BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di zaman teknologi informasi seperti saat ini, hampir seluruh perusahaan didunia tidak dapat dipisahkan dengan kebutuhan akan sistem informasi dan teknologi informasi yang dimana merupakan elemen penting dalam pelaksanaan proses bisnis perusahaan. Teknologi informasi semakin berkembang dari waktu ke waktu seiring perkembangan teknologi digital dan komputer. Dengan demikian, kemampuan perusahaan untuk bersaing dengan perusahaan lain dan memperluas jangkauan bisnis semakin berkembang. Teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam pencapaian visi dan misi apabila dimanfaatkan dengan sebaik mungkin. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dituntut untuk lebih lincah dalam melakukan proses bisnisnya Ketatnya persaingan bisnis dan industri dibidang tertentu menyebabkan berbagai perusahaan untuk menambah aktivitas operasionalnya guna memenuhi permintaan pasar yang semakin bertambah. Dengan bertambahnya aktivitas operasional perusahaan, maka informasi yang dihasilkan dari berbagai transaksi juga semakin meningkat. Masalah yang sering timbul yaitu ketidakterintegrasian antara divisi-divisi didalam suatu perusahaan sehingga informasi yang dimiliki suatu divisi tidak dapat dimanfaatkan oleh divisi yang lain. Oleh karena itu, suatu perangkat teknologi informasi dibutuhkan untuk mengintegrasikan bagian-bagian didalam perusahaan dan meningkatkan kinerja operasional yang lebih efektif dan efisien. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu perangkat teknologi informasi yang digunakan oleh banyak perusahaan di dunia. ERP mengintegrasikan seluruh aplikasi bisnis dari berbagai area fungsional atau divisi-divisi yang ada didalam perusahaan, seperti bagian keuangan dan akuntansi, proses manufaktur barang, penjualan dan pembelian, serta pengelolahan sumber daya manusia. Dengan diterapkannya ERP, dapat 1
2 membantu perusahaan dalam penyebaran informasi yang lebih tepat waktu. Dalam perkembangannya, sistem ERP lebih banyak diterapkan pada perusahaan menengah ke-atas di dalam kegiatan operasional mereka. Saat ini, berbagai Vendor yang mengembangkan sistem ERP semakin bertambah dan mereka saling bersaing dalam meningkatkan keunggulan dan daya saing produknya masing-masing supaya produk mereka dapat dipercaya oleh banyak perusahaan. Salah satu vendor yang mengembangkan sistem ERP yaitu SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing). SAP sudah menjadi best practice di berbagai bidang industri dengan modul-modul yang mencakup seluruh aspek fungsi perusahaan. Modul-modul yang ditawarkan SAP antara lain Financial and Controlling, Sales and Distribution, Material Management, Production Planning dan Human Capital Management. SAP menjadi solusi di berbagai perusahaan dan organisasi karena sangat membantu dalam mengendalikan bisnisnya. Dalam perkembangannya, perusahaan yang mengimplementasikan SAP pada dasarnya memiliki tujuan untuk mengurangi biaya dan meminimalisir waktu yang dibutuhkan jika mengembangkan dan menguji sistem secara in-house. PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang penghasil pakan ternak, Day Old Chicks dan makanan olahan terbesar di Indonesia. Perusahaan yang didirikan tahun 1972 ini sadar terhadap pentingnya memiliki suatu sistem informasi yang dapat mengintegrasikan semua area fungsional perusahaan dan mendukung proses bisnis. Sistem ERP SAP mulai diterapkan di PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk pada 2002 untuk mengganti sistem teknologi informasi yang lama. Diterapkannya sistem SAP, khususnya modul Sales and Distribution (SD) adalah bertujuan untuk mendapatkan proses bisnis yang terintegrasi Pada penelitian ini akan dilakukan evaluasi terhadap sistem SAP modul Sales and Distribution (SD) dengan menggunakan metodologi Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Dengan digunakanannya kedua metode tersebut diharapkan dapat mengidentifikasi gap pada penggunaan sistem SAP SD yang sedang berjalan, serta melakukan analisis terhadap resiko yang dapat
3 ditimbulkan oleh gap tersebut dan memberikan rekomendasi untuk peningkatan kinerja sistem SAP pada PT Charoen Pokphand Indonesia Tbk. 1.2 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup pada penelitian ini yaitu sebagai berikut: 1. Penelitian akan dilakukan pada modul Sales and Distribution pada fungsi sales, deliver process dan payment process, sistem ERP berbasis SAP 2. Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan terkait sistem SAP Sales and Distribution PT Charoen Pokhand Indonesia Tbk, khususnya pada sub-modul yang terkait 3. Melakukan evaluasi terhadap terhadap sistem ERP SAP modul Sales and Distribution yang sedang berjalan pada fungsi sales, delivery process, dan payment process dengan metode Fit/Gap Analysis. 4. Melakukan analisis terhadap kemungkinan resiko yang akan timbul atas permasalahan yang ditemukan serta menilai dampak dari resiko dan memberikan rekomendasi untuk meminimalisir resiko. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan terkait sistem SAP Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk. 2. Melakukan evaluasi terhadap fungsi-fungsi SAP ERP modul Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk. menggunakan metode fit/gap analysis. 3. Melakukan analisis resiko untuk menemukan dan mengidentifikasi resiko dari masalah yang ditemukan dan menilai dampak dari resiko. 4. Memberikan rekomendasi berupa solusi terhadap kesalahan yang ditemukan. Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Memahami proses bisnis yang berjalan terkait sistem SAP Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk.
4 2. Memastikan bahwa kebutuhan yang diperlukan sudah terpenuhi, serta memberikan rekomendasi apabila ada kebutuhan yang belum terpenuhi pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk. 3. Mengidentifikasi resiko-resiko yang mungkin akan timbul serta melakukan penilaian tingkat resiko atas kebutuhan yang belum dipenuhi dan memberikan rekomendasi pada PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk agar dapat mengendalikan resiko tersebut. 4. Memberikan solusi terhadap kesalahan yang ditemukan. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan antara lain: 1.4.1 Objek Penelitian PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk. Proses bisnis yang berkaitan dengan modul yang dibahas di ruang lingkup pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk. SAP modul Sales and Distribution fungsi sales, delivey process, dan payment process. 1.4.2 Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data o Studi kepustakaan, melakukan pengumpulan informasi dan pembelajaran yang relevan dalam penelitian ini yang diperoleh dari berbagai buku, artikel, karya ilmiah dll yang didapat dari media cetak maupun elektronik. o Observasi melakukan observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang terkait pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk. o Wawancara Melakukan wawancara dengan pihak yang terlibat dalam proses bisnis Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk.
5 Metode Analisis o Analisis sistem yang berjalan Dalam hal ini melakukan pengumpulan data dan informasi dengan menganalisa sistem yang saat ini sedang berjalan pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk. o Fit/Gap Analysis Metode Fit/Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi apakah sistem yang sedang berjalan sudah sesuai dengan requirement yang dibutuhkan terhadap sistem SAP, serta mengetahui tingkat sebuah requirement dan memberikan rekomendasi terhadap requirement yang belum dijalankan secara maksimal. o Risk Analysis Metode Risk Analysis digunakan untuk menganalisa gap yang ditemukan, serta memberikan penilaian tingkat kemungkinan terjadinya resiko dan akibatnya. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi lima bab. Adapun pembagian bab-bab tersebut adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan uraian terhadap latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan uraian mengenai teori-teori umum dan khusus yang berhubungan dengan penulisan skripsi yang menjadi dasar dalam melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem ERP. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisikan uraian mengenai gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan
6 wewenang tiap jabatan, analisis sistem yang berjalan pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk, permasalahan yang dihadapi PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk, saat ini dan pemecahan atas masalah yang ditemukan. BAB 4 : HASIL EVALUASI DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan uraian mengenai pembahasan evaluasi fungsifungsi dan kinerja sistem SAP ERP pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan uraian mengenai simpulan yang didapat dari hasil analisis dan evaluasi sistem SAP ERP modul Sales and Distribution pada PT. Charoen Pokhand Indonesia Tbk dan juga memberikan saran yang dapat dipertimbangkan untuk perkembangan perusahaan selanjutnya.