BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era teknologi dan informasi yang berkembang pesat saat ini tak dapat di hindari lagi bahwa teknologi dan informasi menjadi suatu kebutuhan penting dalam kehidupan bermasyarakat. Hal ini disebabkan karena teknologi membawa suatu perubahan positif yang dapat membantu dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat. Seiring dengan perkembangannya kini juga membawa suatu perubahan besar dalam tingkat persaingan antara perusahaan, baik yang bergerak dalam bidang industri maupun jasa. Sehingga kebutuhan informasi dan teknologi yang sudah terkomputerisasi menjadi suatu kebutuhan utama bagi suatu perusahaan, itu dikarenakan pengelolaan informasi secara manual menjadi salah satu kendala yang dapat menghambat proses bisnis. PT. Tanavit Organik Murni merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa sebagai distributor di bidang penjualan hasil bumi yang dikelola secara organik, dimana dalam proses bisnisnya sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi tetapi database yang ada kurang terintegrasi dengan baik, sehingga masih menyebabkan banyak kendala-kendala dalam perusahaan. Oleh sebab itu sistem yang saat ini berjalan masih memiliki beberapa kendala seperti tidak terintegrasinya data pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman. Sehingga hendak dikembangkan menjadi suatu sistem database terintegrasi agar kinerja karyawan lebih optimal, dalam mendukung sistem pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman pada perusahaan. 1
2 1.2 Ruang Lingkup Di dalam penyusunan skripsi ini dibatasi ruang lingkup pada analisis dan perancangan sistem basis data pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman yang terintegrasi. Adapun meliputi proses-proses sebagai berikut : a. Pembelian Kegiatan yang terjadi pada proses pembelian adalah mulai dari pemesanan pembelian barang dari suplier. b. Persediaan Kegiatan yang terjadi adalah bagian persediaan akan melakukan penginputan data-data barang yang masuk, Kemudian jika ada barang yang habis maka akan dilakukan pengupdate-tan terhadap stok barang yang ada, yaitu dengan memberikan konfirmasi kepada bagian pembelian untuk dapat melakukan pemesanan barang kembali. c. Penjualan Proses penjualan yang terjadi meliputi pembuatan faktur penjualan dan surat jalan berdasarkan sales order yang diberikan agen. Tetapi di sini sebelum melakukan pemesanan seorang agen harus melakukan pendaftaran dahulu agar dapat menjadi seorang agen yang sah. Kemudian Agen akan melakukan pembayaran. Jika ada barang yang rusak maka akan dibuat surat retur penjualan kepada agen. d. Pengiriman Pengiriman akan dilakukan oleh bagian pengiriman saat menerima surat jalan dari bagian persediaan. Proses pengiriman meliputi pengambilan barang dari
3 bagian persediaan, pengecekan barang, melakukan pengiriman tepat tujuan dengan baik pengiriman di dalam kota maupun pengiriman luar kota. Kemudian melakukan pengecekan kembali untuk memastikan sampainya barang ke tujuan. 1.3 Tujuan dan manfaat Tujuan dari penyusunan skripsi ini adalah : a. Menganalisa proses pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman yang terjadi pada PT. Tanavit Organik Murni. b. Menganalisa terhadap kebutuhan sistem basis data yang dibutuhkan. c. Mengembangkan suatu sistem basis data pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman yang terintegrasi. Manfaat dari perancangan sistem ini adalah : a. Perusahaan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. b. Dihasilkan sistem basis data terintegrasi yang mendukung sistem pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman. c. Perusahaan dapat memperoleh laporan pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman secara cepat dan akurat. 1.4 Metodologi Penelitian Pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini menggunakan dua metode untuk mendapatkan data dan informasi. Metodologi penelitian yang dipakai terbagi dalam dua jenis yakni metode analisis dan perancangan. 1. Metode analisis meliputi 5 tahap :
4 a. Evaluasi Dokumen : Kami melalukan evaluasi terhadap dokumen-dokumen dari setiap proses yang berjalan seperti surat order pembelian, laporan persediaan, laporan penjualan, dan dokumen pengiriman. b. Wawancara : Kami melakukan wawancara terhadap beberapa karyawan yang kami jadikan sampel untuk mempelajari lebih medalam proses yang sedang berjalan pada masing-masing bagian. c. Observasi : Kami melakukan proses analisis mengenai aktivitas pembelian, persediaan, penjualan, dan pengiriman yang terjadi di dalam PT. Tanavit Organik Murni dengan melakukan observasi terhadap proses bisnis yang berjalan. d. Penelitian : Kami melakukan studi kepustakaan dilakukan dengan cara mempelajari bukubuku dan juga sumber-sumber lainnya yang terkait dengan penelitian ini. e. Kuisioner : Memberikan pertanyaan-pertanyaan yang telah kami sediakan dalam bentuk pilihan ganda sehingga kami dapat membatasi setiap jawaban dan pertanyaan yang berhubungan dengan rancangan sistem basis data pada perusahaan tersebut. 2. Metode perancangan : Di dalam penelitian ini metode perancangan yang digunakan menggunakan database lifecycle seperti yang dirumuskan di dalam buku Connoly Thomas M. and Begg Carolyn E. (2005), Database System.
5 a. Perancangan database terdiri dari 3 tahap, yaitu : rancangan database secara konseptual (conceptual database design), rancangan database logikal (logical database design), dan rancangan database fisikal (physical database design) b. Pembuatan rancangan masukkan (rancangan layar) c. Pembuatan aplikasi d. Pengembangan perangkat lunak 1.5 Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari lima bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub bab. Secara garis besar, penjelasan tiap bab adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini, dijelaskan mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Berbagai teori-teori secara umum, maupun teori-teori khusus yang digunakan sebagai landasan acuan di dalam penyusunan skripsi ini, akan dipaparkan dalam bab ini. BAB 3 : ANALISIS SISTEM PERUSAHAAN Bab ini berisi gambaran umum perusahaan, analisis proses yang sedang berlangsung, permasalahan yang kerap muncul dalam aktivitas perusahaan, dan juga solusinya. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini, akan membahas hasil dari analisis permasalahan yang terjadi dan bagaimana solusi yang diajukan melalui rancangan sistem database yang dibuat.
6 Kemudian akan dibahas juga rancangan sistem yang diusulkan, analisa kebutuhan informasi, rancangan interface, penerapan sistem, dan evaluasi perubahan sistem. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab terakhir yang menyajikan kesimpulan dari pembahasan dan saran-saran yang sekiranya bermanfaat untuk kemajuan perusahaan.