BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem Informasi Sampai saat ini belum ada kesepakatan terhadap istilah sistem informasi; beberapa penulis cenderung memilih istilah-istilah seperti 'sistem pengolahan informasi', 'sistem informasi manajemen', 'sistem informasi /keputusan', atau sekedar 'sistem informasi', yang perlu diingat adalah bahwa sistem pengolahan informasi berdasarkan komputer, dirancang untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan keputusan sebuah organisasi. Model Dasar sistem Informasi data Pengolahan Informasi Model Dasar ditambah penyimpanan data Penyimpanan data Masukan Pengolahan Informasi Gambar 2.1. Model Dasar Sistem informasi (Davenport, 1998)
Menurut Davenport (1998), sistem informasi adalah sebagai sekumpulan dari subsystem yang terdefinisi berdasarkan fungsional atau organisasi, yang membantu pengambilan keputusan dan mengontrol organisasi dengan menggunakan technologi informasi untuk menangkap, menyebarkan, menyimpan, menerima, memanipulasi atau mempertunjukkan informasi yang dipakai dalam satu atau lebih bisnis proses Sistem ERP (Enterprize Resource Planning) adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan semua informasi yang ada pada suatu perusahaan/ organisasi dan dikategorikan sebagai sebuah sistem informasi yang sangat besar (Davenport,1998). 2.2. Pengembangan Software untuk Sistem Informasi Pada tahun 1980 an, pembuatan software aplikasi besar dibuat secara factorycentric. Jadi semakin banyak kode program yang dibuat, maka dibutuhkan semakin banyak programer. Cara-cara pembuatan program sekarang ini telah mengalami banyak perubahan. Perubahan tersebut sangat mempengaruhi suplier dan konsumen dari sistem informasi tersebut. Menurut Aoyama (1998) Faktor faktor yang mempengaruhi perubahan pembuatan sistem informasi tersebut antara lain adalah tekanan untuk dapat mencapai pasar dengan cepat, kebutuhan konsumen yang selalu berubah, internet, dan bahasa pemrograman yang berkemampuan tinggi. Salah satu proses pembaharuan dari proses pembuatan software adalah dengan adanya iterative methods (Royce,1998). Metode ini memperbaiki original waterfall process. Disamping itu terdapat pula banyak model model lain dalam melakukan
pembuatan software misalnya Spiral model oleh Boehm, yang melihat pembuatan software dari manajemen risikonya. Model model pembuatan software muncul dari pertengahan 1980, dan masih berlanjut sampai sekarang. 2.3. Implementasi Sistem Informasi Banyak contoh dari kegagalan implementasi sistem informasi pada literature yang ada. Menurut (Bowtell et all, 1999) yang mencoba menjelaskan mengapa sering terjadi kegagalan pada proyek sistem informasi dan bagaimana menjamin kesuksesan proyek. Sampai sekarang belum ada suatu kesepakatan tentang bagaimana mengukur kesuksesan suatu proyek sistem informasi. Faktor faktor yang menyebabkan kesuksesan suatu proyek implementasi sistem informasi tersebut sangat bervariasi, tergantung dari sudut pandang stakeholders, karakteristik proyek yang berbeda beda dan beberapa sudut pandang lain. Markus and Tanis (2000) menulis bahwa kesuksesan tersebut tergantung pada beberapa hal tergantung siapa yang mendefinisikannya. Dari sudut pandang manajer proyek dan konsultan implementasi sistem informasi tersebut, mereka sering kali mendefinisikan implementasi tersebut sukses jika telah menyelesaikan proyek tersebut tepat waktu dan biaya. Tapi dari sudut pandang organisasi pengguna sistem informasi, kesuksesan didefinisikan sebagai kegunaan sistem tersebut untuk bisa mencapai hasil yang maksimal bagi bisnis mereka, dan biasanya mereka mengharapkan transisi yang mulus dari sistem lama ke sistem baru, mendapatkan peningkatan dari bisnis mereka
seperti pengurangan inventori, atau dapat memperbaiki ketepatan dalam pengambilan keputusan. Pada waktu suatu sistem informasi selesai dibuat, dan akan diimplementasikan ke suatu organisasi, maka akan mempengaruhi proses yang sudah ada dalam organisasi tersebut. Disinilah biasanya pandangan antara stakeholder dengan konsultan pembuat sistem informasi saling bertemu. Keluhan yang sering dikeluarkan adalah : you built what I told you, but not what I actually wanted. 2.4. Resiko Sistem Informasi Hirarki dari analisa resiko yang berkaitan dengan pembuatan sistem informasi yang berbasis perangkat lunak adalah : Gambar 2.2. menunjukkan bahwa resiko dapat diklasifikasikan dalam beberapa kategori. Dimana menurut Carr (1993), tiap tiap resiko mempunyai masalah seperti : Biaya potensial Waktu Teknikal / konsekuensi bisnis Untuk mencapai kesuksesan, suatu sistem informasi berbasis software harus memenuhi kriteria teknikal dan kebutuhan bisnis nya, dalam batas batas waktu dan biaya yang sudah ditentukan sebelumnya.
Software Based System Risk Technical Risk Management Risk Project Risk Process Risk Product Risk Sumber : Carr (1993) Gambar 2.2. Hirarki Resiko Proyek Software Resiko penentuan proyek perangkat lunak : mendefinisikan operasional, organisasional, dan contract dari software (Pressman, 2000). Resiko proyek tersebut terutama adalah tanggung jawab dari manajemen. Resiko dari proyek tersebut menyangkut penentuan batasan kontrak, external interfaces, hubungan dengan suplier, hubungan dengan vendor, support dari organisasi. Resiko Proses : termasuk disini adalah manajemen dan prosedur pekerjaan yang teknikal. Prosedur manajemen misalnya adalah cara cara planning, staffing, tracking, quality assurance. Sedangkan resiko prosedur teknikal terutama ditemukan pada aktivitas desain, program, dan testing. Resiko Produk : Kegagalan dari suatu produk sistem informasi adalah sepenuhnya tanggung jawab teknikal dari vendor. Kegagalan seringkali ditemukan pada stabilitas
standarisasi yang dibutuhkan, desain, daya guna produk, kompleksitas software, dan tes atas software tersebut. Semakin fleksibel suatu sistem, maka resiko produk akan makin sulit di kelola. 2.5. Kompleksitas Sistem Informasi Pada tabel dibawah ini, dapat diketahui tingkat kompleksitas suatu sistem informasi berdasarkan jumlah departemen yang ada di dalam suatu organisasi yang saling terkait (Pressman, 2000). Semakin banyak departmen yang saling terkait dengan sistem informasi, maka akan semakin tinggi tingkat resiko/ kemungkinan terjadinya efek yang merugikan. Di dalam tabel dijelaskan bahwa P adalah peluang kemungkinan terjadinya efek yang merugikan.
Tabel 2.1. Kompleksitas Sistem Informasi Pembuatan System Informasi Low Medium High Kemungkinan terjadinya efek yang (0.0<P<0.4) (0.4<P<0.7) (0.7<P<1.0) merugikan Jumlah departmen yang terkait dengan 1 2 5 sistem informasi Total waktu pembuatan sebuah sistem 5 man years 10 man years 20 man years Perkiraan waktu implementasi proyek yang dibutuhkan <12 bulan 13 bulan 24 bulan > 24 bulan Perkiraan perubahan fungsi organisasi yang 0-25% 25-50% 50-100% harus dilakukan, jika sistem baru diimplementasikan Tingkat kompleksitas perubahan yang harus rendah sedang Tinggi dilakukan jika sistem baru dimplementasikan Sumber : Pressman (2000) 2.6. Strategi Implementasi Ada 2 cara untuk mengimplementasikan suatu sistem yang rumit dan terkait dengan berbagai departemen. Cara pertama adalah implementasi secara phased sedangkan cara kedua adalah pendekatan implementasi secara Big bang (O'Leary,
2000). Hal tersebut sangat tergantung pada struktur organisasi, kompleksitas organisasi, isu ekonomi, partner bisnis, batasan waktu dan lokasi geografis. Pendekatan implementasi secara Big Bang yaitu implementasi secara simultan dari banyak modul yang akan diimplementasikan. Sedangkan implementasi secara phased, yaitu model implementasi dengan cara setahap demi setahap, yang mengandung desain, develop, testing, dan instalasi dari tiap tiap modul 2.7. Kasus Kasus Implementasi Sistem Informasi Yang Kompleks Contoh implementasi sistem informasi yang gagal : Kodak, industri foto. Mengimplementasikan SAP senilai US$ 500 juta Penyebab kegagalan : belum diketahui Dell, industri komputer Penyebab kegagalan : perubahan tidak bisa dilakukan secara cepat untuk melakukan ordering, manufacturing dan pada sistem sistem yang lain. Boeing, industri manufactur pesawat terbang. Mengimplementasi beberapa modul dari Baan Penyebab kegagalan : tidak melakukan perencanaan sumber daya dengan baik The Kellog s Company, industri makanan Mengimplementasi Oracle. Penyebab kegagalan : keadaan ekonomi yang tidak berkembang, dan tidak ada pengurangan dalam biaya operasional bisnis (tapi berhasil melangsingkan bisnisnya senilai US$ 70 juta) Nash Finch Co. industri supermarket
Menginvestasikan SAP US$70 juta, dan proyek dibatalkan Siemens Power Transmission, industri telekomunikasi. Menginvestasikan Baan senilai US$ 12 juta, tapi proyek tidak bisa dilanjutkan lagi, karena kekurangan dana. A-Dec Inc. pabrik pembuatan peralatan yang berhubungan dengan gigi Penyebab kegagalan : karena biaya training yang terlalu mahal. Reebok, industri peralatan olahraga Mengimplementasi SAP, tetapi sistem yang dibuat tidak sesuai dengan bisnis proses yang ada dalam organisasi Nike, industri peralatan olahraga Mengimplementasikan teknologi i2, dengan module demand and supply planning senilai US$ 400 juta Penyebab kegagalan : software sistem yang kurang memenuhi kebutuhan Nike Contoh implementasi sistem informasi yang sukses : Earth Grains, industri : roti dan kue Mengimplementasi R/3. Penyebab sukses : strategi implementasi yang jelas, setiap departemen menganalisis isu isu yang ada dan melaporkan ke pihak manajemen, adanya sistem penghargaan untuk menyukseskan sistem tersebut, pengetahuan yang mendalam tentang industri mereka sehingga mengetahui bisnis proses yang penting/tidak penting. Compaq Computers.
Penyebab sukses : karena compaq mengimplementasi sistem ERP diluar bisnis inti mereka, sehingga tidak mengganggu jalannya bisnis, contoh nya untuk product forecasting. US Mint, industri pencetak logam koin Mengimplementasikan People Soft senilai US$ 40 juta Penyebab sukses : semua kebutuhan bisnis dapat di penuhi oleh sistem, karyawan mendapatkan training penggunaan sistem, senior manajemen dari vendor ikut terlibat, organisasi mengetahui bahwa perubahan tersebut mahal dan menyakitkan. US Mint dapat menghemat US$ 80 juta selama 7 tahun setelah sukses mengimplementasi sistem Mc Donalds, industri makanan cepat saji Mengimplementasi Lawson Software Penyebab sukses : software yang diimplementasi sudah stabil dan methodologi dari implementasi sudah jelas. Dirona SA, produksi persediaan truk Mengimplementasi Thru-Put Tech. Berhasil mengurangi inventori, dan meningkatkan kecepatan pelayanan pemesanan sampai 85% dari waktu sebelum implementasi sistem tersebut. Moore Corp, industri manufacture Mengimplementasi SyncQuest Inc. Berhasil memperbaiki proses manufaktur, meningkatkan skedul produksi sampai ke beberapa menit saja.
Kesuksesan dan kegagalan proyek proyek sistem informasi diatas adalah sedikit dari beberapa contoh kasus yang dilaporkan. Contoh diatas hanya menunjukkan kepada pembaca implikasi negatif yang akan terjadi bila terjadi kegagalan dalam implementasi proyek sistem informasi yang kompleks dan mahal. Banyak paper, jurnal dan buku yang mengatakan bahwa investasi yang mahal di bidang sistem informasi tidak selalu menggaransi akan mendatangkan keuntungan bisnis atau pembayaran kembali yang positif seperti yang dijanjikan (Wheatley, 2000). Tetapi kenyataannya ditemukan bahwa hanya sepuluh sampai limabelas persen saja yang mendatangkan keuntungan yang diharapkan.
2.8. Fenomena ERP (Enterprise Resource Planning) Istilah Enterprise Resource Planning pertama kali muncul pada awal 1990, dimana terdapat suatu paket software aplikasi yang mengintegrasikan semua informasi dan proses bisnis. Software tersebut menyediakan fasilitas penginputan data yang langsung bisa di gunakan bersama sama di seluruh organisasi yang berkepentingan. Pertama kali ERP digunakan pada industri manufaktur dan planning sistem, yang lebih dikenal sebagai Manufacturing Resource Planning (MRP II) sedangkan yang merupakan jantung ERP adalah Material Resource Planning yang sudah dikenal sejak 1960. MRP merupakan manajemen material yang digunakan untuk merencanakan bahan baku secara akurat di dalam suatu perusahaan manufaktur. MRP lebih proaktif terhadap strategi pengadaan bahan baku untuk masa mendatang daripada sekedar mengetahui kebutuhan bahan baku saat ini. Sistem ERP yang ada pada mulanya melibatkan beberapa sub sistem produksi seperti Master Production Scheduling (MPS), Material Requirement Planning (MRP), Capacity Prequirement Planning (CRP) dan Shop Floor Control (SFC). Tetapi sejalan dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan perusahaan yang ada, maka kini ERP tersebut berkembang atau terintegrasi dengan fungsi fungsi back-office termasuk pengawasan manajemen, distribution system yang meliputi Sales Management, Purchase Management, dan Inventory Management, serta terintegrasi pula dengan Financial System yang meliputi : General Ledger, Account Receivable, Account Payables, Cash Management dan Asset Management, termasuk didalamnya human resources Management dan Payroll system.
ERP adalah sebuah proyek sistem informasi skala besar yang bisa membawa pemegang saham kepada kerugian yang sangat besar (Austin, 1998) : Pengeluaran dana US$ 2 juta sampai US$ 200 juta di muka, untuk suatu teknologi yang baru, dengan kemungkinan penghapusan proyek (karena kegagalan sebagian atau seluruhnya) dari total investasi Jika tidak ingin kehilangan investasi yang sudah ditanamkan, maka investor harus menanamkan modal sampai 2 kali lipat dana yang telah diinvestasikan untuk menyelesaikan proyek tersebut. 2.9. ERP dan Perubahan organisasi Setiap organisasi yang ada, biasanya terdiri dari struktur yang berbeda beda, tergantung dari karakteristik organisasi, dan lingkungan dimana mereka berkompetisi. Riset (Groth, 1999) mengindikasikan bahwa pengenalan teknologi informasi ke suatu organisasi, akan merubah struktur organisasi yang sudah ada sebelumnya. Ada indikasi yang kuat bahwa manfaat yang didapat dari implementasi ERP sistem sesungguhnya berasal dari kemuan organisasi tersebut untuk beruhah. Sistem enterprise resource planning hanya memfasilitasi perubahan ini saja (Martin 1998). Perubahan suatu organisasi melahirkan istilah business process reengineering(bpr). Salah satu fokus dari BPR adalah perubahan proses dan bukan perubahan teknologi. Di Indonesia, sebagian besar perusahaan masih mempraktekkan sistem management tradisional dengan emmperlakukan masing masing departemen yang ada untuk melakukan fungsi fungsi tertentu dan terbatas. Misalnya departemen penjualan hanya bertugas untuk menjual produk dan mengelola administrasi penjualan, sedangkan
bagian PPIC hanya bertugas untuk mengontrol persediaan dan memberikan instruksi kerja untuk pembuatan produk tertentu kepada departemen produksi, serta departemen produksi hanya bertugas untuk memproduksi produk yang dipesan. Hal ini akan menimbulkan kesenjangan komunikasi dan kerjasama antar departemen di satu perusahaan. Diterapkannya suatu sistem informasi seperti ERP akan menunjang suatu kinerja perusahaan secara keseluruhan dan terintegrasi dalam mencapai tingkat kualitas, produktifitas dan keuntungan yang optimal namun dengan biaya yang seminimal mungkin. Berdasarkan studi yang dilakukan oleh satu perusahaan konsultasi manajemen, menunjukkan perkembangan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi modern di dalam bisnis manufaktur di Amerika Serikat yang mengalami perkembangan sebagai berikut : 1971-1981 : Zero Inventory dan Material Requirement Planning (MRP) 1984-1993 : Total Quality Management (TQM), Just In Time (JIT) dan MRP II 1997- sekarang : Integrated Supply Chain, ERP Implementation and Customer Relationship Management (CRM)
2.10. Critical Success Factors untuk Implementasi Sistem Informasi Critical Success Factors di bawah ini dapat membantu kinerja organisasi dalam proses mengimplementasikan sebuah sistem informasi. Faktor faktor yang mungkin dapat mempengaruhi proses implementasi suatu sistem informasi adalah (Applegate, 1999) : Bantuan dan keterlibatan dari top manajemen, Kebutuhan akan project champion, user training, kemampuan organisasi menyerap teknologi, kemampuan untuk mengerti proses bisnis, project planning, change management, dan manajemen proyek. Tabel 2.2. Berbagai CSF Berdasarkan Beberapa Penulis CSF No. Critical Success Factors Penulis 1 Framework pengambilan keputusan (McCredie and Updegrove 1999) yang tepat 2 Struktur manajemen (Sumner 1999) (Nelson and Somers 2001) 3 Bantuan dari Top manajemen (Holland and Light 1999; Sumner 1999; Kuang et al. 2001; Nelson and Somers 2001) 4 Keahlian pihak luar (penggunaan konsultan) (McCredie and Updegrove 1999; Sumner 1999; Nelson and Somers 2001) 5 Team proyek yang seimbang (Wee 1999; Kuang et al. 2001) 6 Riset (McCredie and Updegrove 1999)
7 Tujuan, fokus dan batasan proyek yang (Holland and Light 1999; Kuang et al. 2001) jelas 8 Manajemen proyek (Holland and Light 1999; McCredie and Updegrove 1999; Kuang et al. 2001; Nelson and Somers 2001) 9 Manajemen yang mau berubah (Holland and Light 1999; McCredie and Updegrove 1999; Kuang et al. 2001; Nelson and Somers 2001) 10 Keikutsertaan user (McCredie and Updegrove 1999) 11 Training dan pendidikan tentang proyek terkait (McCredie and Updegrove 1999; Sumner 1999; Nelson and Somers 2001) 12 Kehadiran champion (Sumner 1999; Kuang et al. 2001; Nelson and Somers 2001) 13 Customisasi software yang minimal (Kuang et al. 2001; Nelson and Somers 2001) 14 BPR (Business process reengineering) (Kuang et al. 2001; Nelson and Somers 2001) 15 Disiplin dan standarisasi (Sumner 1999) 16 Komunikasi yang efektif (Sumner 1999; Kuang et al. 2001) 17 Menugaskan orang untuk full time (McCredie and Updegrove 1999) mengawasi implementasi sistem 18 Pengetahuan yang cukup tentang teknik (Sumner 1999) dan bisnis proses 19 Kultur (Kuang et al. 2001)
20 Memonitor dan mengevaluasi (Kuang et al. 2001) performance 21 Testing and troubleshooting pada (Kuang et al. 2001) software 22 Ekspektasi manajemen (Nelson and Somers 2001) 23 Hubungan kerja dengan vendor / (Nelson and Somers 2001) pelanggan 24 Penggunaan alat alat development dari (Nelson and Somers 2001) vendor 25 Pemilihan paket yang tepat dari vendor (Nelson and Somers 2001) 26 Kooperasi dan komunikasi antar departemen (McCredie and Updegrove 1999; Nelson and Somers 2001) 27 Isu hardware (McCredie and Updegrove 1999) 28 Informasi dan akses sekuriti (McCredie and Updegrove 1999) 29 Pendekatan implementasi (McCredie and Updegrove 1999)
2.11. Kerangka Kerja dalam Implementasi Sistem Informasi Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan implementasi suatu sistem informasi (Manager Scope, 2003), diantaranya adalah : Proses Bisnis : Sebelum dilakukan implementasi, yang perlu disiapkan adalah bussiness process dan rencanan pengembangan perusahaan di masa depan termasuk kesenjangankesenjangan antar divisi/ departemen yang harus dihilangkan. Jasa Konsultasi : Pada umumnya perusahan melakukan konsultasi setelah mengalami kendala. Padahal seharusnya kesenjangan tersebut dapat diketahui lebih dini juka perusahaan melakkukan konsultasi dari awal, sehingga penyeda program aplikasi dapat memberikan produk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk menjamin keberhasilan ERP, jasa konsultasi tidak boleh dipisahkan dengan implementasinya. Standarisasi : Tidak adanya standarisasi sistem yang digunakan akan menyebabkan kesenjangan komunikasi dan kerjasama antar divisi yang ada dalam perusahaan tersebut. Para manajer merasa hanya bertanggungjawab menyelesaikan tugas di departemennya tanpa memperhatikan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Sebagai contoh adalah adanya kesenjangan antara departemen pemasaran yang seharusnya memberikan informasi yang berkaitan dengan kebutuhan pelanggan atau perencanaan penjualan sesuai permintaan pasar kepada departemen PPIC, departemen Produksi dan departemen Pembelian. Pada tahap awal standarisasi akan menyulitkan pengguna yang memiliki beragam kebutuhan berbeda untuk mengikuti suatu sistem, namun dalam jangka panjang akan sangat berguna, karena sistem yang ada tidak terputus dan dapat terus berjalan. Tim Implementasi : keberhasilan implementasi sistem informasi tidak hanya tergantung pada external expert, tapi juga dari internal perusahaan. Satu cross functional team yang
berdedikasi tinggi, terdiri dari orang orang terbaik dari berbagai fungsi dalam organisasi harus diwujudkan. Terciptanya komunikasi dan komitmen untuk memberikan tanggapan dengan cepat dan tepat terhadap masalah yang timbul dalam implementasi sistem akan menjamin suksesnya implementasi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pula perubahan bagi setiap individu di perusahaan sebagai usaha untuk mengelola aspek aspek negatif seperti resistensi yang timbul seiring dengan berjalannya proses perubahan sistem tersebut. 2.11.1. DeLone and McLean's I/S Success Model Model dari DeLone dan McLean (1992) adalah kerangka kerja yang paling direkomendasikan, sehubungan dengan kesuksesan sistem implementasi. Studi mereka yang mengatakan bahwa tidak ada satu ukuran dalam memandang sebuah kesuksesan sistem informasi, sehingga dibuat enam faktor yang berbeda dalam I/S Success Model seperti gambar dibawah ini. Enam kategori sukses diidentifikasikan sebagai : kualitas sistem, kualitas informasi, penggunaan, kepuasan pengguna, pengaruh individual dan pengaruh terhadap organisasi
System quality Use System quality System quality Information quality User Satisfaction Sumber : DeLone and McLean(1992) Gambar 2.3. I/S Success Model Kualitas sistem menyangkut tentang karakteristik sistem yang diharapkan, yang berhubungan dengan tata cara informasi di simpan atau diolah. Kualitas informasi menggarisbawahi tentang karakteristik dari informasi dan bentuk informasi yang diharapkan. Kegunaan dan kepuasan pengguna ditemukan dari studi yang berusaha mengukur dan menganalisa interaksi antara produk sistem informasi dan penggunanya. Pengaruh individual berkaitan dengan apakah pengaruh dari produk produk informasi kepada pengambilan keputusan dari manajemen Pengaruh organisasi didasarkan dari riset apakah ada efek tertentu dari produk informasi kepada performance organisasi
2.11.2. Holland and Light's Critical Success Factors Model Model dari Holland dan Light (1999) adalah model yang menunjukkan strategi dan faktor teknik yang ada dalam proses implementasi ERP, dilihat dari sudut pandang manajemen organisasi. ERP Implementation Process Strategic Legacy System Business Vision ERP strategy Top Management Support Project Schedule and Plans Tactical Client Consultation Personnel BPC and Software configuration Client Acceptance Monitoring and Feedback Communication Gambar 2.4. CSF Model dari Holland dan Light (1999)