matende, Patrick Ogao (2013), Enterprise Resource Planning (ERP) System Implementation: A Case for User Participation, Procedia - Social and Behavioral Sciences, 9, from Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis And Design in A Changing World. Boston, MA: Course Technology. Stair, Ralph, & Reynolds, George. (2014). Fundamentals of Information System 7th Edition. Course Technology. USA: Cengage Learning. Solutions, I. K. (2011). SAP ABAP Handbook. United States of America: Jones and Bartlett Publisher,LCC.

11 Usmara. (2008). Paradigma Baru Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Amara Books. Valacich, Joseph S., Joey F. George, and Jeffrey A. Hoffer (2009). Essentials of Systems Analysis and Design, Fourth Edition. London : Pearson Prentice Hall. Wijaya, F., Santo dan Darudiato, Suparto. (2009). ERP dan Solusi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu. RIWAYAT PENULIS Dennis lahir di kota Jakarta pada 25 Mei 1993.Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang sistem informasi pada tahun Michael Julius lahir di kota Jakarta pada 21 September 1993.Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang sistem informasi pada tahun Hendry Setiawan lahir di kota Jakarta pada 11 Mei 1993.Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang sistem informasi pada tahun 2015.