TUGAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Tugas Departemen, Modul, dan Fitur Disusun Oleh : Fajar Prasetyawan (115060807111043) Khusnul Aidil Santoso (115060800111071) Ryan Ramadhan (115060800111042) Satay Wiraga (115060807111085) Tyo Prasetyo Wibowo (115060800111087) Dosen Pengampu : Denny Sagita R., S.Kom., M.Kom PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
Departemen Pada Bisnis Karaoke Beserta Tugasnya a. Manajemen Pemasaran Departemen ini bertujuan untuk membuat estimasi terhadap minat dan daya beli konsumen (berdasarkan hasil survey pasar), target okupansi pengunjung (berdasarkan kapasitas ruang yang disediakan), dan perencanaan strategi untuk mendapatkannya sehingga target keuntungan dapat tercapai. Tugas-tugas departemen ini antara lain: - Menetapkan produk layanan & harga - Membuat strategi promosi - Membuar strategi branding - Membuat desain marketing - Merencanakan program pelayanan konsumen, misalnya: Program Promo, Program Reguler, Program Spesial - Penetapan Produk Layanan & Harga - Strategi Business to Business (Sponsorship, Co-Branding,dll) - Customer Service (Marketing Communication, Komplain Pelanggan, Franchising, dll.) b. Manajemen Operasi/Produk Departemen ini bertujuan untuk menyelenggarakan sistem pengendalian operasi/produksi melalui pencatatan yang sederhana yang tujuannya agar pemilik dapat menjalankan usaha dengan tertib. Tugas tugas dari departemen ini adalah sebagai berikut: - Pembuatan alur produksi - Mengatur stok-stok barang - Membangun koneksi supplier lokal dan kemitraan lainnya - Mengatur sistem keamanan ruang usaha - Penetapan standar kualitas pelayanan konsumen - Penetapan standar transaksi (sistem pembayaran) di ruang usaha - Penetapan standar kebersihan ruang usaha - Mengurusi tentang membership atau keanggotaan pelanggan
c. Manajemen Administrasi & Keuangan Departemen ini bertujuan untuk menyelenggarakan system administrasi bisnis dan pengendalian keuangan melalui pembukuan yang tertata agar usaha ini dapat berjalan dengan tertib. Tugas tugas dari departemen ini adalah sebagai berikut : - Pembuatan alur administrasi bisnis - Pembuatan ketentuan layanan konsumen & peraturan - Pembuatan form administrasi bisnis - Pembuatan kraft kontrak kerja - Mengatur prosedur penerimaan kas - Mengatur Prosedur Pengeluaran Kas - Mengatur Prosedur Setoran - Membuat laporan Bisnis secara Keseluruhan d. Manajemen Sumber Daya Manusia Departemen ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja manajemen bisnis dengan mengedepankan aspek profesionalitas pegawai sebagai ujung tombak keberhasilan bisnis yang dijalankan. Tugas tugas dari departemen ini adalah sebagai berikut : - Membuat Struktur Oganisasi - Membuat Standar Job Description Karyawan - Membuat Jam Kerja Karyawan dan Sistem Kerja - Membuat Peraturan Kerja Karyawan - Membuat Sistem Keamanan Internal - Membuat Sistem Personalia, misalnya untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan melakukan pelatihan khusus yang diselenggarakan, merekrut karyawan baru, pengarturan jenjang karir, dll - Membuat Sistem Kontrol, Monitoring dan Evaluasi Karyawan
Modul Dari penjelasan beberapa tugas masing-masing departemen, maka dapat diambil beberapa modul ERP yang digunakan yaitu : 1. Human Resource Personnel management Payroll Time Management 2. Customer Relationship Management Marketing Customer Information System 3. Marketting and Sales Reservation Management Billing 4. Accounting and Finances General Ledger Controlling
Proses Bisnis Pelanggan Jasa Karaoke Input Functional area Process Output responsible for input Pelanggan memesan Marketing and Sales Melakukan pencatatan Catatan pemesanan ruang karaoke data pemesanan ruang karaoke Verifikasi CRM Jika ada, konfirmasi Potongan harga membership di database Data pembayaran Marketing and Sales Pemrosesan harga Harga total yang disertai tambahan total dibayarkan oleh biaya, promo, pajak pelanggan (Bill) dan/atau diskon Pembayaran servis Marketing and Sales Pemasukan data Data pemasukan dari pelanggan pembayaran dan keuangan diserahkan pada bagian Manajemen Administrasi & Keuangan
Maka dapat dihubungkan antar tiap modul beserta sub modul nya yaitu : Personnel Management HUMAN RESOURCE Gaji pegawai Data pegawai dan waktu shift Time Management Attenda nce, lembur dll Payroll Laporan keuangan pegawai Gaji pegawai ACCOUNTING AND FINANCE Marketing CUSTOMER AND RELATIONSHIP MANAGEMENT Controlling Income dan outcome General Ledger Data member, no telp, email Customer Information System Log pemakaian user/ member pembayaran Reservasi tempat Billing Laporan tempat yang tersedia Reservation Management MARKETING AND SALES
Fitur Dari beberapa tugas departemen yang telah dihubungkan serta modul yang dapat digunakan, maka fitur-fitur yang akan dibuat sebagai berikut : 1. Human Resources Mengatur, merencanakan dan mengelola karyawan. Melakukan pencatatan aktivitas pegawai dan membuat jadwal kerja pegawai meliputi shift kerja, waktu kerja per hari, tugas pegawai. Mengadakan pelatihan terhadap karyawan, baik pelatihan terhadap karyawan baru maupun karyawan lama secara berkala dan event dimana perusahaan mengadakan serangkaian acara-acara penting yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan. Melakukan perekrutan pegawai, pemecatan, dan pengaturan gaji pegawai 2. Customer Service Pengolahan untuk pemrosesan order pemesanan room Memanajemen hubungan dengan customer Pengelolaan distribusi fisik, faktur, dan aktivitas customer dan membership. 3. Marketing and Sales Membuat invoice berdasarkan data sewa room customer Membuat catatan kredit dan debet berdasarkan dokumen tagihan Manajemen data reservasi customer 4. Accounting and Sales Laporan hingga ke transaksi awal, dari perhitungan total hingga kerincian transaksi, dari permintaan transaksi keuangan hingga eksekusi dan realisasi. Integrasi, sentralisasi dan fleksibilitas atas pengendalian keuangan sehingga aktivitas pengendalian dapat dilakukan secara terpusat Fleksibilitas penstrukturan alokasi biaya dan transaksi keuangan Kostumisasi pelaporan yang menyedikan laporan keuangan Mengumpulkan dan menganalisa biaya, berdasarkan ukuran individu internal.