BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sebagai sebuah perusahaan yang telah mantap secara finansial dan operasional, Adira Finance berusaha untuk tetap dapat bertahan pada situasi dan kondisi perekonomian yang kurang kondusif dengan melakukan transformasi secara menyeluruh di tingkat organisasi dan individu. Dengan demikian perusahaan akan dapat menghadapi setiap perubahan dan peningkatan persaingan dalam lingkup regional maupun global. Didukung oleh pertumbuhan usaha pembiayaan sepeda motornya yang sangat baik, manajemen memberikan perhatian dan lebih berkonsentrasi dalam menghadapi iklim persaingan domestik, regional maupun internasional yang semakin tajam. Dalam strategi yang ditetapkan oleh manajemen, menuntut keterlibatan seluruh karyawan di setiap bagian. Dengan demikian perusahaan sangat tergantung pada tingkat kemampuan individu di dalam organisasi. Perusahaan dengan segala cara akan berusaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan karyawan yang menunjukkan kemampuan dan prestasi yang tinggi. Perusahaan berusaha menempatkan orang yang tepat pada posisi sesuai dengan kemampuannya dengan memberikan tugas dan tanggung jawab yang jelas. Selain itu perlu diperhatikan juga tingkat efisiensi dan efektifitas dari proses bisnis yang telah berjalan di Adira Finance sekarang agar dapat terus meningkatkan daya saing dan memantapkan posisinya dalam persaingan bisnis. Kecepatan dan efektifitas dari proses yang ada sangat mendukung kemampuan perusahaan untuk mempertahankan dan meningkatkan jasa pelayanan kepada nasabah. Semakin banyaknya pesaing yang bergerak di bidang yang sama memacu perusahaan untuk terus meningkatkan mutu pelayanan yang ditawarkan kepada para debitur dan relasinya sebagai konsekuensi dari penambahan jaringan kerja yang agresif.
Dalam hal peningkatan kualitas pelayanan kepada debitur, salah satu faktor yang signifikan adalah kecepatan pelayanan yang bisa ditawarkan. Sampai sejauh ini, perusahaan terus meningkatkan target pencapaian kinerja perusahaan agar bisa lebih meningkatkan pelayanan kepada para debitur. Namun pada kenyataannya, target tersebut belum mampu tercapai secara maksimal, karena itu diperlukan perbaikan berupa peningkatan efisiensi proses bisnis yang ada, atau bahkan suatu business process reengineering (BPR) dari proses pengajuan permohonan kredit sampai proses pembayaran ke dealer. Parameter pengukuran yang dipakai adalah waktu kecepatan pemrosesan permohonan kredit dan tingkat utilisasi sumber daya manusia yang ada. Dari dua alternatif tindakan yang dapat dilakukan, pilihan untuk melakukan process improvement pada proses pengajuan permohonan kredit sampai dengan proses pembayaran ke dealer disimpulkan tidak efektif sebab dengan process improvement, tidak semua faktor dapat tercakupi dan penyelesaiannya cenderung tidak menyeluruh mengingat kuatnya interaksi dengan faktor eksternalnya. Maka alternatif terbaik yang dinilai mampu menyelesaikan permasalahan yang terjadi adalah rekayasa ulang (business process reengineering) pada proses pengajuan permohonan kredit sampai pembayaran ke dealer, agar dapat menghasilkan suatu proses baru yang benar-benar memiliki kemampuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada para debitur guna mendukung tercapainya target yang dicanangkan pihak manajemen atas dan menjamin keberhasilan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dimasa mendatang. 1.2. Gambaran Umum Adira Finance menjalankan core business-nya dibidang pembiayaan keuangan untuk sektor otomotif terutama sepeda motor. Saat ini perusahaan dapat dikategorikan sebagai salah satu perusahaan pembiayaan konsumen multi brand dibidang otomotif yang terbesar di Indonesia yang telah memiliki 56 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Di samping mempunyai 56 cabang, perusahaan juga memiliki 2 kantor pusat yang berlokasi di Jakarta yang mengkoordinasikan semua kegiatan yang berlangsung baik di cabang maupun di pusat. Cabang berhubungan langsung dengan para debitur sekaligus bertanggung jawab untuk melaporkan semua proses ke kantor pusat. Cabang harus bisa mengatur dokumen yang harus disampaikan ke pusat sesuai dengan level manajemen serta dokumen mana yang harus didistribusikan kembali ke debitur dan dealer. Proses bisnis Adira Finance dimulai dari proses pengajuan permohonan kredit oleh calon debitur kemudian dilanjutkan dengan proses survey calon debitur sampai dikeluarkannya persetujuan permohonan kredit serta pembayaran ke dealer. Prosesproses di atas sangatlah erat hubungannya dengan tingkat kepuasan calon debitur. Semakin cepat dan mudah suatu proses permohonan kredit akan meningkatkan kualitas pelayanan yang ditawarkan kepada calon debitur. Dalam tinjauan level operasionalnya, sebagian besar kegiatan yang berhubungan dengan calon debitur dilakukan oleh kantor cabang dan dipantau secara komprehensif dari kantor pusat di Jakarta. Cabang yang berada di wilayah yang relatif luas biasanya memiliki satu atau lebih Representative Office (RO). Untuk lebih jelasnya pada Gambar 1 ditampilkan gambaran garis besar alur proses bisnis Adira Finance.
Kantor Pusat Komite Kredit Finance Cabang Persetujuan Permohonan kredit Terima dana Finance Komite Kredit Entry data Proses pembayaran Persetujuan permohonan kredit Operasional Pembayaran Marketing Survey + konfirmasi Pelengkapan berkas Penyerahan berkas Konfirmasi + penyerahan PO Penyerahan berkas tagihan Customer/ Debitur Pengajuan permohonan kredit Dealer Gambar 1. Gambaran Garis Besar Alur Proses Bisnis Adira Finance 1.3. Permasalahan Utama
Permasalahan utama yang dihadapi perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya adalah sebagai berikut: 1. Belum tercapainya target perusahaan untuk menyelesaikan proses persetujuan permohonan kredit, yang dimulai dari pengajuan permohonan kredit sampai dengan pencetakan dan pengiriman Purchase Order ke dealer, dalam rata-rata waktu maximal selama 1 hari (24 jam). 2. Belum tercapainya target perusahaan untuk menyelesaikan proses pembayaran ke dealer, yang diawali dengan diterimanya berkas tagihan dari dealer sampai dengan pembayaran pembiayaan ke dealer, dalam rata-rata waktu maximal selama 1 hari (24 jam). 1.4. Tujuan dan Manfaat Tesis ini dibuat dengan tujuan untuk menganalisa proses bisnis Adira Finance yang dimulai dari proses pengajuan permohonan kredit sampai dengan proses pembayaran ke dealer yang saat ini berjalan di perusahaan guna dievaluasi simpul-simpul permasalahannya, kemudian dilakukan perubahan dengan metoda rekayasa ulang proses. Dengan melakukan rekayasa ulang proses yang berjalan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Waktu penyelesaian proses persetujuan permohonan kredit dan proses pembayaran ke dealer menjadi lebih cepat. 2. Meningkatan kualitas pelayanan kepada para debitur yang berakibat pada meningkatnya kepercayaan dan tingkat kepuasan para debitur pada perusahaan. 3. Meningkatkan jumlah debitur yang dapat dilayani oleh perusahaan. 1.5. Ruang lingkup pembahasan Ruang lingkup pembahasan dari tulisan ini dibatasi hingga pembahasan hasil perbandingan antara proses yang berjalan dan proses baru sebagai hasil hasil rekayasa ulang proses bisnis yang berjalan. Batasan proses bisnis yang dibahas dalam tulisan ini dimulai dari proses pengajuan permohonan kredit oleh calon debitur ke kantor cabang Adira Finance sampai dengan proses pembayaran pembiayaannya dari kantor cabang ke pihak dealer. Lebih lanjut lagi, proses pengajuan permohonan kreditnya dibatasi untuk kredit sepeda motor baru dengan nilai nominal kredit di bawah 20 juta dan cakupannya terbatas pada kantorkantor cabang Adira Finance di wilayah Jabotabek dan kantor pusatnya di Jakarta saja. Metode pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan survey langsung ke 2 buah cabang, yaitu cabang Depok dan cabang Mampang, serta survey di kantor pusat (Jakarta) dimana kedua kantor cabang ini dinilai telah dapat mewakili penggambaran proses bisnis yang berlangsung secara keseluruhan. Dalam aktivitas survey yang
disebutkan di atas, penulis melakukan observasi lapangan serta wawancara dengan semua bagian atau departemen yang berperan serta dalam cakupan proses bisnis tersebut di atas. Penggunaan perangkat lunak Process 2000 dari Micrografx dimaksudkan sebagai alat bantu simulasi proses yang sedang berjalan dan proses hasil rekayasa ulang. Dalam tulisan ini tidak dibahas aspek-aspek yang menyangkut implementasi atas hasil rancangan proses baru namun diharapkan nantinya hal tersebut dapat dilaksanakan oleh pihak perusahaan.