(BIRO AAKPSI) Halaman : 1 dari 6 LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Febri L. Kotten, SE, MM Penyusun SOP Ir. Benny J. Pandie Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Drs. Daud U.Z Kamuri, M.Si Kepala Biro Administrasi 3 November 2012 25 November 2012 30 November 2012 1
(BIRO AAKPSI) Halaman : 2 dari 6 DAFTAR ISI Lembar Pengesahan... 1 Daftar isi... 2 1. Pendahuluan... 3 2. Maksud dan Tujuan... 3 3. Definisi... 3 4. Referensi... 3 5. Prosedur Operasional... 4 6. Petunjuk Operasional... 5 6.1 Biro AAKPSI... 5 6.2 Pimpinan Universitas...... 5 6.3 Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi... 5 6.4 Sub Bagian Sistem Informasi... 5 7. Daftar Dokumen... 6 8. Daftar Distribusi... 6 9. Lampiran Dokumen... 6 10. Lembar Revisi... 6 2
(BIRO AAKPSI) Halaman : 3 dari 6 1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan frase yang sudah tidak asing dan sering kita dengar, bahkan disadari atau tidak,kita sudah sangat sering memanfaatkannya. Secara mudah, sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna (user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk pengambilan keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan.dari asumsi tersebut dan dalam praktiknya sistem informasi selalu dikonotasikan sebagai suatu sistem jaringan yang menggunakan teknologi yang canggih. 2. Maksud dan Tujuan a. Agar proses aliran data dari Fakultas, Lembaga, UPT dan unit lain dapat tersaji secara akurat, tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai b. Agar data yang diperoleh dapat dijadikan dasar dalam proses pengambilan keputusan di tingkat Universitas 3. Definisi Prosedur penyajian data adalah bentuk mekanisme pengumpulan data dari Fakultas,Lembaga, UPT dan Unit lain yang tersaji secara akurat, tepat waktu dan memiliki validitas yang memadai. 4. Referensi a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik c. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78) d. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158) e. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 085/D/O/1998 yang berada dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas f. Peraturan Pemerintah Nomor...tentang Pendirian Universitas Nusa Cendana g. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2011 Tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan h. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2012 Tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3
(BIRO AAKPSI) Halaman : 4 dari 6 5. Prosedur Operasional Pelayanan dan Informasi FAKULTAS / UNIT KERJA PIMPINAN UNIVERSITAS BIRO AAKPSI BAGIAN PERENCANAAN DAN SISTEM SUB BAGIAN SISTEM Disposisi Disposisi Disposisi Persiapan Setuju/ TTD Setuju Paraf Setuju Paraf Menyusun Koreksi Koreksi Koreksi A A Arsip Internal Upload 4
(BIRO AAKPSI) Halaman : 5 dari 6 6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dengan bagan diatas. 6.1 Pimpinan Universitas 6.1.1 Menerima data dari Fakultas / Unit Kerja 6.1.2 Mendisposisi data yang masuk dari Fakultas/Unit Kerja ke Biro AAKPSI 6.1.3 Menyetujui dan menandatangani data yang telah di proses 6.2 Biro AAKPSI 6.2.1 Menerima disposisi dari Pimpinan Universitas 6.2.2 Mendisposisi data yang masuk dari Fakultas/Unit Kerja ke Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi 6.2.3 Menyetujui dan memberikan paraf atas koleksi data yang sudah di proses 6.3 Bagian Perencananaan dan Sistem Informasi 6.3.1 Menerima disposisi data dari Biro AAKPSI 6.3.2 Mendisposisi data ke Sub Bagian Sistem Informasi 6.3.3 Menelaah/Menyetujui dan atau memberikan paraf atas koleksi data yang sudah di proses 6.4 Sub Bagian Sistem Informasi 6.4.1 Menerima disposisi dari Bagian perencanaan dan Sistem Informasi 6.4.2 Memberikan telaah terhadap data yang masuk dari Fakultas/ Unit Kerja 6.4.3 Menyusun dan memproses data yang diperoleh dari Fakultas/Unit Kerja 6.4.4 Menyimpan arsip data yang telah diproses 6.4.5 Menyerahkan hasil kerja kepada Kepala Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Waktu penyelesaian pengumpulan data paling menggunakan waktu 2 minggu. 5
(BIRO AAKPSI) Halaman : 6 dari 6 7. Daftar Dokumen NO NAMA DOKUMEN 1 Fakultas/Unit 2 Dokumen data dan softcopy FUNGSI Sebagai dasar untuk menyusun data Sebagai acuan bagi unit kerja untuk melakukan pengambilan keputusan PENANGGUNG JAWAB Pimpinan Unit Kerja Rektor Pembantu Rektor Karo AAKPSI Kabag Perencanaan dan Sistem Informasi Kasubag Sistem Informasi PENANDA TANGAN Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Universitas DISTRIBUSI Pimpinan Universitas Unit terkait kerja 8. Daftar Distribusi Dikirm sesuai dengan kebutuhan unit kerja dan instansi terkait 9. Lampiran Dokumen a. Print b. File 10. Lembar Revisi No Uraian Tanggal Tanda Tangan 6