CARA AKSES PROGRAM APLIKASI Pastikan untuk memiliki aplikasi yang dapat mengekstrak file bentuk Zip, seperti WinRar, 7Zip, dll. Klik kanan pada file Aplikasi.Zip, pilih Extract Files, tekan Ok. Pastikan untuk me-restore database terlebih dahulu. Untuk dapat menjalankan aplikasi yang berbentuk Exe, pilih folder ProgramAdministrasiDanManajemenProyek, bin, debug dan double-click pada ProgramAdministrasiDanManajemenProyek.exe RESTORE DATABASE Berikut cara melakukan restore database : Buka SQL Server Management Studio. Koneksikan kepada Server, bisa menggunakan Windows Authentication atau SQL Server Authentication. Pada database, klik kanan pada mouse, lalu pilih Restore Database. Jika data yang diambil berasal dari database pada sql, maka ketikkan nama database pada pilihan To database, sementara jika data yang diambil berasal dari komputer maka pilih 'from device'.
Jika memilih 'from device' dan menekan tombol disampingnya, maka akan ditampilkan form berikut ini. Pilih Add, arahkan ke lokasi penyimpanan database back up sebelumnya, setelah itu tekan OK. Pastikan untuk mencentang kolom restore, lalu tekan OK. Tunggu beberapa saat dan data akan berhasil di-restore. CARA PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI Gambar 1 adalah user interface untuk menu utama di dalam aplikasi sistem informasi akuntansi administrasi dan pengelolaan proyek pada PT PLN (Persero) WKSKT Unit Induk Pembangunan dan Listrik Perdesaan. Menu ini ditampilkan
pada saat pengguna pertama kali mengakses aplikasi dan pengguna harus login terlebih dahulu jika ingin mengakses menu-menu yang ada disini.. Gambar 4.1 User Interface Menu Utama Gambar 4.2 merupakan user interface untuk login. Pengguna harus mengisi ID dan kata sandi yang telah didaftarkan. Jika ID atau kata sandi salah, sistem akan menampilkan pesan kesalahan. Jika ID atau kata sandi benar, sistem akan menampilkan menu utama yang berisikan menu-menu yang dapat diakses pengguna. Gambar 4.2 User Interface Menu Log In
Gambar 4.3 merupakan user interface untuk proyek usulan area. Pengguna dapat mencatatkan data proyek usulan yang diajukan oleh area pada field yang tersedia. Pengguna kemudian menyimpan data proyek usulan dan tombol Buat Anggaran akan aktif. User interface untuk pencatatan anggaran biaya ditunjukkan pada gambar 4.4. Pengguna akan memilih jenis kegiatan, mengisi volume dan satuan. Pengguna dapat menekan tombol Tambah untuk menambahkan jenis kegiatan yang dimiliki proyek ke dalam sistem. Pengguna dapat menghapus jika terdapat kesalahan pencatatan jenis kegiatan. Gambar 4.3 User Interface Proyek Usulan Area
Gambar 4.4 User Interface Anggaran Biaya Proyek Usulan Gambar 4.5 User Interface Rincian Anggaran Biaya Proyek Usulan Gambar 4.5 merupakan user interface untuk mencatat rincian anggaran proyek usulan. User interface ini ditampilkan setelah pengguna memilih Jenis Kegiatan dan menekan tombol Tambah Uraian Pekerjaan pada form Anggaran Proyek Usulan Area.
Pengguna akan mencatatkan data rincian anggaran proyek usulan yang berisikan data uraian pekerjaan dimana Jumlah Harga, PPN, Jumlah dihitung oleh sistem dan pengguna tidak dapat mengisi sendiri. Total yang ditampilkan merupakan akumulasi Jumlah dari keseluruhan uraian pekerjaan, dan sistem akan melakukan pembulatan nilai yang ditampilkan pada Dibulatkan. Pengguna dapat menghapus data uraian pekerjaan yang telah didaftarkan jika terjadi kesalahan dalam pencatatan. Gambar 4.6 merupakan user interface untuk pencatatan RKA-KL. Pengguna harus mengisi No. RKA-KL dan Periode Tahun, kemudian melakukan pencarian proyek yang ingin didaftarkan di dalam RKA-KL. Area dan Pekerjaan Pembangunan akan terisi secara otomatis jika proyek telah dipilih dan pengguna tidak dapat mengubahnya. Pengguna harus memilih Tanggal Rencana Pembangunan dan menekan tombol Tambah Detail untuk menambahkan proyek ke dalam RKA-KL. Gambar 4.6 User Interface RKA-KL Gambar 4.7 merupakan user interface untuk persetujuan pelaksanaan proyek. Pengguna dapat mencari No. RKA-KL atau langsung mengisinya jika
mengetahuinya. Sistem akan menampilkan semua data proyek yang terdapat di dalam RKA-KL tersebut. Pengguna harus memilih proyek terlebih dahulu dan sistem akan menampilkan data proyek tersebut dan kemudian mengubah Status proyek, memilih Asbuilt Drawing dan mengisikan nama pembuat gambar. Pengguna akan menekan tombol Buat Perintah Kerja setelah selesai mengisikan data persetujuan proyek. Proyek yang dibuatkan Perintah Kerja akan dihilangkan dari daftar yang ada di user interface. Gambar 4.7 User Interface Persetujuan Pelaksanaan Proyek
Gambar 4.8 User Interface Perintah Kerja Gambar 4.8 merupakan user interface untuk Perintah Kerja. User interface ini ditampilkan setelah pengguna menekan tombol Buat Perintah Kerja di form Persetujuan Pelaksanaan Proyek. Nama Proyek, Pekerjaan Pembangunan dan Lokasi akan ditampilkan langsung oleh sistem dan pengguna tidak dapat mengubahnya. Pengguna akan mengisi No. Perintah Kerja, Direksi Pekerjaan dan Pengawas Lapangan serta memilih tanggal mulai dan akhir dari pekerjaan. Pengguna dapat kemudian dapat menyimpan perintah kerja. Gambar 4.9 adalah user interface untuk mencatatkan data dari lelang yang telah dilakukan. Pengguna dapat memilih No. RKA-KL atau mengisinya secara langsung. Pengguna kemudian dapat mengisikan data lelang dan menyimpan data tersebut. Pengguna kemudian akan mencatat data pemenang lelang form Pemenang Lelang (ditunjukkan pada gambar 4.10) dimana Kode Lelang dapat diisi sendiri atau dilakukan pencarian. Pengguna dapat melakukan pencarian terhadap rekanan atau mengisi Kode Rekanan, dan sistem akan menampilkan data rekanan. Tombol Rekanan Baru dapat ditekan pengguna jika pemenang lelang tersebut belum pernah dicatatkan atau pengguna tidak menemukan data rekanan pada saat melakukan pencarian rekanan.
Gambar 4.9 User Interface Data Lelang Gambar 4.10 User Interface Penunjukkan Pemenang Gambar 4.11 adalah user interface untuk mencatatkan data rekanan baru. Pengguna dapat mengisi semua data rekanan baru dan kemudian menekan tombol simpan untuk menyimpan data rekanan ke dalam sistem.
Gambar 4.11 User Interface Data Rekanan Gambar 4.12 merupakan user interface untuk membuat SPPBJ. Pengguna dapat melakukan pencarian untuk Kode Lelang atau mengisinya sendiri. Sistem akan menampilkan data lelang dan pemenang lelang, pengguna dapat mengisi data SPPBJ dan kemudian mencetak serta menyimpannya. Gambar 4.13 merupakan user interface untuk RAB. Pengguna harus mencari proyek terlebih dahulu dan kemudian dapat mengisi data RAB Pengguna menekan tombol Tambah untuk menambahkan Jenis Kegiatan. Pengguna yang ingin mencatatkan nilai-nilai yang ada di dalam penawaran dapat memilih Jenis Kegiatan yang telah terdaftar dan menekan tombol Tambah Uraian Pekerjaan dan sistem akan menampilkan form Rincian RAB (ditunjukkan pada gambar 4.14). Pengguna akan mencatatkan data rincian RAB yang berisikan data uraian pekerjaan dimana Jumlah Harga, PPN, Jumlah dihitung oleh sistem dan pengguna tidak dapat mengisi sendiri. Total yang ditampilkan merupakan akumulasi Jumlah dari keseluruhan uraian pekerjaan, dan sistem akan melakukan pembulatan nilai yang ditampilkan pada Dibulatkan.
Gambar 4.12 User Interface SPPBJ Gambar 4.13 User Interface RAB
Gambar 4.14 User Interface Rincian RAB Gambar 4.15 adalah user interface untuk kontrak non KSO. Pengguna akan melakukan pencarian RAB atau mengisinya sendiri. Pengguna kemudian mengisikan data kontrak satu per satu dan menekan tombol Buat Term untuk membuat tahapan progress dan termin kontrak. Jika Jenis Perjanjian yang dipilih pengguna adalah KSO, maka tombol Tambah Anggota KSO akan aktif dan pengguna dapat mengisikan data rekanan sebagai anggota KSO. Di dalam form Tahapan dan Termin Proyek yang ditunjukkan pada gambar 4.16, pengguna akan memilih nama Rekanan, dan mengisi persentase uang muka jika ada. Sistem akan menghitung jumlah uang muka, dan pengguna dapat membuat termin kontrak. Total Pembayaran akan dihitung oleh sistem jika pengguna mengisi Persentase Termin.
Gambar 4.15 User Interface Kontrak Non KSO Gambar 4.16 User Interface Tahapan dan Termin Proyek Gambar 4.17 merupakan user interface untuk membuat SPMK. Pengguna akan terlebih dahulu mencari No. Kontrak atau mengisinya sendiri. Pengguna akan mengisi data SPMK dan kemudian dapat mencetak dan menyimpannya.
Gambar 4.17 User Interface SPMK Gambar 4.18 merupakan user interface untuk RAB Addendum. Pengguna harus mencari proyek terlebih dahulu dan kemudian dapat memilih Jenis Kegiatan dan Pekerjaan Utama. Pengguna akan mencatatkan data rincian RAB yang berisikan data uraian pekerjaan dimana Jumlah Harga, PPN, Jumlah dihitung oleh sistem dan pengguna tidak dapat mengisi sendiri. Total yang ditampilkan merupakan akumulasi Jumlah dari keseluruhan uraian pekerjaan, dan sistem akan melakukan pembulatan nilai yang ditampilkan pada Dibulatkan.
Gambar 4.18 User Interface RAB Addendum Gambar 4.19 adalah user interface untuk membuat Addendum. Pengguna akan melakukan pencarian RAB Addendum atau mengisinya sendiri. Pengguna kemudian mengisikan data Addendum satu per satu dan menekan tombol Ubah Termin untuk membuat tahapan progress dan termin Addendum. Pengguna dapat mengganti nama proyek jika terdapat perubahan. Di dalam form Tahapan dan Termin Addendum yang ditunjukkan pada gambar 4.20, pengguna akan memilih nama Rekanan terlebih dahulu. Sistem akan menghitung jumlah uang muka, dan pengguna dapat membuat termin kontrak. Total Pembayaran akan dihitung oleh sistem jika pengguna mengisi Persentase Termin.
Gambar 4.19 User Interface Addendum Gambar 4.20 User Interface Tahapan dan Termin Addendum
Gambar 4.21 merupakan user interface untuk mencatat progress mingguan. Selama masa pengawasan pekerjaan pembangunan proyek yang dilakukan oleh rekanan, pengguna akan mencatatkan progress mingguan sesuai dengan laporan mingguan yang diserahkan oleh rekanan. Di dalam progress mingguan, jika waktu penyelesaian pekerjaan melebihi batas waktu jatuh tempo, secara otomatis status progress akan berubah menjadi Terlambat. Pengguna akan menyimpan progress dengan status Terlambat ini dan mencatatkan keterangan atas keterlambatan penyelesaian tersebut. Gambar 4.21 User Interface Progress Mingguan
Gambar 4.22 merupakan user interface untuk melihat rekap progress. Di dalam rekap progress ini, pengguna dapat melihat progress proyek secara keseluruhan, termin ke berapa, tanggal jatuh tempo dan status dari progress tersebut. Pengguna akan mencetak progress sebagai laporan mingguan atau laporan bulanan. Gambar 4.22 User Interface Rekap Progress Gambar 4.23 adalah user interface untuk membuat Dokumen Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan. Pengguna yang melihat adanya keterlambatan penyelesaian pekerjaan di dalam catatan progress proyek akan membuat Dokumen Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan. Pengguna akan mengisikan data Dokumen Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan. Setelah disimpan, sistem akan membuat notifikasi dan mengirimkannya pada Bendahara Pengeluaran. Dokumen ini akan dicetak dan diserahkan kepada rekanan. Gambar 4.24 adalah user interface untuk BAPP. Pengguna akan membuat BAPP jika progress pekerjaan pembangunan proyek telah mencapai jatuh tempo. Di dalam BAPP terdapat persentase kemajuan fisik yang terisi secara otomatis dari progress proyek saat ini. BAPP akan
dicetak dan diserahkan kepada Direksi Pekerjaan, dimana Direksi Pekerjaan akan membuat Perintah Perjalanan Dinas untuk Supervisor (ditunjukkan pada gambar 4.25). Gambar 4.23 User Interface Dokumen Keterlambatan Penyelesaian Pekerjaan
Gambar 4.24 User Interface BAPP Gambar 4.25 User Interface Perintah Perjalanan Dinas Gambar 4.26 adalah user interface untuk BA Energize Test. Pengguna pada awalnya akan mencari proyek dengan memasukkan nomor kontrak atau mencari kontrak. Pengguna kemudian akan mencatatkan hasil pengukuran Energize Test ke dalam field di form BA Energize Test dan menyimpannya.
Gambar 4.26 User Interface Berita Acara Energize Test Gambar 4.27 dan 4.28 adalah user interface untuk Berita Acara. Di dalam form Berita Acara, terdapat beberapa berita acara seperti Berita Acara Serah Terima Tahap I, Berita Acara Pemeriksaan/Penerimaan Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Tahap II. Pada saat membuat berita acara, baik P2K ataupun Direksi Pekerjaan akan memilih jenis berita acara dan mencatatkan nomor dari berita acara tersebut. Berita acara kemudian akan dicetak dan diarsipkan. Berita acara ini akan diserahkan kepada kantor Wilayah pada saat dilakukan serah terima pekerjaan akhir.
Gambar 4.27 User Interface Berita Acara Pemeriksaan/Penerimaan Pekerjaan Gambar 4.28 User Interface Berita Acara Serah Terima Tahap I Gambar 4.29 adalah user interface untuk pembuatan tagihan pembayaran. Tagihan pembayaran atas pelaksanaan pekerjaan pembangunan proyek akan terbuat secara otomatis. Di
dalam form ini, Pengguna akan mengotorisasi tagihan pembayaran dan sistem akan mengirimkan notifikasi untuk dibuatkan SPP (ditunjukkan pada gambar 4.30). Gambar 4.29 User Interface Membuat Notifikasi Tagihan Gambar 4.30 User Interface SPP
Gambar 4.31 merupakan user interface untuk mencatat nomor SPM dan SP2D. Pengguna akan mencatatkan nomor SPM dan SP2D ke dalam aplikasi, dimana akan mencari atau mengisi No. Kontrak terlebih dahulu dan menekan tombol simpan. Gambar 4.31 User Interface Mencatat Nomor SPM dan SP2D Gambar 4.32 adalah user interface untuk mendaftarkan karyawan. Admin akan mendaftarkan karyawan yang ada di dalam perusahaan dan memberikan hak akses untuk setiap karyawan sesuai dengan jabatan mereka, sehingga keamanan data dapat terjamin. Gambar 4.33 adalah user interface untuk mendaftarkan P2K dan Gambar 4.34 merupakan user interface untuk mendaftarkan panitia penguji/penerima barang/jasa. Jika semua data telah terisi, pengguna akan menekan tombol simpan.
Gambar 4.31 User Interface Mendaftarkan Karyawan Gambar 4.32 User Interface Mendaftarkan P2K
Gambar 4.33 User Interface Mendaftarkan Panitia Penguji/Penerima Barang/Jasa Gambar 4.34 Tombol-Tombol di User Interface Gambar 4.34 menunjukkan tombol yang terdapat di semua user interface. Tombol 1 merupakan tombol Baru yang juga bisa berarti Batal. Tombol 2 merupakan tombol Simpan. Tombol 3 merupakan tombol Print Preview. Tombol 4 merupakan tombol Print dan tombol 5 merupakan tombol Help.