ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PAKAIAN KAOS PADA TOKO VIVO SOLO BERBASIS DESKTOP NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Tjong Wijaya 11.12.6128 kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS APPAREL T-SHIRT SALES STORE SOLO VIVO-BASED DESKTOP ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PAKAIAN KAOS PADA TOKO VIVO SOLO BERBASIS DESKTOP Tjong Wijaya Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information systems have become an integral part of the business activities of a company or organization as the effects of modern developments and advances in information technology itself. The need for better information systems is also due to the problems that arise in a company or organization as a result of the use of the manual system. One part or sub- systems of the whole information system that selling information system. The need for good selling information is not only a necessity but also the needs of the employees and managers of the business owners in because companies often have errors and experiencing delays in selling and buying processing. Selling information system was designed and made by combining at least two major software can work well to collect the required data and then bring it to the place of destination. Keywords: selling information systems, selling and buying data processing iii
1. Pendahuluan Pada saat ini peranan perangkat komputer sangat membantu kita dalam proses menjalankan kegiatan bisnis. Penggunaan perangkat komputer di bidang teknologi sistem informasi telah banyak diterapkan dan mengalami perkembangan yang sangat pesat di segala bidang. Perangkat komputer masa kini telah mengalami banyak perkembangan dan memiliki banyak keunggulan, karena perangkat komputer ini dapat diprogram serta di-upgrade sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Maka dari itu sistem informasi berbasis komputer mempunyai peranan yang sangat penting dalam kebutuhan kegiatan bisnis di dalam sebuah perusahaan. Pada saat ini telah banyak sekali diberbagai bidang maupun perusahaan-perusahaan yang telah memanfaatkan sistem informasi yang berbasis komputer sebagai alat dalam mempermudah pengolahan data, karena dapat bekerja dengan baik dan cepat sesuai dengan harapan perusahaan. Dari pengolahan data yang masih menggunakan cara manual, di mana pada waktu perusahaan akan melakukan pendataan atau penggecekan stok barang dan transaksi penjualan masih saja sering mengalami kesalahan dan terlalu menghabiskan banyak waktu dalam proses menghasilkan laporan yang tepat dan akurat dalam sebuah perusahaan. Maka dengan adanya masalah tersebut diatas dirancanglah sebuah sistem informasi berbasis komputer untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang ada, serta dapat memberikan informasi yang akurat, tepat, dan cepat dalam persaingan bisnis sehingga bisa meningkatkan kepuasan dalam pelayanan terhadap konsumen. Toko Vivo Solo yang dimiliki oleh Bun Edy merupakan toko yang bergerak dalam bidang penjualan pakaian kaos. Toko Vivo Solo terletak di Solo. Toko ini masih menggunakan sistem manual dalam proses pengolahan data dan media pencatatan transaksi masih menggunakan kertas sehingga memiliki resiko lebih besar dalam kerusakan atau kehilangan data. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka untuk mempermudah dalam mengelola data dan meningkatkan kinerja perusahaan diperlukan sebuah sistem informasi penjualan berbasis komputer. Oleh karena itu dari latar belakang masalah diatas penulis bermaksud untuk melakukan penelitian dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pakaian Kaos pada Toko Vivo Solo Berbasis Desktop. 1
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Definisi Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 1 Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2 Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu : 1. Komponen (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batasan (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut 3. Lingkungan luar (Environment) Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar sistem yang menguntungkan 1 Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis (edisi ketiga; Yogyakarta:ANDI, 2005), hal. 1. 2 Ibid. 2
merupakan energi sistem dan harus tetap di jaga demi kelangsungan hidup sistem. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus di tahan sehingga tidak mengganggu hidup sistem tersebut. 4. Penghubung (Interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir antara subsistem. Keluaran (output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung suatu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk suatu kesatuan. 5. Masukan (Input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Pengolah (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 7. Keluaran (Output) Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 8. Sasaran (Goal) Suatu sistem pasti akan mempunyai tujuan (good) atau sasaran (objective). Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Definisi Informasi Menurut Gordon B. Davis, bahwa definis informasi secara pemakaian sistem informasi adalah : 3
Data yang telah di olah menjadi sebuah bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang 3 Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang di olah proses sedemikian rupa, sehingga mempunyai manfaat bagi penerimanya, untuk membantu atau mendukung dalam mengambil keputusan. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 4 2.4 Konsep Dasar Penjualan 2.4.1 Definisi Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p202), Penjualan merupakan transaksi dari pelanggan ke perusahaan, yang melibatkan sumber daya dalam suatu perusahaan, prosedur, data serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan itu sendiri sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. 2.4.2 Definisi Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi Penjualan didefinisikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Niswonger, 1999). 3 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 8 4 Ibid., hal. 11. 4
2.5 Jenis Jenis Analisis 2.5.1 Pengertian PIECES Analisis PIECES adalah analisis yang digunakan untuk menilai sistem yang lama dengan sistem yang baru dari enam sisi aspek yaitu yang biasa dikenal dengan analisis PIECES : Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service. 2.6 Konsep Permodelan Sistem 2.6.1 Flowchart Sistem Bagan alir (flowchart) adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. System flowchart adalah bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. 5 2.6.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah Diagram Aliran Data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan. 6 DFD dapat dibagi ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang bertambah. 2.6.3 Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berinteraksi yang bertujuan untuk mengatur mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengembalian kembali. Data merupakan fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai berupa angka, deretan, karakter atau simbol. 7 2.6.4 Sistem Basis Data Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data si sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan/atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file(tabel-tabel) tersebut. 8 2.6.5 Normalisasi 5 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 263 6 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 64 7 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Penerbit Andi, hal 2 8 Fathansyah, Ir, Basis Data, Informatika, 1999, hal 10 5
Normaliasasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Dalam perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal. 2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan Dalam membangun atau mengembangkan suatu aplikasi pasti membutuhkan sebuah perangkat lunak. Khususnya untuk membuat aplikasi penjualan berbasis desktop ini akan menggunakan perangkat lunak Microsoft SQL Server 2000 dan Microsoft Visual Basic 6.0. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis Kelemahan Sistem 3.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja merupakan kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (respon time) dari suatu sistem. Jumlah Produksi = Pembuatan nota kepada pelanggan masih secara manual, dibutuhkan waktu ± 3-5 menit dalam membuat nota dan hanya bisa dilakukan untuk 1 pelanggan dalam 1 kali transaksi. Dalam satu hari rata-rata terjadi kurang lebih 25 transaksi dengan 25 nota. Waktu tanggap = Pelanggan harus menunggu sekitar 3-5 menit untuk mendapatkan nota penjualan. 3.1.2 Analisis Informasi (Information) a. Dari segi akurat Penyajian informasi tidak akurat, misalnya kesalahan ketika melakukan perhitungan yang berasal dari arsip-arsip yang ada. Kesalahan dalam menginput data penjualan misal salah menuliskan data barang dan jumlah yang terjual. b. Dari segi tepat waktu Informasi yang diperoleh kurang tepat waktu karena sering terjadi keterlambatan dalam proses pembuatan laporan dan juga kurang maksimal karena untuk mencari data masih menggunakan cara manual dengan membuka arsip-arsip yang ada. c. Dari segi relevan 6
Informasi yang dihasilkan tidak sesuai yang diinginkan. Misal informasi data yang disajikan tidak tersusun dengan jelas karena pencarian data masih secara manual. 3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Permasalahan ekonomi berkaitan erat dengan masalah biaya dan keuntungan. Secara ekonomis, sistem yang ada pada saat ini membutuhkan biaya operasional yang tidak sedikit biaya. Ini disebabkan karena dalam pemrosesan data juga dalam pembuatan menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya serta buku-buku untuk penyimpanan dokumen sangat boros, karena sering mengalami kesalahan sehingga tidak digunakan lagi. 3.1.4 Analisis Keamanan (Control) Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi, dan persyaratan. Dari hasil pengamatan di Toko Vivo Solo yang sedang berjalan sangat tidak aman, karena tidak adanya pembatasan hak askses terhadap informasi yang ada. Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara terbuka dan sembarangan sehingga orang lain dengan mudah mengakses informasi yang ada. 3.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efesiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Pemakaian waktu dan sumber daya yang tidak tepat dapat menyebabkan pemborosan. Pada sistem lama, dibutuhkan waktu yang lama untuk mengolah data-data dan membuat laporan. 3.1.6 Analisis Layanan (Service) Dari segi analisis pelayanan untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa dilihat dari segi pelayanannya. Dalam sistem lama pelayanan terhadap pembeli masih sangat buruk karena dalam satu pelayanan membutuhkan waktu yang relatif lama, sehingga membuat pembeli/pengungjung tidak puas. 7
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Flowchart Admin Merk Barang Barang Kategori Retur Supplier Penjualan Input Data Admin Input Data Merk Barang Input Data Barang Input Data Kategori Input Data Retur Input Data Input Data Supplier Input Data Penjualan Admin Merk Barang Barang Kategori Retur Detail Retur Supplier Penjualan Admin Merk Barang Barang Kategori Retur Detail_ Supplier Detail_Penjualan Penjualan Pembuatan Laporan Barang Pembuatan Laporan Kategori Pembuatan Laporan Retur Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Supplier Pembuatan Laporan Penjualan Data Barang Data Kategori Data Retur Data Data Supplier Data Penjualan Nota Gambar 3.1 Flowchart Sistem 8
3.3 Perancangan Basis Data 3.3.1 Relasi Antar Tabel Barang Id_Barang * Id_Kategori ** Nama_Barang Id_Merk ** Harga_Beli Harga_Jual Stok Kategori Id_kategori * Nama_Kategori Merk Id_Merk * Nama_Merk Detail_Penjualan Id_Barang ** No_Penjualan ** Harga Jumlah Penjualan No_Penjualan * Tgl_Jual Id_admin** Admin Id_Admin * Passlogin Nama_Lengkap Status Detail_ Id_Barang ** No_ ** Harga Jumlah No_ * Tgl_Beli Id_Admin ** Kode_Supplier ** Detail_Retur_Beli Retur No_Retur ** Id_Barang ** Kode_Supplier** Jumlah No_Retur * Tgl_Retur No_ ** Supplier Kode_Supplier * Nama_Supplier Alamat No_Telpon Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel 4. Implementasi dan Pembahasan Sistem 4.1 Uji Coba Sistem dan Program 4.1.1 Uji Coba Sistem 4.1.1.1 White Box Testing White box testing merupakan cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan mencari apakah terjadi kesalahan, jika ada modul yang menghasilkan kesalahan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, available, dan parameter yang terlibat ada unit tersebut akan dicek satu per satu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang. White box testing dilakukan pada sistem login pada saat menginputkan username, password dan status. Apabila user atau admin salah menginputkan username, password, dan status, maka akan muncul pesan error seperti berikut : 9
Gambar 4.1 Contoh White Box Testing 4.1.1.2 Black Box Testing Black Box Testing merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak (software). Cara pengujiannya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah hasil dari black box testing yang telah dilakukan : Tabel 4.1 Uji Black Box Menu Pengujian Hasil Pengujian Login Login User atau Admin untuk masuk ke sistem Admin Proses untuk tambah, simpan, ubah, hapus dan keluar dari tampilan form admin Menu Utama Menampilkan MDI Form yang isinya File, Master, Detail, Laporan, dan About Kategori Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar dari tampilan form kategori Merk Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar dari tampilan form merk Supplier Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar dari tampilan form supplier Barang Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar dari tampilan form barang Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan form pembelian Penjualan Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan form penjualan Retur Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan form retur pembelian Laporan Menampilkan dan proses cetak sukses 10
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian yang telah diuraikan pada BAB IV, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan ini telah memberikan informasi yang akurat, cepat dan tepat kepada pihak toko Vivo Solo. 5.2 Saran Sebuah sistem pasti memerlukan saran agar dalam implementasi dan pengembangannya dapat berjalan dengan baik. Ada beberapa saran sehubungan dengan sistem informasi penjualan ini antara lain : 1. Untuk pengembangan sistem sebaiknya membuat tampilan yang lebih menarik dari sistem ini karena tampilannya dirasa masih sederhana. 2. Dengan adanya sistem yang diusulkan oleh penulis diharapkan Toko Vivo Solo melakukan pelatihan untuk petugas yang mengelola sistem ini atau ditempatkannya orang yang benar-benar paham dan mengerti akan sistem ini, sehingga sistem ini pun dapat dijalankan dengan baik pula. Demikian kesimpulan dan saran yang telah disampaikan, penulis berharap sistem baru yang telah diusulkan tersebut dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan mempertimbangkan sran tersebut, penulis mengharapkan sistem baru yang diusulkan dapat diterapkan pada Toko Vivo Solo dan bermanfaat bagi pihak pemilik. 11
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keuntungan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta:Andi Offset. Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika. Helmy, S.Kom dan Ridwan Sanjaya, SE, Skom. 2003. base SQL Server 2000 dengan Java. Jakarta: Elex Media Komputindo. HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset. 12