Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Januari 2010 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS A. Umum BAB I PENDAHULUAN Informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan diperlukan oleh setiap individu di dalam mendapatkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal tersebut Subdirektorat, Direktorat Pemanfaatan ANRI memandang perlu adanya suatu Prosedur Tetap tentang Peminjaman. Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis diperlukan untuk meningkatkan peran dan fungsi ANRI dalam hal layanan arsip statis, serta mendayagunakan arsip statis sebagai informasi publik yang mudah diakses sesuai prinsip-prinsip aksesibilitas arsip statis serta tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku. Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis tidak hanya dibutuhkan untuk kemudahan akses arsip kepada pengguna, melainkan juga dalam hal pemanfaatan arsip. Sifat unik arsip sebagai informasi yang terekam dan bersifat tunggal dalam pelaksanaannya membutuhkan Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis. Merujuk kepada Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Statis dalam Pasal 23, 24, 25, dan Pasal 26, diatur hal-hal pemanfaatan arsip statis yang berhubungan dengan peminjaman arsip seperti pembatasan jumlah peminjaman. Aturan ini dimaksudkan agar tercapai keseimbangan antara kemampuan pengguna dalam membaca arsip dengan jumlah arsip yang dipesan oleh pengguna. Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis ini merupakan pedoman atau acuan bagi Direktorat Pemanfaatan untuk menjamin keseragaman dan ketertiban dalam kelancaran pelaksanaan tugas layanan arsip kepada pengguna serta mencapai layanan prima dalam memberikan informasi yang lebih baik sehingga sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas dan fungsi antar unit kerja menjadi terukur.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis dimaksudkan sebagai acuan dan panduan di dalam mengatur prosedur bagi layanan peminjaman arsip di ANRI. Sedangkan tujuan Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis adalah terwujudnya pelayanan prima bagi pengguna arsip statis di ANRI. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis berlaku dan digunakan di Subdit, yaitu di Ruang ANRI (selanjutnya disebut Ruang Baca). Prosedur Tetap tentang Peminjaman ini meliputi Peminjaman Kertas, Peminjaman Kartografik, Peminjaman Foto, Peminjaman Film/Video serta Peminjaman Mikrofilm dan Kaset. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan Bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 4. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP); 6. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RI Nomor SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana; 7. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009;
- 3-8. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Nasional Republik Indonesia; 9. ISO 9001 2008 tentang Standar Manajemen Mutu. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis yang dimaksud dengan: 1. User Consultant adalah pejabat fungsional arsiparis, pustakawan, pranata komputer dan atau pejabat yang berwenang dalam unit kerja layanan arsip yang memberikan konsultasi serta membantu pengguna arsip dalam pemanfaatan arsip statis; 2. Pejabat yang berwenang dalam unit kerja layanan arsip adalah pejabat yang berwenang mengambil keputusan dan mengesahkan akses pemanfaatan arsip statis di unit ; 3. adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas memandu penggunaan fasilitas layanan arsip secara langsung baik manual maupun elektronik dan menjelaskan fasilitas layanan; 4. Transit adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas pada ruang transit arsip; 5. Pengguna (langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional maupun lembaga akademis yang izin aksesnya dibedakan berdasarkan kewarganegaraan di dalam pemanfaatan arsip; 6. Pengguna (tidak langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional maupun lembaga akademis yang memanfaatkan arsip secara tidak langsung dengan mendapatkan informasi yang diinginkan yang terkandung dalam khasanah arsip statis; 7. Seksi Penyimpanan adalah seksi yang bertugas menyimpan dan mengantarkan arsip konvensional yaitu arsip kertas dan kartografik serta arsip media baru, seperti arsip foto, film, mikrofilm, dan kaset kepada pengguna arsip di Ruang Baca. Kemudian mengembalikan arsip yang telah selesai digunakan dan direproduksi ke tempat penyimpanan arsip. 8. Katalog adalah kumpulan akses khasanah arsip statis yang dibedakan berdasarkan periodisasi dan media arsip, baik berupa Daftar maupun Inventaris secara manual yang tersedia di Ruang Katalog; 9. Data Informasi Secara on-line adalah kumpulan deskripsi arsip yang dibedakan berdasarkan periodisasi dan media arsip yang sesuai dengan Daftar atau Inventaris yang dapat diakses secara on-line di Ruang Katalog;
- 4-10. Akses arsip adalah ketersediaan arsip untuk digunakan sebagai akibat ketentuan hukum yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip; 11. Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara dan mempunyai nilai kesejarahan; 12. Kartografik adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk grafis atau fotometrik tentang permukaan bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasarkan skala tertentu, seperti peta, bagan, globe, bagan topografi, kartogram, potret udara dan sejenisnya termasuk teks penjelasannya; 13. Kearsitekturan adalah arsip yang berisi informasi berbentuk gambar teknik; 14. Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas, baik tulisan tangan ataupun ketikan; 15. Media Baru adalah arsip yang informasinya terekam dalam media non kertas, baik berupa arsip bacaan mesin maupun arsip pandang dengar; 16. Daftar statis adalah sarana bantu penemuan informasi arsip berupa rincian uraian informasi materi setiap unit, pengelompokannya, pemilikannya, jenis koleksinya dan keadaan serta volume arsipnya; 17. Inventaris adalah sarana penemuan arsip statis berupa susunan hasil deskripsi arsip secara menyeluruh dari satu kelompok/khasanah arsip statis suatu lembaga/organisasinya, dilengkapi dengan sejarah dan fungsi lembaga/organisasi penciptanya, pertanggungjawaban pengaturannya, indeks serta lampiran-lampiran yang diperlukan; 18. Indeks Folio adalah jalan masuk berdasarkan indeks urusan/masalah atas khasanah arsip Algemene Secretarie yang tersedia dalam bentuk mikrofilm di Ruang Baca; 19. Klapper adalah jalan masuk berdasarkan nama atas khasanah arsip Algemene Secretarie yang tersedia dalam bentuk mikrofilm di Ruang Baca; 20. Formulir Pendaftaran Pengguna berisi keterangan mengenai nama lengkap (disertai gelar), alamat tinggal tetap, alamat pos di Indonesia, Telepon/HP, e-mail, nomor KTP/SIM/Paspor, kewarganegaraan, pendidikan, sekolah/universitas/jurusan; 21. Formulir Peminjaman berisi keterangan mengenai nama pengguna arsip, alamat pengguna arsip, periode arsip yang dipinjam, jenis arsip yang dipinjam (kertas/kartografik/kearsitekturan), judul khasanah arsip, nomor inventaris arsip, tanggal peminjaman, tanda tangan dan nama jelas; 22. Buku Pencatatan Transit yang dipinjam, dengan mengisi nomor, tanggal penerimaan, nama pengguna, judul khasanah arsip dan nomor inventaris arsip, tanda tangan petugas ruang transit.
- 5 - BAB II PROSEDUR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS Dalam Subdit, khususnya Ruang Baca ANRI memiliki Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis. Peminjaman di Ruang Baca dibagi menjadi dua berdasarkan jenis arsip yang dipinjam, yaitu Peminjaman Konvensional dan Peminjaman Media Baru. A. Peminjaman Konvensional 1. Kertas a. memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian; b. memandu penggunaan referensi-referensi dan mengkoordinasikan topik penelitian pengguna kepada user consultant; c. memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog; d. menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat yang berwenang; e. Pejabat mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada ; f. menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit ; g. Transit menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Konvensional; h. Transit menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Konvensional; i. Transit menyerahkan arsip kepada ; j. menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna; 2. Kartografik a. memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian; b. memandu penggunaan referensi-referensi; c. memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog; d. menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang;
- 6 - e. Pejabat mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada ; f. menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit ; g. Transit menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Konvensional; h. Transit menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Konvensional; i. Transit menyerahkan arsip kepada ; j. menyerahkan arsip kepada pengguna; B. Peminjaman Media Baru 1. Foto a. memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian; b. memandu penggunaan referensi-referensi; c. memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog; d. menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat yang berwenang; e. Pejabat mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Transit ; f. menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit ; g. Transit menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Foto; h. Transit menerima dan mencatat arsip yang datang dari unit penyimpanan; i. Transit menyerahkan arsip kepada ; j. menyerahkan arsip kepada pengguna; 2. Film/Video a. memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian; b. memandu penggunaan referensi-referensi; c. memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;
- 7 - d. menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang; e. Pejabat mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada ; f. menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit ; g. Transit menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik; h. Transit mengkoordinasikan jadwal preview dan menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Reproduksi Media Baru; i. Transit mengkoordinasikan jadwal preview kepada Pengguna; j. Transit mengantar pengguna melakukan preview di Seksi Reproduksi Media Baru. 3. Mikrofilm dan Kaset a. memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian; b. memandu penggunaan referensi-referensi; c. memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog; d. menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang; e. Pejabat mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada ; f. menyerahkan formulir yang telah disahkan kepada Transit ; g. Transit menyerahkan formulir kepada Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik; h. Transit menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik; i. Transit menyerahkan arsip kepada pengguna;
- 8 - BAB III PENUTUP Kami berharap Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis ini dapat menjadi acuan bagi petugas unit kerja lingkungan Sub Direktorat dan unit kerja terkait agar semua pelaksanaan pelayanan arsip dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan prima khususnya peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Prosedur Tetap tentang Peminjaman Statis ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Januari 2010 DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI
Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS A. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KERTAS B. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KARTOGRAFIK C. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FOTO D. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FILM/VIDEO E. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET F. FORMULIR PENELITI ARSIP DALAM NEGERI G. FORMULIR PENELITI ARSIP LUAR NEGERI H. FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
- 2 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KERTAS Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan User Consultant Pejabat Transit Seksi Penyimpanan Konvensional Pengguna 1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian 2 Memandu penggunaan referensi-referensi dan mengkoordinasikan topik penelitian pengguna kepada user consultant 3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line 4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat yang berwenang 5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada 6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit 7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Konvensional 8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Konvensional
- 3 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan User Consultant Pejabat Transit Seksi Penyimpanan Konvensional Pengguna 9 Menyerahkan arsip kepada 10 Menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna Norma Waktu: 30 60 menit
- 4 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KARTOGRAFIK No Tahap Kegiatan Pejabat Unit Penyelesaian Seksi Transit Penyimpanan Konvensional Pengguna 1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian 2 Memandu penggunaan referensi -referensi 3 Memandu penggunaan katalog 4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang 5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada 6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit 7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Konvensional 8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Konvensional 9 Menyerahkan arsip kepada 10 Menyerahkan arsip kepada pengguna Norma Waktu: 30 60 menit
- 5 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FOTO No Tahap Kegiatan Pejabat Unit Penyelesaian Transit Seksi Penyimpanan Gambar Statik Pengguna 1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian 2 Memandu penggunaan referensireferensi 3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara online 4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat yang berwenang 5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada 6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit 7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Gambar Statik 8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Gambar Statik 9 Menyerahkan arsip kepada 10 Menyerahkan arsip kepada pengguna Norma Waktu: 30 60 menit
- 6 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FILM/VIDEO No Tahap Kegiatan Pejabat Transit Unit Penyelesaian Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik Seksi Reproduksi Media Baru Pengguna 1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian 2 Memandu penggunaan referensi-referensi 3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara online 4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang 5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada 6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Transit 7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik
- 7 - No Tahap Kegiatan Pejabat Transit Unit Penyelesaian Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik Seksi Reproduksi Media Baru Pengguna 8 Mengkoordinasikan jadwal preview dan menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Reproduksi Media Baru 9 Mengkoordinasikan jadwal preview kepada Pengguna 10 Mengantar pengguna melakukan preview di Seksi Reproduksi Media Baru Norma Waktu: 1-7 hari (tergantung dari jadwal preview yang telah terisi dan disepakati)
- 8 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET No Tahap Kegiatan Pejabat Unit Penyelesaian Transit Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik Pengguna 1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian 2 Memandu penggunaan referensireferensi 3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line 4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang 5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada 6 Menyerahkan formulir yang telah disahkan kepada Transit 7 Menyerahkan formulir kepada Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik 8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik 9 Menyerahkan arsip kepada pengguna Norma Waktu: 30 60 menit
- 9 - FORMULIR PENELITI ARSIP DALAM NEGERI I. KETERANGAN PENELITI ARSIP Nama DR/Tn/Ny):... (Garis bawahi nama keluarga) Kebangsaan. No. KTP... Pekerjaan. Organisas...... Alamat...... Telepon..E-mail... Kualifikasi Akademik*:... PEKERJAAN PENELITIAN Judul Penelitian:... Tujuan Penelitian: (penulisan buku, Tesis, Media Massa, Artikel, Lain-lain)...... Tanda Tangan Peneliti: Tanggal... II. MATERI YANG DIKONSULTASIKAN PADA RUANG BACA (Diisi oleh Ruang Baca) o Konvensional o Media Baru o Kartografik o Arsitektural o Lembaga Negara / Peraturan-peraturan o Lain-lain: (Jelaskan) Jumlah Penggandaan/Reproduksi/Alih Media:...... Catatan:......... Tanda Tangan Ruang Baca:.Tanggal:... Dilengkapi dengan Surat Keterangan / Dokumen Identitas
- 10 - FORMULIR PENELITI ARSIP LUAR NEGERI I. PARTICULARS OF RESEARCHER Name DR/Mr/Ms):... (Underline Surename) Nationality. ID/Passport No... Occupation..Organisation...... Address...... Telephone..E-mail... Academic Qualification/s*: RESEARCH WORK Title of Research:... Purpose of Research: (Book, Thesis, News Paper, Magazine Articles, Others)...... Signature of Researcher: Date... II. MATERIALS CONSULTED AT SEARCH ROOM (For Official Use Only) o Files o Photographs o Maps o Building Plans o Official Report o Others (Please Specify) Number of Copies (Prints) Made:...... Remarks:........ Signature of Officer:... Date:... To attach all supporting documents
- 11 - FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI