Kebijakan dan Pedoman Penyusunan SOP di Kementerian PPN/Bappenas Biro Perencanaan, Organisasi dan Tatalaksana
OUTLINE GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS ASESMEN ORGANISASI PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS
Grand Design dan Road MAP Reformasi Birokrasi Kementerian PPN/Bappenas
Penyempurnaan Kerangka Kebijakan Nasional Reformasi Birokrasi Perubahan Mindset dan Culture Set PROFIL BIROKRASI 2025 GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI 2010-2025 Peraturan Perundangundangan Organisasi Ketatalaksanaan SDM Birokrasi yang Bersih, dan Bebas KKN Peningkatan Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Birokrasi Pengawasan Dan Akuntabilitas Peningkatan Kualitas Pelayanan Quick Wins MONITORING DAN EVALUASI MANAJEMEN PERUBAHAN MANAJEMEN PENGETAHUAN RB (KNOWLEDGE MANAGEMENT) PENEGAKAN HUKUM (LAW ENFORCEMENT)
AREA PERUBAHAN (PROGRAM KERJA) REFORMASI BIROKRASI MASING K/L YANG DIHARAPKAN MENURUT PERPRES NO. 81 TAHUN 2010 AREA PERUBAHAN Organisasi Tatalaksana Peraturan Perundangundangan Sumber daya Manusia Aparatur Pengawasan Akuntabilitas Pelayanan Publik Pola Pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur HASIL YANG DIHARAPKAN Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing) Sistem, Proses dan Prosedur Kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance Regulasi yang lebih tertib dan tidak tumpang tindih dan kondusif SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas KKN Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi Pelayana prima sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
Rencana Program, Kegiatan, dan Hasil yang Diharapkan sesuai dengan Road MAP Kementerian PPN/Bappenas 2010-2014 PROGRAM TUJUAN SASARAN KEGIATAN HASIL (OUTPUT) TARGET 2011 2012 2013 2014 PENATAAN TATALAKSANA meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan Terukur di BKKBN 1. meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan di BKKBN 1. Penyusunan SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi 1. Dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi 10 50 200 300 2. meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di BKKBN 3. meningkatnya kinerja di BKKBN 2. Pembangunan atau Pengembangan e- government 2. Unit kerja organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi.
Asesmen Organisasi
ASSESMENT ORGANISASI Asesmen Organisasi Saat Ini Profil Birokrasi K/L dan Pemda 2014 Redefinisi Visi, Misi, Strategi dan Sasaran Organisasi Standar Kinerja Organisasi Penyusunan IKU Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Perbaikan Kewenangan / Fungsi Penguatan Unit Kerja Organisasi Penguatan Unit Kerja Pelayanan Penetapan Standar Pelayanan Target Kinerja Layanan Restrukturisasi Organisasi Analisis Beban Kerja Perencanaan Pegawai Rekrutmen dan Seleksi Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi Pengembangan Model Kompetensi Pengembangan Standar Kompetensi Jabatan Asesmen Kompetensi Individu Analisis Jabatan Pengembangan Indikator Kinerja Jabatan Pengembangan Karir Database Kepegawaian Perbaikan Tatalaksana / Proses Bisnis Evaluasi Jabatan Pemeringkatan Jabatan Penilaian Kinerja Pegawai SOP Perbaikan SOP Pengembangan e - Office dan e - Government Penetapan Tunjangan Kinerja Pemberian Tunjangan Kinerja
IDENTIFIKASI ORGANISASI SEBAGAI DASAR PENYUSUNAN SOP Visi, Misi, Strategi dan sasaran organisasi Struktur Organisasi Analisa Beban Kerja Jumlah SDM Analisis Jabatan Tatalaksana/ Proses Bisnis SOP Evaluasi Jabatan KPI/Kinerja Harga Jabatan
Kaitan Struktur Organisasi dengan SOP Dalam organisasi Pemerintah (birokratis), setiap keputusan dan langkah-langkah kegiatan selalu dikaitkan dengan strukturnya. Alur keputusan mengalir dari atas ke bawah, dan untuk alur kegiatan mengerucut dari bawah ke atas (dari tindakan menjadi keputusan juga)
Struktur Organisasi dinyatakan dengan pedoman yang jelas, akan bermanfaat untuk menyusun SOP yang efektif, meskipun SOP disusun dengan berdasarkan fungsi-fungsi organisasi Struktur Organisasi dan Fungsi Organisasi Struktur Organisasi Fungsi Organisasi SOP
Posisi dan Peran Manajemen Organisasi dalam Penerapan SOP Manajemen Organisasi Fungsi A Fungsi B Fungsi C SOP
Peran Fungsi Organisasi dan Kontrol dalam Penyusunan SOP yang efektif Fungsi Organisasi Deskripsi Tugas dan Tanggung jawab Penyusunan SOP Yang efektif Kontrol
ORGANISASI STRUKTURAL DAN FUNGSIONAL DALAM STRUKTUR ORGANISASI KEMENTERIAN NEGARA PPN/BAPPENAS STAF AHLI MENNEG.PPN/ KA. BAPPENAS INSPEKTORAT UTAMA KEDEPUTIAN SETMENEG PPN/ SETTAMA BAPPENAS INSPEKTORAT KELOMPOK FUNGSIONAL AUDITOR DIREKTORAT SUB DIREKTORAT KELOMPOK FUNGSIONAL PERENCANA PUSAT BIDANG BIRO BAGIAN KELOMPOK FUNGSIONAL LAINNYA SUB BIDANG SUB BAGIAN STAF PERENCANA
TATALAKSANA/PROSES BISNIS
Proses Bisnis Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang ada dalam bisnis yang kerap disebut dengan rantai nilai (value chain). Dalam perusahaan yang menghasilkan barang maupun jasa, pada umumnya memiliki rantai nilai terdiri dari pengembangan produk baru, produksi, penjualan dan marketing, distribusi (product delivery), layanan purna jual (after sales service), serta keamanan dan kesehatan lingkungan (environment safety and health)
Proses Bisnis dari Perusahaan penghasil Barang/Jasa (Generic Value Chain) pengemb angan produk baru Produksi Sell & Marketing Deliver & Distributi on After Sales Service Environment Safety & Health
TUPOKSI UNIT ORGANISASI ESELON II KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS TUGAS POKOK Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi, sinkronisasi, pelaksanaan penyusunan dan evaluasi perencanaan pembangunan nasional dibidangnya FUNGSI a. Penyiapan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan nasional dibidangnya; b. Koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya; c. Penyusunan rencana pembangunan nasional dan rencana pendanaannya di bidangnya; d. Pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidangnya; e. Pemantauan, evaluasi, dan penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional di bidangnya; f. Penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan fungsinya, serta evaluasi dan pelaporan pelaksanaannya; g. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan pejabat fungsional perencana di lingkungan direktoratnya.
Peran Bappenas dalam menghasilkan perencanaan (Generic Value Chain) Perencanaan Pemantauan Evaluasi Koordinasi
Key Result Area UKE : Direktorat Bidang Ekonomi Bidang/KRA Perencanaan Pemantauan Evaluasi Indikator Kinerja Tersusunnya kebijakan perencanaan dan pendanaan di bidang ekonomi yang berkualitas Tersusunnya laporan Pemantauan atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi Tersusunnya laporan evaluasi atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi TARGET 2010 2014 Koordinasi Tersusunnya laporan koordinasi baik tingkat pusat/propinsi dan lintas wilayah atas pelaksanaan rencana pembangunan di bidang ekonomi
Uraian Tugas Contoh : Kegiatan perencaanan dan evaluasi Uraian Tugas Melakukan penyusunan rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang dengan cara menyiapkan alternatif kebijakan, menyusun perkiraan sumber pendanaan, serta memberikan saran tindak lanjut rencana program strategis jangka panjang dalam rangka memproses penetapan rencana kebijakan/program strategis jangka panjang bidang ekonomi. Indikator Kinerja Ketepatan waktu penyusunan alternatif rencana kebijakan/ program strategis jangka panjang Kualitas perkiraan sumber pendanaan TARGET 2010 2014 Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan jangka panjang dengan cara memberikan saran tindak lanjut yang diperlukan dalam perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas rencana pembangunan % saran yang ditindak lanjuti Dst.
PEDOMAN DAN KEBIJAKAN PENYUSUNAN SOP DI KEMENTERIAN PPN/BAPPENA
OUTLINE SOP BAPPENAS BAB 1 Pendahuluan Latar Belakang Tujun dan Sasaran Pengertian SOP Manfaat Prinsip BAB 2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP Persiapan Penilaian Kebutuhan SOP Pengembangan SOP Penerapan SOP Monitoring dan Evaluasi BAB 3 Jenis dan Format Jenis Format Flowchart BAB 4. Penutup
LANGKAH LANGKAH PENYUSUNAN SOP KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS Persiapan Penilaian Kebutuhan Pengembangan SOP Penerapan SOP Monitoring dan evaluasi SOP
Tahapan Penyusunan SOP Persiapan Penilaian Kebutuhan Pengembangan SOP Penerapan SOP Monev SOP Membentuk tim dan kelengkapan Nya Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan Melakukan penilaian kebutuhan Membuat Sebuah daftar Mengenai SOP Yang akan disusun Membuat dokumen Penilaian Kebutuhan SOP Pengumpulan informasi dan identifikasi Alternatif Analisis dan pemilihan alternatif Penulisan SOP Pengujian dan Reviu Pengesahan SOP Perencanaan Penerapan Pemberitahuan Distribusi dan Aksibilitas Pelatihan Pemahaman Monitoring Evaluasi
4 (empat) format SOP Langkah sederhana (simple steps), Tahapan berurutan (hierarchical steps), Grafik (graphic), dan Diagram alir (flowcharts).
Penjelasan 4 (empat) format SOP Langkah sederhana (simple steps), adalah Format sederhana digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Tahapan berurutan (hierarchical steps), adalah Format tahapan berurutan yang merupakan pengembangan dari langkah sederhana dan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detil, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan Grafik (graphic), adalah Format Grafik dipergunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Diagram alir (flowcharts) adalah format diagram alir merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (komplek) dan membutuhkan jawaban ya atau tidak yang mempengaruhi sublangkah berikutnya.
2 Faktor yang menentukan Format yang tepat dalam pembuatan SOP 1) berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur; 2) berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur. Dengan demikian, format SOP akan sangat berbeda antara satu dengan yang lainnya tergantung kepada dua faktor tersebut. Format terbaik dari SOP adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten.
Contoh Format SOP NOMOR SOP : TGL. PEMBUATAN : April 2013 TGL. REVISI : - TGL. EFEKTIF : April 2013 DISAHKAN OLEH : Sekretaris Utama DASAR HUKUM: NAMA SOP : KUALIFIKASI PELAKSANA: Dr. Slamet Senoadji NIP. 19601215 198802 1 001 KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN: PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:
Diagram Alur No. Alur Kegiatan Unit Kerja /Pelaksana Kegiatan PIC PIC PIC PIC Persayaratan/ Kelengkapan Mutu Baku Waktu Output Ket
Simbul-simbul Flowchart
Hal-hal Yang Menjadi Perhatian dalam pembuatan SOP Salah satu kekeliruan yang sering terjadi dalam pembuatan SOP, adalah bahwa SOP dibuat dengan menggunakan format yang tidak sesuai dengan peruntukkannya. Seringkali, SOP yang semestinya dapat dibuat dalam format sederhana/simple, tetapi dibuat dalam format grafik ataupun format yang komplek dengan menggunakan diagram alir (flowcharts). Seringnya penggunaan format diagram alur (flowcharts) dalam pembuatan SOP ini bisa jadi karena kita keliru memahami Permenpan tentang pedoman pembentukan SOP tersebut. Karena, didalam Permenpan ini dicantumkan symbol-simbol flowcharts, maka seolah-olah semua SOP yang dibuat harus menggunakan symbol flowcharts tersebut. padahal, symbol flowcharts tersebut merupakan symbolsimbol yang digunakan apabila SOP yang dibuat menggunakan format diagram alir yang mana di dalam SOP tersebut membutuhkan pengambilan keputusan yang banyak.
Lanjutan... jika SOP yang dibuat merupakan prosedur-prosedur yang sederhana dan tidak membutuhkan banyak pengambilan keputusan, mengapa dipaksakan menggunakan format diagram alur (flowcharts)? Bukankah akan lebih tepat apabila prosedurprosedur tersebut dibuat dalam format SOP yang simple sehingga akan lebih mudah dibaca dan dipahami, bahkan oleh pegawai baru sekalipun. Dengan demikian, SOP yang telah dibuat mudahmudahan tidak hanya akan menjadi dokumen yang indah semata, tetapi benar-benar dapat dipahami dan diimplementasikan.
TERIMA KASIH