KLARIFIKASI DAN PEMBUKTIAN DOKUMEN DALAM PROSES LELANG Oleh Abu Sopian Widyaiswara pada Balai Diklat Keuangan Palembang Kata Kunci Penyedia barang/jasa, Pokja ULP, evaluasi, Harga Perkiraan Sendiri (HPS), pembuktian kualifikasi, klarifikasi, jaminan, satuan, kontrak lump sum, kontrak satuan, dan koreksi aritmatik. Abstrak Pengadaan barang dan jasa pemerintah dengan nilai di atas Rp200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) harus dilakukan oleh penyedia barang/jasa. Proses pemilihan penyedia barang/jasa dilakukan melalui pelelangan/seleksi secara elektronik dengan menggunakan aplikasi SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik). Untuk dapat mengikuti proses pelelangan/seleksi secara elektronik, setiap badan usaha sebagai penyedia barang/jasa dan Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP) sebagai penyelenggara pelelangan/seleksi harus terdaftar pada LPSE (Lembaga Pengadaan Secara Elektronik). LPSE melakukan verifikasi terhadap badan usaha dan Pokja ULP yang mendaftar serta memberikan identitas berupa user name dan password untuk digunakan sebagai konci utama dalam menggunakan aplikasi SPSE. Aplikasi SPSE menyajikan data-data perusahaan secara lengkap namun beberapa dokumen tidak ditampilkan secara utuh. Karena itu terhadap dokumen-dokumen yang isinya perlu diketahui secara detail dalam rangka penetapan pemenang lelang/seleksi, Pokja ULP harus melakukan pembuktian dengan melihat asli dokumen tersebut. Pembuktian dokumen tersebut hanya dilakukan terhadap peserta lelang yang akan ditunjuk sebagai calon pemenang dan calon pemenang cadangan. Terhadap penyedia yang telah ditetapkan sebagai pemenang lelang/seleksi dilakukan klarifikasi untuk memastikan kebenaran spesifikasi teknis barang/jasa serta kesanggupan penyedia melaksanakan seluruh pekerjaan atau menyerahkan seluruh item barang/jasa yang telah ditawarkannya. Dokumen apa yang harus dibuktikan, apa saja yang harus diklarifikasi, serta bagaimana pengaruh hasil pembuktian dokumen dan klarifikasi tersebut akan diuraikan dalam tulisan ini. A. Klarifikasi dan Pembuktian Dokumen Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia kata Klarifikasi diartikan penjernihan, penjelasan, dan pengembalian kepada apa yang sebenarnya. Dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah yang dilaksanakan melalui pelelangan/seleksi, klarifikasi dapat diartikan sebagai upaya untuk menjernihkan atau menjelaskan hal-hal yang masih kurang jelas yang terdapat dalam dari penyedia barang/jasa yang telah ditetapkan sebagai pemenang lelang/seleksi. Klarifikasi dilakukan terhadap segala sesuatu yang oleh Pokja ULP masih dianggap
kurang jelas. Klarifikasi dilakukan terhadap badan usaha yang akan ditunjuk sebagai penyedia barang/jasa untuk menegaskan kembali hal-hal yang telah ditawarkan oleh penyedia bersangkutan, terutama terhadap hal-hal yang dapat menimbulkan kesulitan dan/atau perselisihan dalam pelaksanaan kontrak. Pembuktian dokumen merupakan upaya untuk membuktikan keaslian dan kebenaran dokumen yang telah disampaikan dalam. Upaya pembuktian dokumen ditujukan untuk meyakinkan Pokja ULP tentang keabsahan dokumen kualifikasi yang telah disampaikan oleh penyedia barang/jasa sebagai persyaratan dalam mengikuti proses lelang/seleksi. B. Objek Klarifikasi Dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara lelang/seleksi, klarifikasi bukan merupakan bagian dari penilaian atau evaluasi dokumen. Karena itu proses klarifikasi sebenarnya tidak dapat dijadikan dasar untuk menggugurkan atau meluluskan peserta lelang/seleksi. Klarifikasi justru dilakukan terhadap peserta yang telah dinyatakan lulus dalam evaluasi teknis dan biaya serta telah ditetapkan sebagai pemenang. Hal yang perlu dilakukan klarifikasi adalah berkaitan dengan teknis pekerjaan dan/atau spesifikasi barang/jasa serta kesanggupan penyedia untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan apa yang telah dicantumkannya di dalam dokumen. Proses pelelangan/seleksi dilaksanakan dengan menerapkan seluruh ketentuan yang telah diatur dalam perundang-undangan khususnya Peraturan Presiden tentang Pengadaan /Jasa Pemerintah (Perpres nomor 54 tahun 2010 jo Perpres nomor 70 tahun 2012). Gambaran pekerjaan yang harus dilaksanakan dan jenis serta jumlah barang yang harus dilaksanakan oleh penyedia telah dicantumkam dengan jelas dalam dokumen pengadaan yang disusun oleh Pokja ULP. Setiap peserta lelang/seleksi harus menawarkan barang/jasa dengan spesifikasi yang sesuai atau sekurang-kurangnya sama dengan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Jumlah dan kualitas teknis barang/pekerjaan yang ditawarkan harus jelas. Bahkan dalam untuk pengadaan barang seharusnya disertai merek dan type barang yang ditawarkan. Jumlah unit barang dan/atau pekerjaan yang ditawarkan serta satuan masing-masing barang/pekerjaan tersebut menentukan besar/kecilnya nilai total. Total merupakan penjumlahan dari hasil perkalian volume setiap jenis barang/pekerjaan dengan per unit barang/pekerjaan tersebut. Dalam pelelangan yang menggunakan metode evaluasi sistem gugur dan dalam seleksi yang menggunakan metode evaluasi sistem biaya terendah, pemenang lelang adalah peserta yang total nya paling rendah. Semakin rendah nilai satuan barang/jasa yang ditawarkan akan semakin rendah pula total. Semakin rendah total semakin besar kemungkinan untuk memenangkan persaingan dalam lelang/seleksi. Karena itu untuk memenangkan persaingan dalam proses lelang/seleksi, perhatian penyedia barang/jasa lebih terpusat pada total. Akibatnya, kadang-kadang dijumpai ketidakwajaran untuk item barang/jasa seperti satuan yang terlalu murah atau bahkan terdapat item barang/pekerjaan yang nya tidak ditulis. Sebagai contoh ketika peserta lelang ingin menawarkan Rp25.500.000,- (dua puluh lima juta lima ratus ribu rupiah) untuk barang a, b, c, dan d, jika hasil penjumlahan dari barang a, b, dan, c adalah Rp25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah) maka untuk barang c harus dicantumkan sebesar Rp500.000,- (lima ratus ribu rupiah), meskipun pasar barang c jauh di atas Rp500.000,- (lima ratus ribu rupiah).
Ketika penyedia barang/jasa telah ditetapkan sebagai pemenang lelang, maka ia harus melaksanakan seluruh kewajibannya untuk menyerahkan barang/jasa atau melaksanakan pekerjaan sesuai dengan yang telah ditawarkannya, walaupun pelaksanaan kewajiban tersebut secara finansial merugikan penyedia barang/jasa bersangkutan. Kegagalan penyedia memenuhi kewajiban dapat berakibat pemutusan kontrak secara sepihak oleh Pejabat Pembuat Komitmen serta pengenaan sanksi blacklist, denda, dan/atau tuntutan pidana. Untuk memastikan bahwa penyedia tersebut sanggup melaksanakan kewajibannya sesuai dengan yang dicantumkan dalam dokumen, maka perlu dilakukan klarifikasi terutama jika dalam dokumen terdapat: 1. satuan barang/jasa yang lebih rendah dari pasar 2. volume pekerjaan atau jumlah unit barang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen pengadaan. 3. barang yang ditawarkan sudah tidak cukup tersedia dipasar. Dalam menyusun dokumen tidak jarang penyedia memperhitungkan total nya hanya berdasarkan total Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang telah diumumkan oleh Pokja ULP tanpa melakukan penelitian atau survei pasar untuk seluruh jenis barang/jasa yang ditawarkannya. Setelah mengetahui nilai total HPS penyedia mematok lebih rendah sedikit di bawah nilai total HPS. Sebagai contoh jika nilai total HPS Rp3.500.000.000,- (tiga miliar lima ratus juta rupiah) penyedia mengajukan dengan total sedikit di bawah total HPS, misalnya Rp3.350.000.000,- (tiga miliar tiga ratus lima puluh juta rupiah) tanpa melakukan survei pasar dari masing-masing barang/jasa yang ditawarkannya. Akibatnya dalam Rencana Anggaran Biaya () yang merupakan lampiran sering dijumpai berbagai kejanggalan seperti: 1. satuan barang/jasa yang tidak wajar seperti: a. perunit barang jauh di bawah pasar. b. upah kerja untuk pekerjaan yang sulit seperti pengecatan plafon lebih murah dibanding upah kerja untuk pekerjaan yang mudah seperti pengecatan dinding. 2. volume pekerjaan yang tidak sesuai seperti pemasangan kramik lantai seluas 300 m2 tertulis 200 m2, titik api listrik 400 titik tertulis 500 titik, dsb. 3. satuan tidak ditulis/diisi seperti dalam jasa catering tertulis sbb: a. Nasi putih Rp5.500,- b. Lauk utama Rp10.000,- c. Lauk pelengkap Rp 8.000,- d. Sayur Rp.10.000,- e. Sambal f. Lalapan g. Cuci mulut/buah h. Air mineral Harga per porsi Rp33.500,- C. Jenis Kontrak dan Klarifikasi Klarifikasi merupakan tindak lanjut dari hasil proses evaluasi teknis dan biaya. Penyedia yang akan ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan adalah penyedia yang menawarkan pekerjaan dengan yang rendah dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Dari segi biaya, pemenang lelang adalah penyedia yang menawarkan paling rendah. Dari aspek teknis
pemenang lelang adalah penyedia yang menawarkan barang yang secara teknis memenuhi syarat yaitu: a. Jumlah barang yang ditawarkan cukup. b. Spesifikasi teknis terpenuhi. c. Waktu penyelesaian pekerjaan tidak terlambat. d. Metode penyelesaian pekerjaan benar. Evaluasi teknis dan evaluasi biaya sebenarnya dilakukan pada waktu yang berbeda, dimana evaluasi biaya hanya dilakukan terhadap yang telah lulus dalam evaluasi teknis. Namun demikian karena pada saat evaluasi biaya Pokja ULP harus melakukan koreksi aritmatika terhadap, dan dalam tercantum jumlah dan merek/type dan satuan barang, maka jika terdapat hal-hal yang meragukan Pokja ULP seperti adanya satuan barang yang terlalu murah dan/atau jumlah unit barang yang tidak sesuai dengan dokumen pengadaan, hal tersebut harus diklarifikasi kepada penyedia bersangkutan. Tata cara koreksi aritmatika tergantung pada jenis kontrak yang digunakan. Jika kontrak yang digunakan adalah kontrak lumpsum, koreksi aritmatika tidak merubah melainkan hanya mengoreksi jumlah volume barang/pekerjaan. Jika kontrak yang digunakan adalah kontrak satuan, koreksi aritmatika dapat merubah. Contoh perbedaan hasil koreksi aritmatik pada kontrak lumpsum dan satuan adalah sebagai berikut: Koreksi aritmatik pada proses lelang dengan jenis kontrak : Kontrak Lump sum dibutuhkan Dokumen Penawaran Hasil Koreksi Aritmatik menurut Nilai Rp60.500,- Nilai Penawaran Rp60.500,- Dokumen Pengadaan Bill of Quantity () Bill of Quantity () dalam Dokumen Penawaran dalam Dokumen Penawaran Nama barang Jumlah Nama & Jumlah Harga satuan Jumlah Nama & Jumlah Harga satuan Jumlah Brg A 110 buah Brg A 101 buah 100 10.100 Brg A 110 buah 100 10.100 Brg B 150 buah Brg B 150 buah 150 22.500 Brg B 150 buah 150 22.500 Brg C 100 buah Brg C 200 buah 75 15.000 Brg C 100 buah 75 15.000 Brg D 50 buah Brg D 80 buah 80 7.400 Brg D 50 buah 80 7.400 Jumlah 55.000 55.000 PPN 10% 5.500 5.500 Total 60.500 60.500 Hasil koreksi aritmatik adalah: 1. Jumlah unit barang A dikoreksi dari 101 menjadi 110 buah, namun hasil perkalian 110 x 100 tetap Rp10.100,- 2. Jumlah unit dan jumlah barang B sudah benar, tidak dikoreksi 3. Jumlah unit barang C dikoreksi dari 200 menjadi 100 buah, namun hasil perkalian 100 x 75 tetap Rp15.000,- 4. Jumlah unit barang D dikoreksi dari 80 menjadi 50 buah, namun hasil perkalian 50 x 80 tetap Rp7.400,- 5. Dengan demikian berdasarkan hasil koreksi aritmatika total tetap Rp60.500,-
Koreksi aritmatik pada proses lelang dengan jenis kontrak : Kontrak Harga Satuan dibutuhkan Dokumen Penawaran Hasil Koreksi Aritmatik menurut Nilai Rp60.500,- Nilai Penawaran Rp49.500,- Dokumen Pengadaan Bill of Quantity () Bill of Quantity () dalam Dokumen Penawaran dalam Dokumen Penawaran Nama barang Jumlah Nama & Jumlah Harga satuan Jumlah Nama & Jumlah Harga satuan Jumlah Brg A 110 buah Brg A 101 buah 100 10.100 Brg A 110 buah 100 11.000 Brg B 150 buah Brg B 150 buah 150 22.500 Brg B 150 buah 150 22.500 Brg C 100 buah Brg C 200 buah 75 15.000 Brg C 100 buah 75 7.500 Brg D 50 buah Brg D 80 buah 80 7.400 Brg D 50 buah 80 4.000 Jumlah 55.000 Jumlah 45.000 PPN 10% 5.500 PPN 10% 4.500 Total 60.500 Total 49.500 Hasil koreksi aritmatik adalah: 1. Jumlah unit barang A dikoreksi dari 101 menjadi 110 buah, jumlah barang A berubah menjadi Rp11.000,- 2. Jumlah unit dan jumlah barang B sudah benar, tidak dikoreksi 3. Jumlah unit barang C dikoreksi dari 200 menjadi 100 buah, jumlah barang C berubah menjadi Rp7.500,- 4. Jumlah unit barang D dikoreksi dari 80 menjadi 50 buah, jumlah barang D berubah menjadi Rp4.000,- 5. Total menjadi Rp49.500,- Koreksi aritmatika digunakan hanya untuk memperhitungkan dalam rangka penetapan pememang lelang/seleksi. Untuk kontrak lumpsum jika total lebih besar dari yang sebenarnya maka pada saat penyusunan kontrak yang digunakan adalah yang sebenarnya, tetapi jika total lebih kecil dari yang sebenarnya maka yang diperhitungkan dalam penetapan pemenang dan yang dituangkan dalam kontrak adalah yang tercantum dalam. Untuk kontrak satuan, yang digunakan untuk menetapkan pemenang dan yang akan dituangkan dalam kontrak adalah hasil koreksi aritmatik. Contoh pada kasus di atas, jika menggunakan kontrak lumpsum yang diperhitungkan sebagai hasil koreksi aritmatik adalah Rp60.500,- tetapi jika ternyata penyedia tersebut ditetapkan menjadi pemenang lelang maka yang dituangkan dalam kontrak adalah Rp49.500,- jika menggunakan kontrak satuan yang diperhitungkan untuk menetapkan pemenang dan yang akan dituangkan dalamkontrak adalah Rp49.500,- D. Pelaksanaan Klarifikasi dan Pembuktian Klarifikasi dilakukan dengan mengundang penyedia untuk menjelaskan hal hal yang menurut Pokja ULP kurang jelas. Klarifikasi dapat dilakukan oleh Pokja ULP selama masa evaluasi dokumen dan setelah pengumuman pemenang lelang/seleksi. Dalam tahap evaluasi dokumen, klarifikasi dapat dilakukan terhadap semua peserta lelang/seleksi. Klarifikasi yang dilakukan setelah pengumuman pemenang hanya dilakukan terhadap pemenang lelang. Klarifikasi yang dilakukan pada tahap evaluasi dokumen bertujuan hanya untuk
meyakinkan Pokja ULP tentang pemenuhan persyaratan yang bersifat administratif dari dukumen, karena itu penyedia tidak boleh merubah substansi nya. Penjelasan yang diperoleh dari proses klarifikasi akan dijadikan bahan pertimbangan dalam menetapkan pemenang lelang/seleksi. Proses klarifikasi harus dituangkan dalam berita acara dan menjadi bagian dari dokumen. Klarifikasi yang dilakukan setelah pengumuman pemenang lelang bertujuan untuk memastikan bahwa pemenang lelang akan mampu melaksanakan seluruh kewajibannya dengan baik. Karena itu klarifikasi lebih mementingkan penjelasan dari Pokja ULP tentang kewajiban penyedia sebagai pemenang lelang/seleksi. Dalam hal ini klarifikasi bukan untuk memperoleh penjelasan dari pemenang lelang/seleksi melainkan untuk memastikan kesanggupan dan kesediaan penyedia memenuhi seluruh kewajibannya sesuai dengan yang tercantum dalam. Pelaksanaan klarifikasi dilakukan setelah masa sanggah atas penetapan pemenang berakhir dan sanggahan yang masuk sudah dijawab oleh Ketua ULP serta tidak ada sanggahan banding. Hal yang perlu diklarifikasi adalah: 1. Harga satuan barang yang tidak wajar atau di bawah pasar; 2. Volume pekerjaan yang tidak sesuai dengan dokumen pengadaan; 3. yang tidak cukup tersedia di pasar; 4. Harga satuan yang tidak ditulis atau ditulis nol. Hasil klarifikasi harus meyakinkan Pokja ULP tentang kesanggupan penyedia untuk memenuhi kewajibannya sesuai dengan yang dikehendaki Pokja ULP dan telah dituangkan dalam dokumen pengadaan. Dengan demikian hasil klarifikasi dapat memastikan bahwa pelaksanaan kontrak akan berjalan dengan lancar. Klarifikasi harus meyakinkan Pokja ULP sebagai berikut: a. Terhadap barang yang satuannya lebih rendah dari pasar, penyedia harus menyatakan kesanggupannya untuk menyediakan barang tersebut. Kualitas teknis barang tidak boleh dikurangi dan penyedia tidak berhak untuk meminta kenaikan. b. Terhadap volume pekerjaan atau jumlah unit barang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen pengadaan, penyedia harus menyatakan kesanggupannya untuk menyediakan barang tersebut sesuai jumlah unit yang tercantum dalam pengadaan. Perbedaan antara volume pekerjaan yang tercantum dalam dokumen dengan yang tercantum dalam dokumen pengadaan telah dikoreksi oleh Pokja ULP pada saat evaluasi dokumen (koreksi aritmatik). Hasil koreksi tersebut dijelaskan kepada penyedia dalam acara klarifikasi dan penyedia harus menerima koreksi tersebut serta menyatakan sanggup memenuhinya. c. Terhadap barang yang sudah tidak tersedia di pasar, penyedia harus dapat meyakinkan bahwa ia mampu menyediakan barang tersebut. d. Terhadap satuan barang/pekerjaan yang tidak ditulis atau ditulis nol, penyedia harus menyatakan kesanggupannya menyediakan barang tersebut tanpa tambahan. Harga barang tersebut dianggap sudah termasuk dalam barang yang lain. E. Sanksi terhadap Penyedia Kesalahan penyedia dalam menyusun dokumen dapat berakibat pada hasil koreksi aritmatik sebagai berikut: 1. Perbedaan antara nilai pada dengan hasil koreksi aritmatik terhadap : a. lebih kecil dari yang tercantum dalam b. lebih besar dari yang tercantum dalam
2. Jumlah unit barang dalam tidak sesuai dengan unit barang dalam dokumen pengadaan: a. Jumlah unit barang dalam lebih banyak dari yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan b. Jumlah unit barang dalam lebih sedikit dari yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan 3. Terdapat item barang yang satuannya tidak ditulis (ditulis nol) Kesalahan tersebut akan berpengaruh terhadap penetapan pemenang lelang dan nilai kontrak. Pengaruh kesalahan tersebut tergantung pula pada jenis kontrak yang digunakan dalam proses lelang. Perbedaan perlakukan terhadap kesalahan tersebut adalah sebagai berikut: Hasil koreksi aritmatik a. lebih kecil dari yang tercantum dalam. b. lebih besar dari yang tercantum dalam. c. Jumlah unit barang dalam lebih banyak dari pada yang tercantum dalam dokumen pengadaan. d. Jumlah unit barang dalam lebih sedikit dari pada yang tercantum dalam dokumen pengadaan. e. Terdapat item barang yang satuannya tidak ditulis (ditulis nol) KONTRAK LUMP SUM Dasar Dasar penetapan Penyusunan pemenang Kontrak Jumlah unit barang dikoreksi, kontrak tetap sesuai, tersebut harus dilaksanakan tanpa menambah biaya. KONTRAK HARGA SATUAN Dasar Dituangkan penetapan dalam pemenang kontrak Digugurkan dalam evaluasi teknis karena jumlah barang yang ditawarkan tidak cukup., barang yg nya tidak ditulis dihitung dengan nol., barang yg nya tidak ditulis tetap harus dilaksanakan dengan nol (dianggap sudah masuk dalam barang yg lain).
Dari cara perlakuan terhadap hasil koreksi aritmatik seperti tersebut di atas, kemungkinan akan terjadi penolakan oleh penyedia barang/jasa: 1. Jika kontrak yang digunakan adalah kontrak lump sum, penolakan oleh penyedia mungkin terjadi jika: a. yang lebih besar dari yang tercantum dalam. Penyedia mungkin menolak untuk menjadi pemenang lelang dengan kontrak sebesar yang tercantum dalam. b. Jumlah unit barang dalam lebih sedikit dari pada yang tercantum dalam dokumen pengadaan. Penyedia mungkin menolak karena diharuskan menyediakan barang sebanyak yang tercantum dalam dokumen pengadaan tanpa penambahan. c. Terdapat item barang yang satuannya tidak ditulis (ditulis nol). Penyedia mungkin menolak karena diharuskan menyediakan barang tersebut tanpa penambahan. 2. Jika kontrak yang digunakan adalah kontrak satuan, penolakan oleh penyedia mungkin terjadi jika terdapat item barang yang satuannya tidak ditulis (ditulis nol). Penyedia mungkin menolak karena diharuskan menyediakan barang tersebut tanpa penambahan. Terhadap penyedia barang/jasa yang menolak hasil koreksi aritmatik tersebut dapat dikenakan sanksi berupa pembatalan sebagai pemenang, masuk dalam daftar hitang, dan/atau tuntutan pidana. Daftar Pustaka: 1. Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan /Jasa Pemerintah. 2. Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan /Jasa Pemerintah. 3. Peraturan Kepala LKPP nomor 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan /Jasa Pemerintah. 4. Peraturan Kepala LKP{P Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering. 5. Kuncoro, Agus. Begini Tender Yang Benar, Jogjakarta, Primaprint, 2013. 6. Sopian, Abu. Tata Cara Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi, Jogjakarta, Pustaka Felicha, 2012. 7. Sopian, Abu. Dasar-Dasar Pengadaan /Jasa Pemerintah, Jakarta, In Media, 2014.