Bab 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Perkembangan sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) di era globalisasi ini dalam mendukung setiap kegiatan operasional organisasi semakin pesat. Tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan SI/TI yang pesat ini menuntut setiap organisasi untuk dapat memanfaatkannya. Persaingan bisnis yang semakin tinggi membuat setiap organisasi mau tidak mau harus meng-update setiap perkembangan yang ada. Terbukti bahwa saat ini hampir semua organisasi membutuhkan SI/TI dalam setiap kegiatan di dalamnya. Pemanfaatan SI/TI yang semakin berkembang dari tahun ke tahun membuat komponenkomponen penunjangnya pun semakin berkembang. Komponen penunjang tersebut dapat berupa perangkat lunak, perangkat keras, maupun sumber daya manusia yang mengelola SI/TI. SI/TI merupakan sekumpulan komponen komputerisasi yang terintegrasi dengan baik, sehingga dapat memberikan informasi yang bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu pada organisasi. Dalam mengelola SI/TI yang ada, diperlukan koordinasi yang baik antar sumber daya yang ada, sehingga dapat mencapai tujuan organisasi seperti yang telah direncanakan sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya masalah yang tidak terkontrol dengan baik. Saat ini informasi 1
2 merupakan salah satu sumber daya yang tidak kalah pentingnya jika dibandingkan dengan sumber daya yang lain (manusia, mesin, material dan uang). Oleh karena itu, SI/TI harus direncanakan sedemikian rupa mulai dari tingkat strategis hingga tingkat implementasi operasional. Guna menjawab berbagai hal tersebut, maka diperlukan perencanaan terhadap SI/TI yang digunakan oleh organisasi secara keseluruhan dan tepat. Perencanaan strategis SI/TI harus dilakukan oleh pihak yang independen supaya dapat menghasilkan suatu rencana strategis yang sesuai dengan tujuan bisnis organisasi. Perencanaan strategis SI/TI dilakukan untuk mendapatkan solusi atau rekomendasi terhadap penerapan SI/TI di organisasi. Proses penyusunan rencana strategis SI/TI merupakan sebuah proses yang kompleks baik sejak tahapan perancangan, implementasi sampai kepada tahapan monitoring dan evaluasi. Oleh karena itu, proses perencanaan strategis SI/TI harus dikelola berdasarkan suatu petunjuk yang jelas dengan tujuan untuk menyelaraskan antara strategi dan tujuan bisnis di organisasi. Hal itu dimaksudkan untuk memberikan hasil yang maksimal bagi organisasi. Proses penyelarasan strategi tersebut harus melihat bagaimana gambaran SI/TI, baik yang saat ini digunakan maupun yang masih dalam proses perencanaan di organisasi. Sebagai suatu organisasi yang berfokus kepada pelayanan publik, Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga diharapkan dapat tanggap terhadap keadaan pemenuhan pelayanan publik
3 yang berbasis TI. Tuntutan kebutuhan pelayanan publik di bidang perpustakaan tentu harus ditunjang oleh keberadaan SI/TI baik dalam hal pengaksesan, pengolahan dan pendayagunaan informasi untuk kepentingan antar unit di organisasi. Saat ini, penerapan SI/TI di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga masih belum optimal dikarenakan SI/TI yang digunakan hanya terbatas pada aplikasi-aplikasi perkantoran yang terdapat di setiap unit. Aplikasi perkantoran tersebut berupa aplikasi pengolah kata dan spreadsheet. Berdasarkan keadaan tersebut, maka proses pengolahan dan sinkronisasi data maupun informasi menjadi lamban yang dapat menyebabkan menurunnya tingkat layanan kepada masyarakat. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh Perpustakaan Daerah Kota Salatiga, maka sangat diperlukan proses analisis dan perencanaan mengenai SI/TI yang akan digunakan di organisasi. Hal tersebut bertujuan agar organisasi dalam dapat mengetahui sejauh mana manfaat yang akan diberikan oleh SI/TI yang akan diterapkan. Tujuan lain adalah untuk mengetahui kebutuhan SI/TI sesuai dengan proses bisnis organisasi di Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Dalam melakukan perencanaan strategis terhadap SI/TI, maka digunakan suatu kerangka kerja yang dapat dijadikan panduan untuk menyusun rencana strategis. Sesuai dengan kondisi organisasi Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dimana Kepala Kantor memiliki kewenangan terhadap operasional
4 organisasi, maka digunakan metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP) yang dirancang untuk mengembangkan arsitektur berbasis enterprise dan mudah dipahami secara non teknis. EAP merupakan sebuah kerangka kerja untuk mengkategorikan artefak arsitektur SI/TI yang dapat dikelompokkan ke masing-masing bagian dan fungsi berdasarkan pendekatan komprehensif di organisasi, sehingga dapat diketahui bagaimana kelayakan SI/TI yang dibutuhkan sesuai tujuan bisnis organisasi. Pembahasan lebih difokuskan pada analisis strategi bisnis, sistem informasi, dan teknologi informasi pada Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, sehingga dapat menghasilkan sebuah perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang baik. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas,dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : Bagaimana menerapkan hasil dari implementasi sistem sebagai media informasi Bagaimana cara menyelaraskan strategi bisnis pada suatu organisasi,dalam hal ini adalah perpustakaan daerah Salatiga. 1.3 Tujuan dan Manfaat Dengan adanya evaluasi dan perancangan arsitektur SI ini makan diharapkan bahwa informasi yang akan dihasilkan adalah
5 informasi yang berkualitas,sehingga akan sangat membantu bagi perpustakaan daerah Salatiga. 1.4 Batasan Masalah Agar tidak terlalu luas area pembahasan,perlu adanya batasan-batasan masalah yang meliputi : Tidak membahas tentang keamanan data dalam basi data yang digunakan. Data yang digunakan merupakan data asli yang diperoleh langsung dari perpustakaan daerah Salatiga. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah yang akan dibahas, sistematika penulisan skripsi ini dibagi dalam beberapa bab sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, dan sistematika penelitian. Bab II Tinjauan Pustaka Pada bagian ini membahas tentang penelitian-penelitian terdahulu yang menggunakan Enterprise Architecture Planning (EAP),dan tentang teori-teori dari Enterprise Architecture Planning (EAP),itu sendiri.
6 Bab III Metode dan Perancangan Sistem Pada bagian ini berisi metode penelitian menggunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP), tahapan yang dilakukan antara lain: pengumpulan data, pengukuran, dan analisis data. Bab IV Hasil dan Pembahasan Pada bagian ini berisi mengenai pembahasan tentang Perpustakaan dan Arsip Daerah Salatiga, evaluasi terhadap arsitektur SI, dan perancangan arsitektur SI dengan menggunakan Enterprise Architecture Planning. Bab V Kesimpulan Pada bagian ini berisikesimpulan mengenai hasil temuan arsitektur SI yang digunakan organisasi dan bagaimana hasilperancangan arsitektur SI di Perpustakaan dan Arsip Daerah Salatiga.