1.1 Pengertian MYOB MYOB Premier adalah sebuah aplikasi akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integrated software). A. Pengenalan Tampilan awal MYOB Premier 12 a b c d e Gambar 1.1 Tampilan awal MYOB Premier V. 12 Ket : a) Menu untuk membuka Database perusahaan yang sudah ada. b) Menu untuk membuat Database perusahaan yang baru. c) Menu untuk membuka contoh data perusahaan yang sudah disiapkan secara default. d) Menu untuk melihat hal-hal terbaru dari versi Myob yang digunakan. e) Menu untuk keluar dari Myob. B. Langkah- langkah menjalankan MYOB Premier V.12 - Untuk membuka aplikasi Myob Premier, KlIK Menu Start pilih Myob Premier V.12 - Kemudiaan klik Create, maka akan muncul tampilan sebagai berikut : - Klik Netx
- Kemudian masukkan Data-data Perusahaan - Klik Netx - Tentukan Current FY, Last Month FY, Conversion Month, Number of Acct Periode - Klik Next
- Pilih radio button yang ketiga, lalu Klik Next - Kemudian klik Change untuk menentukan tempat penyimpanan Database perusahaan - Klik Next
- Maka akan muncul tampilan jendela Conclusion - Pilih Command Centre - Maka akan muncul jendela utama Myob, seperti berikut:
1.2 Setup Multi Currencies Saat membuat file baru fasilitas multi currencies tidak langsung diaktifkan oleh MYOB Premier, dengan cara: 1. Dari Menu Bar pilih menu Setup, pilih dan klik Preferences.
2. Pada bagian tab System. 3. Pilih I Deal in Multiple Currencies. 4. Pilih Turn on Category Tracking, kemudian set Categories menjadi Required on All Transaction. 5. Klik OK. 6. Kemudaian akan tampil pesan.
7. Klik OK. 1.3 Daftar Mata Uang Setelah mengaktifkan fasilitas multi currencies, secara otomatis telah dibuatkan salah satu mata standar internanasional, yaitu singapure dollars [local] supaya sesuai dengan kondisi di Indonesia maka kode dan nama mata uang tersebut harus diganti menjadi rupiah. 1. PIlih Menu List currencies.
2. Klik anak panah di baris singapure dollars (local) atau klik Edit (Alt D).
3. Ganti kode mata uang dari SGD menjadi IDR, namanya dari Singapure dollars menjadi Rupiah, dan simbolnya dari S$ menjadi Rp (tanpa titik). 4. Klik OK. 5. Kemudian klik edit untuk membuat mata uang lainya, yaitu mata uang USD. 6. Untuk Mata Uang USD ganti menjadi Exchange Rate menjadi Rp. 10.000.
7. Klik OK. 8. Tampilan daftar uang yang sudah di buat, seperti berikut:
1.4 Setup Account 1.4.1 Setup Account 1. New Account List Dengan Mengganti mata uang USD - - Pada tab account pilih New Kemudian buat account Cash USD dengan type account adalah bank, seperti gambar dibawah ini: - Klik OK. 2. Mengganti mata uang Account Cash USD yang semula IDR menjadi mata uang USD - Klik menu edit, pada tab Detail ganti currency menjadi USD.
- Buat currency exchange Account untuk nilai tukar IDR dengan USD seperti di bawah ini: - Kemudian klik OK. - Pada Currency Exchange Account akan tampil secara otomatis dengan kode akun 1-0111 Cash USD Exchange.
- Maka secara otomatis akan terbentuk account cash USD exchange. Lihat daftar account seperti di bawah ini:
1.4.2. Menambah Current Assets Akun - Modul Account > Account List - Klik tombol New - Isi data akun yang akan dibuat Acc # Acc Name H/D Acccount Type 1-0120 Bank (USD) D Bank 1-0121 Bank (USD) Exchange D Bank 1-0210 Trade Debtors (USD) D Account Receivable 1-0211 Trade Debtors (USD) Exchange D Account Receivables 2-0210 Trade Creditors (USD) D Account Payable 2-0211 Trade Creditors (USD) Exchage D Account Payable
1.4.3. Menghapus Data Akun - - Klik Dua Kali pada akun yang akan diubah - - Hapus akun-akun berikut 6-0100 Wages & Salaries 6-0200 Other Employer Expenses 1.4.4. Mengimport Akun Untuk mempercepat proses pembuatan akun baik header maupun detail bisa dilakukan dengan cara melakukan impor dari file yang sudah disediakan. Berikut ini langkah melakukan impor daftar akun: 1. Buka menu File Import Data - Accounts Account Information. 2. Sebelumnya, pastikan file yang akan diimpor sudah dikopikan di dalam folder C:\Primier12\ AKUN.TXT. 3. Akan tampil jendela Import File. Pada pilihan Duplicate Records pilih menjadi Update Existing Record. 4. Klik Continue.
5. Cari LETAK daftar akun yang akan di impor. 6. Klik Open. 7. Pasangkan Kolom Kiri dengan Kolom kanan, dengan cara: - Klik pada Satu Field di kolom kiri - Klik pada Field yang sama di kolom kanan. - Hingga tampak seperti gambar di bawah ini:
- Klik Import 8. Proses impor akan dijalankan oleh MYOB. Kemudian hasil impor akan ditampilkan pada jendela MYOB Premier. Without error yaitu menampilkan berapa jumlah akun yang berhasil diimpor tanpa kesalahan. Skipped yaitu jumlah akun yang gagal diimpor. Warnings yaitu akun yang tetap diimpor dengan beberapa data yang diabaikan.
Catatan : Untuk melihat log (catatan) hasil impor di folder yang sama dengan data MYOB ditempatkan. 1.4.5. Setup Linked Account 1. Setup IDR Linked Accounts a. IDR Sales Link Account - Buka dari menu List Currencies. - pilih baris mata uang Rupiah (Local), klik Edit. - Isikan 2 Linked account pada tab receivable seperti berikut ini. Asset Account for Tracking Receivables 1-1120 Piutang Usaha Bank Account for Customer Receipt 1-1112 Bank Mandiri
b. IDR Purchase Link Account : Isikan 2 Linked account pada tab Payable Accounts seperti berikut ini. Liability Account for Tracking Receivables 2-1100 Hutang Usaha Bank Account for Paying Bills 1-1111 Bank BCA
2. Currencies USD Linked Accounts Jika terjadi pembelian dan penjualan dengan mata uang asing maka kita harus menentukan kembali link acount untuk setiap mata uang asing tersebut. a. USD Sales Link Account - Buka dari menu List Currencies. - pilih baris mata uang United States Dollars, klik Edit. - Isikan 2 Linked account pada tab receivable seperti berikut ini. -0210 Trade Debtors (USD) Bank Account for Cus -0110 Bank (USD)
b. USD Purchase Link Account - Isikan 2 Linked account pada tab Payable Accounts seperti berikut ini. Liability Account for Tracking Receivables 2-0210 Trade Creditors (USD) Bank Account for Paying Bills 1-0110 Bank (USD)
1.4.6. Setup Pajak Dalam setiap jenis kode pajak yang dibuat umumnya terdiri dari 2 pilihan akun. Berikut kode pajak yang perlu di buat: KODE PAJAK YANG PERLU DI BUAT Tax code Description Tax type Rate Tax collected Tax paid V00 VAT 0% Good&Service Tax 0% V10 VAT 10% Good&Service Tax 10% N-T Non Taxable Sales Tax 0% 2-0400 Vat Collected 2-0400 Vat Collected 2-0400 Vat Collected 2-0500 Vat Paid 2-0500 Vat Paid -
- Pilih menu List Tax code New
1.4.7. Setup Jobs, Categories dan Harga 1. Jobs Jobs oleh MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan dalam perusahaan. Dengan menggunakan fasilitas job ini, perusahaan dapat melihat dan menganalisa laba atau rugi atas bagian pekerjaan tersebut. Berikut daftar jobs yang perlu dibuat: Job Code Job Name P S Product Service
- Pilih menu List Jobs New - Lakukan Langkah yang sama untuk Job S.
2. Catagory MYOB menyediakan satu fasilitas tambahan lagi untuk bisa memisahkan laporan perdevisi, cabang, tau kategori. Category yang dimaksudkan di sini nantinya kita bisa melihat laporan laba rugi. Bisa melihat laporan neraca, laporan buku besar, dan per kategori. Selain itu category bisa juga diklasifikasikan sebagai departemen suatu perusahaan yang bersifat cost centre. Daftar kategori yang perlu dibuat, seperti berikut: Categories ID Categories Name L Local O Overseas - New
- Lakukan Langkah yang sama untuk Categoties L. 3. Price Level Price ID Price Name X Y IDR USD - Pilih Menu List, Pilih Costum list & field names. - Pilih Price Levels, isikan data seperti gambar di bawah ini:
1.4.8. Setup Opening Balance Saldo awal neraca bisa dimasukkan dalam satu form secara langsung. Selain melalui menu setup balance account opening balance. Saldo awal akun juga bisa dimasukkan langsung di dalam akun itu sendiri di field opening balance. Tetapi, jika jumlah akun yang dimasukkan saldonya banyak maka memasukkan dengan cara tersebut akan lebih lama. Atau saldo awal juga bisa dimasukkan dengan cara membuatkan satu jurnal dari menu accounts record journal entry. Berikut cara yang di anjurkan untuk mengisikan saldo awal neraca yaitu : - Pilih Menu Setup Balance Account Opening Balance - Tambahkan untuk saldo awal sbb: Akun dengan mata uang asing, disikan sebesar nilai mata uang asing maka oleh MYOB akan dihitung sebesar nilai exchange-nya dari kurs yang diisi di menu list curriencies. Catatan: saldo awal ini hanya menambahkan nilai USD (klik Calculate)