BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN KENDAL BUKU PETUNJUK PRAKTIS OPERASIONAL APLIKASI PERCEPATAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENSIUN BERBASIS WEBSITE OLEH : TIM PERCEPATAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENSIUN BERBASIS WEBSITE
DAFTAR ISI HALAMAN... 1 DAFTAR ISI... 2 I. PENDAHULUAN... 3 a. MAKSUD DAN TUJUAN... 3 b. FUNGSI... 3 c. RUANG LINGKUP... 4 d. ALAMAT AKSES... 4 e. HAK AKSES... 4 II. ALUR KERJA SISTEM... 5 a. PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENSIUN BERBASIS WEBSITE... 5 b. DIAGRAM ALUR PENGAJUAN PENSIUN BUP... 6 c. PENUNJUKAN USER ADMIN... 6 III. CARA PENGGUNAAN... 7 2
I. PENDAHULUAN A. MAKSUD DAN TUJUAN Badan Kepegawaian Daerah sebagai pembina dan penyelenggara Manajemen Aparatur Sipil Daerah, memiliki fungsi dan tugas antara lain untuk menyimpan informasi Sistem Informasi Manejemen Kepegawaian Daerah yang telah dimutakhirkan oleh Instansi Pemerintah, serta bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Untuk mendukung penyelenggaraan manajemen, penyimpanan, pengelolaan dan pengembangan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian maka diperlukan database Aparatur Sipil Daerah yang akurat, terpercaya dan integrasi. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat dimanfaaatkan dalam pengelolaan administrasi pensiun. Untuk mendukung pemanfaatan dari SIMPEG berupa pengelolaan administrasi pensiun yang cepat, murah, mudah dan praktis terhadap layanan pensiun diperlukan sebuah informasi layanan administrasi pensiun yang optimal berupa percepatan pengelolaan administrasi pensiun berbasis website. Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kendal Nomor 880/2101/2015 Tanggal 15 September 2015 tentang Pembentukan Tim Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website, salah satu output yang dikerjakan oleh Tim adalah Penyediaan Aplikasi Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website dan Penyediaan Petunjuk Praktis Operasional Aplikasi Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website. B. FUNGSI Aplikasi Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website berfungsi sebagai perangkat (tool) dalam dalam mendukung kegiatan percepatan pengelolaan administrasi pensiun berbasis website yang masuk kedalam sistem pengelolaaan administrasi pensiun, petunjuk praktis operasional aplikasi ini juga berfungsi sebagai sarana untuk membangun komunikasi dan memudahkan dalam pengoperasional sistem pengelolaan administrasi pensiun terhadap layanan pensiun yang lebih baik dan bermanfaat. 3
C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pengguna aplikasi percepatan pengelolaan administrasi pensiun berbasis website adalah sebegai berikut : a. Pegawai Negeri Sipil di Lingkup Pemerintah Kabupaten Kendal; b. Badan Kepegawaian Negara; c. PT. TASPEN dan Jasa Perbankan D. ALAMAT AKSES Aplikasi Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website merupakan suatu sistem aplikasi yang dibangun dengan terknologi berbasis web, saat ini untuk pengguna dapat mengakses dengan menggunakan web browser melalui alamat : www.bkd.kendalkab.go.id E. HAK AKSES Hak pengguna user admin dilakukan oleh Tim Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website selaku pengelolaan data pensiun yang terdiri dari : 1. petugas input dan update data pensiun 2. petugas input dan update pemberi jawaban pengaduan dan layanan pensiun 3. pengelola data base SIMPEG dan data pensiun 4. Maintanance aplikasi percepatan pengelolaan administrasi pensiun berbasis website 4
II. ALUR KERJA SISTEM A. PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENSIUN 5
B. DIAGRAM ALUR PENYELESAIAN PENSIUN C. PENUNJUKAN USER ADMIN PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENSIUN Pelaksanaan Pengelolaan Administrasi Pensiun diawali dengan penunjukan user admin Aplikasi Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website oleh Tim Percepatan Pengelolaan Administrasi Pensiun Berbasis Website yang dibentuk oleh Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kendal dalam rangka dijadikan sebagai persyaratan mengikuti pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kepemimpinan IV. Tugas dan kewenangan admin aplikasi percepatan pengelolaan administrasi pensiun berbasis website antara lain membuat user berdasarkan kewenangan, melengkapi data informasi pensiun, input dan update status tahapan pengajuan pensiun, update pemberian jawaban pengaduan dan konsultasi pensiun. 6
III. CARA PENGGUNAAN : Login ke sistem Admin PAP dengan menggunakan user administrator dan kata kunci (password) yang sudah didaftarkan. Setelah berhasil login maka akan ditampilkan Halaman Admin seperti gambar dibawah ini, terdapat 3 Menu Utama : 1. Input Data Usul Pensiun 2. Update Status Proses Pensiun 3. Inbox 1. Input Data Usul Pensiun Menu Input Data Usul Pensiun berfungsi untuk menginput data usul nominatif pensiun sesuai dengan usulan masing-masing SKPD, Menu akan ditampilkan seperti gambar dibawah ini : 7
Cara menginput, pertama-tama admin (inputor) akan mencari menggunakan NIP pegawai yang akan diusulkan pensiun, Masukkan NIP pada kolom NIP kemudian klik tombol Cari, akan ditampilkan data sesuai dengan pencarian. Untuk melakukan input usul klik tombol Input Usul, maka akan masuk ke halaman seperti gambar dibawah ini : 8
Isikan No Pengajuan, Tanggal Pengajuan, Verifikasi Berkas (Berkas Lengkap/Tidak Lengkap), Kekurangan Berkas kemudian klik tombol Simpan. Apabila ada perubahan status data pada pengusulan pensiun, maka klik tombol Edit Usul, maka akan ditampilkan halaman seperti gambar dibawah ini, edit data kemudian klik tombol Simpan. 2. Update Status Proses Pensiun Menu Update Status Proses Pensiun berfungsi untuk mengupdate data usul nominatif pensiun sesuai dengan tahapan yang sudah dilakukan dalam proses pensiun. Halaman menu update status proses pensiun akan ditampilkan seperti gambar berikut : 9
Cara menginput, pertama-tama admin (inputor) akan mencari menggunakan NIP pegawai yang akan diusulkan pensiun, Masukkan NIP pada kolom NIP kemudian klik tombol Cari, akan ditampilkan data sesuai dengan pencarian. Untuk melakukan input usul klik tombol Update Status, maka akan masuk ke halaman seperti gambar dibawah ini : 10
3. Inbox Menu Inbox berfungsi untuk menampilkan daftar pengaduan/konsultasi dari pengguna. Halaman menu inbox akan ditampilkan seperti gambar berikut : 11
Akan ditampilkan pesan dari pengguna satu persatu, untuk membalas pesan klik tombol Balas maka akan muncul Halaman seperti gambar dibawah ini : 12
Isikan balasan dari pertanyaan pengguna dengan mengisikan Status (Ditampilkan/Tidak Ditampilkan), Tulis Balasan kemudian klik tombol Balas. 13