PANDUAN DESK REVIEW DAN VISITASI Rencana Pengembangan Program Studi (RPPS) dan Rencana Pengembangan Fakultas (RPF) Misi, Tujuan dan Sasaran Audit Internal RPPS dan RPF 2010/2011 1. Misi Audit RPPS dan RPF adalah menjamin pelaksanaan RPPS dan RPF yang telah ditetapkan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga tercapai standar akreditasi A. 2. Tujuan Audit RPPS dan RPF adalah membantu seluruh anggota manajemen melaksanakan tugas dalam pencapaian target Akreditasi yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab. 3. Sasaran Audit RPPS dan RPF adalah program studi, fakultas, dan program pascasarjana yang telah mengajukan RPPS dan RPF. Ruang Lingkup Audit dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara RPPS dan RPF dengan pelaksanaan kegiatan dan pembiayaan oleh program studi, fakultas, dan program pascasarjana. Audit penjaminan mutu akademik terdiri atas audit sistem dan audit kepatuhan. Audit sistem ialah audit pada keberadaan struktur dan fungsi (meliputi tanggung jawab, proses, sumber daya, dokumen) organisasi untuk melaksanakan kegiatan. Audit kepatuhan ialah audit pada implementasi yang telah ditetapkan sesuai dengan panduan, contoh, maupun rambu rambu RPPS dan RPF. Dokumen RPPS dan RPF meliputi: BAGIAN I : EVALUASI DIRI A. DESKRIPSI SWOT SETIAP KOMPONEN: 1. Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran. 2. Tata pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, Penjaminan Mutu, dan Sistem Informasi. 3. Mahasiswa dan Lulusan. 4. Sumber Daya Manusia. 5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik. 6. Pembiayaan, Sarana, dan Prasarana 7. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama. B. ANALISIS SWOT 1. Analisis antarkomponen 2. Analisis kesenjangan (gap analysis) 3. Strategi dan pengembangan BAGIAN II: RENCANA PENGEMBANGAN 1. Rencana Pengembangan Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran. 2. Rencana Pengembangan Tatapamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, Penjaminan Mutu, dan Sistem Informasi. 3. Rencana Pengembangan Mahasiswa dan Lulusan 4. Rencana Pengembangan Sumber Daya Manusia 5. Rencana Pengembangan Kurikulum dan Pembelajaran 6. Rencana Pengembangan Sarana dan Prasarana 7. Rencana Pengembangan Penelitian, Pengabdian dan Kerjasama BAGIAN III: RENCANA IMPLEMENTASI TAHUN 2010/2011 Lampiran 1. Hasil penilaian sendiri (self assesment) borang akreditasi 1
2. Daftar dosen 3. Rencana Pengembangan Individual Dosen 4. Rencana Pengembangan Akademik Dosen Program Studi 5. Rencana Pengembangan Laboratorium Pelaporan RPPS dan RPF meliputi: a. Laporan Kegiatan adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait pelaksanaan kegiatan kegiatan yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti bukti fisik pelaksanaan kegiatan. Laporan Kegiatan untuk tiap kegiatan berisi uraian singkat tentang: I. LATAR BELAKANG (berkait evaluasi diri), II. TUJUAN III. PELAKSANAAN (waktu, tempat, peserta/narasumber/panitia/tim pelaksana) IV. KELUARAN (OUTPUT) DAN DAMPAK (OUTCOME) KEGIATAN (uraikan hasil yang didapatkan dalam kegiatan termasuk topic/judul/tema yang berkaitan kegiatan dan dampak yang muncul dengan adanya luaran tersebut) V. KENDALA/HAMBATAN (Hal hal yang menjadi kendala/penghambat yang ditemui beserta strategi penanganan masalahnya) Pelaporan disertai dengan bukti bukti fisik pelaksanaan kegiatan. Bukti bukti fisik pelaksanaan kegiatan dapat berupa foto kopi: surat undangan, presensi kehadiran, notulensi, artikel, sertifikat, dan dokumen lain yang mendukung pembuktian pelaksanaan kegiatan. b. Laporan Keuangan adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait penggunaan anggaran pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti bukti penggunaan anggaran. Laporan keuangan mengikuti format pelaporan yang berlaku. Laporan Keuangan untuk tiap kegiatan berisi uraian singkat tentang: I. JENIS KEGIATAN (sesuai proposal RPPS), II. WAKTU PELAKSANAAN III. ANGGARAN YANG DIAJUKAN IV. ANGGARAN YANG DIGUNAKAN VI. NERACA ANGGARAN UNTUK KEGIATAN YANG DIMAKSUD Pelaporan disertai dengan bukti bukti fisik penggunaan anggaran. Bukti bukti fisik penggunaan anggaran dapat berupa: kwitansi pembayaran, daftar honor, dan bukti lain yang terkait pembayaran/penggunaan uang. 2
Kedudukan Tim Auditor RPPS dan RPF Kedudukan Tim Auditor RPPS dan RPF ialah unit fungsional dari Qualty Assurance Center (QAC) Universitas Muhammadiyah SUrakarta. Tim Auditor menjalankan tugas berdasarkan surat tugas Rektor dan mempertanggung jawabkan kepada Rektor melalui Ketua QAC. Kedudukan Tim Auditor dalam struktur organisasi QAC disajikan dalam Gambar 1. Ketua QAC M. Mujiburohman, Ph.D. Wakil Ketua Bidang Pengendalian Sistem Muchlison Anis, S.T., M.T. Wakil Ketua Bidang Audit M. Amin Sunarhadi, S.SI., M.P. Ketua Tim Auditor: Kelik Wardiono, S.H., M.H. Anggota Auditor: 1. M. Mujiburohman, Ph.D. 2. Muchlison Anis, S.T., M.T. 3. M. Amin Sunarhadi 4. Dr. Abdullah Aly 5. Supriyono, Ph.D. 6. Agus Ulinuha, Ph.D. 7. Dr. Muhammad Da i 8. Dr. Noer Sasongko 9. Munajat Tri Nugroho, S.T.,M.T. 10. Rosita Melannisa, S.Si., M.Si, Apt. 11. Drs. Joko Santoso, M.Ag 12. Drs. H. Djumali, M.Pd 13. Hasyim Asy ari, S.T., M.T. 14. Ir. Subroto, MT 15. Didit Purnomo, SE., M.Si. 16. Djariyanto, SKM. 17. Pramudya Kurnia, STP., M.Agr. 18. Riandini, S.Si., M.Si. 19. Achmad Dwiyanto, S.Psi., M.Si. Fungsi dan Peran Tim AIMA Tim Auditor harus memiliki pemahaman tentang perencanaan pengembangan RPPS dan RPF secara menyeluruh untuk melaksanakan audit. Tim Auditor memiliki sertifikat pelatihan auditor, kompeten, independen dan obyektif. Tim Auditor memiliki fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan. Fungsi akuntabilitas meliputi pemeriksaan dan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan dokumen mutu, serta menyusun 3
laporan audit. Fungsi peningkatan dilakukan dengan memberi umpan balik (Permintaan Tindakan Koreksi) bagi unit pelaksana akademik, sehingga kondisi yang ada dapat diidentifikasi kekuatan dan kelemahannya serta dapat dilakukan penyempurnaan dari kebijakan dan praktek penyelenggaraan akademik. Audit dilakukan pada unit kerja di lingkungan UMS. Tim Auditor melakukan audit, menilai dan mengevaluasi kesesuaian pelaporan dengan RPPS dan RPF. Wewenang dan Tanggungjawab Ketua Tim Auditor Wewenang Ketua Tim Auditor 1. Mengusulkan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit, 2. Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung, 3. Melakukan penilaian terhadap proses audit, 4. Melakukan penilaian terhadap sistem dan proses pengolahan data, 5. Menindaklanjuti hasil laporan audit untuk menentukan permintaan koreksi yang akan diusulkan. Tanggungjawab Ketua Tim Auditor 1. Merencanakan kegiatan audit, 2. Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit, 3. Mengkoordinasikan pelaksanaan audit, 4. Mengevaluasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari Fakultas dan/atau program dapat dicapai secara optimal, 5. Melaporkan kegiatannya secara rutin kepada Rektor melalui Ketua QAC. Wewenang dan Tanggungjawab Tim Auditor Wewenang Tim Auditor adalah mengaudit. 1. Dokumen mutu. 2. Laporan evaluasi kinerja Jurusan/Program studi dengan rencana dan standar mutu akreditasi yang ditetapkan. 3. Mengkoordinasikan hasil audit internal kepada ketua tim untuk menentukan permintaan koreksi yang akan diusulkan ke Rektor melalui ketua QAC. Tanggungjawab Tim Auditor 1. Melakukan koordinasi dengan seluruh tim untuk merencanakan dan menjalankan audit internal 2. Melaksanakan audit internal 3. Melaporkan hasil audit kepada ketua tim audit 4
PANDUAN DESK REVIEW DAN VISITASI Rencana Pengembangan Program Studi (RPPS) dan Rencana Pengembangan Fakultas (RPF) DESK REVIEW 1. Desk review merupakan pengevaluasian implementasi kegiatan RPPS RPF yang dilaporkan prodi/fakultas 2. Desk reviewdikoordinasi oleh Quality Assurance Center (QAC) dengan melibatkan Komite RPPS RPF 3. Desk reviewdilakukan secara online sebelum dilakukan pengecekan langsung (visitasi) ke prodi/fakultas 4. Aspek aspek yang dievaluasi dalam desk review adalah: kinerja prodi/fakultas terhadap pelaksanaan kegiatan RPPS/RPF meliputi ketepatan jadwal pelaksanaan, ketepatan penggunaan anggaran, dan kualitas kegiatan (belum ada penilaian kuantitatif atau penskor an) 5. Komentar reviewer diisikan pada menu audit yang mewakili otoritas QAC VISITASI 1. Secara umum visitasi RPPS RPF mengacu pada Standard Operating Procedure (SOP) Audit Mutu Internal 2. QAC mengirim surat pemberitahuan tentang akan diadakannya visitasi ke prodi/fakultas terkait pelaksanaan RPPS RPF 3. Jadwal visitasi dapat dinegosiasikan antara Tim Audit dengan unit yang akan divisitasi (auditi), selama masih dalam batas waktu yang telah ditentukan QAC 4. QAC mengirim jadwal visitasi beserta dengan informasi tentang aspek aspek yang akan diverifikasi dalam visitasi 5. Aspek aspek diverifikasi dalam visitasi meliputi: bukti fisik kegiatan, bukti fisik penggunaan anggaran, alasan penundaan atau tidak berjalannya kegiatan, dan penentuan status anggaran (bisa digunakan atau harus dikembalikan) 6. Status anggaran diklasifikasikan dalam 3 kelompok berdasarkan 3 kelompok kegiatan: 6.1. Kegiatan kegiatan yang penganggarannya bisa dialokasikan dalam 1 tahun anggaran meliputi: RPID, pengadaan barang, akreditasi, review kurikulum, dan tracer alumni 6.2. Kegiatan kegiatan yang penganggarannya bisa dialokasikan dalam 6 bulan dari yang dijadwalkan meliputi: studi banding, mengadakan seminar/workshop (di luar kurikulum), pembangunan web, dan promosi 6.3. Kegiatan kegiatan yang penganggarannya bisa dialokasikan dalam 3 bulan dari yang dijadwalkan meliputi: rapat rutin dan diskusi ilmiah 7. Tim Audit membuat laporan audit, dan diserahkan ke Wakil Ketua Bidang Auditor QAC. 8. Laporan audit berisikan: nama unit yang diaudit, periode audit, jenis dan jumlah kegiatan yang direncanakan selama periode audit, jenis kegiatan yang terlaksana, kesesuaian penggunaan anggaran, dan identifikasi status anggaran 9. QAC menyerahkan laporan audit ke Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Kepala Biro Keuangan, dan Kepala Auditor Internal 5