Halaman 1
Halaman 2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 PENDAHULUAN... 5 PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN... 6 CARA MEMBUKA SITUS... 7 MENU BUKU PELAUT... 12 A. GENERAL... 14 1. User Profile... 14 2. Change Password... 16 B. INPUT DATA... 17 1. Data Kapal... 17 2. Data Sijil Naik... 20 3. Data Sijil Turun... 23
Halaman 3 DAFTAR GAMBAR Figure 1 Akses Web Buku Pelaut... 7 Figure 2 Website Pelaut.dephub.go.id... 7 Figure 3 Sub Menu Perusahaan Pelayaran... 8 Figure 4 Login Buku Pelaut... 8 Figure 5 Verifikasi Akun Perusahaan Pelayaran... 9 Figure 6 Verifikasi Akun Perusahaan... 9 Figure 7 Lost Password... 10 Figure 8 Inbox Email dari Administrator Pelaut... 10 Figure 9 Email Request Lost Password... 11 Figure 10 Halaman Receive Temporary Password... 11 Figure 11 Tampilan Halaman Utama Buku Pelaut untuk Login Operator... 12 Figure 12 Tampilan Sub Menu General... 13 Figure 13 Sub Menu Input Data... 13 Figure 14 Tampilan Sub Menu User Profile... 14 Figure 15 User Profile... 14 Figure 16 Edit User Profile Pelaut... 15 Figure 17 Edit User Profile Pelaut... 15 Figure 18 Update User Profile Perusahaan... 16 Figure 19 Sub Menu Change Password... 16 Figure 20 Tampilan Change Password Pelaut... 17 Figure 21 Sub Menu Find And View Application... 17 Figure 22 Tampilan Halaman Input Data Kapal... 17 Figure 23 Input Data Kapal Berhasil... 18 Figure 24 Edit Data Kapal... 18 Figure 25 Update Data Kapal... 19 Figure 26 Konfirmasi Delete Record... 19 Figure 27 Sub Menu Find Application and Completing Document... 20 Figure 28 Halaman Input Data Sijil Naik... 20 Figure 29 Isi Seafarer Code... 21 Figure 30 Data Sijil Naik... 21 Figure 31 Data Sijil Naik akan dibuat Permohonan Sijil Naik... 22 Figure 32 Memilih Syahbandar untuk mencetak Sijil Naik... 22 Figure 33 Print Out Sijil Naik... 23 Figure 34 Sub Menu Sijil Turun... 23
Halaman 4 Figure 35 Input Data Sijil Turun... 24 Figure 36 Sijil Turun... 24 Figure 37 Input Sijil Turun Berhasil... 25 Figure 38 Pilih Syahbandar untuk tempat cetak sijil turun... 25 Figure 39 Print Out Permohonan Sijil Turun... 26
Halaman 5 PENDAHULUAN Keputusan Menteri Perhubungan No. 30 Tahun 2008 tentang Dokumen Identitas Pelaut, menyebutkan setiap awak kapal wajib memiliki Buku Pelaut dimana untuk pencatatan dan sinkronisasi dengan ijazah kompetensi dan mengantisipasi pemalsuan data pelaut, diperlukan sistem informasi buku pelaut yang terintegrasi ke UPT Ditjen Hubla. Sehubungan dengan Visi terwujudnya peranan terdepan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan dalam tugas-tugas perumusan serta pelaksanaan kebijakan dan standarisasi teknis dan penyelenggaraan fungsi-fungsi penyiapan, penyusunan, penerbitan, pengesahan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan serta perkantoran di bidang perhubungan laut Indonesia; dan dalam rangka pemenuhan setiap persyaratan kelaiklautan kapal yang effisien serta berwawasan lingkungan sesuai dengan regulasi diperlukan adanya informasi yang bisa dapat diakses oleh pelaut atau manning agency atau perusahaan pelayaran dalam melakukan perekrutan dan penempatan awak kapal berbasis web pada sistem informasi yang dipersyaratkan pada UU nomor 17 tahun 2008 tentang Pelayaran. Sistem informasi buku pelaut yang berisikan data pribadi, sertifikat dan masa layar pelaut perlu juga dikembangkan ke UPT yang mempunyai kewenangan penerbitan, perpanjangan dan penggantian Buku Pelaut untuk mendapatkan keseragaman dalam bentuk pelayanan, dengan sistem sekuriti implementasinya. Pada dokumen ini dijelaskan mengenai cara-cara menggunakan Sistem Informasi Buku Pelaut Online, untuk selanjutnya diharapkan dari pelaut, back end syahbandar/upt seperti operator dan supervisor serta perusahaan pelayaran dapat menggunakan sistem informasi buku pelaut online ini dengan baik dan benar berdasarkan panduan penggunaaan dokumen ini.
PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN Halaman 6 Bagi Pelaut : 1. Koneksi Internet 2. Kode Pelaut / Seafarer Code 3. Browser Chrome 4. Kertas beserta printer untuk print bukti permohonan 5. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan permohonan Bagi Perusahaan Pelayaran : 1. Koneksi Internet 2. Kode Pelaut / Seafarer Code 3. Browser Chrome 4. Data PKL 5. Kertas beserta Printer untuk print bukti permohonan 6. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan Permohonan Bagi operator/supervisor di Syahbandar/UPT 1. Koneksi Internet 2. Browser Chrome 3. Nomor Pendaftaran Online / Seafarer Code 4. Data PKL 5. Kamera Canon 1200D beserta backdrop Foto 6. Printer Buku Pelaut
Halaman 7 CARA MEMBUKA SITUS Untuk memulai akses pada situs buku pelaut, maka : 1. Buka browser pada perangkat yang telah terhubung dengan internet, disarankan menggunakan browser chrome. 2. Ketikan URL : 3. http://pelaut.dephub.go.id/ lalu tekan tombol enter pada keyboard. Figure 1 Akses Web Buku Pelaut 4. Kemudian tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini: Figure 2 Website Pelaut.dephub.go.id 5. Kemudian klik menu Aplikasi Buku Pelaut, klik sub menu Perusahaan Pelayaran
Halaman 8 Figure 3 Sub Menu Perusahaan Pelayaran 6. Tunggu sampai muncul tampilan login seperti gambar di bawah ini : Figure 4 Login Buku Pelaut Ketikkan user name dan password anda sebagai perusahaan, lalu klik tombol login. Akun login untuk perusahaan diberikan langsung oleh DITKAPPEL pusat, pastikan sebelum login untuk pertamakali, perusahaan harus melakukan verifikasi terlebih dahulu dengan mengecek email yang sudah didaftarkan ke DITKAPPEL, contoh email verifikasi adalah sebagai berikut:
Halaman 9 Figure 5 Verifikasi Akun Perusahaan Pelayaran Setelah mendapat email verifikasi, user perusahaan mengklik link Got Confirmation? (lihat figure 4) tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini Figure 6 Verifikasi Akun Perusahaan
Halaman 10 Kemudian klik submit, apabila berhasil maka anda akan diarahkan pada halaman login seperti pada figure 4. Perlu diketahui bahwa kode verifikasi yang dikirimkan ke email berlaku sebagai password, disarankan untuk perusahaan mengganti password nya setelah login pertamakali. Apabila anda sudah pernah login dan lupa password, maka klik link Lost Password (lihat figure 4), kemudian akan tampil halaman seperti dibawah Figure 7 Lost Password Ketikkan user name, email dan capthca kemudian klik tombol request password, kemudian cek email anda, maka akan ada email dari Administrator Pelaut seperti pada gambar dibawah ini. Figure 8 Inbox Email dari Administrator Pelaut
Halaman 11 Buka email nya, kemudian akan terlihat informasi seperti gambar dibawah ini Figure 9 Email Request Lost Password Ketikkan user name dan temporary password yang terdapat pada email diatas, kemudian isi password baru (new Password) dan ketikkan captcha berdasarkan gambar yang ada. Bila gambar tidak terbaca klik tombol refresh, maka gambar akan berubah. Figure 10 Halaman Receive Temporary Password
Halaman 12 Setelah semua diisi klik tombol change password, bila berhasil maka akan muncul tampilan login seperti pada gambar 2. 7. Bila username dan password anda benar, maka anda akan masuk pada halaman sebagai berikut Figure 11 Tampilan Halaman Utama Buku Pelaut untuk Login Operator MENU BUKU PELAUT Setelah sukses masuk kedalam aplikasi buku pelaut, maka operator akan melihat 4 menu utama yaitu User Management, General, Cetak Buku dan Document Management. Menu General Berisi : a. User Profile b. Change Password
Halaman 13 Figure 12 Tampilan Sub Menu General Menu Input Data Berisi : a. Data Kapal b. Data PKL c. Data Sijil Naik d. Data Sijil Turun Figure 13 Sub Menu Input Data
A. GENERAL Halaman 14 1. User Profile Untuk mengkases sub menu User Profile, berikut adalah langkah-langkahnya. a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu User Profile Figure 14 Tampilan Sub Menu User Profile b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah Figure 15 User Profile Untuk mengedit user profile klik tombol edit profile, lalu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini. Bila perusahaan ingin mengubah gambar user profile nya, pada kolom paling atas klik choose file
Halaman 15 Figure 16 Edit User Profile Pelaut Lalu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini. Figure 17 Edit User Profile Pelaut Pilih gambar yang akan dijadikan gambar profile, kemudian klik open. Klik tombol preview untuk melihat gambar, kemudian edit dan atau tambahkan informasi lainnya bila diperlukan. Apabila telah selesai klik tombol Update Profile kemudian data akan diperbaharui pada sistem. Klik tombol cancel update apabila tidak jadi meng-update profile. Berikut adalah tampilan bila data diupdate.
Halaman 16 Figure 18 Update User Profile Perusahaan 2. Change Password Untuk mengkases sub menu User Profile, berikut adalah langkah-langkahnya. a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu Change Password Figure 19 Sub Menu Change Password b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini
Halaman 17 Figure 20 Tampilan Change Password Pelaut Untuk mengganti password lama dengan password baru, isi kolom diatas dengan benar, kemudian klik tombol update password. B. INPUT DATA 1. Data Kapal Untuk mengakses menu find and view application, berikut adalah langkah-langkahnya : Figure 21 Sub Menu Find And View Application Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini Figure 22 Tampilan Halaman Input Data Kapal
Halaman 18 Isi nama kapal, jenis kapal, tonase kotor, kekuatan mesin induk, bendera dan pemilik kapal, lalu klik tombol update Figure 23 Input Data Kapal Berhasil Apabila ada kesalahan dalam menginput data kapal, klik tombol edit pada kolom action untuk merubahnya, atau tombol delete untuk menghapusnya. Berikut adalah contoh saat tombol edit diklik Figure 24 Edit Data Kapal Klik tombol Update untuk mengupdatenya, atau tombol cancel apabila tidak jadi mengupdate data. Berikut adalah contoh bila update data kapal berhasil
Halaman 19 Figure 25 Update Data Kapal Apabila data kapal akan dihapus, maka klik tombol delete pada kolom action, maka akan muncul dialog box konfirmasi hapus data seperti pada gambar dibawah ini. Figure 26 Konfirmasi Delete Record Klik tombol delete untuk menghapus data kapal yang dipilih atau klik tombol cancel bila tidak jadi menghapus data kapal.
2. Data Sijil Naik Untuk mengakses sub menu sijil naik, berikut adalah langkah-langkahnya : a. Buka Menu Input Data, klil sub menu sijil naik Halaman 20 Figure 27 Sub Menu Find Application and Completing Document b. Kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar dibawah ini Figure 28 Halaman Input Data Sijil Naik Input Data diatas (yang dikotak merah), disarankan untuk mengisi seafarer code terlebih dahulu untuk memastikan bahwa pelaut yang akan melakukan penyijilan terdeteksi di database. Berikut
adalah contohnya Halaman 21 Figure 29 Isi Seafarer Code Setelah form isian diatas sudah diisi semua, klik tombol Update untuk menyimpan data sijil naik. Figure 30 Data Sijil Naik Data sijil naik yang sudah diinputkan akan berwarna kuning, itu tandanya data sijil naik tersebut belum dikirimkan ke operator di syahbandar untuk dicetak. Untuk mengirimkan permohonan sijil naik, maka klik tombol edit, setelah data sijil tampil di form isian maka klik tombol kirim.
Halaman 22 Figure 31 Data Sijil Naik akan dibuat Permohonan Sijil Naik Setelah klik tombol kirim, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini. Figure 32 Memilih Syahbandar untuk mencetak Sijil Naik Pilih syahbandar untuk tempat cetak sijil naik pada buku pelaut, kemudian input captcha kedalam text yang telah disediakan. Berikut adalah tampilan print out sijil naik untuk dibawa ke syahbandar yang dipilih.
Halaman 23 Figure 33 Print Out Sijil Naik Setelah diprint, perhatikan dan baca dengan seksama persyaratan yang harus dibawa dan datanglah ke syahbandar yang ditunjuk sesuai dengan jadwal yang ditentukan. 3. Data Sijil Turun Untuk mengakses sub menu Data Sijil Turun, berikut adalah langkah-langkahnya : a. Buka Menu Input data, klik sub menu sijil turun. Figure 34 Sub Menu Sijil Turun b. Tunggu sampai tampil halaman seperti gambar dibawah ini
Halaman 24 Figure 35 Input Data Sijil Turun Untuk menginput data sijil turun ini, pelaut yang bersangkutan haruslan mempunyai sijil naik terlebih dahulu. Klik tombol edit yang ada pada kolom action, pada baris sijil naik yang ada. Berikut adalah contoh bila tombol edit dklik Figure 36 Sijil Turun Pada sijil turun ini, perusahaan tinggal mengisi tempat dan tanggal sijil turun dan alasan sijil turun, lalu klik tombol update. Berikut adalah contoh bila sijil turun telah diinput.
Halaman 25 Figure 37 Input Sijil Turun Berhasil Setelah data sijil turun diinput, klik tombol edit lagi untuk mengirim permohonan sijil turun ke syahbandar, kemudian klik tombol kirim, maka anda akan diarahkan pada halaman seperti gambar dibawah ini Figure 38 Pilih Syahbandar untuk tempat cetak sijil turun
Halaman 26 Pilih syahbandar, ketik captcha dan klik tombol kirim sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini : Figure 39 Print Out Permohonan Sijil Turun Setelah diprint, perhatikan dan baca dengan seksama persyaratan yang harus dibawa dan datanglah ke syahbandar yang ditunjuk sesuai dengan jadwal yang ditentukan.