BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Sistem pemasaran produk dalam era globalisasi yang diawali pada abad 19 atau awal abad 20 merupakan tantangan bagi setiap pengusaha untuk memikirkan langkah-langkah yang dapat mengimbangi derasnya arus persaingan usaha. Dampak persaingan dalam usaha harus dijadikan pemicu untuk meningkatkan produktivitas, baik secara kuantitas ataupun kualitas. Untuk mempertahankan atau meningkatkan produktivitas baik kulitas maupun kuantitasnya dapat dilakukan melalui berbagai cara antara lain memperbaiki sistem, peningkatan sumber daya manusia, sumber daya alam, mesin-mesin, peralatan, serta pengendalian dan pengawasan yang baik terhadap faktor-faktor tersebut. Pengendalian dan pengawasan merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuan. ISO 9001:2000 adalah suatu sistem menjemen mutu (Quality management system) yaitu pengembangan dari pada sistem sebelumnya yaitu ISO 9000 (9001,9002,9003) berdasarkan penyesuaian penerapan di lapangan tidak dibedakan untuk perusahaan yang mengadopsi ISO 9000 dengan ISO 9001,9002, atau 9003 tetapi hanya satu nama yaitu ISO 9001:2000 dengan 23 elemen yang harus diperhatikan untuk dilaksanakan dengan pola yang telah ditentukan. Sistem ini merupakan sistem internasional yang telah diadopsi oleh banyak perusahaan di dunia termasuk di Indonesia. Keberhasilan ISO 9001:2000 dalam penerapan dapat ditinjau dan dibuktikan melalui analisa dari tim auditor baik auditor internal maupun auditor eksternal. Perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2000 diaudit setiap jadwal yang telah disepakati. Sistem ini sangat membantu pihak manajemen dalam melakukan pengawasan jalannya perusahaan. Kekeliruan atau ketidaksesuaian prosedur dapat diperbaiki melalui saran dari temuan audit yang diperoleh dilapangan. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 mempunyai prinsip tulis apa yang akan dikerjakan dan kerjakan apa yang telah ditulis. Hal ini dituangkan dalam dokumen-dokumen ISO 9001:2000 yaitu manual mutu, prosedur mutu, dan lembaran instruksi kerja yang rinci. 1
Bab I. Pendahuluan 2 Auditor sistem mutu mengaudit jalannnya pengendalian melalui formulirformulir yang telah dan harus dikerjakan oleh petugas pelaksana. Formulirformulir isian dibuat sesuai dengan kebutuhan pengawasan. Pengendalian dilakukan di semua bagian mulai dari manajemen (kebijakan manajemen) baik bagian pembelian, pergudangan, proses produksi, pendistribusian produk, serta pelatihan pegawai. Laporan audit dapat digunakan untuk penetuan kebijakan selanjutnya. Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu: 1. Memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan standar ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi. 2. Apakah sistem manajemen mutu telah diterapkan dan dipelihara dengan baik. Maka dari itu audit internal memiliki peran yang sangat besar dalam hal mengawasi kegiatan perusahaan untuk dapat memenuhi pengaturan yang telah direncanakan, baik pada persyaratan standar ataupun persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi, selain itu audit internal juga berperan untuk mengawasi perusahaan, apakah perusahaan telah menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu yang dimilikinya. Sehingga perusahaan dapat mempertahankan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang telah dimilikinya. PT. INTI (Industri Telekomunikasi Indonesia) yang berlokasi di Jl. Moch Toha No. 77 Bandung merupakan suatu perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang industri telekomunikasi. Oleh karena itu perusahaan telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada kegiatan operasional perusahaan. Kebutuhan akan informasi yang akurat dan tepat waktu mendorong perusahaan menerapkan sistem ini. Perusahaan ini dipilih sebagai objek yang diteliti oleh penulis dengan pertimbangan bahwa perusahaan telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Penulis bermaksud untuk melakukan penelitian atas pelaksanaan audit yang dilakukan dalam mempertahankan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang telah dapatkan oleh perusahaan.
Bab I. Pendahuluan 3 Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk melaksanakan penelitian dalam menyusun skripsi dengan judul: Tinjauan Atas Pelaksanaan Kegiatan Audit Sistem Manajemen Mutu untuk Mempertahankan ISO 9001:2000. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan judul diatas maka pembahasan akan dititkberatkan pada masalah pokok yang diidentifikasi sebagai berikut : 1. Apakah perusahaan telah melakukan kegiatan audit internal sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu. 2. Apakah perusahaan mampu mempertahankan sertifikasi ISO 9001:2000 1.3 Maksud dan Tujuan Maksud dari penelitian ini yaitu untuk melengkapi hasil audit secara kualitatif dan kuantitatif. Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang telah dikemukakan diatas, penelitian ini bertujuanun untuk mengetahui : 1. Untuk mengetahui pelaksanaan audit internal pada kegiatan operasional perusahaan. 2. Untuk mengetahui kemampuan pada perusahaan dalam mempertahankan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 1.4 Kegunaan Penelitian Penelitian ini diharapkan berguna bagi: 1. Akademik Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pemahaman mengenai auditing, audit internal, dan Sistem Manajemen Mutu 2. Praktisi Hasil penelitian semoga dapat dijadikan bahan masukan, informasi serta kelengkapan data yang berguna untuk pengembangan usaha. 1.5 Kerangka Pemikiran dan Hipotesis ISO 9001:2000 adalah suatu sistem manajemen mutu yang merupakan pengembangan dari sistem-sistem sebelumnya yaitu ISO 9000 (9001,9002,9003) dengan 23 elemen yang harus diperhatikan untuk dilaksanakan dengan pola yang ditentukan. Pada dasarnya sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 mempunyai prinsip tulis apa yang akan dikerjakan dan kerjakan apa yang telah ditulis.
Bab I. Pendahuluan 4 Suatu perusahaan yang mempunyai cakupan pemasaran yang cukup luas atau dengan kata lain bersifat internasional, diwajibkan memenuhi persyaratan internasional. Salah satu dari persyaratan tersebut adalah mempunyai atau mencantumkan label standar mutu internasional (ISO 9001:2000). Bagi perusahaan asing (PMA) yang beroperasi di Indonesia, maka dapat secara langsung mengadopsinya sehingga dalam menjalankan operasi perusahaannya sudah dapat langsung menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Sedangkan bagi perusahaan milik pribadi harus melalui audit ISO 9001:2000 yang dilakukan oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) agar dapat memiliki sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Untuk selanjutnya dapat menjalankan operasi perusahaan dengan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Menurut Rothery (1996:33), dalam menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. pertama-tama harus dirumuskan terlebih dahulu kebijakan kualitas perusahaan secara tertulis besrta komitmen manajemennya terhadap kualitas, lalu kemudian manajemen pun memastikan bahwa kebijakan kualitas ini dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajaran organisasi. Manajemen harus menetapkan suatu struktur organisasi yang dapat menunjukan posisi dan pembagian tanggung jawab beserta uraian jabatan dari posisi yang hasil kerjanya akan berpengaruh terhadap kualitas produk. Tugas manajemen berikutnya adalah menunjuk dan mengakat seorang manajer yang representatif dengan wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap persyaratan standar dari sistem manajemen mutu ISO 9001:200. Prinsip manajemen mutu adalah untuk mengarahkan dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan dengan pemprosesan kegiatan produksi untuk menghasilkan produk yang dapat memenuhi kebutuhan atau harapan dari berbagai pihak yang berkepentingan. Sedangkan Sistem Manajemen Mutu merupakan sistem untuk menetapkan kebijakan dalam mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu produk agar dapat memenuhi kebutuhan atau harapan dari berbagai pihak yang berkepentingan. Sehingga perusahaan mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000 yang merupakan suatu standar
Bab I. Pendahuluan 5 internasional untuk sistem manajemen mutu. Dasar-dasar manajemen mutu yang dapat dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin perusahaan ke arah perbaikan kinerja adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan bergantung kepada pelanggan, maka oleh karena itu perusahaan harus memahami kebutuhan kini dan akan datang dari pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan. 2. Sifat kepemimpinan hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat dimana sejumlah orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam mencapai sasaran dan tujuan perusahaan. 3. Pendekatan proses untuk tercapainya hasil yang lebih efisien terhadap kegiatan dan sumber daya yang dikelola. 4. Pendekatan sistem pada manajemen dengan cara mengidentifikasi, memahami, dan mengelola proses yang saling terkait sehingga sasaran dan tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien. 5. Perbaikan berkesinambungan secara menyeluruh ke arah yang lebih baik hendaklah dijadikan sasaran yang tetap dari organisasi. 6. Keputusan yang efektif didasarkan kepada analisis dan informasi. 7. Perusahaan dan pemasoknya saling bergantung dan melakukan hubungan yang saling menguntungkan. Peningkatan mutu bagi kedua belah pihak sangatlah penting untuk menciptakan kriteria-kriteria yang ditetapkan Pengelolaan organisasi perusahaan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 meliputi 23 unsur, salah satu yang dicantumkan adalah audit. Menurut Arens dan Loebecke dalam buku auditing (2000;9) menyebutkan bahwa: auditing is the accumulation and evaluation evidence about information to determine and report on the degre of correspondence betwen the quantifiable information and established criteria. Auditing should be done by competent and independent people. Menurut buku SNI 19-9000-2001 yang dikeluarkan oleh badan standarisasi nasional ICS 03.120.10 menyatakan audit adalah: Proses sistematis mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi
Bab I. Pendahuluan 6 Sedangkan yang dimaksud dengan proses dalam pengertian diatas adalah kumpulan kegiatan yang saling terkait atau yang berinteraksi yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output), kemudian bukti audit menurut buku SNI 19-9000-2001 yang dikeluarkan oleh Badan Standarisasi Nasional ICS 32.120.10 menyatakan rekaman (record) dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan. Sedangkan yang dimaksud dengan kriteria audit adalah kumpulan kebijakan, prosedur, pernyataan yang dipakai sebagai rujukan Informasi yang dapat diukur dan kriteria yang ditetapkan memiliki berbagai bentuk. Kriteria untuk mengevaluasi kuantitatif beragam, misalnya dalam laporan keuangan oleh akuntan publik, kriteria yang digunakan adalah standar akuntansi yang berlaku umum. Satuan usaha setiap kali dilakukan, lingkup tanggung jawab auditor harus jelas, terutama penetapan usaha dan periode audit. Satuan usaha yang dimaksud adalah satuan usaha legal seperti PT, CV, FA, atau perusahaan perseorangan. Bagian yang diaudit terdiri dari setiap bagian atau departemen pada perusahaan yang berbeda-beda, termasuk pernyataan tertulis dari pihak yang diaudit atau klien, komunikasi tertulis, dan hasil pernyataan auditor. Tahap akhir dalam proses audit adalah penyusunan laporan audit yang merupakan alat penyampaian temuan-temuan kepada para pemakai laporan tersebut. Isi laporan audit dapat berbeda tetapi pada hakekatnya laporan tersebut harus mampu memberikan informasi mengenai kesesuaian informasi-informasi yang diperlukan. Perbedaan antara auditing dan akuntansi, akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan secara kuantitatif. Dalam mengaudit data akuntansi yang menjadi pokok adalah menetukan apakah informasi yang dicatat telah mencerminkan dengan benar kejadian ekonomi pada periode akuntansi. Oleh karena kriterianya adalah aturan-aturan akuntansi maka seorang auditor harus memahami aturanaturan akuntansi tersebut dengan baik. Dalam laporan audit keuangan yang
Bab I. Pendahuluan 7 dimaksud dengan aturan-aturan tersebut adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum. Jenis audit terdiri dari tiga macam yaitu audit operasional, audit ketaatan, dan audit laporan keuangan. Audit operasional menurut Sunarto,S.E.,M.M. dalam buku auditing (2003;17) audit operasional merupakan pengkajian atas bagian manapun dari bagian prosedur dan metode yang diterapkan suatu perusahaan atau organisasi dengan tujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya Umumnya pada saat selesai audit opersional, auditor akan memberikan saran kepada pihak manajemen dari berbagai temuan untuk memperbaiki kegiatan operasional perusahaan. Dalam audit operasional tinjauan yang dilakukan tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi, tetapi juga meliputi evaluasi terhadap struktur organisasi, pemanfaatan komputer, metode produksi, proses pengendalian pemasaran, dan bidang lain sesuai dengan kemampuan auditor. Sedangkan untuk audit internal sistem manajemen mutu, tinjauan yang dilakukan hanya sebatas pada kegiatan operasional perusahaan apakah telah memenuhi pengaturan yang direncanakan baik itu persyaratan standar ataupun persyaratan sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan oleh organisasi dan apakah perusahaan telah menerapakan dan memelihara sistem manajemen mutu yang dimilikinya. Meskipun sistem manajemen mutu tersebut tidak dapat menjamin perusahaan untuk dapat menghasilkan produk yang lebih baik dibandingkan dengan perusahaan pesaing, namun dengan menerapkan sistem manajemen mutu dan memeliharanya dengan baik maka perusahaan diharapkan agar dapat mempertahankan bahkan meningkatkan mutu produk yang dihasilkannya sesuai dengan kemampuan perusahaan. Berdasarkan penelitian terdahulu dengan judul Analisis Manfaat Audit Internal dalam Mendorong Efektivitas Pengendalian Bahan Baku Pada Perusahaan yang Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 oleh Wandi Wiratman Soeriaatmadja pada tahun 2006 menyimpulkan bahwa audit internal dapat mendorong efektivitas pengendalian bahan baku melalui
Bab I. Pendahuluan 8 pemeriksaan terhadap kegiatan operasional perusahaan khususnya pada bagian gudang. Dari hasil rujukan tersebut diatas dapat diketahui bahwa audit internal merupakan salah satu prosedur yang harus dilaksanakan pada setiap perusahaan yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada jadwal yang telah ditetapkan. Yang menjadi perbedaan dari penelitian diatas terletak pada ruang lingkup penelitian dan pelaksanaan audit internal untuk mempertahankan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Hal ini didasarkan bahwa audit internal yang efektif dan efisien dapat memeberikan informasi tentang kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu. Selain itu organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu yang ada telah memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan standar ini, dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi serta telah diterapkan dan dipelihara secara efektif. Berdasarkan kerangka pemikiran diatas dapat ditarik hipotesis sebagai berikut: Kegiatan audit internal sistem manajemen mutu yang sesuai deangan persyaratan sistem manajemen mutu dapat mempertahankan sertifikasi sistem manajemem mutu ISO 9001:2000 1.6 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif, dengan pendekatan studi kasus. Indriantoro dan Supomo (2002;26) menyatakan bahwa: penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi. Indriantoro dan Supomo (2002;26) juga menyatakan bahwa: studi kasus adalah penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan.
Bab I. Pendahuluan 9 Teknik pengumpilan data dalam penelitian ini terdiri atas: 1. Penelitian lapangan (Field Research) Yaitu pengumpulan data secara langsung dengan mengadakan penelitian terhadap objek-objek yang diteliti untuk mendapatkan data primer, dengan melakukan: a. Observasi yaitu pengamatan langsung terhadap aktivitas-aktivitas perusahaan yang erat hubungannya dengan masalah yang diteliti. b. Wawancara, yaitu tanya jawab secara langsung dengan bagian atau departemen yang terkait dengan objek yang sedang diteliti yang ada di dalam perusahaan tersebut. 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh landasan teori guna mendukung data primer yang diperoleh selama penelitian, data ini diperoleh dari buku-buku serta referensi yang lainnya. 1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian Objek penelitian dalam skripsi ini adalah PT INTI (Industri Telekomunikasi Indonesia) yang bertempat di Jalan Moch Toha No. 77, Kecamatan Astana Anyar, Kotamadya Bandung Propinsi Jawa Barat. Penelitian dilakukan dari tanggal 09 Juni 2007 sampai dengan 16 Juni 2007