SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR PERMOHONAN AKTIF KEMBALI NO. DOKUMEN : POB-FEMA-18 REVISI : 02 NO. SALINAN : Bogor, 12 Januari 2015 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP:19710917 199702 1 003
1. TUJUAN Sebagai pedoman dalam pengajuan aktif setelah menjalani cuti bagi mahasiswa Fakultas Ekologi Manusia Institut Pertanian Bogor. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam pengajuan permohonan aktif sebagai mahasiswa FEMA-IPB setelah menjalani cuti, mulai dari pengusulan sampai surat aktif diterima oleh mahasiswa. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia. 3.2. IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 3.3. Wadek AK adalah Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun 2011. 5. KETENTUAN UMUM 5.1. Surat permohonan aktif diajukan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum awal semester yang akan berjalan. 5.2. Setelah menjalani cuti mahasiswa dinyatakan aktif apabila mengajukan permohonan secara tertulis kepada Dekan melalui Departemen dengan cara mengisi formulir yang ada di Bagian Akademik Departemen serta melampirkan : a. Surat izin cuti, b. Surat pengantar yang ditandatangani oleh Ketua Departemen, 2
c. Bukti lunas SPP. 5.3. Surat cuti dan surat pangaktifan diterbitkan oleh Dekan dengan tembusan kepada Dit. AP, Ketua Departemen, Dosen PA dan PS mahasiswa yang bersangkutan. 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mengisi surat permohonan aktif yang telah disetujui oleh Orang Tua/Wali lengkap dengan persyaratan, selanjutnya menyerahkan kepada Pembimbing Akademik. 6.2 Pembimbing Akademik menerima, meneliti permohonan aktif, dan menandatangani Surat Aktif Kembali dan menyerahkan kepada Komdik Departemen untuk diperiksa. 6.3 Komdik Departemen memeriksa dan paraf pada surat permohonan aktif, menyampaikan kepada Ketua/Sekretaris Departemen untuk tanda tangan. 6.4 Ketua/Sekretaris Departemen memeriksa dan tanda tangan surat Aktif Kembali, mengembalikan kepada Kepala TU Departemen. 6.5 Kepala TU Departemen menyerahkan Surat Aktif Kembali kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 6.6 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima, mencatat dan membuat Draf Surat Aktif Kembali Kegiatan Akademik. 6.7 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan memeriksa dan tanda tangan Surat Aktif Kembali Kegiatan Akademik dan mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas. 6.8 Staf Bagian Akademik Fakultas menggandakan surat Aktif Kembali lengkap dengan lampiran sesuai jumlah tembusan surat yang akan diserahkan sesuai tujuan, menyerahkan kepada Mahasiswa dan menyimpan salinan sebagai arsip. 3
7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai MAHASISWA Mengisi surat permohonan aktif 1 aktif PEMBIMBING AKADEMIK Menerima, meneliti, tanda tangan surat permohonan aktif kegiatan 2 aktif KOMISI PENDIDIKAN DEPARTEMEN Memeriksa dan paraf surat pemohonan aktif 3 aktif KADEP/SEKDEP 4 aktif Memeriksa dan tada tangan surat permohonan aktif KEPALA TU DEPARTEMEN Menyerahkan surat permohonan aktif 5 aktif STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Menerima, mencatat dan membuat draf surat permohonan aktif 6 aktif kegiatan WADEK AK Menerima, memeriksa dan menandatangani surat permohonan aktif 7 aktif kegiatan STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Menerima, menggandakan surat sesuai tujuan dan menyerahkan kepada mahasiswa 8 Selesai 4
8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses di Fakultas. 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 FRM/FEMA/034-00 Surat Kerangan Aktif Pasca Cuti Akademik 2 FRM/FEMA/033-00 Surat Aktif Kembali Kegiatan Akademik Bag. Akademik Fakultas Bag. Akademik Departemen 5