PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIMTAKA) PENGGUNA: Admin POLITEKNIK AKAMIGAS PALEMBANG 2014
PENDAHULUAN SIMTAKA merupakan Sistem Informasi Perpustakaan yang berguna untuk mengelola data-data perpustakaan serta memudahkan mahasiswa, dosen atau umum untuk mengakses, melihat, dan menggunakan data-data yang berkaitan dengan perpustakaan Politeknik Akamigas Palembang secara online. Pengguna tidak perlu pergi ke Perpustakaan melainkan dapat mengaksesnya dimana saja dan kapan saja kecuali peminjaman buku. Pengguna dapat melihat dan mengunduh buku, ebook, laporan Tugas Akhir, laporan PKL, jurnal, dan lain-lain. LOGIN Gambar 1 Admin diharuskan untuk melakukan login terlebih dahulu melalui url (alamat) yang telah disediakan. Pilih Login Admin, masukkan username dan password kemudian pilih tombol Admin Login.
TAMPILAN AWAL Gambar 2 Setelah login, admin akan disuguhi tampilan awal (dashboard) yang berisi menu-menu SIMTAKA yang dapat diakses. Admin dapat memilih menu sesuai dengan label yang tertera pada button seperti manajemen buku, ebook, jurnal, laporan T.A., dan lain-lain (lihat Gambar 2). Bagian yang berwarna biru gelap pada bagian paling kiri disebut sidebar, Admin langsung dapat mengakses menu SIMTAKA yang diinginkan melalui sidebar pada setiap tampilan manapun pada sistem.
Manajemen Buku Gambar 3 Setelah memilih button Buku pada tampilan awal maka sistem akan menampilkan halaman manajemen buku. Tampilan awal manajemen buku berisi daftar buku yang telah ditambahkan pada sistem. Gambar 4 Pada bagian atas ditampilkan informasi mengenai jumlah buku yang telah terdaftar pada sistem, jumlah buku yang dipinjam, serta menu kategori dan subkategori untuk mengelola kategori dan subkategori buku dan ebook. Untuk masuk ke pengaturan kategori atau sub-kategori admin cukup mengklik button kategori yang berwarna merah pada bagian atas tampilan manajemen buku, kemudian sistem akan menampilkan tampilan pengaturannya. Gambar 5 Menu diatas digunakan untuk mengelola buku yang ditampilkan pada tabel: Button berwarna kuning yang bergambar printer berguna untuk melakukan print label buku Button berwarna hijau yang bergambar printer berguna untuk melakukan print katalog buku Button berwarna biru berguna untuk melihat atau mengubah data detail buku Button berwarna merah berguna untuk menghapus data buku yang dipilih
Gambar 6 Klik Button + yang terletak disudut kanan atas tabel untuk menambah data buku. Kemudian isi kolom yang telah disediakan. Update/Tambah Data Buku Kategori Gambar 7
Pengaturan ini berguna untuk mengelola kategori yang akan digunakan pada buku dan ebook sehingga setiap buku dan ebook dapat diketahui jenis kategorinya. Klik Button + seperti disamping untuk menambah kategori, kemudian masukkan nama kategori. Gambar 8 Button berwarna biru berguna untuk mengubah nama kategori, sedangkan Button berwarna hijau berguna untuk melihat dan mengelola sub-kategori berdasarkan kategori yang dipilih. Admin dapat menambah sub-kategori, mengubah nama sub-kategori atau menghapus sub-kategori yang telah dibuat. Manajemen Ebook Gambar 9 Manajemen ebook akan ditampilkan jika admin memilih button ebook pada dashboard atau sidebar. Admin dapat menambah ebook, download ebook, melihat detail ebook dan menghapus ebook. Pada bagian atas ditampilkan jumlah ebook yang telah terdaftar serta button untuk melakukan pengaturan kategori dan sub-kategori seperti pada buku. Note: Kategori dan Sub-Kategori pada ebook sama dengan kategori dan sub-kategori buku.
Klik Button + seperti disamping untuk menambah data ebook, kemudian masukkan detail ebook pada kolom yang telah disediakan. Tambah/Update Data Ebook Gambar 10 Gambar 11 Setiap baris ebook pada tabel mempunyai menu diatas untuk mengelola ebook tersebut: Button berwarna hijau berguna untuk mendownload ebook; Button berwarna biru berbentuk kaca pembesar berguna untuk melihat atau mengubah data detail ebook; Button berwarna merah berguna untuk menghapus data ebook.
Manajemen Jurnal Gambar 12 Manajemen jurnal akan ditampilkan jika admin memilih button jurnal pada dashboard atau sidebar. Admin dapat menambah jurnal, download jurnal, melihat detail jurnal dan menghapus jurnal. Klik Button + seperti disamping untuk menambah data jurnal, kemudian masukkan detail jurnal pada kolom yang telah disediakan. Gambar 13 Setiap baris jurnal pada tabel mempunyai menu diatas untuk mengelola jurnal tersebut: Button berwarna hijau berguna untuk mendownload jurnal; Button berwarna biru berbentuk kaca pembesar berguna untuk melihat atau mengubah data detail jurnal; Button berwarna merah berguna untuk menghapus data jurnal.
Manajemen Laporan T.A. Gambar 14 Manajemen laporan T.A. akan tampil jika admin memilih button Laporan T.A. pada dashboard atau sidebar. Admin dapat menambah, mendownload, melihat detail atau menghapus Laporan T.A. Klik Button + seperti disamping untuk menambah data laporan T.A., kemudian masukkan detail laporan T.A. pada kolom yang telah disediakan. Gambar 15 Setiap baris laporan T.A. pada tabel mempunyai menu diatas untuk mengelola laporan tersebut: Button berwarna biru berbentuk kaca pembesar berguna untuk melihat atau mengubah data detail laporan; Button berwarna kuning berguna untuk print Label Laporan; Button berwarna hijau berguna untuk mendownload laporan; Button berwarna merah berguna untuk menghapus laporan.
Manajemen Proposal T.A. Gambar 16 Manajemen Proposal T.A. akan tampil jika admin memilih button Proposal T.A. pada dashboard atau sidebar. Admin dapat menambah, mendownload, melihat detail atau menghapus proposal T.A. Klik Button + seperti disamping untuk menambah data proposal T.A., kemudian masukkan detail proposal T.A. pada kolom yang telah disediakan. Gambar 17 Setiap baris proposal T.A. pada tabel mempunyai menu diatas untuk mengelola proposal tersebut: Button berwarna biru berbentuk kaca pembesar berguna untuk melihat atau mengubah data detail proposal; Button berwarna kuning berguna untuk print Label proposal T.A. Button berwarna hijau berguna untuk mendownload proposal; Button berwarna merah berguna untuk menghapus proposal.
Manajemen Laporan P.K.L. Gambar 18 Manajemen laporan P.K.L. akan tampil jika admin memilih button Laporan P.K.L. pada dashboard atau sidebar. Admin dapat menambah, mendownload, melihat detail atau menghapus Laporan. Klik Button + seperti disamping untuk menambah data laporan, kemudian masukkan detail laporan pada kolom yang telah disediakan. Gambar 19 Setiap baris laporan pada tabel mempunyai menu diatas untuk mengelola laporan tersebut: Button berwarna biru berbentuk kaca pembesar berguna untuk melihat atau mengubah data detail laporan; Button berwarna kuning berguna untuk print Label Laporan; Button berwarna hijau berguna untuk mendownload laporan; Button berwarna merah berguna untuk menghapus laporan.
Manajemen Laporan Lain-Lain Gambar 20 Manajemen laporan lain-lain akan tampil jika admin memilih button Laporan Lain pada dashboard atau sidebar. Admin dapat menambah, mengupload, mendownload, melihat detail atau menghapus Laporan lainnya disamping laporan yang telah dijelaskan sebelumnya. Klik Button + seperti disamping untuk menambah data laporan, kemudian masukkan detail laporan pada kolom yang telah disediakan. Gambar 21 Setiap baris laporan pada tabel mempunyai menu diatas untuk mengelola laporan tersebut: Button berwarna biru berbentuk kaca pembesar berguna untuk melihat atau mengubah data detail laporan; Button berwarna kuning berguna untuk print Label Laporan; Button berwarna hijau berguna untuk mendownload laporan; Button berwarna merah berguna untuk menghapus laporan.
Manajemen Anggota Gambar 22 Manajemen anggota berfungsi untuk mengelola data anggota perpustakaan. Admin dapat menambah data anggota, melakukan print kartu, kantong buku, dan SK Bebas Pinjam anggota, menghapus data anggota serta melihat history transaksi (peminjaman dan pengembalian buku) yang dilakukan oleh anggota. Button + berfungsi untuk menambah akun dan data anggota, kemudian masukkan detail anggota pada kolom yang telah disediakan. Lihat Gambar 24. Gambar 23 Gambar diatas merupakan menu yang terdapat pada setiap data anggota pada daftar tabel anggota: Button berwarna hijau berfungsi untuk melihat informasi detail anggota atau history transasksi anggota; Button berwarna biru berguna untuk melakukan print yang berkaitan dengan anggota, file keluaran berupa file pdf; Button berwarna kuning berfungsi untuk mereset password akun anggota; Button berwarna merah berfungsi untuk menghapus data dan akun anggota.
Tambah/Update Data Anggota Gambar 24 History Transaksi Anggota Gambar 25
Manajemen Album Gambar 26 Manajemen Album terdiri dari album foto dan album video. Album ini digunakan untuk menyimpan foto-foto dan video-video yang berkaitan dengan kegiatan akademik Politeknik Akamigas Palembang. Admin dapa menambah album, menghapus album, memasukkan foto dan video. Daftar Album Foto Gambar 27
Admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus album foto pada sistem. Untuk melihat daftar foto pada album pilih nama album dan klik button berwarna hijau. Daftar Foto pada Album Gambar 28 Sistem akan menampilkan daftar foto yang telah ditambah pada album. Admin dapat menambah data foto pada album yang dipilih dengan mengklik button. Button berwarna hijau berguna untuk mengubah nama foto dan mengganti foto sedangkan button berwarna merah berguna untuk menghapus foto. Daftar Album Video Gambar 29
Admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus album video pada sistem. Untuk melihat daftar video pada album pilih nama album dan klik button berwarna hijau. Daftar video pada Album Gambar 30 Sistem akan menampilkan daftar video yang telah ditambah pada album. Admin dapat menambah data video pada album yang dipilih dengan mengklik button. Button berwarna hijau berguna untuk mengubah nama video dan mengganti video sedangkan button berwarna merah berguna untuk menghapus video.
Manajemen Transaksi Gambar 31 Manajemen Transaksi berisi transaksi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan Politeknik Akamigas Palembang. Admin dapat memantau peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan oleh anggota perpustakaan. Peminjaman
Gambar 32 Setelah admin memilih button peminjaman maka sistem akan menampilkan daftar peminjaman yang telah dilakukan oleh anggota. Daftar peminjaman ini berisi seluruh peminjaman yang dilakukan oleh anggota. Klik, untuk menambah transaksi peminjaman Pilih, untuk melihat detail transaksi peminjaman. Tambah Peminjaman
Gambar 33 Masukkan no anggota yang ingin meminjam buku pada kolom yang telah disediakan kemudian klik Submit. Gambar 34 Setelah memasukkan no anggota. Sistem akan menampilkan daftar buku yang masih dipinjam dan buku yang telah dikembalikan oleh anggota tersebut apabila anggota tersebut belum menyelesaikan transaksi peminjaman sebelumnya. Masukkan kode buku yang akan dipinjam ke kolom yang disediakan kemudian pilih submit. Apabila kode buku terdaftar, sistem akan menampilkan informasi mengenai buku tersebut seperti pada gambar 35. Gambar 35 Sistem menampilkan jumlah buku yang tersedia dan jumlah buku yang dipinjam. Lanjutkan dengan mengklik button PINJAM untuk melakukan peminjaman buku tersebut. Buku akan ditampilkan pada daftar buku yang masih dipinjam apabila berhasil.
Detail Peminjaman Gambar 36 Pengembalian
Gambar 37 Pilih menu pengembalian pada transaksi apabila anggota mengembalikan buku yang dipinjam. Kemudian masukkan no anggota yang mengembalikan buku dan pilih submit. Detail Pengembalian Gambar 38 Detail Pengembalian akan menampilkan informasi mengenai anggota yang dipilih, detail buku buku yang masih dipinjam serta jumlah denda buku yang dipinjam. Klik button berwarna biru pada daftar buku yang yang telah dikembalikan untuk melakukan transaksi pengembalian buku pada anggota tersebut. Pastikan telah menerima buku yang sesuai dengan data yang ditampilkan.
Menu Print Gambar 39 Admin dapat melakukan print laporan Buku, Ebook, T.A., P.K.L., Jurnal, peminjaman, pengembalian dan lain-lain dengan memilih menu Print yang terletak paling atas pada tampilan. Laporan Peminjaman dan pengembalian buku dapat di print berdasarkan hari, bulan, atau tahun. SETTING DAN LOGOUT Gambar 40 Tampilan di atas dapat ditemukan di sudut kiri atas halaman. Admin dapat mengubah password dengan mengklik Setting atau melakukan Logout pada sistem. Admin disarankan untuk melakukan logout pada sistem ketika selesai menggunakan. Hal ini untuk menjaga keamanan agar SIMTAKA tidak dapat digunakan oleh orang lain.
Admin juga dapat mengatur foto dengan mengklik gambar foto di sebelah kiri. Jika diklik, maka tampilan akan seperti Gambar 42 Setting Admin dapat mengubah password dengan memasukkan password baru sebanyak dua kali, kemudian mengklik tombol Simpan pada layar. Admin juga dapat melakukan pengaturan SIMTAKA. Gambar 41 Ganti Foto Gambar 42